Het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO) is een standaard voor metadatering bij alle decentrale overheden. Zij draagt bij aan de toegankelijkheid van informatie en de uitwisseling van informatie tussen overheden. Een groeiend aantal decentrale overheden legt inmiddels hun informatiesystemen langs deze standaard.

 

De toepassing in de praktijk roept soms vragen en discussie op. Om deze discussies in goede banen te leiden is per TMLO-element een aparte 'thread' gestart. Een overzicht van de threads vind je hier. Door in deze threads inzichten met elkaar te delen, kunnen vakgenoten elkaar helpen. Ook lezen de mensen die achter het TMLO zitten mee. De discussies levert hun bruikbare input op voor de eventuele doorontwikkeling van het TMLO.

 

In deze thread wisselen we inzichten uit over het TMLO-element:

10 - Externe identificatiekenmerken

Definitie: Kenmerken, toegekend aan een record, buiten de huidige beheeromgeving.
Waardering: Verplicht i.v.t.
Waardering Richtlijn: Verplicht i.v.t.
Herhaalbaar: Ja
Overerving: Nee
Toelichting:

Hiermee blijven records ook onder hun andere (eerder gegeven) kenmerken bekend.

Het element bestaat uit de subelementen:

Waardenverzameling: Wordt van waarden voorzien door middel van de subelementen.
Voorbeelden: -

Weergaven: 448

Berichten in deze discussie

Ik zou 10. Externe identificatiekenmerken herhaalbaar willen maken. Ik kom het tegen in de praktijk.

In het verleden kregen dossiers bij registratie een uniek dossiernummer. Als ze na afsluiting op te vernietigen of te bewaren werden gezet, kregen ze ook een uniek vernietigingsnummer of bewaarnummer. Bij de hybride archivering kom ik dit ook tegen. Ik gebruik het element ’10 Externe identificatiekenmerken’ voor deze nummers, al is dat niet helemaal zuiver. Misschien is er een apart element ‘Archiefnummer’ nodig?

Buiten deze groep kwam de betekenis van element 10 aan de orde in een vraag over klantgegevens: http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/tmlo-en-de-klant-registrere...

Hallo Jean-Luc,

Gaat het in element 10 niet om kenmerken van records die ontleend zijn aan andere systemen (en waarvan je het kenmerk in het oude systeem wil behouden), bijvoorbeeld als je records uit een ander systeem opneemt in je DMS? De nummering van een werkproces kun je volgens mij kwijt onder 15.C.2.2.

Ik zal dit punt ook even opnemen in de TMLO-groep, onder element 10 en 15.2.2. Zou je daar willen reageren?


 Jean-Luc Rouvroye zei:

Volgens mij zit het verschil in het doel: je hebt procesondersteuning en archivering. Voor lange termijn archivering is de klant niet relevant. Als voorbeeld: bij het scannen van oude bouwvergunningen wordt de klant ook niet meer opgenomen als metadata, vaak om de reden dat de klant er simpelweg niet meer is.

Bij procesondersteuning is de klant de voornaamste zoeksleutel. Je kan de klant dan toevoegen als organisatiespecifieke metadata. 

Ik denk dat element 10 gaat over metadata die uit een andere applicatie komt. Bijvoorbeeld bij een koppeling met GWS4all de nummering van het werkproces. 

Element 10 staat in het TMLO al op Herhaalbaar = Ja. Dat laten we dus zo.

Het is m.i. bedoeld om een identificatie mee te kunnen geven waaronder dat record in andere systemen (dan het archiefsysteem) bekend is of was. V.w.b. werkprocesnummer, het is de vraag wat daarmee bedoeld wordt. Een nummer voor het procestype (vgl. de zaaktype-code of -identificatie) of een een uniek nummer voor elk gestart proces (vgl. het zaaknummer). Bij element 10 gaat het over het tweede, het eerste gaat over element 15C.2. 

Is element 10 ook niet te gebruiken om naar het analoge dossierkenmerk (inv.nr) te verwijzen bij het vervangen van al openbaar archief waar in publicaties als bron naar verwezen wordt? Ik zie hier vooralsnog geen ander geschikt element voor. Maar misschien zie ik iets over het hoofd?

Hallo Marius,

Wat bedoel je hier met de term 'vervangen'?

- Gaat het om substitutie en wordt het analoge dossier daarna vernietigd, maar wil je ergens het kenmerk van het analoge dossier bewaren? Dan ga je verwijzen naar iets dat niet meer bestaat (maar ooit bestaan heeft). Zou je dan niet het kenmerk van het analoge dossier overnemen in element 2? 

- Of gaat het om een digitaal dossier dat een relatie heeft met een papieren dossier? In dat geval zou ik eerder element 15 inzetten.

- Of gaat het over een kenmerk waaronder het dossier (ook) in een ander systeem is opgenomen (geweest)? Dan is element 10 inderdaad geschikt (bv het kenmerk waaronder het dossier eerder in een andere applicatie was opgenomen).

Groeten,

Joost Salverda

Hallo Joost,

Dank voor je reactie. 

Zoals ik element 2 lees is dit bedoeld voor de toekenning aan het huidige record, niet voor de verwijzing naar een kenmerkt uit een extern systeem. 

Wat betreft het gebruik van element 15 wordt hier naar mijn inschatting een bestaande relatie bedoeld die in dezelfde tijd van toepassing is, en niet als verwijzing naar een kenmerk in een extern systeem of het verleden lag. 

Alleen bij element 10 zie ik wel de eigenschap die de mogelijkheid biedt voor het relateren/verwijzing naar een kenmerk dat buiten het huidige/externe systeem ligt of lag en nog van betekenis kan zijn voor gebruikers. Dat heeft hetzelfde verwijskarakter als het concorderen wanneer om welke bewerkingsreden dan ook het record een ander uniek kenmerk krijgt, of dat nu een analoog inventarisnummer betrof of een ander uniek kenmerk. 

Let wel, het gaat hier om vervanging van oudere archieven waar al veel onderzoek in gedaan (kan) zijn en dat kenmerk als bronverwijzing voor zichzelf of in publicaties/literatuur hebben gebruikt. Voor de vervanging(herbewerking) was -zoals ik interpreteer- het analoge archief met de metadata in het DMS het externe systeem.

Ik lees in element 10 niet dat dat het extern systeem in het heden moet liggen. 

Groeten,

Marius Jansen

Hallo Marius,

Ik lees in je reactie dat het inderdaad vervanging van een papieren exemplaar door een digitaal exemplaar betreft. Als je een papieren origineel vervangt door een digitaal exemplaar, waarom zou je dan niet de bestaande metadata hanteren om het te identificeren? Je houdt in feite het bestaande systeem in stand, maar je haalt er papieren content uit en stopt er digitale content in.

De situatie is me nog niet helemaal duidelijk. Gebruik je het oorspronkelijke DMS met de metadata van het papieren archief en kun je van daaruit verwijzen naar de digitale exemplaren (zelfde archiefstuk, andere verschijningsvorm, andere vindplaats)? Dan heb je denk ik geen nieuw kenmerk nodig (bestaande metadata kunnen immers worden hergebruikt).

Of wordt er een nieuw systeem ingezet om de stukken te registreren en worden daarin automatisch nieuwe kenmerken gegenereerd? Dan is element 10 praktisch gezien denk ik best een route om de connectie met het oude kenmerk te behouden.

Bel me gerust even als mijn antwoorden nieuwe vragen oproepen.

Groeten,

Joost Salverda

Hallo Joost,

Dank voor je reactie. Het klopt dat het behouden van een bestaand kenmerk kan worden overgenomen. Maar het gaat hier vooral om situaties waarin dat om verschillenden reden niet van toepassing kan zijn. Dat kan op het technische vlak liggen. Maar denk bijvoorbeeld ook aan verzamelmappen waar het mapnummer het toegangskenmerk is voor de meerdere dossiers die zich daarin bevinden. Of omgekeerd, één zaak in meerder mappen en dus evenzovele kenmerken. Dan gaat dat niet meer op en moet je gaan concorderen als daarmee het oude toegangskenmerk komt te vervallen en in het verleden wel als bronverwijzing is/kan zijn gebruikt.

Groeten,

Marius

RSS

© 2019   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden