Berichten in deze discussie

Permalink Antwoord van Chido Houbraken op 27 Oktober 2009 op 13.54

De Archiefterminologie en ReMANO benoemen conversie als respectievelijk:
"Het overzetten van digitale documenten naar andere programmatuur met behulp van standaardprogrammatuur onder behoud van authenticiteit."
"Conversie is het overzetten van het ene medium naar het andere of van het ene formaat naar het andere, bijvoorbeeld digitale documenten naar een nieuwe versie van de software waarin ze zijn vervaardigd of digitaliseren van papieren documenten."

Kort-door-de-bocht zou je kunnen zeggen dat conversie iets technisch is met een juridische randvoorwaarde, terwijl substitutie juridisch is met een technische gevolgen.

Het feit dat iets als conversie aangemerkt kan worden, wil niet zeggen dat het daarmee geen substitutie is. Dat laatste is afhankelijk van andere zaken, zoals of het geconverteerde een te bewaren origineel betreft.

Permalink Antwoord van Gert Valk op 27 Oktober 2009 op 14.11

Ik ben het met Chido eens: conversie heeft meer betrekking op overzetten van het ene medium op het andere of van het ene formaat naar het andere terwijl substitutie wil zeggen dat een origineel wordt vervangen door bijvoorbeeld een digitaal exemplaar.
Ik ben trouwens ook benieuwd naar de mening van het BHIC en de provinciale archiefinspectie hieromtrent.

Permalink Antwoord van Henk van der Meer op 27 Oktober 2009 op 14.18

In de Archiefregeling 2009 zijn de begrippen conversie en bestandsformaat als volgt gedefinieerd:

conversie:
omzetting of overzetting van gegevens in een ander bestandsformaat;

bestandsformaat:
code volgens welke digitale gegevens op een gegevensdrager zijn opgeslagen;

conversie heeft dus betrekking op het omzetten van digitaal naar digitaal.
Het maken van een digitale reproductie met een scanner is iets anders.

Conversie van digitale archiefbescheiden die niet geschiedt met
inachtneming van de bij de Archiefregeling gestelde eisen ten aanzien van de geordende en
toegankelijke staat, is een vervanging in de zin van artikel 7 van de Archiefwet 1995.
(art. 25 Archiefregeling 2009) of art. 5 lid 2 van de nu nog geldende Regeling geordende en toegankelijke staat archiefbescheiden.

Permalink Antwoord van Ton de Looijer op 27 Oktober 2009 op 14.33

In de nieuwe (concept) Archiefregeling wordt een ruimere betekenis toegekend aan het begrip conversie (omzetting of overzetting van gegevens in een ander bestandsformaat). In dit licht bezien zou aan het begrip gegevens een bredere betekenis kunnen worden toegekend, waardoor hieronder eveneens analoge gegevens (-documenten) worden verstaan. Wanneer binnen deze context rekening gehouden wordt met de eisen zoals die in de Archiefregeling staan genoemd ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat, zou mogelijk gesproken kunnen worden van conversie.

Permalink Antwoord van Henk van der Meer op 27 Oktober 2009 op 15.49

Die "ruimere betekenis" zie ik niet. De wens lijkt hier vader van de gedachte.

Permalink Antwoord van Leon van Oosterom op 27 Oktober 2009 op 15.50

Ik ben het eens met de vraag die Ton oproept over de interpretatie van 'gegevens'.
Daarnaast is het woord conversie niet zo eenduidig, letterlijk vanuit de Archiefwiki verwijzend naar Remano:

Remano
Activiteit binnen preserveren. Conversie is het overzetten van het ene medium naar het andere of van het ene formaat naar het andere, bijvoorbeeld digitale documenten naar een nieuwe versie van de software waarin ze zijn vervaardigd of digitaliseren van papieren documenten.

Het past mijns inziens ook binnen dit tijdsbeeld om scanning als conversie te benoemen.
Terecht haalt Henk de alinea aan over uitsluiting indien niet wordt voldaan aan de eisen van de archiefregeling ten aanzien van de geordende en toegankelijke staat.

Op deze manier wordt, de wijze waarop gedigitaliseerd wordt, uiteindelijk het gegeven waarop gecontroleerd dient te worden en niet het gegeven dat er gedigitaliseerd is. Zo zouden we in een keer aanmerkelijk dichter bij web2.0, archief 2.0, ambtenaar 2.0 komen.

Permalink Antwoord van Ingmar Koch op 27 Oktober 2009 op 17.25

Ik denk dat Henk van der Meer het juiste antwoord geeft.
De crux zit niet bij gegevens maar bij ander bestandsformaat, omdat dit inderdaad betekent dat conversie in de zin van de (nieuwe) Archiefwet en -regelgeving alleen van digitaal naar digitaal is. Scanning is niet van een bestandsformaat naar een ander bestandsformaat, maar van de ene drager naar de andere drager.

Permalink Antwoord van Leon van Oosterom op 27 Oktober 2009 op 19.09

De meeste organisaties zijn hard bezig met de inrichting van elektronische processen om de te verrichten werkzaamheden optimaal in te kunnen richten. Bijna zonder uitzondering betekent dat binnenkomende post als eerste gedigitaliseerd wordt, voorzien van metagegevens en doorgestuurd naar de lijnafdeling waar het betreffende poststuk verder behandeld wordt.

In die behandeling worden aan het oorspronkelijke stuk documenten toegevoegd. Deze zullen--zeker in de toekomst--overwegend van elektronische aard zijn. In het DM systeem zullen dus per definitie voorwaarden moeten worden opgenomen die duurzame toegankelijkheid, van hetgeen is ontvangen en toegevoegd, zullen waarborgen.

Het behoud van de onderlinge samenhang van de documenten die in een werkproces zijn gecreëerd met betrekking tot een zaak (‘het dossier’) is van cruciaal belang voor de interpretatie van de archiefbescheiden, de authenticiteit en de reconstructie van de bedrijfsactiviteit waaruit zij voortkomen en waarvan zij een weerspiegeling zijn. De samenhang kan zijn vastgelegd in een dossiernummer of objectidentificatie. De volgorde van de documenten in een dossier, waaruit de samenhang kan worden afgeleid, moet herleidbaar zijn. Dat is noodzakelijk om het bedrijfsproces te kunnen reconstrueren. Beide soorten kenmerken (metadata) moeten met de documenten worden meegeleverd. Er zijn verschillende niveaus van aggregatie, bijvoorbeeld dossier, serie, deelarchief. Elke organisatie heeft haar eigen regels. De criteria daarvoor moeten bekend zijn en bewaard worden bij de archiefbescheiden.In het kader van efficiency zullen er niet veel organisaties zijn die staan te springen om twee systemen in stand te houden voor hybride archiveringsmethodieken.

Anders dan in het verleden verwacht ik niet dat vanuit GS nog veel langer vervanging van analoge documenten door gedigitaliseerde documenten zal kunnen worden geweigerd. Dat is ook de strekking van de nieuwe archiefregeling, om een structuur te bieden waaronder zaakgewijs werken in overeenstemming gebracht kan worden met duurzame toegankelijkheid. Je moet je dan ook afvragen of het in stand houden van de verplichting om een machtiging aan te vragen dan nog zinvol is. Wel kan ik me voorstellen dat dit het geval zal zijn met de omzetting van een compleet analoog archief (backlogconversie)

Permalink Antwoord van Chido Houbraken op 27 Oktober 2009 op 20.40

Ik begrijp het betoog van Leon niet zo goed.
Als er een machtiging voor substitutie is voor een proces, dan kan de post toch meteen gedigitaliseerd worden? Volgens mij zijn er al zulke machtigingen afgegeven (Oss?).

Permalink Antwoord van Leon van Oosterom op 27 Oktober 2009 op 20.51

@Chido.

Natuurlijk, je hebt helemaal gelijk. Als een machtiging eenmaal gegeven is dan enzovoort.......
Het--misschien te lange betoog--ging er mij om dat wanneer een proces als een normale werkprocedure kan worden beschouwd, dan zou je niet meer een speciale machtiging nodig moeten hebben en zoals ik de regeling zie, zou je dat ook zo kunnen interpreteren

Permalink Antwoord van Rob van der Velde op 27 Oktober 2009 op 21.15

Een van de vragen die ik in deze discussie voel is de vraag waarom moet substitutie nog aangevraagd worden. Dat is een vraag die mij op dit moment ook bezighoud. Ook wij zijn bezig om te kijken of en hoe we substitutie geregeld kunnen krijgen. Bij het zien van de geringe hoeveelheid machtigingen die er momenteel zijn afgegeven lijkt het mij dat het wel erg moeilijk is om dit geregeld te krijgen. De vraag zal dan ook binnen onze digitaliserings/zaakgericht werkenprojecten gesteld worden of we het noodzakelijk is om dit via een machtiging te regelen. Ik wil hier geen lans breken om zo maar in het lukrake te gaan scannen, natuurlijk dienen er regels te zijn hoe we moeten scannen en deze scans moeten borgen. De vraag is echter wel dient daarvoor een machtiging aangevraagd te worden of zou je dat ook anders kunnen regelen.
Volgens mij is deze discussie daarom vandaag ook al zo boeiend en snel. Er zijn veel mensen op zoek naar nieuwe manieren om dit geregeld te krijgen. En ik zou de nieuwe weg waar Ton hier een lans voor probeert te breken dan ook graag nader onderzoeken.

Een nieuwe tijd, met veel meer digitale bestanden en nieuwe manieren van werken is het dan nog van deze tijd om voor substitutie een machtiging aan te vragen? Ik zou ervoor kiezen om die vraag graag negatief te beantwoorden. En te proberen dit via de archiefregeling op te lossen. En als we door conversie te gebruiken voor het digitaliseren dan lijkt me de nieuwe archiefregeling een uitgelezen mogelijkheid om naar een nieuwe manier van denken te gaan!

Permalink Antwoord van Henri Achterkamp op 27 Oktober 2009 op 22.04

@Rob Ik ben het helemaal met je eens. Dit moet je in de nieuwe archiefregeling opnemen. Dat bespaart de gemeenten een hoop extra werk; provinciale archiefinspecties ook.
Het is dan ook meteen voor het hele land hetzelfde, want wat mij altijd opvalt is dat iedere archiefinspectie (ik denk binnen bepaalde grenzen) eigen regels kan hanteren.
Dus heel efficient om het nu op een lijn te trekken via de (nieuwe) archiefregeling.

• ‹ Vorige
• 1
• 2
• Volgende ›
• Pagina