wie o wie heeft er ervaring met rapportage over de informatiehuishouding?

wat rapporteer je zoal? Kwantitatief en kwalitatief aspecten?

Weergaven: 206

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Op BREED kennen we een aparte groep archieftoezicht. 

Ter voorbereiding van de wet RGT is er in 2013 handreiking van de VNG gepubliceerd, zie deze https://vng.nl/files/vng/nieuws_attachments/2013/20130418-verantwoo...

Met de nieuwe Wet open overheid zal de vrijblijvendheid om niet te rapporteren afnemen schat ik in: http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/digitale-informatiehuishoud...

Dank voor de info. Het helpt me al een goede weg op.

worden er ook nog rapportages gebruikt die meer ingaan op aantallen? Zodat bijvoorbeeld een dashboard visueel inzicht kan geven in de informatie stromen? Bijv. Aantal open dossiers/zaken, aantal te archiveren dossiers, omvang, etc.?

Dat was er wel, maar helaas is de toezichtinformatie Archiefwet op waarstaatjegemeente verdwenen, ik hoop nog steeds op een soort doorstart via open raadsinformatie. Bij andere bestuurslagen heb ik geen zicht hoe systematisch dit is ingericht. Het Rijk kent de erfgoedinspectie.

Wat benchmarks betreft is er meen ik een tweejaarlijkse DIV benchmark bij gemeenten, je zou eens dit na kunnen vragen bij Martin Jochems van de gemeente Apeldoorn, ook

lid van BREED.

 

Ok, dank voor de info!

Het hangt er een beetje op voor welke organisatie je dit doet, waar deze staat in zn ontwikkeling en hoe de processen binnen die organisatie zijn ingericht.

- Je kunt op strategisch en tactisch niveau verschillende handreikingen gebruiken, dit is voor de gemeenten de KIDO (Kwaliteitssysteem Informatiebeheer Decentrale Overheden), en voor het Rijk het toetsingskader van de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed). Er is ook Rodin, die zich meer focust op het digitale informatiebeheer en van toepassing kan zijn op gemeenten en rijk. Al is dit meer een bundeling. Zo heeft de laatste bijvoorbeeld ook gekeken naar de Baseline Informatiehuishouding Rijksoverheid. Je kunt hier een dashboard gebruiken op basis van een van de handreikingen.

- Als het gaat om het operationeel niveau, hangt het een beetje op wat je controleert. Een hoop organisaties hebben een archiefstap ingebouwd in DMS of zaakysteem, waarbij gekeken wordt of een dossier volledig en betrouwbaar is. Je zal dan kunnen rapporteren over de correctheid van de aangeleverde dossiers. Op basis van de velden die je inricht kun je uiteraard mooie rapportages maken en weergeven wat voor welke afdeling de percentages zijn waarop DIV/Informatiebeheer moet ingrijpen.

Kortom; het is een vrij brede vraag die je stelt ;) ik gok dat je de laatste bedoelt, maar dan zijn je rapportages dus puur een product van het proces wat je hebt ingericht rondom (digitaal) informatiebeheer.

Het gaat in eerste instantie over het operationele niveau. Organisatie onderdelen hebben hun archief dienstverlening uitbesteed, maar dat gaat vooral over het formele archief dat via post en RMA verloopt richting vernietiging of eDepot. Het DMS deel zijn ze (naast ordeningstructuren etc) zelf verantwoordelijk voor, qua vulling en voor overdracht richting RMA. Het gaat hierbij dan met name om beleidsdossiers en niet zaakgerichte dossiers.

Als je zo’n organisatie onderdeel wil informeren over hun informatiehuishouding en wil adviseren daarover, kunnen rapportages of dashboards handig zijn. Gebaseerd op feiten uit de dashboard/rapportages een onderbouwd advies kunnen geven hoe ze hun voornamelijk dynamische archief of samenwerk functionaliteit beter op orde kunnen brengen. Ik was benieuwd of er organisaties zijn die daar mee bezig zijn, wat ze rapporteren, etc. 

Onderdelen zijn metadata, bestandsformaten, vernietiging, kwantiteit en kwaliteit. De laatste twee zou je moeten toetsen bijvoorbeeld middels steekproeven, hoe volledig zijn de dossiers, sluiten gebruikers hun dossiers/zaken af? Archivering staat niet alleen en heeft een sterke verbinding met AVG en informatiebeveiliging. De beheersomgeving zelf is voorzien van kaders en richtlijnen, neem

ik aan? Zo niet, audit die omgeving. 

Antwoorden op discussie

RSS

© 2019   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden