De wens leeft in onze organisatie om de 'personeelsdossier'-functie van Youforce te gaan gebruiken. Voor degenen die dat niet kennen: Youforce is de het cloud-p&o-systeem van Raet.

Tot nu toe werd het zaaksysteem gebruikt voor het behandelen en archiveren van p&o-gerelateerde stukken. Het idee zou dan ook zijn om het zaaksysteem helemaal niet meer te gebruiken voor p&o-documenten. Als we even vergeten dat je dan ook een aantal zaakbehandelings-functionaliteiten niet meer hebt (want die zitten niet/niet allemaal in Youforce), vraag ik me af wat hiervoor nodig is vanuit het perspectief van archiefbeheer. Op de eerste plaats zijn afspraken nodig mbt beschikbaarheid, informatieveiligheid en een exit-strategie. Maar je moet ook afspraken maken mbt naleving van archiefwet, -regeling en -besluit. En nadenken over bv. vernietiging.

Kortom: die doe je niet zo maar 'even'. Wie heeft ervaring met zo'n traject en is bereid deze ervaringen te delen? Eventuele andere suggesties of opmerkingen zijn uiteraard welkom.

Vriendelijke groet,

Jaap de Jonge

Weergaven: 4455

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Wij in Tilburg hebben inmiddels vastgesteld dat Youforce en de selectielijst een ongelukkige combi is. personeekszaken en het SIO zijn een oplossing aan het uitwerken, ik kan helaas in dit stadium nog geen openheid van zaken geven. 

Dag Yvonne,

Ik sluit me aan bij jouw conclusie.

Met een aantal Twentse gemeenten gebruiken we ook Youforce. De afgelopen tijd hebben we intensief overleg gehad over de bewaartermijnen per documentsoort in Youforce. Nu we op het punt zijn dat we dat voor ieder documentsoort hebben vastgesteld, kom ik tot de conclusie dat we er daarmee volgens mij niet zijn. Bewaartermijnen op documentniveau sluit niet aan bij de selectielijst die van processen uitgaat. Iets wat in deze discussie al eerder opgemerkt is. Dat levert m.i. een probleem op voor zaken als bezwaar en re-integratie. Ook het gegeven van een procestermijn (zoals een looptijd) kan in Youforce niet ingericht worden.

Kortom: Youforce en selectielijst, ofwel archiefbeheer, is geen goede combinatie.

Voorlopig zullen we het er echter mee moeten doen. Ik ben dan ook benieuwd hoe andere gemeenten omgaan met het vernietigen op documentniveau i.p.v. procesniveau en de procestermijn uit de selectielijst.

De vakbladen staan vol over archivering by design, dat wil zeggen vanaf het moment van creatie duurzaam digitaal archiefbeheer borgen. Met de Woo wordt digitaal duurzaam archiefbeheer nog belangrijker.

 Dat is een ander punt bij Youforce om zorgen over te hebben. Ik ken geen enkele audit op archiefbeheer en RAET geeft zelf actief geen info op dit gebied. Dat ligt anders bij ADP Workforce, daar zijn wel audits van bekend. Maar het kan nog anders, je kunt deze systemen inzetten voor de workflow, maar het beheer van de documenten zelf elders borgen. Dat doen niet veel gemeenten, maar enkelen denken wel na over de ridico’s  In deze. 

YouForce kent bewaartermijnen op documentsoorten op basis van een ingangsdatum. Bij bijvoorbeeld Ouderschapsverlof is dat geen goede startdatum voor een bewaartermijn. Wij hebben enkele jaren geleden de keuze gemaakt om de bewaartermijn in deze gevallen te verruimen naar de maximaal mogelijke einddatum, maar ook daar zitten nadelen aan. We gaan dat nog weer opnieuw bekijken.

Verder is HR erg huiverig voor het daadwerkelijk vernietigen op basis van de toegekende documentsoorten: uit controles is gebleken dat documentsoorten niet altijd correct zijn/worden toegekend. Het schrikbeeld is dan ook dat belangrijke stukken per ongeluk vernietigd zouden kunnen worden. Alternatief is dan het aloude vernietigen van het PD 10 jaar na uit dienst. Met de consequentie dat je onderdelen langer bewaard dan nodig is of mag.

Overigens vind ik binnen YouForce het onderscheid tussen het 'dossier' en de overige informatie in het systeem niet zo zinvol.

@Yvonne: in een oudere bijdrage zei je iets over overleg dat gaande was met Raet. Heeft dat iets opgeleverd, loopt dat nog? Is het zinvol om als collectief met Raet om tafel te gaan?

@ Maria, dat laatste lijkt me zeer zinvol. In eerder stadium heeft RAET aangegeven GIBIT niet te erkennen, overigens de andere leveranciers op HRM gebied ook niet. ik heb wel eens gedacht, moeten we in plaats van archiveren by design  niet overgaan op aanbesteden by design? Eenmaal een systeem aangeschaft, verander je niet zo snel. 

Antwoorden op discussie

RSS

© 2019   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden