Beste Breed-leden,

Samen met collega's heb ik de procedure, die onze organisatie hanteert voor het vernietigen van documenten, eens onder de loep genomen. We hebben gekeken of deze nog up to date is. 

Nu ben ik ergens tegen aangelopen en ik hoop op jullie reactie/input!

In verschillende procedures die ik op internet terug kan vinden wordt genoemd dat de selectielijst voor vernietiging naar betreffende organisatieonderdelen wordt gestuurd ter beoordeling (met als grondslag het driehoeksoverleg).

Artikel 3 van het Archiefbesluit beschrijft dat onderstaande partijen betrokken moeten zijn bij het opstellen van de selectielijst:

  • a. de persoon die hij binnen zijn organisatie uit hoofde van diens verantwoordelijkheid voor de informatiehuishouding daartoe heeft aangewezen;

  • b. indien deze is benoemd de archivaris die de beheerder is van de archiefbewaarplaats die is bestemd of mede is bestemd voor de bewaring van de archiefbescheiden van de zorgdrager;

  • c.in afwijking van onderdeel b de algemene rijksarchivaris indien de in dat onderdeel bedoelde archiefbewaarplaats een rijksarchiefbewaarplaats is;

  • d.een deskundige op het terrein van de relatie tussen burger en overheid en de betekenis van overheidsinformatie voor deze relatie.

Ook kan ik terug vinden dat artikel 3 van het AB in 2012 is gewijzigd en dat hiermee de basis voor het driehoeksoverleg is komen te vervallen, en is vervangen door het SIO (https://zoek.officielebekendmakingen.nl/stb-2012-444.html ) 

Mijn vraag:

- Hoe wordt er in jullie organisatie omgegaan met de selectie en vernietiging?

- Gaat de lijst met de te vernietigen documenten langs organisatieonderdelen?

- & Waarom pakken jullie dit zo aan? 

Ik hoor het graag!

Groeten,

Anouk

Weergaven: 305

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Alle gemeenten in Nederland hebben de VNG in deze gemandateerd die selectielijst vast te stellen.

Hallo Yvonne, 

Bedankt voor jou reactie!

Mijn vraag gaat specifiek over de lijst met de te vernietigen stukken die aan de hand van de selectielijst van de VNG zijn geidentificeerd. Wie wordt er bij dit proces betrokken voordat er wordt overgegaan tot het daadwerkelijk vernietigen? 



Yvonne Welings zei:

Alle gemeenten in Nederland hebben de VNG in deze gemandateerd die selectielijst vast te stellen.

Goedemorgen Anouk,

Bij mijn vorige werkgever gebruikte we de volgende werkwijze.

Stap 1: uit het DMS wordt een lijst gedraaid met alle te vernietigen dossiers

Stap 2: de lijst wordt door DIV doorgelopen en worden mogelijk de eerste aanpassingen gedaan. Denk aan bijvoorbeeld

dossiers met verkeerde termijnen. Deze worden zonodig gecorrigeerd.

Stap 3: de lijst wordt uitgezet naar de diverse afdelingen ter inzage en commentaar.

Stap 4: het commentaar wordt besproken en waar nodig de termijnen aangepast.

Stap 5: de gecorrigeerde lijst wordt ter goedkeuring aangeboden aan gemeentearchivaris

Stap 6: na goedkeuring en besluit tot vernietiging worden de dossiers daadwerkelijk vernietigd.

Volgens mij gaat het bij de meeste gemeente zo.

Het artikel uit de AW die jij noemt gaat over het opzetten van een selectielijst. Dat is iets anders als een lijst met daarop te vernietigen documenten/dossiers.

Groet Jan-Jaap

Dag Anouk,

In onze organisatie doorlopen we in het kort deze stappen:

- Regelen van een (al dan niet doorlopende) machtiging tot vernietiging bij de archivaris.

- Controle van de lijst door de proceseigenaar

- Na zijn/haar groen licht volgt het vernietigen van de informatieobjecten

- Opstellen en ondertekenen van de vernietigingsverklaring door proceseigenaar en clusterdirecteur.

Mvg,

Bram

Goedemorgen Jan-Jaap,

Dank je wel voor je reactie! 

Jan-Jaap Fleurke zei:

Goedemorgen Anouk,

Bij mijn vorige werkgever gebruikte we de volgende werkwijze.

Stap 1: uit het DMS wordt een lijst gedraaid met alle te vernietigen dossiers

Stap 2: de lijst wordt door DIV doorgelopen en worden mogelijk de eerste aanpassingen gedaan. Denk aan bijvoorbeeld

dossiers met verkeerde termijnen. Deze worden zonodig gecorrigeerd.

Stap 3: de lijst wordt uitgezet naar de diverse afdelingen ter inzage en commentaar.

Stap 4: het commentaar wordt besproken en waar nodig de termijnen aangepast.

Stap 5: de gecorrigeerde lijst wordt ter goedkeuring aangeboden aan gemeentearchivaris

Stap 6: na goedkeuring en besluit tot vernietiging worden de dossiers daadwerkelijk vernietigd.

Volgens mij gaat het bij de meeste gemeente zo.

Het artikel uit de AW die jij noemt gaat over het opzetten van een selectielijst. Dat is iets anders als een lijst met daarop te vernietigen documenten/dossiers.

Groet Jan-Jaap

Bedankt voor je reactie Bram!

Bram van de Ven zei:

Dag Anouk,

In onze organisatie doorlopen we in het kort deze stappen:

- Regelen van een (al dan niet doorlopende) machtiging tot vernietiging bij de archivaris.

- Controle van de lijst door de proceseigenaar

- Na zijn/haar groen licht volgt het vernietigen van de informatieobjecten

- Opstellen en ondertekenen van de vernietigingsverklaring door proceseigenaar en clusterdirecteur.

Mvg,

Bram

Hallo Yvonne,

Oke, Helder, dank je wel! Ik ga me er nog verder in verdiepen. 

Yvonne Welings zei:

In januari organiseert een aantal regionale archiefdiensten in het kader van de ThemaTiendaagse Vernietiging een praktische cursus over vernietigen. Daarin komen onder meer zaken aan bod als het opstellen van een vernietigingslijst en het te volgen proces.

Misschien zit de archiefdienst waar jullie bij zijn aangesloten er toevallig ook tussen? De deelnemende archiefinstellingen (plus één provincie) zijn:

- Archief Eemland
- Gemeentearchief Venlo
- Provincie Noord-Holland
- Regionaal Archief Rivierenland
- Regionaal Historisch Centrum Eindhoven
- Tresoar (Leeuwarden)
- Zeeuws Archief
In principe zijn het gesloten bijeenkomsten bedoeld voor medewerkers van organisaties die bij deze archiefinstellingen zijn aangesloten, zij worden hiervoor rechtstreeks door de archiefinstelling uitgenodigd. Mocht die van jullie er niet tussen zitten, dan zou je natuurlijk kunnen informeren of er ergens nog een plekje beschikbaar is. En zo niet: het cursusmateriaal wordt na afloop ook op KIA gepubliceerd.

Bedankt voor je reactie Rens! ik ga er naar kijken. 

Rens zei:

In januari organiseert een aantal regionale archiefdiensten in het kader van de ThemaTiendaagse Vernietiging een praktische cursus over vernietigen. Daarin komen onder meer zaken aan bod als het opstellen van een vernietigingslijst en het te volgen proces.

Misschien zit de archiefdienst waar jullie bij zijn aangesloten er toevallig ook tussen? De deelnemende archiefinstellingen (plus één provincie) zijn:

- Archief Eemland
- Gemeentearchief Venlo
- Provincie Noord-Holland
- Regionaal Archief Rivierenland
- Regionaal Historisch Centrum Eindhoven
- Tresoar (Leeuwarden)
- Zeeuws Archief
In principe zijn het gesloten bijeenkomsten bedoeld voor medewerkers van organisaties die bij deze archiefinstellingen zijn aangesloten, zij worden hiervoor rechtstreeks door de archiefinstelling uitgenodigd. Mocht die van jullie er niet tussen zitten, dan zou je natuurlijk kunnen informeren of er ergens nog een plekje beschikbaar is. En zo niet: het cursusmateriaal wordt na afloop ook op KIA gepubliceerd.

Antwoorden op discussie

RSS

© 2019   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden