Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 8 Maart 2009 op 17.10

Dag Frieke

De gemeente Gilze en Rijen, wellicht ook Alphen-Chaam en Drimmelen, is zeker van plan een aanvraag voor substitutie in te dienen.
Op 19 maart heb ik een bespreking gepland met de PAI om een conceptprocedure door te bespreken. Deze heb ik gemaakt om duidelijk te handelen wanneer een aanvraag door een gemeente wordt ingediend. Indien je wilt kan je ook aanschuiven, Han Adriaans en Ton de Looijer doen dat ook.

Groet

Yvonne Welings

Permalink Antwoord van Patrick Dekkers op 27 Maart 2009 op 16.42

In een gezamelijk inkooptraject (o.l.v. inkoopbureau West-Brabant) zijn enkele gemeenten een tijd geleden gestart met het formuleren van een Programma van Eisen voor digitaliseren van bouwdossiers. De scanning van deze intern veelvuldig geraadpleegde bouwdossiers lag voor de hand, omdat vanwege archiefwettelijke bepalingen deze moesten worden overgedragen naar de Archiefbewaarplaats. Een constante pendeldienst is geen optie, dus backlog scanning van deze dossiers is een vereiste.

Als in dit digitale tijdperk dan toch kosten moeten worden gemaakt voor scanning is substitutie een voor mij logische vervolgstap. In kleiner verband is een werkgroep Substitutie opgestart. In samenwerking met de gemeentearchivarissen en Provinciale Archiefinspectie is een Handboek Digitalisering bouwdossiers opgesteld. De Provinciale Archiefinspectie is met de inhoud hiervan nagenoeg accoord. Binnenkort is er overleg met de gemeentearchivarissen om hun benodigde positief advies te verkrijgen. Dit is een vereiste voordat tot indiening van het Handboek kan worden overgegaan.

Ik hoop op een goede afloop....

Permalink Antwoord van F. Hazendonk op 27 Maart 2009 op 20.58

En ik met je... als dit handboek goedgekeurd wordt, hoop ik dat het net als het handboek substitutie van de gemeente Oss enthousiast in het werkveld verspreid wordt. Ik hou me alvast aanbevolen! :-)

Permalink Antwoord van Patrick Dekkers op 28 Maart 2009 op 0.19

Het Handboek Digitalisering beschrijft, conform de beleidsregel Substitutie van de Provinciale Archiefinspectie Noord-Brabant, primair het vervangingsproces. Onderwerpen als welke bestandsformaten, welke metadata, beschikbaarstelling van omvangrijke bestanden in het DMS, e.d. zijn besproken en beschreven.
Een belangrijk aandachtspunt in de verdere procedure is de rol van de gemeentearchivaris. Ik ervaar het als heel merkwaardig dat in dezen heel verschillend wordt gedacht en gehandeld. Hoewel we met een sneltreinvaart het digitale tijdperk in worden gesleurd; ik heb net nog de nieuwe EGEM Handreiking strategie e-gemeente gelezen, blijken verantwoordelijkheden voor digitale duurzame bewaring niet expliciet belegd, maar vooral ook in de afgelopen jaren, blijkbaar, niet opgepakt.
Desalniettemin denk ik dat in dit traject goede waarborgen zijn ingebouwd om met deze zaken goed om te gaan.
Ik zal je van de verdere ontwikkelingen op de hoogte houden.

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 28 Maart 2009 op 14.05

Digitale duurzaamheid blijft een belangrijk aandachtspunt, niet in het belang van de gemeentearchivaris, maar wel in het belang van de informatiehuishouding van een gemeente zelf. Uiteindelijk beslist de zorgdrager, het college en niet de gemeentearchivaris, die heeft alleen een adviserende rol. Wel is er verschil in de beleidsregel Noord-Holland en die in Noord-Brabant. Dat heeft met name betrekking op de toetsing van het e-depot.
De rechterlijke uitspraak deze week is m.i. zeer leidend voor het vervolgtrajecten. Hiermee is wel een juridisch kader gegeven.

Lees de tekst maar na:

Verweerders hebben hun standpunt dat het elektronisch depot van het Stadsarchief Amsterdam nog niet geschikt is, gebaseerd op het advies van de provinciaal archiefinspecteur, neergelegd in de Audit eDepot Stadsarchief Amsterdam van 17 december 2007. Hierin wordt onder meer overwogen dat de organisatie van het eDepot sterk in aanbouw is en nog niet (aantoonbaar) “in control” is, bijvoorbeeld op basis van audits en/of self assessments. Beleid en strategie zijn aanwezig, maar procedures en procesbeschrijvingen nog in opbouw. De technische infrastructuur en beveiliging wordt op onderdelen als goed gekwalificeerd, maar kent ook belangrijke verbeterpunten, zoals de depotsoftware en de informatiebeveiliging. Met betrekking tot de ICT-organisatie wordt opgemerkt dat het volwassenheidsniveau laag is. Er is geen ICT-adviseur op strategisch niveau, die de verbinding legt tussen de organisatiestrategie, de informatiestrategie en de ICT-strategie en –architectuur, die nodig is voor het duurzaam bewaren van digitale informatie in het eDepot. Op basis hiervan komt de provinciaal archiefinspecteur tot de conclusie dat de huidige kwaliteit van het eDepot nog niet dusdanig is dat er voldoende zekerheid is dat de digitale informatie duurzaam kan worden bewaard.
2.9 De rechtbank ziet geen grond voor het oordeel dat verweerders het rapport niet aan de besluitvorming ten grondslag hadden mogen leggen. Niet gebleken is dat het advies naar inhoud of wijze van totstandkoming gebreken vertoont. Hetgeen door eiser is aangevoerd leidt niet tot een ander oordeel. Derhalve kan niet staande worden gehouden dat verweerders bij afweging van de betrokken belangen niet in redelijkheid hebben kunnen besluiten de machtiging te weigeren.
Oss en dit traject kunnen niet een op een met elkaar vergeleken worden, ook de handboeken niet. In het geval Gilze en Rijen en Moerdijk gaat het om bestanden ouder dan 20 jaar die hetzij analoog in een archiefbewaarplaats of hetzij digitaal in een e-depot moeten worden bewaard c.q. geborgd. Dat was bij de archiefkaarten ook het geval.

Permalink Antwoord van Mariëlla de Rooij-Staal op 30 Maart 2009 op 15.11

Hoi Patrick,

Ook ik hoop op een goede afloop. We hebben er samen (Gilze Rijen en Moerdijk) veel tijd en energie aan besteed en nog!. Ik sluit me volledig aan bij de standpunten van Patrick. We zijn nu even afhankelijk van andere partijen in het veld. Inderdaad merkwaardig dat in dezen heel verschillend wordt gedacht en gehandeld. Worden we een speelbal tussen verschillende partijen??
Inderdaad zijn de afgelopen jaren bepaalde zaken niet goed opgepakt. Raar als je bedenkt dat we inderdaad met zijn allen het digitale tijdperk worden ingesleurd en we nog steeds willen vasthouden aan de traditionele manier van werken.
Kortom wellicht wordt het nu tijd dat we bepaalde zaken doorbreken en ook ik denk dat we genoeg hebben aangetoond dat er goede waarborgen zijn ingebouwd om zaken goed te kunnen afhandelen nu en in de toekomst!
Groet Mariella de Rooij (Gemeente Moerdijk)

Permalink Antwoord van Patrick Dekkers op 30 Maart 2009 op 21.28

Natuurlijk beslist de zorgdrager, al is dat maar betrekkelijk! In de beleidsregel Substitutie van de provincie Noord-Brabant dient het Handboek met een positief advies te zijn bezegeld door de betrokken gemeentearchivaris. Bij het ontbreken van een positief advies wordt het verzoek niet eens in behandeling genomen!
En natuurlijk is het aspect van digitale duurzaamheid een belangrijke in deze. Opvallend in deze discussies is dat mijn inziens deze bal steeds meer de kant van de zorgdrager wordt opgespeeld. Ik heb de indruk dat de archiefwereld zich steeds meer als toeschouwer gaat/wil/heeft gedragen. Nu geef ik grif toe dat ik geen ingewijdene ben in de archiefwereld, maar ik hoor niet veel van archiefdiensten die zich bezighouden met e-depot ontwikkelingen.
Enkel van Rotterdam, Amsterdam, enkele ministeries en het Nationaal Archief ken ik ontwikkelingen op dit gebied.
Vanuit de DIV wereld zijn volop ontwikkelingen gaande waarbij het slechts een kwestie van tijd is tot digitaal werken is ingetreden. Ik begrijp dat het in deze ‘ community’ een beetje is als ‘vloeken in de kerk’, maar de DIV bekommert zich doorgaans in eerste aanleg primair op de bedrijfsvoering. Het is toch de gemeentearchivaris die toezicht dient te houden op de informatiehuishouding van de gemeente. En nog steeds moet overdracht geschieden na 20 jaar. En daar hebben de gemeenten toch een gemeentearchivaris voor aangesteld….
Het lijkt me toch in ons beider belang om snel aan de slag te gaan met ontwikkelingen als duurzaam digitaal informatiebeheer.
Men spreekt in de DIV wereld al vaak van de "nieuwe DIV".
Wat wordt eigenlijk de nieuwe rol van de archiefdiensten???

Permalink Antwoord van Ton de Looijer op 30 Maart 2009 op 23.39

@Patrick, in grote lijnen kan ik mij wel vinden in jouw verhaal. In andere bewoordingen komt dit deels ook terug in mijn reacties op deze discussie. Jouw opmerking dat DIV zich in eerste aanleg bezighoudt met het bedrijfsvoeringbelang (lees: de primaire taak van een gemeente) van archieven, deel ik in zoverre dat archieven vanuit die grondslag worden gevormd. Een gemeente creëert geen archief uit cultuurhistorische overwegingen, maar vanuit het gegeven dat zij een bepaalde taak heeft op basis waarvan ‘documentaire’ neerslag ontstaat die vervolgens – op basis van waardering en selectie – gedeeltelijk voor permanente bewaring in aanmerking komt: eigenlijk dus als bijproduct van het overheidshandelen (en dit is misschien ook wel vloeken ;-).
Echter ik denk ook dat het belang van DIV in een nieuwe (digitale) omgeving verder gaat dan sec de ‘bedrijfsvoering’. Immers meer nog dan in de analoge omgeving, zal in de digitale omgeving DIV worden 'gedwongen' om bij de creatie en ontvangst van (digitale) informatie (als trigger voor een zaak/werkproces) bij aanvang al de belangrijkste criteria aan te geven op basis waarvan in een latere fase (afdoening van de zaak) waardering en selectie kan plaatsvinden. Over deze criteria zal overleg moeten plaatsvinden tussen DIV/RM en de archivaris. Wat mij betreft staat dit los van welke overbrengingstermijn dan ook, aangezien deze criteria niet enkel gaan over de B-stukken maar eveneens over de V-stukken (hieruit blijkt met name ook de toezichthoudende rol van de archivaris die niet sec zal moeten gaan over de cultuurhistorische aspecten van archieven maar eveneens – en evenzeer – over het belang van archieven voor de bedrijfsvoering (recht- en bewijszoekenden: het primaire belang).
Hoe dan ook is het niet mijn bedoeling om hier een heel epistel af te steken, maar wel om duidelijk te maken dat (in mijn optiek) deze en andere discussies steeds meer vragen oproepen in de richting van een herziening van het archiefbestel: immers de wijze waarop informatie tot stand komt, wordt beheerd en hergebruikt maakt dat met andere ogen hiernaar moet worden gekeken. Voldoende voer voor een nieuwe discussie lijkt me zo. In die zin sluit ik mij graag aan bij de laatste drie zinnen uit jouw reactie… Misschien dat we hier de aftrap kunnen verzorgen ;-)

Permalink Antwoord van Mariëlla de Rooij-Staal op 31 Maart 2009 op 18.44

Lijkt me inderdaad een goed idee om hiermee dan daadwerkelijk de aftrap te verzorgen voor een herziening van het archiefbestel. Wij (Moerdijk en Gilze-Rijen) zijn er al een jaartje mee bezig om te trachten te voldoen aan het digitaal werken en willen graag verder nu de andere in het veld nog!
Groet Mariella de Rooij (Gemeente Moerdijk)

Permalink Antwoord van Yvonne Welings op 31 Maart 2009 op 20.17

Dag Mariella,

Een ding is zeker het archiefbestel zal worden herzien. Ook een andere zaak is zeker, er moeten kwaliteitszorgsystemen komen voor de digitale beheersomgevingen, die getoetst kunnen worden.
Vooralsnog ligt die verantwoordelijkheid niet alleen bij archivarissen, maar zeker ook bij DIV-medewerkers en ICT-afdelingen. Lees in dit verband ook het artikel van Jan Beens in het Archievenblad, dat ook digitaal via een link op deze community te lezen is.

Groet en fijne avond,

Yvonne Welings

Permalink Antwoord van Hans van Rijn op 27 Augustus 2009 op 11.06

Het substitueren krijgt niet overal de handen op elkaar. Vanuit bedrijfseconomisch oogpunt lijkt mij digitaliseren verstandig. Voor het erfgoed zou ik de originelen overbrengen en ze verrassen met een mooie digitale kopie.

Permalink Antwoord van Ton de Looijer op 8 September 2009 op 0.43

@Hans Welke bedrijfseconomische motieven heb jij precies voor ogen en zouden deze niet júist aanleiding moeten vormen om over te gaan tot substitutie (?).