Wat te doen na overdracht analoog archief naar een archiefbewaarplaats met de digitale inventaris

Binnenkort gaan wij een aantal analoge archiefblokken overdragen naar ons Streekarchivariaat.

Nu is mijn vraag, je maakt natuurlijk een verklaring van overdracht met de bijbehorende inventaris en je draagt het fysiek over (in ons geval blijft het gewoon staan omdat wij één gezamenlijke archiefbewaarplaats hebben)Wat doen wij dan met de digitale gegevens die nog in ons zaaksysteem blijven staan?

Het streekarchivariaat heeft wel toegang tot ons zaak systeem maar doet hier vrijwel niets mee

Ik heb een discussie met een collega, die vindt dat je de digitale gegevens moet verwijderen.

Als je een AVG verzoek krijgt dan zouden we in ons zaaksysteem niets meer moeten vinden van een overgedragen archiefblok, behalve dan natuurlijk de verklaring van overdracht + bijbehorende inventaris

Klopt dit volgens de Archiefwet?

Weergaven: 468

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

@Bert. Interessante vraag. Wat ik me afvroeg en wat nog niet echt aan de orde kwam in de discussie, is de vraag of de organisatie nog steeds gebruik maakt van de digitaal opgeslagen informatie. Ik kan me situaties voorstellen dat die informatie relevant is bij het uitvoeren van gemeentelijke taken en zou dat dan ook niet een rol moeten spelen bij een dergelijke beslissing. Kun je daar iets over zeggen?

Hoi Leon, het gaat in deze om 2 archiefblokken, een oud groot blok over de jaren 46/88. Hiervan is nog niets digitaal, alleen de inventaris van dit blok is te raadplegen via oud Corsa/zaaksysteem Join van Decos, het blok bouwvergunningen vanaf 1925 zijn ook volledig digitaal te raadplegen via oud Corsa/zaaksysteem Join. Mijn vraag is dus ook mogen/moeten wij na overbrenging deze digitale bestanden vernietigen, de archiefblokken worden na overbrenging door ons Streekarchivariaat omgenummerd en gepubliceerd op de website van het Streekarchivariaat zodat dit voor de burger makkelijker te raadplegen is

Hoi Bert, ja ik begreep de vraag. Ik vroeg mij alleen af of de digitale bestanden niet nog steeds nutttig zijn voor de gemeente zelf en als dat zo is, zou dat dan niet leidend moeten zijn om deze "werkkopieën" al dan niet te vernietigen?

Ja natuurlijk kunnen deze digitale bestanden nog nuttig zijn voor de gemeente, zeker als er van een collega een vraag komt om een bouwvergunning in te zien, dan kunnen ze dat zelf ook nog zonder dat je hiervoor het Streekarchief moet raadplegen, lijkt me niet wenselijk toch?, je draagt het niet voor niets over. Mocht je een AVG verzoek krijgen dan zal je dit ook moeten leveren omdat je het digitaal nog beschikbaar hebt

Nou ja dat vraag ik me dus af of dat niet wenselijk is, volgens mij scheelt het kunnen raadplegen van het digitale bouwdossier weer onnodige tijd en dus kosten en dus gemeenschapsgeld. Het komt mij eerlijk gezegd een beetje over als kapitaalverspilling om de digitale bestanden te vernietigen. En over een eventueel AVG verzoek, ja dat kan dan geleverd worden. Wat is daar het probleem van? 

Misschien kan de afweging eenvoudiger liggen dan het nu lijkt.
Je hebt analoge archieven gedigitaliseerd (niet vervangen) en worden overgebracht naar een streekarchivariaat met mag ik aannemen ook een inventaris. Het streekarchivariaat beheert dan de originelen archiefbestanden, de digitale scans zijn dan kopie exemplaren.

Maar is het dan wel de bedoeling dat het streekarchivariaat de dienstverlener voor de burger wordt? Dat doen ze voor de andere gemeenten toch ook neem ik aan? Dan zou het handig zijn als dat via het digitale loket van het streekarchivariaat de inventaris met extra service van digitale raadpleging van de kopiescans aanbiedt. Het vernietigen van de kopiescans lijkt me juist kapitaalvernietiging, en bovendien tegengesteld aan de trend dat archiefdiensten in toenemende mate overgebrachte archieven digitaliseren omwille van betere digitale beschikbaarstelling aan de burger.

Dan rest de vraag waarom je de scans en data van die overgebrachte archiefbescheiden in je eigen systeem wilt behouden, wat voegt dat toe? Is dat dan wel nodig en relevant voor je eigen bedrijfsvoering? Of is het juist een ballast voor de bedrijfsvoering en toegankelijkheid tot de niet overgebrachte archiefbescheiden? Naar mijn weten verzet noch verplicht de Archiefwet zich niet tegen het dubbel beheren, maar waarom zou je?

Maar misschien zie ik iets over hoofd?

Nog even alles kort samengevat want ik ben het spoor nu een beetje kwijt.

Dus alles zowel analoog als digitaal overdragen met uiteraard begeleid van een goede inventaris en een verklaring van overdracht, maar dan mogen de digitale bestanden ook niet meer door ons worden geraadpleegd, dus zal er digitaal een soort van beveiliging moeten komen dat deze niet meer geraadpleegd kunnen worden maar alleen, in ons geval door het Streekarchief?

Beste Bert,

Volgens mij verplicht niets in wet- of regelgeving om de digitale bestanden voor de eigen organisatie te blokkeren na overdracht van de papieren dossiers aan de archiefbewaarplaats.

Dus mijn advies: als de digitale bestanden voor de eigen organisatie nuttig zijn, dan gewoon beschikbaar houden.

Zoals ik het advies lees van Marius: geef het streekarchief naast de papieren originelen, tevens de digitale werkkopieën 

Antwoorden op discussie

RSS

© 2019   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden