Sharepoint in Office 365 inzetten als DMS? - BREED - over de grenzen van informatie2024-03-29T13:58:59Zhttp://www.breednetwerk.nl/forum/topics/sharepoint-in-office-365-inzetten-als-dms?feed=yes&xn_auth=noHoi Jochem,
Er is afgelopen…tag:www.breednetwerk.nl,2017-09-11:2537796:Comment:1194032017-09-11T06:39:18.825ZJildou van der Bleshttp://www.breednetwerk.nl/profile/JildouvanderBles
<p>Hoi Jochem,</p>
<p></p>
<p>Er is afgelopen jaar inderdaad wel het eea gebeurd. Helaas hebben wij nog geen afscheid kunnen nemen van ons DMS. In ons DMS zijn een aantal processen opgenomen die we willen onderbrengen in O365. Het gaat nog even duren voor de organisaties zo ver zijn om hierop over te stappen.</p>
<p></p>
<p>In de tussen tijd zitten wij niet stil. We zijn namelijk druk bezig met onze 'Basis op Orde' te krijgen. Dit houdt in dat we een duurzaam fundament aan het bouwen zijn (onze…</p>
<p>Hoi Jochem,</p>
<p></p>
<p>Er is afgelopen jaar inderdaad wel het eea gebeurd. Helaas hebben wij nog geen afscheid kunnen nemen van ons DMS. In ons DMS zijn een aantal processen opgenomen die we willen onderbrengen in O365. Het gaat nog even duren voor de organisaties zo ver zijn om hierop over te stappen.</p>
<p></p>
<p>In de tussen tijd zitten wij niet stil. We zijn namelijk druk bezig met onze 'Basis op Orde' te krijgen. Dit houdt in dat we een duurzaam fundament aan het bouwen zijn (onze basis), waarop we in de toekomst een digitale kantoor kunnen bouwen. Bij het vormgeven van dit fundament houden we rekening met een aantal uitgangspunten:</p>
<ul>
<li>Minimaal voldoen aan wet- en regelgeving</li>
<li>Maximaal passend bij de organisatie (Ergo, we willen flexibel zijn en aansluiten bij de processen van de organisatie en niet andersom)</li>
<li>Toekomstbestendig</li>
<li>Decentraal archiveren, Centraal beheer<ul>
<li>Wij hebben te maken met veel verschillende vakgebieden en specialisaties (bijv. Forensisch, JGZ, Brandveiligheidsadviezen, etc.). Wij stellen dat één centraal DMS nooit kan voldoen aan alle eisen en wensen die worden gesteld aan de verschillende vak applicaties.</li>
</ul>
</li>
</ul>
<p></p>
<p>Het fundament bestaat uit verschillende bouwblokken. Zo hebben we aan de hand van het TMLO een basis-metadata-schema opgesteld (gericht op archiefbeheer, niet op vindbaarheid), hebben we het DSP heeeeel heeel heeel erg vereenvoudigd, is er een start gemaakt aan een kwaliteitszorgsysteem (op basis van KIDO), wordt het gebruik van een digitale handtekening vastgesteld en worden en voorzichtig plannen gesmeed voor een 'centraal informatie beheerpunt' (< we hopen nog op een betere/flitsendere naam).</p>
<p></p>
<p>We zijn echt heel leuk bezig, maar beseffen ons ook dat we er nog lang niet zijn. Maar dat geeft ook niet want wij krijgen er allemaal ontzettend veel energie van om met dit project bezig te zijn. Het is een bult werk, maar ook een olifant eet je in kleine hapjes ;)</p>
<p></p>
<p>En dan nu nog even terug naar O365.... We hopen natuurlijk dat we door deze stappen straks voorbereid zijn op de komst van O365 en voor ieder andere applicatie/oplossing. Zodra we O365 binnenhalen kan de organisatie gaan bouwen op het fundament. Hierdoor geven we het dus wel wat kaders mee (minimaal voldoen aan wet- en regelgeving), maar stellen we geen eisen aan het materiaal of de inrichting van het digitale kantoor (maximaal passend bij de organisatie).</p>
<p></p>
<p></p>
<p></p> We zijn nu een jaar verder. Z…tag:www.breednetwerk.nl,2017-09-04:2537796:Comment:1189812017-09-04T12:12:15.117ZJochem van Abelhttp://www.breednetwerk.nl/profile/JochemvanAbel
<p>We zijn nu een jaar verder. Zijn er nog ontwikkelingen te melden ??</p>
<p>We zijn nu een jaar verder. Zijn er nog ontwikkelingen te melden ??</p> Dag Marieke,
Als je veel dez…tag:www.breednetwerk.nl,2016-08-18:2537796:Comment:1040162016-08-18T10:28:14.306ZGlenn Maeshttp://www.breednetwerk.nl/profile/GlennMaes
<p>Dag Marieke,</p>
<p></p>
<p>Als je veel dezelfde dossiervorming hebt, dan kan dat inderdaad een hulp zijn. Je maakt één sjabloon en gebruikt het daarna telkens opnieuw. Dan kan je het sjabloon telkens hergebruiken, en staan de meeste instellingen en structuren goed. Het is wel geen hulp voor het rechtenbeheer, dat per site moet worden ingesteld. Ik weet wel dat daar een technische oplossing voor bestaat, maar bij ons is die nog niet geïmplementeerd. Wij moeten de rechten per site…</p>
<p>Dag Marieke,</p>
<p></p>
<p>Als je veel dezelfde dossiervorming hebt, dan kan dat inderdaad een hulp zijn. Je maakt één sjabloon en gebruikt het daarna telkens opnieuw. Dan kan je het sjabloon telkens hergebruiken, en staan de meeste instellingen en structuren goed. Het is wel geen hulp voor het rechtenbeheer, dat per site moet worden ingesteld. Ik weet wel dat daar een technische oplossing voor bestaat, maar bij ons is die nog niet geïmplementeerd. Wij moeten de rechten per site toekennen.</p>
<p></p>
<p>Sjablonen zijn voor ons niet echt mogelijk, omdat elke dienst en team een heel andere werking of dossiervorming heeft. Veel ervaring heb ik nog niet met sjablonen. Ik heb voorlopig de sjablonen enkel nog maar gebruikt om bibliotheken van de ene site naar de andere te verplaatsen.</p>
<p><br/>Groeten, <br/><br/>Glenn.</p>
<p></p> Dag Glenn,
In hoeverre kun je…tag:www.breednetwerk.nl,2016-08-17:2537796:Comment:1038192016-08-17T12:19:33.988ZMarieke Klomphttp://www.breednetwerk.nl/profile/MariekeKlomp
<p>Dag Glenn,</p>
<p>In hoeverre kun je het opbouwen van de sites vergemakkelijken door te werken met sjablonen?</p>
<p>Groeten,</p>
<p>Marieke<br></br> <br></br> <cite>Glenn Maes zei:</cite></p>
<blockquote cite="http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/sharepoint-in-office-365-inzetten-als-dms?xg_source=msg_com_forum&id=2537796%3ATopic%3A103202&page=2#2537796Comment103590"><div><div class="xg_user_generated"><p>Nog even een aanvulling op mijn vorige post: het klopt inderdaad dat er veel…</p>
</div>
</div>
</blockquote>
<p>Dag Glenn,</p>
<p>In hoeverre kun je het opbouwen van de sites vergemakkelijken door te werken met sjablonen?</p>
<p>Groeten,</p>
<p>Marieke<br/> <br/> <cite>Glenn Maes zei:</cite></p>
<blockquote cite="http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/sharepoint-in-office-365-inzetten-als-dms?xg_source=msg_com_forum&id=2537796%3ATopic%3A103202&page=2#2537796Comment103590"><div><div class="xg_user_generated"><p>Nog even een aanvulling op mijn vorige post: het klopt inderdaad dat er veel manueel configuratiewerk komt kijken bij SharePoint. Elke site moet vanaf de grond opnieuw worden opgebouwd. Je kan het uiterlijk van de sites heel mooi maken, maar je moet wel elke keer opnieuw beginnen.</p>
</div>
</div>
</blockquote> Nog even een aanvulling op mi…tag:www.breednetwerk.nl,2016-08-08:2537796:Comment:1035902016-08-08T06:35:01.914ZGlenn Maeshttp://www.breednetwerk.nl/profile/GlennMaes
<p>Nog even een aanvulling op mijn vorige post: het klopt inderdaad dat er veel manueel configuratiewerk komt kijken bij SharePoint. Elke site moet vanaf de grond opnieuw worden opgebouwd. Je kan het uiterlijk van de sites heel mooi maken, maar je moet wel elke keer opnieuw beginnen.</p>
<p>Nog even een aanvulling op mijn vorige post: het klopt inderdaad dat er veel manueel configuratiewerk komt kijken bij SharePoint. Elke site moet vanaf de grond opnieuw worden opgebouwd. Je kan het uiterlijk van de sites heel mooi maken, maar je moet wel elke keer opnieuw beginnen.</p> Hallo Jildou,
Waar ik je voo…tag:www.breednetwerk.nl,2016-08-05:2537796:Comment:1034432016-08-05T13:29:43.908ZHans Dekkerhttp://www.breednetwerk.nl/profile/HansDekker
<p>Hallo Jildou,</p>
<p></p>
<p>Waar ik je voor zou waarschuwen is om vooral niet rechtstreek in SP te werken. Voor SP is een beheerprogramma noodzakelijk. Denk daarbij aan <a href="http://www.splitvision.nl/nl/">http://www.splitvision.nl/nl/</a> en <a href="http://www.ometa.net/Pages/home.aspx">http://www.ometa.net/Pages/home.aspx</a>.</p>
<p>Op de site van Splitvision vind je heel veel informatie.</p>
<p>Bij ometa is dat minder, om een idee te krijgen hoe Ometa met een programma als BCT-Corsa…</p>
<p>Hallo Jildou,</p>
<p></p>
<p>Waar ik je voor zou waarschuwen is om vooral niet rechtstreek in SP te werken. Voor SP is een beheerprogramma noodzakelijk. Denk daarbij aan <a href="http://www.splitvision.nl/nl/">http://www.splitvision.nl/nl/</a> en <a href="http://www.ometa.net/Pages/home.aspx">http://www.ometa.net/Pages/home.aspx</a>.</p>
<p>Op de site van Splitvision vind je heel veel informatie.</p>
<p>Bij ometa is dat minder, om een idee te krijgen hoe Ometa met een programma als BCT-Corsa werkt deze video over documentarchivering bij projecten: <a href="http://videodocs.houten.nl/Corsa/Ometa/Documentarchivering_bij_projecten.wmv">http://videodocs.houten.nl/Corsa/Ometa/Documentarchivering_bij_projecten.wmv</a></p>
<p>Er wordt via Ometa in SharePoint gewerkt, de metadata om de duizenden bibliotheken, documenttypen, e.d. aan te maken wordt aangeleverd via een DSP/ZTC: die van SplitVision, SDU/VHIC, van BCT-Corsa zelf.</p>
<p>Van belang is nog te weten dat permanent te bewaren documenten in het DMS van Corsa worden gearchiveerd. Via de nieuwe TMLO integratie kunnen de dossiers/zaken naar een e-Depot.</p>
<p>Succes.</p> Hallo Jildou,
Wij zijn onlang…tag:www.breednetwerk.nl,2016-08-05:2537796:Comment:1034402016-08-05T11:54:43.416ZGlenn Maeshttp://www.breednetwerk.nl/profile/GlennMaes
<p>Hallo Jildou,</p>
<p>Wij zijn onlangs noodgedwongen overgestapt van de traditionele fileshares naar SharePoint Office 365. Wij nemen namelijk via een raamcontract met verschillende overheden dienstverlening af van één firma, en die stopte met het aanbieden van fileshares. We hebben nu in eerste instantie de informatie van de netwerkschijven 1-op-1 overgepompt naar SharePoint, en zullen dat verder uitwerken. Hierbij enkele bedenkingen:</p>
<p></p>
<p>Voordelen van SharePoint:</p>
<ol>
<li>De…</li>
</ol>
<p>Hallo Jildou,</p>
<p>Wij zijn onlangs noodgedwongen overgestapt van de traditionele fileshares naar SharePoint Office 365. Wij nemen namelijk via een raamcontract met verschillende overheden dienstverlening af van één firma, en die stopte met het aanbieden van fileshares. We hebben nu in eerste instantie de informatie van de netwerkschijven 1-op-1 overgepompt naar SharePoint, en zullen dat verder uitwerken. Hierbij enkele bedenkingen:</p>
<p></p>
<p>Voordelen van SharePoint:</p>
<ol>
<li>De informatie is overal beschikbaar, op eender welke device. Het is heel gemakkelijk om mobiele toestellen te implementeren, via MobileIron zelfs met beveiliging.</li>
<li>Het integreert met de bekende Office-pakketten.</li>
<li>Er zijn veel apps om je informatie in weer te geven (lijsten, foto- en videobibliotheken).</li>
</ol>
<p>Nadelen:</p>
<ol>
<li>Rechtenbeheer is vrij moeilijk</li>
<li>Het is moeilijk om een gemeenschappelijk klassement op te stellen voor een hele organisatie</li>
<li>Ik heb de indruk dat je het beheer van de informatie soms moet aanpassen aan (de mogelijkheden van) het systeem.</li>
<li>Het gebruik van metadata i.p.v. mappen geeft voordelen in de webweergave. Maar als je de bibliotheek in de Verkenner opent, dan krijg je een black box. Hoe kunnen we dan later naar een archiefsysteem?</li>
<li>Het is niet makkelijk om rechtstreeks mails op te slaan in SharePoint vanuit Outlook (toch niet in out-of-the-box)</li>
</ol>
<p></p>
<p>Verder ben ik nu ook nog mijn weg aan het zoeken in SharePoint, maar dit zijn zo mijn bedenkingen na een paar weken.</p> Maar hier geen "link" tag:www.breednetwerk.nl,2016-07-28:2537796:Comment:1031272016-07-28T10:49:44.802ZHenk Sligmanhttp://www.breednetwerk.nl/profile/henksligman
<p>Maar hier geen "link" </p>
<p>Maar hier geen "link" </p> Jildou ik heb via LinkedIn ee…tag:www.breednetwerk.nl,2016-07-28:2537796:Comment:1032452016-07-28T09:14:05.720ZRobert Wettinghttp://www.breednetwerk.nl/profile/RobertWetting
<p>Jildou ik heb via LinkedIn een antwoord op je vraag achtergelaten.</p>
<p>Jildou ik heb via LinkedIn een antwoord op je vraag achtergelaten.</p> Dag Yvonne, dank voor de tip!…tag:www.breednetwerk.nl,2016-07-27:2537796:Comment:1031162016-07-27T19:59:29.202ZMarieke Klomphttp://www.breednetwerk.nl/profile/MariekeKlomp
<p>Dag Yvonne, dank voor de tip!</p>
<p></p>
<p>Wat betreft de cloud: voor het buitenland gelden zeker beperkingen en andere wetgeving, waarvan de Patriot Act de bekendste is. Microsoft heeft de zaak overigens <a href="http://www.ericburger.nl/site/blog/" target="_blank">gewonnen</a>. Wat niet betekent dat je blind de cloud in moet gaan! Je moet er goed over nadenken en allerlei scenario's met voors en tegens in kaart brengen. </p>
<p>Maar: het is een ontwikkeling die gaande is en waar we op…</p>
<p>Dag Yvonne, dank voor de tip!</p>
<p></p>
<p>Wat betreft de cloud: voor het buitenland gelden zeker beperkingen en andere wetgeving, waarvan de Patriot Act de bekendste is. Microsoft heeft de zaak overigens <a href="http://www.ericburger.nl/site/blog/" target="_blank">gewonnen</a>. Wat niet betekent dat je blind de cloud in moet gaan! Je moet er goed over nadenken en allerlei scenario's met voors en tegens in kaart brengen. </p>
<p>Maar: het is een ontwikkeling die gaande is en waar we op zullen moeten inspelen.<br/> <br/> <cite>Yvonne Welings zei:</cite></p>
<blockquote cite="http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/sharepoint-in-office-365-inzetten-als-dms#2537796Comment103314"><div><div class="xg_user_generated">Marieke, voor het buitenland gelden wel beperkingen zoals de Patriot Act.<br/> Zie ook <a href="http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/overheidsdocumenten-buiten-de-eu" target="_blank">http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/overheidsdocumenten-buiten-...</a><br/> <br/> Bij twijfel neem contact op met de IBD.<br/> <br/> In verband met sharepoint is het misschien nog een idee om eens op werkbezoek te gaan bij de gemeente Breda ?</div>
</div>
</blockquote>