Goedemorgen,

Zijn er voorbeelden van gemeenten die voortvarend bezig zijn met een kwaliteitssysteem (archiefregeling artikel 16) en deze al (deels) geïmplementeerd hebben? Ik zou graag in contact komen met deze gemeenten. Wellicht zijn er mogelijkheden om te sparren, of kan ik langskomen voor een werkbezoek. Ik hoor graag.

Vriendelijke groet,

Arco

Weergaven: 3171

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Hierbij geef ik ook mijn interesse aan, yvonne.welings@tilburg.nl.

Is het een idee om Herman Bongers van de gemeente Zaanstad te betrekken? Hij is de auteur van de handreiking.

Indien gewenst, kan ik een vooraankondiging breed mailen? Laat maar weten of jullie dat willen of liever het aantal deelnemers beperkt willen houden.

Ook ik zou graag de blauwdruk willen ontvangen.

aj.vanduijn@noordwijk.nl

Beste Leuntje,

Ik heb jullie op de lijst gezet. Jullie ontvangen tzt een uitnodiging en dan kunnen jullie afwegen of jullie in Alphen langskomen.

Groet,

Kim

Hoi Kim,

Ik heb ook interesse in jullie blauwdruk! Zou je me die kunnen toesturen op dennis.werndlij@lansingerland.nl?

Alvast bedankt!



Kim zei:

Beste Arco,

Gemeente Alphen aan den Rijn werkt sinds mei 2016 zaakgericht en bij DIV zijn wij sinds november 2016 bezig met de ontwikkeling van een integraal kwaliteitssysteem die aan de archiefregeling voldoet. We hebben wel gekozen voor de praktische route, waarbij we het kwaliteitssysteem al geïmplementeerd hebben en focussen op het draagvlak en de commitment vanuit management lagen. We zijn nu bezig om deze praktijk vast te leggen in een kwaliteitshandboek.

Concreet controleert DIV steekproefsgewijs op alle afgeronde zaaktypen. We controleren op volledigheid (zitten alle documenten in de zaak) en juistheid (juiste documenttitel, documenttype etc) en hebben verschillende metrieken per zaaktype. Dit is in overleg gegaan met de organisatie en vastgelegd in zogenaamde kenniskaarten. Op basis van deze kenniskaarten worden de zaken gecontroleerd en de resultaten vertalen zich naar een maand-kwartaal en jaarrapportage. Inmiddels zijn de eerste kwartaalrapportages naar de hoofden verstuurd en vinden er gesprekken plaats om de onvolledige of onjuiste zaken alsnog te herstellen. De tweede kwartaalrapportage gaat begin september organisatiebreed verstuurd worden. Tot nu toe zijn de reacties positief en men ervaart het ook als een handvat vanuit DIV om hun zaak en archivering op orde te brengen.

Mocht je geïnteresseerd zijn in de aanpak van Alphen, laat maar weten. Wij vinden het altijd leuk om ervaringen uit te wisselen.

Hallo Kim,

Hier nog een geïnteresseerde. Kun je mij jullie blauwdruk ook sturen? Ook houd ik mij van harte aanbevolen voor het bijwonen van een eventueel congres. m.devreede@Pijnacker-nootdorp.nl

Beste allemaal,

Gemeente Alphen aan den Rijn zal 30 november 2017 een bijeenkomst houden, waarin 4 digitale onderwerpen worden belicht. Een van deze onderwerpen is de veranderende rol van DIV en het deelkwaliteitsysteem wat opgezet is (deelssessie 3). Hier wordt de blauwdruk gedeeld en toegelicht. Hieronder stuur ik jullie de uitnodiging. Als je het interessant lijkt, kun je je hiervoor opgeven. Het congres is bedoeld voor medewerkers van de overheid. Lijkt me leuk om jullie de 30e te mogen verwelkomen!

------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Beste relatie,

 

Is digitaal in jouw gemeente ook (bijna) normaal? Of stoeit jouw gemeente ook zo met de digitale transformatie? In Alphen aan den Rijn doen we onze best en willen we graag met je delen wat wij bereikt hebben.

Daarom nodigen wij je met gepaste trots uit voor de conferentie “Wij zijn Alphen. Digitaal heel normaal”. Tijdens de conferentie nemen we u graag mee in de digitalisering van onze organisatie. De do’s and dont’s. Wat hebben we geleerd? Waar lopen we tegenaan? Wat ging mis? Waar zijn we trots op? Dit zijn de zaken die aan bod komen.

 

Een inspirerend voorbeeld mag niet ontbreken. Daarom zal Joop Vos ons op een ludieke manier uitdagen om op een andere manier te kijken naar digitalisering.  Naast het plenaire deel gaan we in kleinere deelsessies laten zien waar wij staan en met je in gesprek over de volgende onderwerpen:

 

  1. Van 15 versies heen en weer mailen, naar 1 versie in de cloud delen.
    • Implementatie Office 365; wat zijn de gevolgen voor de werkplek, processen, gedrag van ambtenaren?
  2. Hoe ontwikkelen we ons van digitaal doorgeefluik naar gemeentelijke Bol.com?
    • Zaakgericht werken; Wat werkt voor ons wel/niet?
  3. Van stoffige archivaris naar digivaris en zaakbeheerder.
    • Kwaliteitssysteem en de veranderende rol van DIV.
  4. Van ‘geen idee’ naar ‘een melding en daar kunnen we wat mee’.
    • Managementinformatie; Welke managementinformatie draagt bij aan het functioneren van de organisatie, kostenbeheersing, dienstverlening.

 

Waar?

Gemeentehuis Alphen aan den Rijn (Stadhuisplein 1, 2405 SH).

 

Wanneer?

Donderdag 30 november van 14.00-18.30 uur (het mag en kan ook uitlopen).

 

Deelname kost je niets anders dan jouw input voor een levendige en inhoudelijke discussie. Wij zorgen voor eten en drinken, maar je wordt niet thuis gebracht :-).

 

Heb je er al zin in, meld je dan hier aan!

Hallo Kim,

In Soest zijn wij eveneens geïnteresseerd in de blauwdruk! Is het mogelijk deze te verkrijgen via onderstaand mailadres?

j.gerritsjans@soest.nl

Alvast bedankt,

Jorik

Hoi Olga,


Ook ik zou graag de blauwdruk willen ontvangen. 
jeroen,arkesteijn@veiligheidsregiomwb.nl

Alvast bedankt!!


Jeroen Arkesteijn

Hallo Kim,

In Staphorst zijn wij eveneens geïnteresseerd in de blauwdruk! Is het mogelijk deze te verkrijgen via onderstaand mailadres?

a.kooijman@staphorst.nl

Alvast hartelijk dank.

Albert-Jan Kooijman

Hallo Kim,

Ook ik zou graag de blauwdruk willen ontvangen

Alvast bedankt

linda.bagerman@epe.nl

Ik ben momenteel bezig met het handboek vervanging voor een gemeente. Daar komt uiteraard ook het kwaliteitssysteem bij naar boven. Een mooi moment om ook actie te zetten op een handboek kwaliteit. Dus ik zou graag ook de voorbeelden / blauwdrukken willen ontvangen.

Mijn e-mailadres is Gerdien.dehaan@ddfk.nl

Met vriendelijke groet,

Gerdien

Antwoorden op discussie

RSS

© 2017   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden