Forumdiscussies - BREED - over de grenzen van informatie2024-03-19T01:01:04Zhttp://www.breednetwerk.nl/forum?feed=yes&xn_auth=noPortefeuilleoverleggentag:www.breednetwerk.nl,2024-03-14:2537796:Topic:2727092024-03-14T15:52:15.199ZKirsten van Opijnenhttp://www.breednetwerk.nl/profile/KirstenvanOpijnen
<p>Ik kreeg de vraag over de portefeuille overleggen / wethouder overleggen. Hierin zitten bijlagen bij het portefeuilleoverleg. De agenda en het verslag en de bijlagen. het is de voorafstemming met de wethouder. Waaronder valt dit in de selectielijst? </p>
<p>Is dit dan een intern ambtelijk overleg? of valt het onder ambtelijke besluitvorming? of zelfs bestuurlijke besluitvorming? </p>
<table width="1383">
<tbody><tr><td width="50">19.1.6</td>
<td width="194">Secretariaat voeren en gegevens…</td>
</tr>
</tbody>
</table>
<p>Ik kreeg de vraag over de portefeuille overleggen / wethouder overleggen. Hierin zitten bijlagen bij het portefeuilleoverleg. De agenda en het verslag en de bijlagen. het is de voorafstemming met de wethouder. Waaronder valt dit in de selectielijst? </p>
<p>Is dit dan een intern ambtelijk overleg? of valt het onder ambtelijke besluitvorming? of zelfs bestuurlijke besluitvorming? </p>
<table width="1383">
<tbody><tr><td width="50">19.1.6</td>
<td width="194">Secretariaat voeren en gegevens administreren / verwerken </td>
<td width="267">Agenda, verslag, opnames en besluitenlijst van bestuurlijke besluitvorming</td>
<td width="363">Raad, B&W, besluitvormend bestuurlijk overleg waarvan het orgaan het secretariaat voert. Indien geluids- en/of beeldopnames zijn gemaakt dienen die, naast de verslagen, ook permanent bewaard te worden</td>
<td width="138">Verwerkt</td>
<td width="83">Bewaren</td>
<td width="158"></td>
<td width="130"></td>
</tr>
<tr><td width="50">19.1.7</td>
<td width="194">Secretariaat voeren en gegevens administreren / verwerken </td>
<td width="267">Agenda, verslag en besluiten van onafhankelijke adviescommissie of Georganiseerd overleg</td>
<td width="363"></td>
<td width="138">Verwerkt</td>
<td width="83">Bewaren</td>
<td width="158"></td>
<td width="130"></td>
</tr>
<tr><td width="50">19.1.8</td>
<td width="194">Secretariaat voeren en gegevens administreren / verwerken </td>
<td width="267">Agenda, verslag en besluitenlijst van ambtelijke besluitvorming</td>
<td width="363"></td>
<td width="138">Verwerkt</td>
<td width="83">Vernietigen</td>
<td width="158">Nihil</td>
<td width="130">20 jaar</td>
</tr>
<tr><td width="50">19.1.9</td>
<td width="194">Secretariaat voeren en gegevens administreren / verwerken </td>
<td width="267">Agenda, verslag van intern ambtelijk overleg</td>
<td width="363">Overleg zonder beleidsmatige besluitvorming</td>
<td width="138">Verwerkt</td>
<td width="83">Vernietigen</td>
<td width="158">Nihil</td>
<td width="130">1 jaar</td>
</tr>
<tr><td width="50">19.1.10</td>
<td width="194">Secretariaat voeren en gegevens administreren / verwerken </td>
<td width="267">Agenda, verslag van bestuurlijk overleg met derden</td>
<td width="363"></td>
<td width="138">Verwerkt</td>
<td width="83">Vernietigen</td>
<td width="158">Nihil</td>
<td width="130">10 jaar</td>
</tr>
<tr><td width="50">19.1.11</td>
<td width="194">Secretariaat voeren en gegevens administreren / verwerken </td>
<td width="267">Agenda, verslag van ambtelijk overleg met derden</td>
<td width="363"></td>
<td width="138">Verwerkt</td>
<td width="83">Vernietigen</td>
<td width="158">Nihil</td>
<td width="130">5 jaar</td>
</tr>
<tr><td width="50">19.1.12</td>
<td width="194">Secretariaat voeren en gegevens administreren / verwerken </td>
<td width="267">Agenda, verslag van overleg met derden georganiseerd door derde</td>
<td width="363"></td>
<td width="138">Verwerkt</td>
<td width="83">Vernietigen</td>
<td width="158">Nihil</td>
<td width="130">1 jaar</td>
</tr>
</tbody>
</table> Matchen voor verbeterd openbaar maken van archieven en collecties nu voor alle archiefinstellingen bereikbaartag:www.breednetwerk.nl,2024-03-14:2537796:Topic:2726332024-03-14T14:05:29.107ZYvonne Welingshttp://www.breednetwerk.nl/profile/YvonneWelings
<table width="100%">
<tbody><tr><td><table width="100%">
<tbody><tr><td width="300"><table>
<tbody><tr><td><p>Inmiddels hebben enkele archiefinstellingen met succes de persoonsindexen uit hun archieven en collecties gematcht met het digitale <a href="https://kvan.us11.list-manage.com/track/click?u=4a76e0b5bdd88bb9f1438f226&id=08f0f05dbc&e=9ca98b551a">Nederlandse Register van Overledenen</a>. Dit betekent dat veel meer archief openbaar kon worden dan tot dan toe, omdat de…</p>
</td>
</tr>
</tbody>
</table>
</td>
</tr>
</tbody>
</table>
</td>
</tr>
</tbody>
</table>
<table width="100%">
<tbody><tr><td><table width="100%">
<tbody><tr><td width="300"><table>
<tbody><tr><td><p>Inmiddels hebben enkele archiefinstellingen met succes de persoonsindexen uit hun archieven en collecties gematcht met het digitale <a href="https://kvan.us11.list-manage.com/track/click?u=4a76e0b5bdd88bb9f1438f226&id=08f0f05dbc&e=9ca98b551a">Nederlandse Register van Overledenen</a>. Dit betekent dat veel meer archief openbaar kon worden dan tot dan toe, omdat de privacybepalingen voor die documenten vervielen. Immers, voor overledenen geldt de privacywetgeving niet. Hoeveel dit voor de openbaarheid oplevert en hoe dit in zijn werk gaat is <a href="https://kvan.us11.list-manage.com/track/click?u=4a76e0b5bdd88bb9f1438f226&id=602fa21f21&e=9ca98b551a">hier</a> te zien.</p>
</td>
</tr>
</tbody>
</table>
</td>
<td width="300"><table>
<tbody><tr><td></td>
</tr>
</tbody>
</table>
</td>
</tr>
</tbody>
</table>
</td>
</tr>
</tbody>
</table>
<p> </p>
<table width="100%">
<tbody><tr><td><table width="100%">
<tbody><tr><td width="600"><table width="100%">
<tbody><tr><td><p>Eerder is in onze nieuwsbrieven bericht over projecten bij het Stadsarchief Amsterdam, het Haags Gemeentearchief en het Nationaal Archief. Bijvoorbeeld het Stadsarchief Amsterdam heeft haar index op persoonsnamen in twee fasen gematcht met de gedigitaliseerde persoonskaarten en gezinskaarten van het bevolkingsregister uit de periode 1939-heden, die door het CBG worden beheerd. Dit gaf een geweldig resultaat: zo’n 80.000 records, die voorheen niet openbaar waren, konden nu door het Stadsarchief openbaar worden gemaakt. Via de matching kon immers worden aangetoond dat de betrokkenen over wie de documenten gingen, waren overleden.</p>
<p></p>
<p>Bron; <a href="https://www.amsterdam.nl/stadsarchief/organisatie/blog-bronnen-bytes/matching-persoonskaarten-openbaarmaking">Matching persoonskaarten openbaarmaking indexgegevens - Stadsarchief Amsterdam</a></p>
</td>
</tr>
</tbody>
</table>
</td>
</tr>
</tbody>
</table>
</td>
</tr>
</tbody>
</table> WOO of Archiefwettag:www.breednetwerk.nl,2024-03-13:2537796:Topic:2724402024-03-13T07:43:35.199ZMarleen Dietzhttp://www.breednetwerk.nl/profile/MarleenDietz
<p>Als een burger een dossier wil inzien dat lang geleden overgebracht had moeten worden naar een archiefbewaarplaats zoal bepaald in de archiefwet, maar dat iis niet gebeurd, wat dan? Valt het dan onder de WOO of de Archiefwet? Ik denk zelf dat laatste: het dossier had over gedragen moeten zijn, dat is niet gebeurd. De archiefwet voorziet niet in regelgeving in het geval er niet aan de wet wordt gehouden. Mij lijkt het dat de burger niet de dupe van kan zijn van de nalatigheid inzake de…</p>
<p>Als een burger een dossier wil inzien dat lang geleden overgebracht had moeten worden naar een archiefbewaarplaats zoal bepaald in de archiefwet, maar dat iis niet gebeurd, wat dan? Valt het dan onder de WOO of de Archiefwet? Ik denk zelf dat laatste: het dossier had over gedragen moeten zijn, dat is niet gebeurd. De archiefwet voorziet niet in regelgeving in het geval er niet aan de wet wordt gehouden. Mij lijkt het dat de burger niet de dupe van kan zijn van de nalatigheid inzake de overbrenging. Maar klopt deze redenatie ook? En zo ja: dient er dan sprake te zijn van volledige openbaarheid van het dossier op omdat er dus geen beperking is gesteld? </p> Archiveren van persoonlijke beleidsopvattingen ten behoeve van intern beraadtag:www.breednetwerk.nl,2024-03-11:2537796:Topic:2726272024-03-11T08:19:34.254ZYvonne Welingshttp://www.breednetwerk.nl/profile/YvonneWelings
<p><strong>Woo en persoonlijke beleidsopvattingen</strong></p>
<p>Met de komst van de Woo wordt informatie over persoonlijke beleidsopvattingen zo veel mogelijk openbaar gemaakt. (§4.6.1 en §4.6.2). In het kader van de goede en democratische bestuur voering kan het immers belangrijk zijn om informatie over persoonlijke beleidsopvattingen te verstrekken (§4.6.3). Daarom worden persoonlijke beleidsopvattingen openbaar gemaakt waar het gaat om documenten die zijn opgesteld ten behoeve van formele…</p>
<p><strong>Woo en persoonlijke beleidsopvattingen</strong></p>
<p>Met de komst van de Woo wordt informatie over persoonlijke beleidsopvattingen zo veel mogelijk openbaar gemaakt. (§4.6.1 en §4.6.2). In het kader van de goede en democratische bestuur voering kan het immers belangrijk zijn om informatie over persoonlijke beleidsopvattingen te verstrekken (§4.6.3). Daarom worden persoonlijke beleidsopvattingen openbaar gemaakt waar het gaat om documenten die zijn opgesteld ten behoeve van formele bestuurlijke besluitvorming (§4.6.4). Alleen in andere dan de hiervoor genoemde situaties, kan niet tot openbaarmaking van informatie over persoonlijke beleidsopvattingen worden overgegaan. Concepten van stukken worden in beginsel overigens niet openbaar gemaakt, omdat ze nog niet ‘rijp’ zijn. Dit ter bescherming van de persoonlijke beleidsopvattingen bestemd voor het interne beraad. Ook het belang van het goed functioneren van de Staat leidt er toe dat in beginsel conceptteksten niet openbaar worden gemaakt (§4.6.5)</p>
<p>Bron: <a href="https://open.overheid.nl/documenten/ronl-6281f3be45820f25374e4fb01c2cd23f3f224df1/pdf">Rijksbrede instructie voor het behandelen van Woo-verzoeken (overheid.nl)</a></p>
<p></p>
<p>V<strong>erstrekken persoonlijke beleidsopvattingen in de praktijk</strong><br/> De instructie geeft ook heel helder weer in welke zaken artikel 5.2 moet worden toegepast. Om artikel 5.2 Woo toe te kunnen passen bij het behandelen van een Woo-verzoek kan gebruik worden gemaakt van het volgende overzicht. <br/> I. Is er sprake van een persoonlijke beleidsopvatting opgesteld voor intern beraad?70 Zo ja, ga door naar II. Zo nee, deze uitzonderingsgrond is niet van toepassing.<br/> II. Staat de persoonlijke beleidsopvatting in een document dat is opgesteld voor formele bestuurlijke besluitvorming?71 Zo ja, dan wordt die (geanonimiseerd) openbaar gemaakt, behalve als het kunnen voeren van intern beraad onevenredig wordt geschaad. Zo nee, ga door naar III.</p>
<p>III. Staat de persoonlijke beleidsopvatting in een document dat op het moment van beoordelen ouder dan vijf jaar is? Zo ja, het beschermen van het intern beraad is niet meer van toepassing, tenzij kan worden gemotiveerd waarom de bescherming van het intern beraad zwaarder weegt dan het tijdsverloop. Zo nee, ga door naar IV.<br/> IV. Is het belang van een goed en democratisch bestuur op een andere manier gemoeid met het openbaar maken van de persoonlijke beleidsopvatting?73 Zo ja, dan wordt die (geanonimiseerd) openbaar gemaakt. Alleen in andere dan de hiervoor genoemde situaties, kan niet tot het openbaar maken van informatie over persoonlijke beleidsopvattingen worden overgegaan.</p>
<p></p>
<p>I<strong>nstructies bij andere overheden?</strong></p>
<p><strong>Heb je ervaring met het archiveren van persoonlijke beleidsopvattingen , ook met <span style="font-size: 13px;">systemen</span> zoals iBabs en Notubiz, deel ze. </strong></p>
<p></p>
<p><strong>Meer informatie vind je hier:</strong></p>
<p><a href="https://nkoo.nl/woo/artikel-5-2-persoonlijke-beleidsopvattingen/">Artikel 5.2 Persoonlijke beleidsopvattingen - Nederlands Kenniscentrum Open Overheid (nkoo.nl)</a>;</p>
<p><a href="https://pgwoo.nl/home/hoofdstuk-5-uitzonderingen/artikel-5-2-persoonlijke-beleidsopvattingen/">Artikel 5.2 Persoonlijke beleidsopvattingen - PG Woo</a></p>
<p>Instructie va het Rijk: <a href="https://open.overheid.nl/documenten/ronl-6281f3be45820f25374e4fb01c2cd23f3f224df1/pdf">Rijksbrede instructie voor het behandelen van Woo-verzoeken (overheid.nl)</a>, zoeken op persoonlijke beleidsopvattingen</p>
<p>Jurisprudentie: <a href="https://www.raadvanstate.nl/uitspraken/@95072/201303312-1-a3/">Uitspraak 201303312/1/A3 - Raad van State</a>, kan nog verder zoeken al je wil</p>
<p><a href="https://nkoo.nl/annotaties/niet-anoniem-openbaar-maken-persoonlijke-beleidsopvattingen-concepten-en-milieu-informatie/">Niet anoniem openbaar maken persoonlijke beleidsopvattingen. Concepten. En milieu-informatie - Nederlands Kenniscentrum Open Overheid (nkoo.nl)</a></p>
<p> </p>
<p></p> Best practise Leeuwardentag:www.breednetwerk.nl,2024-03-04:2537796:Topic:2724272024-03-04T07:35:41.223ZYvonne Welingshttp://www.breednetwerk.nl/profile/YvonneWelings
<p><strong>Alleen betrouwbare en volledige informatie waarvan ook aan te tonen is dat zij betrouwbaar en </strong><strong>volledig is, leidt tot een juiste en volledige informatievoorziening en informatieverstrekking, zowel nu als later. Daarom is ook het voortbestaan van de informatie26 op aantoonbare wijze te garanderen, op een manier dat zij zolang de bewaartermijnen niet zijn verstreken betrouwbaar, bruikbaar en vindbaar blijft.</strong></p>
<p></p>
<p>Bijgaand de beleidsnota, die ook door…</p>
<p><strong>Alleen betrouwbare en volledige informatie waarvan ook aan te tonen is dat zij betrouwbaar en </strong><strong>volledig is, leidt tot een juiste en volledige informatievoorziening en informatieverstrekking, zowel nu als later. Daarom is ook het voortbestaan van de informatie26 op aantoonbare wijze te garanderen, op een manier dat zij zolang de bewaartermijnen niet zijn verstreken betrouwbaar, bruikbaar en vindbaar blijft.</strong></p>
<p></p>
<p>Bijgaand de beleidsnota, die ook door het college van B. en W. is vastgesteld:</p>
<p><a href="https://storage.ning.com/topology/rest/1.0/file/get/12393378684?profile=original" target="_blank" rel="noopener">Beleidsnota%20Informatiebeheer%202023.pdf</a></p>
<p></p>
<p></p>
<p>Leeuwarden sluit zich aan in de rij van gemeenten, die nadenken over informatiehuishouding op orde. </p>
<p>Voor eerdere best practies zie: </p>
<p>Utrecht: <a href="https://storage.ning.com/topology/rest/1.0/file/get/12356496055?profile=original">12356496055 (ning.com)</a>, echt een aanrader</p>
<p>Nijmegen: <a href="https://storage.ning.com/topology/rest/1.0/file/get/12332258067?profile=original">Visie op document- en bestandsmanagement (ning.com)</a></p>
<p><a href="http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/duurzaamheidsbeleid-bij-de-gemeente-bussum">Duurzaamheidsbeleid bij de gemeente Brunssum - BREED - over de grenzen van informatie (breednetwerk.nl)</a></p>
<p>Voorkeursformaten NA: <a href="https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/kennisbank/norm-voorkeursformaten#collapse-137871">Norm Voorkeursformaten | Nationaal Archief</a></p>
<p> </p> Eindelijk doorzettingsmacht voor archiefinspecties?tag:www.breednetwerk.nl,2024-02-20:2537796:Topic:2723942024-02-20T08:43:51.371ZYvonne Welingshttp://www.breednetwerk.nl/profile/YvonneWelings
<p>Het is al jarenlang een frustratie van vele toezichthouders, geen doorzettingsmacht om maatregelen af te dwingen. In de reacties op het Archiefbesluit lees je dat pleidooi ook vele malen terug. <a href="https://www.internetconsultatie.nl/archiefbesluit20xx/reacties">Overheid.nl | Consultatie Archiefbesluit 20xx (internetconsultatie.nl)</a></p>
<p>Waar soortgelijke inspecties zoals de onderwijsinspectie beschikken over de mogelijkheid sancties op te leggen, staat de Overheids- en…</p>
<p>Het is al jarenlang een frustratie van vele toezichthouders, geen doorzettingsmacht om maatregelen af te dwingen. In de reacties op het Archiefbesluit lees je dat pleidooi ook vele malen terug. <a href="https://www.internetconsultatie.nl/archiefbesluit20xx/reacties">Overheid.nl | Consultatie Archiefbesluit 20xx (internetconsultatie.nl)</a></p>
<p>Waar soortgelijke inspecties zoals de onderwijsinspectie beschikken over de mogelijkheid sancties op te leggen, staat de Overheids- en Erfgoedinspectie vaak met lege handen. De rapporten zijn van kwalitatief hoog niveau, maar wat wordt er concreet mee gedaan? De praktijk wordt goed beschreven bij in <a href="https://www.acoi.nl/actueel/nieuws/groundhog-day-terugblik-informatiehuishouding-bij-de-overheid/">Groundhog Day: een terugblik op de informatiehuishouding bij de overheid (acoi.nl)</a></p>
<p>Toch lijkt er nu een doorbraak te zijn op rijksniveau. Niet vanuit het Ministerie van OCW, maar een motie van lid Palmen zorgde voor de door velen gewenste verandering.</p>
<p><strong>Motie van het lid Palmen over een wezenlijke sanctiebepaling indien overheidsinstanties niet voldoen aan de wettelijke eisen voor archiefbeheer</strong></p>
<p><strong><a href="https://www.tweedekamer.nl/kamerstukken/moties/detail?id=2024Z02652&did=2024D05991&s=03">Vaststelling van de begrotingsstaat van het Ministerie van Algemene Zaken (IIIA), de begrotingsstaat van het Kabinet van de Koning (IIIB) en de begrotingsstaat van de Commissie van Toezicht op de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten (IIIC) voor het jaar 2024 | Tweede Kamer der Staten-Generaal</a></strong></p>
<p><strong>c<em>onstaterende dat er in de huidige Archiefwet en in de voorgestelde</em> <br/> <em>nieuwe Archiefwet geen duidelijke sanctiebepaling is opgenomen in het</em> <br/> <em>geval dat overheidsinstanties niet voldoen aan de wettelijke eisen voor</em> <br/> <em>archiefbeheer;</em> <br/> <em>overwegende dat goed archiefbeheer een cruciaal aspect is van onze</em> <br/> <em>democratie en bijdraagt aan de transparantie van en het vertrouwen in</em> <br/> <em>onze overheid;</em> <br/> <em>verzoekt de regering een voorstel te doen voor een wezenlijke sanctiebepaling, die door de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed kan worden</em> <br/> <em>bepaald en opgelegd indien na herhaaldelijk aandringen via de huidige</em> <br/> <em>methodes overheidsinstanties niet voldoen aan de wettelijke eisen voor</em> <br/> <em>archiefbeheer.</em></strong></p>
<p></p>
<p><b>Nu de decentrale overheden nog...</b></p>
<p><strong> </strong></p> Studiezaalervaring Nationaal Archief en behandeltermijnentag:www.breednetwerk.nl,2024-02-09:2537796:Topic:2721652024-02-09T15:10:47.233ZYvonne Welingshttp://www.breednetwerk.nl/profile/YvonneWelings
<p><strong>Gemeentearchivaris</strong></p>
<p>Tilburg viert dit jaar dat het 80 jaar geleden is dat de stad en de dorpen werden bevrijd. In januari ontving ik dagboekaantekeningen uit 1944 van een Tilburgse Engelandvaarder. om wat meer te weten te komen over de achtergrond heb ik wat dossiers aangevraagd bij het Nationaal Archief. Dat heb ik gedaan met mijn werkaccount. ik ontving een uitstekend antwoord. Het is eenvoudig om de inventarisnummers te reserveren. Het is even wennen als bezoeker…</p>
<p><strong>Gemeentearchivaris</strong></p>
<p>Tilburg viert dit jaar dat het 80 jaar geleden is dat de stad en de dorpen werden bevrijd. In januari ontving ik dagboekaantekeningen uit 1944 van een Tilburgse Engelandvaarder. om wat meer te weten te komen over de achtergrond heb ik wat dossiers aangevraagd bij het Nationaal Archief. Dat heb ik gedaan met mijn werkaccount. ik ontving een uitstekend antwoord. Het is eenvoudig om de inventarisnummers te reserveren. Het is even wennen als bezoeker als je andere archiefdiensten bent gewend, legitimeren, controle van de laptop, het is vrij streng, maar daar zullen alle redenen voor zijn om dat te doen. Mogelijkheden worden geboden om zelf te scannen, ik had gene usb- stock, maar die mocht ik lenen. De documenten lagen klaar, er waren er een paar vergeten te verstrekken, maar die werden snel gehaald. Kortom prima ervaring en vele wijzer geworden over de achtergrond van de Engelandvaarder.</p>
<p></p>
<p><strong>Privé persoon</strong></p>
<p>Ik wilde ook informatie voor een privé onderzoek. Hiertoe had ik in november!! 2023 een verzoek ingediend omdat het een niet-openbaar dossier betrof. De openbaarheid is bepaald voor het jaar 2026, ik had de bron heel duidelijk vermeld. In het najaar ontving ik een antwoord dat voor het raadplegen van het Rode Kruis ik aanvullende informatie verstrekken. De mail was gewoon niet goed gelezen, hierop een antwoord gestuurd dat het een andere bron betrof. Niets meer van gehoord. Na weken wachten dacht ik in januari maar opnieuw een verzoek in te dienen. De behandeltermijn bedraagt acht tot twaalf weken, in mijn geval eigenlijk 3,5 maand. </p>
<p>Mijn vermoeden is dat het dossier niet te vinden is, wat ik natuurlijk niet hoop. </p>
<p></p>
<p><strong>Archiefbesluit </strong></p>
<p>Het is om deze reden dat ik in de consultatie van het Archiefbesluit een pleidooi heb gehouden om de behandeltermijn gelijk te trekken met de Wet open overheid, <strong>Na ontvangst van het</strong> <br/><strong>Woo-verzoek heeft het bestuursorgaan vier weken om op het verzoek te beslissen (artikel 4.4 lid 1 Woo).Deze termijn kan eenmaal verdaagd worden met twee weken.</strong> </p>
<p><strong>12 weken behandeltermijn is gewoon te lang. </strong></p>
<p><strong><a href="https://www.internetconsultatie.nl/archiefbesluit20xx/reactie/8941158e-ba2e-4c51-ad32-5dc65d1ca11c">Overheid.nl | Consultatie Archiefbesluit 20xx, reactie (internetconsultatie.nl)</a></strong></p>
<p></p> Aanmaken zaken door medewerkers in organisatietag:www.breednetwerk.nl,2024-02-08:2537796:Topic:2721542024-02-08T10:25:05.356ZJolanda Hofhttp://www.breednetwerk.nl/profile/JolandaHof
<p>Er op dit platform veel te vinden over zaakgericht werken. Vooral video's.</p>
<p>Wat ik niet terug kan vinden is iets over de uitvoering van het zaakgericht werken.</p>
<p>Ik ben nl erg benieuwd welke ervaringen andere gemeenten hebben met het kiezen van zaaktypes en maken van zaakomschrijvingen door medewerkers (zijnde niet DIV-medewerkers) in de organisatie.</p>
<p>Wij gebruiken de i-Navigator als zaaktypecatalogus. Door een onjuiste keuze van een zaaktype gaat het snel mis met…</p>
<p>Er op dit platform veel te vinden over zaakgericht werken. Vooral video's.</p>
<p>Wat ik niet terug kan vinden is iets over de uitvoering van het zaakgericht werken.</p>
<p>Ik ben nl erg benieuwd welke ervaringen andere gemeenten hebben met het kiezen van zaaktypes en maken van zaakomschrijvingen door medewerkers (zijnde niet DIV-medewerkers) in de organisatie.</p>
<p>Wij gebruiken de i-Navigator als zaaktypecatalogus. Door een onjuiste keuze van een zaaktype gaat het snel mis met bewaartermijnen. We merken ook dat het maken van een juiste zaakomschrijving iets is waar medewerkers moeite mee hebben.</p>
<p>Hoe is dit bij andere gemeenten georganiseerd en worden alle aangemaakte zaken gecontroleerd?</p> Vermelding vernietigingscategorie op vernietigingslijstentag:www.breednetwerk.nl,2024-02-07:2537796:Topic:2722382024-02-07T15:39:12.692ZJohn Derickxhttp://www.breednetwerk.nl/profile/JohnDerickx
<p>Ik heb een vraag over vernietigingslijsten die nog vallen onder het regime van de "Selectielijst archiefbescheiden van (inter)gemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1996, actualisatie" ofwel de Selectielijst 2012. Deze geeft vernietigingscategorieën aan.</p>
<p>Er is, voor zover ik weet, nagekeken heb, geen verplichting om deze categorieën in de vernietigingslijst op te nemen. Dat is dus vanuit de regelgeving niet verplicht. Ik heb ze zelf ook nooit opgenomen in…</p>
<p>Ik heb een vraag over vernietigingslijsten die nog vallen onder het regime van de "Selectielijst archiefbescheiden van (inter)gemeentelijke organen opgemaakt of ontvangen vanaf 1996, actualisatie" ofwel de Selectielijst 2012. Deze geeft vernietigingscategorieën aan.</p>
<p>Er is, voor zover ik weet, nagekeken heb, geen verplichting om deze categorieën in de vernietigingslijst op te nemen. Dat is dus vanuit de regelgeving niet verplicht. Ik heb ze zelf ook nooit opgenomen in vernietigingslijsten. Maar ik heb begrepen dat er toezichthouders zijn die opname van deze categorieën verplicht stellen.Naar mijn mening voegt dat weinig toe en is het onpraktisch voor veel zaakdossiers waarop dus ook verschillende categorieën van toepassing zijn. Veel belangrijker is een goede omschrijving waaruit opgemaakt kan worden dat het ook vernietigbare stukken betreft.</p>
<p>Mijn vraag is of het feitelijk verplicht kan worden gesteld ?</p> De reis naar Microsoft 365: Hoe gemeente Tilburg grip op data kreegtag:www.breednetwerk.nl,2024-01-14:2537796:Topic:2719902024-01-14T14:27:43.982ZYvonne Welingshttp://www.breednetwerk.nl/profile/YvonneWelings
<p><span>Bron: <a href="https://cloudlife.nl/de-reis-naar-microsoft-365-hoe-tilburg-grip-op-data/">De Reis naar Microsoft 365: Hoe Tilburg grip op data kreeg (cloudlife.nl)</a></span></p>
<p><span>Door: Harry Raam, Project Manager Implementatie Microsoft 365 bij Gemeente Tilburg</span></p>
<p><strong>In het streven naar efficiëntie en geoptimaliseerd informatiebeheer heeft de gemeente Tilburg een ambitieus project gelanceerd: De reis naar Microsoft 365. Een reis waarbij de gemeente bewust koos…</strong></p>
<p><span>Bron: <a href="https://cloudlife.nl/de-reis-naar-microsoft-365-hoe-tilburg-grip-op-data/">De Reis naar Microsoft 365: Hoe Tilburg grip op data kreeg (cloudlife.nl)</a></span></p>
<p><span>Door: Harry Raam, Project Manager Implementatie Microsoft 365 bij Gemeente Tilburg</span></p>
<p><strong>In het streven naar efficiëntie en geoptimaliseerd informatiebeheer heeft de gemeente Tilburg een ambitieus project gelanceerd: De reis naar Microsoft 365. Een reis waarbij de gemeente bewust koos voor een benadering die gericht was op adoptie en betrokkenheid, met als belangrijke partner Cloud Life voor de technische implementatie van sensitivity labels en DLP.</strong></p>
<h2>Van ongestructureerde data naar veilig werken in de cloud</h2>
<p>Harry Raam, Project Manager implementatie Microsoft 365 bij Gemeente Tilburg, begint zijn verhaal door de oorsprong van het project uit te leggen. Het begon allemaal met de afdeling Informatiebeheer en Control, die op eigen initiatief een intern onderzoek liet uitvoeren. Hun doel? Inzicht verkrijgen in de beheersing van ongestructureerde data op de netwerkschijven. Een van de belangrijkste bevindingen was de behoefte aan het toepassen van retentiebeleid op documenten en e-mails, het implementeren van dataclassificatie en versleuteling van vertrouwelijke informatie, evenals het beheren van documenttoegang op basis van autorisatie.</p>
<p>Harry Raam: “Het begon eigenlijk met de behoefte om grip te krijgen op onze ongestructureerde data. We wilden een betere beheersing van documenten op de netwerkschijven om onze informatiehuishouding in lijn te brengen met wet- en regelgeving.”</p>
<p>Gedurende het gesprek benadrukt Harry herhaaldelijk het belang van goede voorbereiding en duidelijke uitgangspunten. Het projectteam zorgde voor een gedegen basis, waarbij verschillende belangen binnen de organisatie werden samengebracht. De focus lag niet alleen op technische implementatie, maar vooral op adoptie en betrokkenheid van medewerkers.</p>
<p>“We wilden niet zomaar een technische uitrol; adoptie en betrokkenheid stonden centraal. We wilden medewerkers meenemen op deze reis door de organisatielagen, zodat uiteindelijk elke medewerker zou landen in de nieuwe digitale werkomgeving.” aldus Harry.</p>
<h2>Expertise op tijd in huis halen: Cloud Life</h2>
<p>Een belangrijk element in het succes van het project was de grondige voorbereiding en de realisatie om tijdig expertise in huis te halen en zo begon de samenwerking met onder andere Cloud Life. Harry benadrukt de rol van Cloud Life en andere externe experts die werden ingeschakeld voor de inrichting en ondersteuning bij complexe aspecten zoals dataclassificatie, sensitivity en retentielabels, encryptie en adoptie. Automatische bewaartermijnen werden toegepast, samenhang tussen privacy en security maatregelen zijn in beeld gebracht en specifieke toegangsrechten die aansluiten op bedrijfsprocessen werden ingesteld om ervoor te zorgen dat de informatiehuishouding beter op orde is.</p>
<p>Harry vertelt: “Cloud Life heeft ons ondersteuning geboden bij de inrichting van de sensitivity labels en encryptie. Samen hebben we de mogelijkheden van Microsoft 365 onderzocht om dichter bij onze doelen te komen.”</p>
<p>Gemeente Tilburg heeft 4 categorieën dataclassificatie labels: Openbaar, Intern Bedrijfsvertrouwelijk, Vertrouwelijk en Geheim. De laatste 3 categorieën zijn gekoppeld aan specifieke beveiligingsmaatregelen. Bijvoorbeeld, documenten met het label ‘Intern bedrijfsvertrouwelijk’ zijn alleen toegankelijk voor interne medewerkers terwijl documenten met het label ‘Vertrouwelijk’ voorzien zijn van encryptie. Het team implementeerde ook Data Loss Prevention (DLP)-maatregelen, zoals het monitoren (en later blokkeren) van het afdrukken of downloaden van vertrouwelijke documenten.</p>
<p>Bewaartermijnen werden nauwgezet geïntegreerd in het bedrijfsproces. Afhankelijk van de opslaglocatie (Teams, Sharepoint of OneDrive) en het communicatiemiddel (e-mail, chat of post) werd automatisch een bewaartermijn toegepast met inachtneming van VNG richtlijnen. Door medewerkers de mogelijkheid te geven om documenten en e-mails te classificeren is de informatievoorziening beter beveiligd en in overeenstemming met de geldende regelgeving.</p>
<p>Harry benadrukt het belang van deze benadering, waarbij de informatiebeveiliging niet slechts een compliance-oefening was, maar een integraal onderdeel van het dagelijkse werk bij de gemeente.</p>
<h2>Belangrijke lessen</h2>
<p>De overstap naar Microsoft 365 bracht niet alleen technologische veranderingen met zich mee, maar transformeerde ook de manier waarop medewerkers samenwerkten. Harry benadrukt de verbeteringen in veiligheid, beschikbaarheid en efficiëntie.</p>
<p>Harry: “Een gedegen adoptiestrategie werd geïmplementeerd om de betrokkenheid te vergroten. Ambassadeurs, verkenners en sponsoren vanuit elke afdeling werden benoemd om een soepele overgang te garanderen. Dit omvatte ook maatwerk trainingen en een duidelijk communicatieplan.</p>
<p>Tijdens deze reis werden belangrijke lessen geleerd. Een grondige voorbereiding, samenwerking met verschillende disciplines, heldere communicatie, betrokkenheid van afdelingen en verplichte deelname aan eindgebruikerstrainingen bleken essentieel voor het succes. Draagvlak en betrokkenheid waren geen vrijblijvende zaken maar cruciale elementen voor een soepele uitrol.</p>
<p>Harry Raam: “Vroegtijdige afstemming en verplichte deelname aan trainingen zijn cruciaal. Deze lessen nemen we mee, en we blijven bouwen aan een digitale werkomgeving die voldoet aan de hoogste normen op het gebied van veiligheid en samenwerking.”</p>
<p>De reis naar Microsoft 365 voor de gemeente Tilburg illustreert niet alleen een technologische overgang, maar een evolutie in informatiebeheer. De samenwerking met Cloud Life, de implementatie van DLP en dataclassificatie getuigen van een doordachte aanpak die niet alleen de technologie omarmt, maar ook de mensen binnen de organisatie betrekt bij deze vernieuwing.</p>