Er zijn op dit forum wel discussies over vernietigen geweest, maar ik heb nergens (misschien heb ik niet goed gezocht)) een antwoord op mijn vraag kunnen vinden: wat mag (moet) er in een verklaring van een digitale vernietiging staan? In AB 1995, artikel 8 staat dat ten minste een specificatie van de vernietigde archiefbescheiden en op grond waarvan en op welke wijze de vernietiging is geschied moet worden vastgelegd.

Bij digitale informatie komen we voor de specificatie natuurlijk bij de metadata terecht, maar als deze persoonsgegevens bevatten kunnen ze, denk ik, op grond van de AVG niet permanent bewaard blijven. En de verklaring dus ook niet. Gewoon een lijst met bijvoorbeeld 'verleende (...)vergunningen 2015-2018, 3,5 Gb vernietigd' lijkt me zinloos. Heeft iemand een model of ideeën waarbij voor een verklaring van vernietiging met de AVG is rekening gehouden? 

Weergaven: 245

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Volgens mij speelt dit probleem voornamelijk met persoonsgebonden zaken, zoals WMO-voorzieningen e.d.. Bij andere zaken zijn persoonsgegevens vaak alleen van belang tijdens de behandeling (bijvoorbeeld omgevingsvergunningen). Door de persoonsgegevens in een aparte kolom op te nemen in de vernietigingslijst zijn deze makkelijker af te schermen of te verwijderen. Je kan dan eenvoudig een lijst generen zonder persoonsgegevens.

Wij hebben ook vernietigingslijsten waarbij persoonsgegevens in de titel staat (wederom bij persoonsgebonden zaken). Wij maken hiervoor een aparte vernietigingslijst die bij overdracht naar het streekarchief uitgezonderd worden van openbaarheid. Deze oplossing verdient niet de hoofdprijs, maar is volgens ons wel voldoende.

Ik hoop dat je hier wat mee kan.

Zeker Stefan, het lijkt mij vooralsnog de beste manier van werken. Ik heb de afgelopen dagen wat geprobeerd en getest, en jouw idee van twee lijsten, aparte kolommen, ligt het meest voor de hand. De gegevenseigenaar beoordeelt een uitgebreide lijst met daarop de dossiers die vernietigd moeten worden. Een 'kale' lijst (zonder persoonsgegvens) wordt een bijlage bij de verklaring van vernietiging.

Krijg je dan ook een vernietigingslijst wanneer het systeem technisch leeggemaakt is? Legt bijvoorbeeld Functioneel beheer vast dat men zoveel dossiers of zoveel Gb daadwerkelijk heeft vernietigd? Dat doet de papiervernietiger tenslotte ook.   

Wat dat laatste mb/gb betreft, dat wordt bij ons al een paar jaar toegepast.

Ja, dat lijkt me goed! Wij komen er nu pas aan toe....

Yvonne Welings zei:

Wat dat laatste mb/gb betreft, dat wordt bij ons al een paar jaar toegepast.

Antwoorden op discussie

RSS

© 2018   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden