Personeelsdossier in Youforce archiveren - BREED - over de grenzen van informatie2024-03-29T06:04:12Zhttp://www.breednetwerk.nl/forum/topics/personeelsdossier-in-youforce-archiveren?commentId=2537796%3AComment%3A97591&feed=yes&xn_auth=no@ Maria, dat laatste lijkt me…tag:www.breednetwerk.nl,2019-09-10:2537796:Comment:1450852019-09-10T08:30:29.264ZYvonne Welingshttp://www.breednetwerk.nl/profile/YvonneWelings
<p>@ Maria, dat laatste lijkt me zeer zinvol. In eerder stadium heeft RAET aangegeven GIBIT niet te erkennen, overigens de andere leveranciers op HRM gebied ook niet. ik heb wel eens gedacht, moeten we in plaats van archiveren by design niet overgaan op aanbesteden by design? Eenmaal een systeem aangeschaft, verander je niet zo snel. </p>
<p>@ Maria, dat laatste lijkt me zeer zinvol. In eerder stadium heeft RAET aangegeven GIBIT niet te erkennen, overigens de andere leveranciers op HRM gebied ook niet. ik heb wel eens gedacht, moeten we in plaats van archiveren by design niet overgaan op aanbesteden by design? Eenmaal een systeem aangeschaft, verander je niet zo snel. </p> YouForce kent bewaartermijnen…tag:www.breednetwerk.nl,2019-09-10:2537796:Comment:1447842019-09-10T08:19:49.748ZMaria Willemshttp://www.breednetwerk.nl/profile/MariaWillems
<p>YouForce kent bewaartermijnen op documentsoorten op basis van een ingangsdatum. Bij bijvoorbeeld Ouderschapsverlof is dat geen goede startdatum voor een bewaartermijn. Wij hebben enkele jaren geleden de keuze gemaakt om de bewaartermijn in deze gevallen te verruimen naar de maximaal mogelijke einddatum, maar ook daar zitten nadelen aan. We gaan dat nog weer opnieuw bekijken.</p>
<p>Verder is HR erg huiverig voor het daadwerkelijk vernietigen op basis van de toegekende documentsoorten: uit…</p>
<p>YouForce kent bewaartermijnen op documentsoorten op basis van een ingangsdatum. Bij bijvoorbeeld Ouderschapsverlof is dat geen goede startdatum voor een bewaartermijn. Wij hebben enkele jaren geleden de keuze gemaakt om de bewaartermijn in deze gevallen te verruimen naar de maximaal mogelijke einddatum, maar ook daar zitten nadelen aan. We gaan dat nog weer opnieuw bekijken.</p>
<p>Verder is HR erg huiverig voor het daadwerkelijk vernietigen op basis van de toegekende documentsoorten: uit controles is gebleken dat documentsoorten niet altijd correct zijn/worden toegekend. Het schrikbeeld is dan ook dat belangrijke stukken per ongeluk vernietigd zouden kunnen worden. Alternatief is dan het aloude vernietigen van het PD 10 jaar na uit dienst. Met de consequentie dat je onderdelen langer bewaard dan nodig is of mag.</p>
<p>Overigens vind ik binnen YouForce het onderscheid tussen het 'dossier' en de overige informatie in het systeem niet zo zinvol.</p>
<p></p>
<p>@Yvonne: in een oudere bijdrage zei je iets over overleg dat gaande was met Raet. Heeft dat iets opgeleverd, loopt dat nog? Is het zinvol om als collectief met Raet om tafel te gaan?</p>
<p></p> De vakbladen staan vol over a…tag:www.breednetwerk.nl,2019-09-10:2537796:Comment:1449292019-09-10T07:09:12.778ZYvonne Welingshttp://www.breednetwerk.nl/profile/YvonneWelings
<p>De vakbladen staan vol over archivering by design, dat wil zeggen vanaf het moment van creatie duurzaam digitaal archiefbeheer borgen. Met de Woo wordt digitaal duurzaam archiefbeheer nog belangrijker.</p>
<p> Dat is een ander punt bij Youforce om zorgen over te hebben. Ik ken geen enkele audit op archiefbeheer en RAET geeft zelf actief geen info op dit gebied. Dat ligt anders bij ADP Workforce, daar zijn wel audits van bekend. Maar het kan nog anders, je kunt deze systemen inzetten voor de…</p>
<p>De vakbladen staan vol over archivering by design, dat wil zeggen vanaf het moment van creatie duurzaam digitaal archiefbeheer borgen. Met de Woo wordt digitaal duurzaam archiefbeheer nog belangrijker.</p>
<p> Dat is een ander punt bij Youforce om zorgen over te hebben. Ik ken geen enkele audit op archiefbeheer en RAET geeft zelf actief geen info op dit gebied. Dat ligt anders bij ADP Workforce, daar zijn wel audits van bekend. Maar het kan nog anders, je kunt deze systemen inzetten voor de workflow, maar het beheer van de documenten zelf elders borgen. Dat doen niet veel gemeenten, maar enkelen denken wel na over de ridico’s In deze. </p> Dag Yvonne,
Ik sluit me aan b…tag:www.breednetwerk.nl,2019-09-10:2537796:Comment:1449262019-09-10T06:37:30.656ZEelco Lelieveldhttp://www.breednetwerk.nl/profile/EelcoLelieveld
<p>Dag Yvonne,</p>
<p>Ik sluit me aan bij jouw conclusie.</p>
<p>Met een aantal Twentse gemeenten gebruiken we ook Youforce. De afgelopen tijd hebben we intensief overleg gehad over de bewaartermijnen per documentsoort in Youforce. Nu we op het punt zijn dat we dat voor ieder documentsoort hebben vastgesteld, kom ik tot de conclusie dat we er daarmee volgens mij niet zijn. Bewaartermijnen op documentniveau sluit niet aan bij de selectielijst die van processen uitgaat. Iets wat in deze discussie…</p>
<p>Dag Yvonne,</p>
<p>Ik sluit me aan bij jouw conclusie.</p>
<p>Met een aantal Twentse gemeenten gebruiken we ook Youforce. De afgelopen tijd hebben we intensief overleg gehad over de bewaartermijnen per documentsoort in Youforce. Nu we op het punt zijn dat we dat voor ieder documentsoort hebben vastgesteld, kom ik tot de conclusie dat we er daarmee volgens mij niet zijn. Bewaartermijnen op documentniveau sluit niet aan bij de selectielijst die van processen uitgaat. Iets wat in deze discussie al eerder opgemerkt is. Dat levert m.i. een probleem op voor zaken als bezwaar en re-integratie. Ook het gegeven van een procestermijn (zoals een looptijd) kan in Youforce niet ingericht worden.</p>
<p>Kortom: Youforce en selectielijst, ofwel archiefbeheer, is geen goede combinatie.</p>
<p>Voorlopig zullen we het er echter mee moeten doen. Ik ben dan ook benieuwd hoe andere gemeenten omgaan met het vernietigen op documentniveau i.p.v. procesniveau en de procestermijn uit de selectielijst.</p> Wij in Tilburg hebben inmidde…tag:www.breednetwerk.nl,2019-09-09:2537796:Comment:1449152019-09-09T15:06:40.185ZYvonne Welingshttp://www.breednetwerk.nl/profile/YvonneWelings
<p>Wij in Tilburg hebben inmiddels vastgesteld dat Youforce en de selectielijst een ongelukkige combi is. personeekszaken en het SIO zijn een oplossing aan het uitwerken, ik kan helaas in dit stadium nog geen openheid van zaken geven. </p>
<p>Wij in Tilburg hebben inmiddels vastgesteld dat Youforce en de selectielijst een ongelukkige combi is. personeekszaken en het SIO zijn een oplossing aan het uitwerken, ik kan helaas in dit stadium nog geen openheid van zaken geven. </p> Mee eens. Het gaat echter nie…tag:www.breednetwerk.nl,2019-02-01:2537796:Comment:1373442019-02-01T09:37:51.556ZWim van Loonhttp://www.breednetwerk.nl/profile/WvanLoon
<p>Mee eens. Het gaat echter niet om grote aantallen. Ze vragen dus wel wat persoonlijke aandacht.</p>
<p>Mee eens. Het gaat echter niet om grote aantallen. Ze vragen dus wel wat persoonlijke aandacht.</p> Niet alle personeelsdossiers…tag:www.breednetwerk.nl,2019-02-01:2537796:Comment:1372522019-02-01T09:31:08.481ZYvonne Welingshttp://www.breednetwerk.nl/profile/YvonneWelings
<p>Niet alle personeelsdossiers worden vernietigd, denk aan het PD van de burgemeester, gemeentesecretaris en andere sleutelfiguren. Dat wordt bepaald in je plaatselijke SIO.</p>
<p>Vaak is het PD van de burgemeester in beheer bij de gemeenteraad.</p>
<p>Niet alle personeelsdossiers worden vernietigd, denk aan het PD van de burgemeester, gemeentesecretaris en andere sleutelfiguren. Dat wordt bepaald in je plaatselijke SIO.</p>
<p>Vaak is het PD van de burgemeester in beheer bij de gemeenteraad.</p> Waarom zou je die dossiers in…tag:www.breednetwerk.nl,2019-02-01:2537796:Comment:1373382019-02-01T08:49:07.712ZWim van Loonhttp://www.breednetwerk.nl/profile/WvanLoon
<p>Waarom zou je die dossiers inderdaad in een e-depot plaatsen? Personeelsdossiers zijn op termijn te vernietigen. Breng ze eventueel over naar een digitaal archief (RMA) of laat ze anders gewoon in YouForce staan. Er moet wel een tool en een aandachtspunt zijn op ze/de data op tijd te verwijderen/vernietigen.</p>
<p>Waarom zou je die dossiers inderdaad in een e-depot plaatsen? Personeelsdossiers zijn op termijn te vernietigen. Breng ze eventueel over naar een digitaal archief (RMA) of laat ze anders gewoon in YouForce staan. Er moet wel een tool en een aandachtspunt zijn op ze/de data op tijd te verwijderen/vernietigen.</p> Je ziet steeds meer dat afges…tag:www.breednetwerk.nl,2019-01-30:2537796:Comment:1370202019-01-30T09:36:19.792ZMarc Bonneshttp://www.breednetwerk.nl/profile/MarcBonnes
<p>Je ziet steeds meer dat afgesloten dossiers worden uitgeplaatst in een eDepot. Dan komt het TMLO om de hoek kijken<br></br> <br></br> <cite>jack karelse zei:</cite></p>
<blockquote cite="http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/personeelsdossier-in-youforce-archiveren?id=2537796%3ATopic%3A97197&page=3#2537796Comment110401"><div><div class="xg_user_generated"><p>ALs ik de discussie zo zie, dan heb ik het idee dat we wel erg verkokerd naar de materie kijken. Maken we het niet moeilijker dan…</p>
</div>
</div>
</blockquote>
<p>Je ziet steeds meer dat afgesloten dossiers worden uitgeplaatst in een eDepot. Dan komt het TMLO om de hoek kijken<br/> <br/> <cite>jack karelse zei:</cite></p>
<blockquote cite="http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/personeelsdossier-in-youforce-archiveren?id=2537796%3ATopic%3A97197&page=3#2537796Comment110401"><div><div class="xg_user_generated"><p>ALs ik de discussie zo zie, dan heb ik het idee dat we wel erg verkokerd naar de materie kijken. Maken we het niet moeilijker dan nodig?<br/><br/></p>
<p>Wat is het probleem dat YouForce niet TMLO-conform is ingericht? Het is een toepassing voor het beheer van personeelsinformatie, niet voor archivering.<br/>Koppelen met DMS/e-depot: waarom? Is dit echt nodig?<br/><br/>Aan welke eisen voldoet You Force wel? Wat blijft er dan nog over dat niet in orde is? Dat de toepassing van de selectielijst wat aanpassing vereist: prima toch? Laat daarbij zien dat je verstand van zaken hebt, maar ga niet zitten emmeren dat selectielijst en toepassing niet helemaal 1-op-1 op elkaar passen. Dat is nog nooit het geval geweest. <br/><br/><br/><br/><br/></p>
</div>
</div>
</blockquote> Dag Mart, Ik ben benieuwd of…tag:www.breednetwerk.nl,2018-03-29:2537796:Comment:1266112018-03-29T11:34:43.592ZMaria Willemshttp://www.breednetwerk.nl/profile/MariaWillems
<p>Dag Mart, Ik ben benieuwd of jullie inderdaad tot dezelfde conclusie komen over de brondatum archiefprocedure. Het is nooit uit te sluiten dat personeelsbeheer bij ons ook niet alle ins en outs van het systeem kennen en dat er meer mogelijk is dan we nu zien. Ik hoor het graag als jullie zo ver zijn.</p>
<p>Maria<br></br> <br></br> <cite>Mart Mommers zei:…</cite></p>
<p>Dag Mart, Ik ben benieuwd of jullie inderdaad tot dezelfde conclusie komen over de brondatum archiefprocedure. Het is nooit uit te sluiten dat personeelsbeheer bij ons ook niet alle ins en outs van het systeem kennen en dat er meer mogelijk is dan we nu zien. Ik hoor het graag als jullie zo ver zijn.</p>
<p>Maria<br/> <br/> <cite>Mart Mommers zei:</cite></p>
<blockquote cite="http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/personeelsdossier-in-youforce-archiveren?commentId=2537796%3AComment%3A126518&xg_source=msg_com_forum#2537796Comment126518"><div><div class="xg_user_generated"><p>In Tilburg bekijken we, op basis van een RODIN toets of Youforce voldoende functionaliteit heeft om als formele archiefbeheeromgeving te functioneren. Door de HR afdeling is onlangs een concept handboek digitaal persoonsdossier opgeleverd. Ondanks dat we als DIV zeer betrokken zijn bij de inrichting van Youforce en dus het opstellen van bewaar-en vernietigingsregels zien we dat om praktische reden soms inderdaad wordt afgeweken van de termijnen genoemd in de selectielijst. Of dat kan en is toegestaan, vooral met het oog op de AVG, zal nog duidelijk moeten worden; afwijkende bewaartermijnen leggen wij voor aan het SIO. Mij was (nog) niet bekend dat de startdatum van het proces als brondatum archiefprocedure wordt gebruikt; dat gaan we nog na. </p>
<blockquote cite="http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/personeelsdossier-in-youforce-archiveren?xg_source=activity&id=2537796%3ATopic%3A97197&page=4#2537796Comment126378"><div><div class="xg_user_generated"><p>Wij gebruiken ook YouForce en PDOL en hebben een Vervangingsbesluit. Het overzetten van stukken naar een extern DMS/RMA lost niet zo veel op, want stukken en gegevens blijven ook in YouForce staan. De verplichting tot vernietiging moet je dan op twee plekken invullen. Het overdragen van te bewaren stukken (dat zijn er niet zo veel) naar een extern RMA of e-Depot is gezien de beperkte hoeveelheid nog wel op te lossen.</p>
<p>In de praktijk blijken we nu echter toch tegen een paar dingen op te lossen die niet goed zitten in YouForce.<br/>De bewaartermijnen blijken ingericht te zijn op basis van startdatum van een proces in plaats van op einddatum van een proces. Dat levert bij een aantal onderwerpen (bijv. ouderschapsverlof) problemen op. Dat lossen we nu op door de bewaartermijn te verlengen naar de maximaal voorkomende looptijd van dit soort processen, maar daarmee bewaar je in sommige gevallen stukken weer te lang.</p>
<p>Verder liggen er in Raet ook allerlei dingen vast buiten het de dossiermodule. Zoals verlof, verzuim, flex benefits en performance management. Mijns inziens allemaal onderdelen van een dossier waar ook bewaartermijnen voor zouden moeten gelden.</p>
<p></p>
<p>Dit zijn dingen die niet zomaar aangepast kunnen worden. Daar hebben we Raet bij nodig en ik denk dat Raet niet op verzoek van één gemeente hiermee aan de slag gaat.</p>
<p>Ik zoek daarom vanuit Gemeente Zwolle (plus Gemeente Kampen en Provincie Overijssel) medestanders om samen met Raet de discussie aan te kunnen gaan. Wie voelt hier voor?</p>
</div>
</div>
</blockquote>
</div>
</div>
</blockquote>