Ik zie in het verleden verschillende discussies over videotulen. Daarbij krijg ik de indruk dat er nog veel vragen leven op dit punt.

NotuBiz heeft de afgelopen maanden geinvesteerd in tooling om raadsinformatie te kunnen archiveren en overdraagbaar te maken naar een bewaarplaats. We hebben hier veel contact over met griffiers en verschillende pilots worden momenteel opgestart. Daarbij hebben we het idee dat we binnenkort een sluitende oplossing kunnen leveren t.a.v. het recordmanagement van raadsinformatie en zouden we ook graag pilotten mbt de duurzame toegankelijk van raadsinformatie na overdracht met archiefinstellingen.

In de praktijk lopen we tegen de uitdaging aan dat veel disciplines meedenken met het archiveren van raadsinformatie: griffie, DIV, gemeente archivaris, provinciale toezichthouder i.h.k.v. IBT en het e-depot. Snel verzand hierdoor de focus, terwijl vrijwel iedereen het een belangrijk onderwerpt vindt.

Daarom mijn vraag binnen het BREED netwerk, of er belangstelling is om op een interdisciplinaire manier pilots op te starten t.a.v. het archiveren van raadsinformatie. NotuBiz is actief bij ongeveer de helft van alle Nederlandse gemeenten als leverancier van het Raadsinformatiesysteem, dus de kans is redelijk aanwezig dat bij uw gemeente NotuBiz software gebruikt wordt.

Of is er iemand die tegen vergelijkbare uitdagingen aanloopt en hierover van gedachten wilt wisselen?

Ik hoor het graag!

Piet van Meijeren

Weergaven: 1261

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Beste vakgenoten,

Ik mis in dezen de discussie over de verplichting tot het bewaren van videotulen (of wellicht is deze gevoerd in een ander draadje dat ik nu zo snel niet kan vinden op Breednetwerk).

Ik lees namelijk in de handreiking bij de selectielijst het volgende:

"6.14 Videotulen en verslagen gemeenteraad5

Conform resultaat 19.1.6 dienen verslagen van de Gemeenteraad permanent te worden bewaard.

In 2013 werd een rapport gepubliceerd van de vereniging van griffiers: Videotulen voor de eeuwigheid? over het spanningsveld tussen Gemeente- en Archiefwet over onder andere de archivering van videotulen.

Hier in werd duidelijk gemaakt dat er geen verplichting is om verslagen te maken.

Als ze wel zijn gemaakt, dienen deze op grond van de Archiefwet 1995 eeuwigdurend te worden bewaard.

De achterliggende gedachte hierbij is vooral dat ze niet alleen dienen als service aan de burger, maar ook rechtsgevolgen kunnen hebben.

Als er naast de gemaakte opnamen ook notulen of besluitenlijs­ten aanwezig zijn, moeten beide verslagen worden bewaard.

Videotulen zijn geen vervanging in de zin van artikel 7 van de Archiefwet voor de gangbare besluitenlijst en/of de notulen in extenso.

 

In oktober 2016 verscheen een rapport van Archief2020. Deze stelde dat indien er alleen een videoverslag is gemaakt, dit op basis van de Archiefwet een te bewaren archiefstuk is.

Deze optie past bij de huidige trend om van de raadsvergaderingen alleen een videoverslag te publiceren en geen schriftelijk verslag meer te maken.

Als er meerdere vormen van verslaglegging zijn, dus én schriftelijk én in beeld en geluid, valt (gelet op het arrest van de RvS) de keuze voor blijvende bewaring op het meest uitgebreide (informatierijke) verslag.

Een verplichting is dit echter niet; er kan ook gekozen worden om beide verslagen te bewaren, waarmee de openbaarheid van bestuur – dus het democratische en maatschappelijke belang – optimaal worden gediend.

Werd in 2013 dus nog van uitgegaan dat er een verplichting was voor het archiveren van beide versies (besluitenlijst en videotulen).

Een uitspraak van de Raad van State (ECLI:NL:RVS:2014:3756) bevestigde een bepaling in de Gemeentewet dat het maken van een vergaderverslag niet verplicht is.

Dit arrest draaide om de vraag of een gemeente een audioverslag van een raadsvergadering integraal had moeten bewaren.

 

De samenstellers van het recente rapport pleiten overigens wel voor het archiveren van videotulen vooral om het democratisch en maatschappelijk belang te dienen."

De archivering van videotulen kost in mijn optiek buitensporig veel geld, dus als het niet noodzakelijk is waarom zou je dit dan doen.

Groet,

Bram van de Ven

Over het algemeen is er consensus in gemeenteland dat videotulen bewaard moeten worden. De wetgeving in deze vastgelegd in de Gemeentewet over de verslaggeving bij gemeenteraden lijkt een beetje achter de feiten aan te lopen.

Beste Bram, wat beschouw je als buitensporig veel geld? Volgens onze ervaring zijn de kosten beperkt en zitten deze vooral in het vergaren, controleren van de archiefinformatie vanuit de diverse bronsystemen en het omzetten naar een duurzaam formaat. De kosten van opslag in het E-depot zijn beperkt mede daar veel videobestanden een lage resolutie hebben.

Bram van de Ven zei:

Beste vakgenoten,

Ik mis in dezen de discussie over de verplichting tot het bewaren van videotulen (of wellicht is deze gevoerd in een ander draadje dat ik nu zo snel niet kan vinden op Breednetwerk).

Ik lees namelijk in de handreiking bij de selectielijst het volgende:

"6.14 Videotulen en verslagen gemeenteraad5

Conform resultaat 19.1.6 dienen verslagen van de Gemeenteraad permanent te worden bewaard.

In 2013 werd een rapport gepubliceerd van de vereniging van griffiers: Videotulen voor de eeuwigheid? over het spanningsveld tussen Gemeente- en Archiefwet over onder andere de archivering van videotulen.

Hier in werd duidelijk gemaakt dat er geen verplichting is om verslagen te maken.

Als ze wel zijn gemaakt, dienen deze op grond van de Archiefwet 1995 eeuwigdurend te worden bewaard.

De achterliggende gedachte hierbij is vooral dat ze niet alleen dienen als service aan de burger, maar ook rechtsgevolgen kunnen hebben.

Als er naast de gemaakte opnamen ook notulen of besluitenlijs­ten aanwezig zijn, moeten beide verslagen worden bewaard.

Videotulen zijn geen vervanging in de zin van artikel 7 van de Archiefwet voor de gangbare besluitenlijst en/of de notulen in extenso.

 

In oktober 2016 verscheen een rapport van Archief2020. Deze stelde dat indien er alleen een videoverslag is gemaakt, dit op basis van de Archiefwet een te bewaren archiefstuk is.

Deze optie past bij de huidige trend om van de raadsvergaderingen alleen een videoverslag te publiceren en geen schriftelijk verslag meer te maken.

Als er meerdere vormen van verslaglegging zijn, dus én schriftelijk én in beeld en geluid, valt (gelet op het arrest van de RvS) de keuze voor blijvende bewaring op het meest uitgebreide (informatierijke) verslag.

Een verplichting is dit echter niet; er kan ook gekozen worden om beide verslagen te bewaren, waarmee de openbaarheid van bestuur – dus het democratische en maatschappelijke belang – optimaal worden gediend.

Werd in 2013 dus nog van uitgegaan dat er een verplichting was voor het archiveren van beide versies (besluitenlijst en videotulen).

Een uitspraak van de Raad van State (ECLI:NL:RVS:2014:3756) bevestigde een bepaling in de Gemeentewet dat het maken van een vergaderverslag niet verplicht is.

Dit arrest draaide om de vraag of een gemeente een audioverslag van een raadsvergadering integraal had moeten bewaren.

 

De samenstellers van het recente rapport pleiten overigens wel voor het archiveren van videotulen vooral om het democratisch en maatschappelijk belang te dienen."

De archivering van videotulen kost in mijn optiek buitensporig veel geld, dus als het niet noodzakelijk is waarom zou je dit dan doen.

Groet,

Bram van de Ven

Dag Hans,

Bedankt voor je reactie. Volgens mij worden de kosten van digitale opslag voor wat voor bestanden dan ook schromelijk onderschat. Maar dat is eigenlijk bezijden het punt. 

Indien er geen noodzaak is tot het bewaren van archieven lijkt me iedere euro die er aan deze archieven wordt uitgegeven er eentje teveel. Dan kun je natuurlijk twisten of het democratisch en maatschappelijk belang een noodzaak is. Maar alle euro's zijn maar één keer te spenderen.
 
Hans Mannaert zei:

Beste Bram, wat beschouw je als buitensporig veel geld? Volgens onze ervaring zijn de kosten beperkt en zitten deze vooral in het vergaren, controleren van de archiefinformatie vanuit de diverse bronsystemen en het omzetten naar een duurzaam formaat. De kosten van opslag in het E-depot zijn beperkt mede daar veel videobestanden een lage resolutie hebben.

Bram van de Ven zei:

Beste vakgenoten,

Ik mis in dezen de discussie over de verplichting tot het bewaren van videotulen (of wellicht is deze gevoerd in een ander draadje dat ik nu zo snel niet kan vinden op Breednetwerk).

Ik lees namelijk in de handreiking bij de selectielijst het volgende:

"6.14 Videotulen en verslagen gemeenteraad5

Conform resultaat 19.1.6 dienen verslagen van de Gemeenteraad permanent te worden bewaard.

In 2013 werd een rapport gepubliceerd van de vereniging van griffiers: Videotulen voor de eeuwigheid? over het spanningsveld tussen Gemeente- en Archiefwet over onder andere de archivering van videotulen.

Hier in werd duidelijk gemaakt dat er geen verplichting is om verslagen te maken.

Als ze wel zijn gemaakt, dienen deze op grond van de Archiefwet 1995 eeuwigdurend te worden bewaard.

De achterliggende gedachte hierbij is vooral dat ze niet alleen dienen als service aan de burger, maar ook rechtsgevolgen kunnen hebben.

Als er naast de gemaakte opnamen ook notulen of besluitenlijs­ten aanwezig zijn, moeten beide verslagen worden bewaard.

Videotulen zijn geen vervanging in de zin van artikel 7 van de Archiefwet voor de gangbare besluitenlijst en/of de notulen in extenso.

 

In oktober 2016 verscheen een rapport van Archief2020. Deze stelde dat indien er alleen een videoverslag is gemaakt, dit op basis van de Archiefwet een te bewaren archiefstuk is.

Deze optie past bij de huidige trend om van de raadsvergaderingen alleen een videoverslag te publiceren en geen schriftelijk verslag meer te maken.

Als er meerdere vormen van verslaglegging zijn, dus én schriftelijk én in beeld en geluid, valt (gelet op het arrest van de RvS) de keuze voor blijvende bewaring op het meest uitgebreide (informatierijke) verslag.

Een verplichting is dit echter niet; er kan ook gekozen worden om beide verslagen te bewaren, waarmee de openbaarheid van bestuur – dus het democratische en maatschappelijke belang – optimaal worden gediend.

Werd in 2013 dus nog van uitgegaan dat er een verplichting was voor het archiveren van beide versies (besluitenlijst en videotulen).

Een uitspraak van de Raad van State (ECLI:NL:RVS:2014:3756) bevestigde een bepaling in de Gemeentewet dat het maken van een vergaderverslag niet verplicht is.

Dit arrest draaide om de vraag of een gemeente een audioverslag van een raadsvergadering integraal had moeten bewaren.

 

De samenstellers van het recente rapport pleiten overigens wel voor het archiveren van videotulen vooral om het democratisch en maatschappelijk belang te dienen."

De archivering van videotulen kost in mijn optiek buitensporig veel geld, dus als het niet noodzakelijk is waarom zou je dit dan doen.

Groet,

Bram van de Ven

Maar de jurisprudentie lijkt juist het tegenovergestelde te zeggen.


 
Yvonne Welings zei:

Over het algemeen is er consensus in gemeenteland dat videotulen bewaard moeten worden. De wetgeving in deze vastgelegd in de Gemeentewet over de verslaggeving bij gemeenteraden lijkt een beetje achter de feiten aan te lopen.

Beste Bram, kosten van opslag zijn natuurlijk afhankelijk van de eigen individuele situatie/oplossing. Ben met je eens dat onnodig (archief)opslag vermeden moet worden. Daarentegen zorgt juist het archief/selectieproces dat niet te archiveren informatie vernietigd wordt en in de regel geldt dat voor het leeuwendeel deel (>80%) van de gecreëerde informatie. Of te wel archivering bespaart juist (opslag)kosten.



Bram van de Ven zei:

Dag Hans,

Bedankt voor je reactie. Volgens mij worden de kosten van digitale opslag voor wat voor bestanden dan ook schromelijk onderschat. Maar dat is eigenlijk bezijden het punt. 

Indien er geen noodzaak is tot het bewaren van archieven lijkt me iedere euro die er aan deze archieven wordt uitgegeven er eentje teveel. Dan kun je natuurlijk twisten of het democratisch en maatschappelijk belang een noodzaak is. Maar alle euro's zijn maar één keer te spenderen.
 
Hans Mannaert zei:

Beste Bram, wat beschouw je als buitensporig veel geld? Volgens onze ervaring zijn de kosten beperkt en zitten deze vooral in het vergaren, controleren van de archiefinformatie vanuit de diverse bronsystemen en het omzetten naar een duurzaam formaat. De kosten van opslag in het E-depot zijn beperkt mede daar veel videobestanden een lage resolutie hebben.

Bram van de Ven zei:

Beste vakgenoten,

Ik mis in dezen de discussie over de verplichting tot het bewaren van videotulen (of wellicht is deze gevoerd in een ander draadje dat ik nu zo snel niet kan vinden op Breednetwerk).

Ik lees namelijk in de handreiking bij de selectielijst het volgende:

"6.14 Videotulen en verslagen gemeenteraad5

Conform resultaat 19.1.6 dienen verslagen van de Gemeenteraad permanent te worden bewaard.

In 2013 werd een rapport gepubliceerd van de vereniging van griffiers: Videotulen voor de eeuwigheid? over het spanningsveld tussen Gemeente- en Archiefwet over onder andere de archivering van videotulen.

Hier in werd duidelijk gemaakt dat er geen verplichting is om verslagen te maken.

Als ze wel zijn gemaakt, dienen deze op grond van de Archiefwet 1995 eeuwigdurend te worden bewaard.

De achterliggende gedachte hierbij is vooral dat ze niet alleen dienen als service aan de burger, maar ook rechtsgevolgen kunnen hebben.

Als er naast de gemaakte opnamen ook notulen of besluitenlijs­ten aanwezig zijn, moeten beide verslagen worden bewaard.

Videotulen zijn geen vervanging in de zin van artikel 7 van de Archiefwet voor de gangbare besluitenlijst en/of de notulen in extenso.

 

In oktober 2016 verscheen een rapport van Archief2020. Deze stelde dat indien er alleen een videoverslag is gemaakt, dit op basis van de Archiefwet een te bewaren archiefstuk is.

Deze optie past bij de huidige trend om van de raadsvergaderingen alleen een videoverslag te publiceren en geen schriftelijk verslag meer te maken.

Als er meerdere vormen van verslaglegging zijn, dus én schriftelijk én in beeld en geluid, valt (gelet op het arrest van de RvS) de keuze voor blijvende bewaring op het meest uitgebreide (informatierijke) verslag.

Een verplichting is dit echter niet; er kan ook gekozen worden om beide verslagen te bewaren, waarmee de openbaarheid van bestuur – dus het democratische en maatschappelijke belang – optimaal worden gediend.

Werd in 2013 dus nog van uitgegaan dat er een verplichting was voor het archiveren van beide versies (besluitenlijst en videotulen).

Een uitspraak van de Raad van State (ECLI:NL:RVS:2014:3756) bevestigde een bepaling in de Gemeentewet dat het maken van een vergaderverslag niet verplicht is.

Dit arrest draaide om de vraag of een gemeente een audioverslag van een raadsvergadering integraal had moeten bewaren.

 

De samenstellers van het recente rapport pleiten overigens wel voor het archiveren van videotulen vooral om het democratisch en maatschappelijk belang te dienen."

De archivering van videotulen kost in mijn optiek buitensporig veel geld, dus als het niet noodzakelijk is waarom zou je dit dan doen.

Groet,

Bram van de Ven

Zoals gezegd, wetgeving loopt vaak achter, maar zeker om te kunnen voldoen aan de nieuwe Wet open overheid zou ik je standpunt toch zeker herzien.En inderdaad trek voor de Woo gerust extra budget uit.

Misschien zit ik er wat strikt in maar ik zoek naar een gedegen antwoord waar ik een advies mee kan onderbouwen. Als ik uitga van huidige wetgeving lees ik enkel dat er geen noodzaak is tot het bewaren van videotulen en dus vooralsnog ook geen noodzaak om extra kosten hiervoor te maken. Wetgeving die wellicht ooit in de toekomst zijn intrede zal doen kan volgens mij niet als uitgangspunt gelden voor huidige beslissingen waarbij de huidige wetgeving iets anders voorschrijft.

Heb je hier ook al met je griffier over gesproken? Neem aan dat jij niet alleen over deze materie gaat? Maar nogmaals verdiep je in de Woo en de ambitie van gemeenteraden in deze.

Bedankt voor je reactie Yvonne, ik neem het ter harte. We overleggen inmiddels nauw met de griffie hierover.
 
Yvonne Welings zei:

Heb je hier ook al met je griffier over gesproken? Neem aan dat jij niet alleen over deze materie gaat? Maar nogmaals verdiep je in de Woo en de ambitie van gemeenteraden in deze.

Hoi Hans,

Dank voor je aanbod, maar dat is op dit moment nog niet nodig. Ik houd je aanbod voor in de toekomst in gedachten!

Is prima.



Wouter Verdaas zei:

Hoi Hans,

Dank voor je aanbod, maar dat is op dit moment nog niet nodig. Ik houd je aanbod voor in de toekomst in gedachten!

Antwoorden op discussie

RSS

© 2019   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden