Tijdens de e-depot sessie is door OCW/Content-strategie in een presentatiede vraag gesteld of je dat wel/niet moet doen. Het is een dillemma. In de proeftuin e-mailbewaring, zie pilotstarter, werd o.a. door Divault een mapping met exchange uitgevoerd. Advies is vervolg te geven om algoritmen te ontwikkelen. Kandidaat-deelnemers voor een field-lab (uitwerking) kunnen zich per mail en motivaitie van de te leveren bijdrage aan de field-lab melden bij andre.plat@vng.nl

Weergaven: 476

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

De laatste tijd lees ik steeds vaker over het gebruik van de zoekapplicatie My-Lex ten behoeve van het e-depot. Hoe verhoudt deze oplossingsfunctie ten opzichte van de nog ontwikkelen functies?

Hoi Yvonne, MyLex is een applicatie die zoek-functionaliteit biedt op het gemeentelijk domein. Er zullen zeker 'strings' en 'regels' zijn die herbruikbaar zijn. We nemen contact op met hen om te zien of we tot synergie kunnen komen. Dubbel is niet nodig, meerdere initiatieven naast elkaar bijna niet uit te sluiten.

Wij beogen beheerfunctionaliteit te ontdekken, zoals selectie, geautomatiseerde classificatie en wellicht koppeling aan zaken/dossiers vanuit o.m. netwerkschijven en exchange, wellicht samenwerkingsruimten, intranet/internet. Dat lijkt wel en is anders dan 'toegang bieden tot'.

MY-LEX Overheid® biedt geïntegreerd toegang tot al uw eigen databanken. Hierbij kunt u denken aan uw eigen, intern informatiesysteem, uw website en GEO-informatie. MY-LEX Overheid® beschikt bovendien als een standaard onderdeel over een groot aantal, voor de (decentrale) overheidsorganisaties belangrijke, openbare bronnen.

En is dus van harte welkom mee te denken in de FieldLab of de opzet ervan.

Misschien ook eens kijken naar de IBM content navigator, ook in gebruik bij Ministeries.

https://www.ibm.com/us-en/marketplace/content-navigator

Vanuit VWS zullen niet veel e-mails in een e-depot terecht komen:

Over de verwijderde ambtelijke mails zei Blokhuis kort geleden tegen de Kamer dat die niet hoefden te worden gearchiveerd. Die opvatting lijkt in strijd met de regels. "VWS (…) had de beschikking over alle benodigde kaders voor archivering", schrijft de inspectie. "Het was vastgesteld dat informatie, ook e-mail, in het archief moest worden opgenomen."

https://www.nporadio1.nl/homepage/10522-erfgoedinspectie-archief-op...

Wellicht een idee om eens contact op te nemen met Noord-Hollands Archief? 

NHA ontsluit e-Depot via My Lex

Hoi Terri, het gaat mij niet om de ontsluiting van het e-depot, maar om relevante mails en files geautomatiseerd te classificeren en in context te importeren in een e-depot....., liefst zo geautomatiseerd mogelijk

André, dit gelezen?


Eindelijk grip op e-mails

Met een intelligent e-mailmanagement zijn bedrijven tegenwoordig uitstekend voorbereid: er wordt eenvoudig voldaan aan de wettelijke eisen voor het bewaren van e-mails als zakelijke correspondentie, interne arbeidsprocessen worden versneld en bijbehorende informatie wordt bliksemsnel ter beschikking gesteld.

Succesvol informatiemanagement
Dat is precies waar e-mailmanagement met ELO Digital Office begint: ELOxc for Microsoft EWS stelt alle noodzakelijke functies voor een doelgericht en succesvol informatiemanagement ter beschikking. Het ELO e-mailmanagement kan naadloos in beschikbare arbeidsprocessen geïntegreerd en flexibel aangepast worden. Zo is ook een uitbreiding met gespecialiseerde ELO-oplossingen, zoals factuur-, contract- of bezoekersmanagement, eenvoudig mogelijk.

Bedrijfsprocessen versnellen: client- of servergebaseerd
Met ELOxc for Microsoft EWS kunnen e-mails afgestemd op het proces aan de juiste bedrijfsprocessen worden toegewezen. Zo is het bijvoorbeeld mogelijk om klant- of projectaanvragen automatisch in de juiste map te archiveren en een dienovereenkomstig arbeidsproces in gang te zetten. Dit kan geautomatiseerd via de server of handmatig per client gebeuren.
Ook het archiveren gebeurt client- of servergebaseerd. De handmatige archivering maakt een hoge flexibiliteit mogelijk. Als alle zakelijke mails moeten worden geregistreerd, dan is automatisch archiveren geschikt. Op deze manier wordt tevens rekening gehouden met compliance-eisen. Natuurlijk is met ELO ook een combinatie van client- en servergebaseerde archivering mogelijk.
http://www.documentwereld.nl/nieuws/1/12382-e_mailmanagement_van_el...

Antwoorden op discussie

RSS

© 2018   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden