Vervolg bewaartermijn clientendossiers uit eerdere jaren.

Volgens een jurist van de betreffende afdeling zijn afgesloten clientendossiers Participatiewet 20 jaar te bewaren ivm mogelijke terugvordering.  Dit is gebaseerd op art. 3.306 BW waarin gesteld dat niet meer dan 20 jaar mag zijn verstreken na het ontstaan van de vordering. Nu vraag ik me af of die 20 jaar voorheen ook al niet in het BW stond maar dat gemeenten zelf konden besluiten tot kortere termijn voor terugvordering.

Volgens mij is de termijn in de nieuwe Selectielijst op 10 jaar gesteld. Vroeger is een periode de Wet Boete en Maatregelen van kracht geweest, waarin ook de verplichte termijn van 20 jaar was opgenomen. Gemeenten konden daar dacht ik weer per besluit van afwijken. Die Wet jaren geleden ook weer ingetrokken. Maar voor zover ik weet is wel weer de verplichting voor gemeenten tot terugvordering ingevoerd. Maar wat is nu de bewaartermijn? Kan iemand definitieve duidelijkheid geven?

John

Weergaven: 148

Berichten in deze discussie

Klopt, tot 1 januari 2017 hadden gemeenten de bevoegdheid de termijn te verkorten van 20 naar 7 jaar:

http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/bewaartermijn-clientendossiers

Gemeenten hebben de bevoegdheid op grond van artikel 58, lid 1 van de Wet Werk en Bijstand (WWB) om teveel betaalde uitkeringen of andere fraude terug te vorderen. Dit komt voort uit de eerdere Wet Boete (en Maatregelen) uit 1997, die met de inwerkingtreding van de Wet Werk en Bijstand (WWB) op 1 januari 2004 is vervallen. Een gemeente kan op grond van de WWB zelf bepalen of ze overgaat tot terugvordering van bijstand om in het geval van teveel betaalde uitkeringen of andere fraude terug te vorderen. De verjaringstermijn voor een dergelijke terugvordering in het wetboek van rechtsvordering is 20 jaar. Uw archieven zijn de reflectie van overheidshandelen. Daarom is in de ‘selectielijst archiefbescheiden van gemeentelijke en intergemeentelijke organen’ de bewaartermijn van cliëntendossiers van 7 jaar verruimd naar 20 jaar. Dat betekent dat voor de bewijsvoering alle dossiers 20 jaar in archiefruimten moeten worden bewaard, toegankelijk gehouden en geconserveerd.

De terugvordering is een bevoegdheid, geen verplichting. Die terugvordering moet plaatsvinden 'Binnen 5 jaar na de ontdekking van het bestaan van de vordering'. De datum waarop de termijn van terugvordering ingaat wordt bepaald door het tijdstip waarop alle gegevens over de teveel ontvangen bijstand bekend zijn. De verplichting tot actie zoals opgelegd door de Wet Boeten en daaraan gekoppelde verplichte bewaring voor een periode van 20 jaar is komen te vervallen. De bewaartermijn van 20 jaar komt daarmee in een ander daglicht te staan.

Er kan binnen de huidige wettelijke kaders overwogen worden een belangen- c.q. risicoafweging te maken tussen de pakkans en de daaraan gewenste termijn om te kunnen terugvorderen tegenover de te maken kosten van beheer en bewaring. Veel gemeenten, zoals Leeuwarden, Oosterhout, Oisterwijk en Dongen, hebben op grond van deze afwegingen besloten de bewaartermijn terug te brengen tot 7 jaar na verval belang. De termijn van 7 jaar is daarbij gerelateerd aan de algemene bewaartermijnen van financiële gegevens. De zeven jaar is van toepassing op de sluitingsdatum van een dossier (bv. sluiting dossier in 2010, vernietigen in 2018) én is van toepassing voor zowel papieren als elektronische dossiers.

 Samengevat is het dus de vraag of de kosten van een bewaartermijn van 20 jaar in de vorm van beheer en (digitale) opslag opweegt tegen de kosten van terugvordering. Het college van B. en W. heeft de bevoegdheid om te besluiten de termijn te verkorten deze een besluit neemt dat er wordt afgezien van de invordering. Veel andere gemeenten hebben eerder besloten de termijn uit efficiencyoverwegingen terug te brengen naar 7 jaar. Een gemeente kan zelf de afweging maken of de gevolgen voor de administratie zoals het minder lang hoeven te zorgen voor bewaring en toegankelijk houden opweegt tegen de daadwerkelijke inkomsten uit de invorderingen.

Uiteraard is vervanging ook een optie, omdat het V-stukken betreffen is alleen toestemming van de aangestelde gemeentearchivaris nodig, niet van GS.

Voor de vorming van de dossiers vanaf 1 januari 2017 gelden de termijnen van de nieuwe selectielijst.

Naast het feit dat de Wet Boete en Maatregelen al een tijdje niet meer geldig is, is er ook een uitspraak van een rechter geweest waarin werd gezegd dat 20 jaar terugvordering niet rechtvaardig is omdat een cliënt (lees: burger) maar 5 jaar zijn administratie hoeft te bewaren. Een cliënt kan zich dus maar 5 jaar lang verdedigen tegen een terugvordering wat betekent dat een gemeente maar 5 jaar kan terugvorderen.

Yvonne en Kees-Jan bedankt,

Ik weet niet of voorheen die 20 jaar termijn in het BW ook al bestond maar ik kom bij een gemeente die de 20 jaar toepast op de stukken Participatiewet en dat leek me toch wel wat lang. De vakjuriste verwijst naar art. 3.306 BW. Vandaar even de opfrisvraag.

Kees-Jan als je de nadere gegevens van de rechtsuitspraak weet zou ik die graag krijgen. Dat in de uitspraak staat dat maar 5 jaar administratie bewaard hoeft te worden lijkt me stug omdat die volgens de Belastingdienst al minimaal 7 jaar te bewaren is. 

Hallo John,

dan moet ik heel diep gaan graven. Kom ik nog op terug. In ieder geval komt de 20 jaar uit de Wet Boete en Maatregelen en die is al een tijdje niet meer geldig. 

De Belastingdienst zegt 7 jaar voor bedrijven. Burgers zoals jij en ik hoeven maar 5 jaar stukken te bewaren.

@John, voor het afwijken van de termijn in de vastgestelde selectielijst geledend voor 1 januari 2017 zou ik zeker een collegebesluit laten nemen.

Hoi Kees-Jan, je hebt gelijk, voor particulieren is de termijn nog altijd 5 jaar.

Geheel terzijde is voor bepaalde stukken, zoals facturen inzake onroerende zaken, een bewaartermijn van 10 jaar bepaald (zie Belastingdienst). Zie ik dacht ik ook niet terug in de Selectielijst 2017. 

Hallo John,

die staan onder 18.1.1 en/of 18.3.1

Artikel 3:309 van het BW bepaalt dat een rechtsvordering uit onverschuldigde betaling verjaart door verloop van vijf jaren na de aanvang van de dag, volgende op die waarop de schuldeiser zowel met het bestaan van zijn vordering als met de persoon van de ontvanger bekend is geworden en in ieder geval twintig jaren nadat de vordering is ontstaan.

De selectielijst heeft het over een terugvordering die is afgerond. Pas dan gaat de vernietigingstermijn lopen. Een terugvordering die nog loopt kan dus niet vernietigd worden. De 20 jaar die jullie jurist noemt, slaat dus op termijn die de terugvordering kan lopen en niet op de bewaartermijn.

Nee, wacht even, misschien een misverstand. Ik heb het hier niet over art. 3:309 BW. maar 3:306. Dus niet over een al bestaande rechtsvordering. Het gaat over de termijn waarvoor die gegevens moeten worden bewaard (volgens die vakafdeling 20 jaar) waarbinnen een mogelijke terugvordering nog zou kunnen worden gestart. Men geeft dus aan dat over 20 jaar na afsluiting van de zaak (verstrekking i.k.v. de Participatiewet) nog eventueel teruggevorderd zou kunnen worden, mocht daar aanleiding voor zijn.

Dat heeft volgens mij nog steeds betrekking op een bestaande invordering en zegt niks over de termijn dat een gemeente een nieuwe terugvordering kan instellen.

We praten nog steeds langs elkaar heen volgens mij. Bestaat er een vordering bij het verstrekken van de uitkering?. Dat is de vraag die men bij de gemeente die ik bedoel blijkbaar met Ja beantwoord. Of is er pas sprake van een vordering als de regels zijn geschonden op grond waarvan de uitkering is verstrekt?

En, waarop is de bewaartermijn van 10 jaar in de lijst gebaseerd?

Overigens heb ik gezocht op de uitspraak waarin de max. van 5 jaar die volgens jouw een rechter had bepaald. Ik zie het nergens. Kun je die nog even doorgeven?  

Die 5 jaar kan ik ook niet terug vinden. Ik zie alleen in 2 uitspraken van de CRvB dat er wordt verwezen naar uitspraken van de enkelvoudige rechtbank waarin de termijn van invordering wordt beperkt tot 5 jaar. Deze uitspraken van de enkelvoudige rechtbanken zijn echter niet online te vinden.

Wat je eerste opmerking betreft: die vraag zou ik met 'Nee' beantwoorden. Er ontstaat pas een terugvordering op het moment dat de gemeente constateert dat er moet worden teruggevorderd. Dus pas nadat bekend is geworden dat er regels zijn overtreden.

RSS

© 2017   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden