In mijn kennissenkring is een vriendin onlangs op de vingers getikt omdat ze, bij het opsturen van post naar een overheidsinstelling, het gewone adres had gebruikt ipv. het postadres. Nu was haar document te laat op de juiste bestemming.

Door deze casus kwam ik erachter dat ik een aantal van de fijnere nuances en regels van het postproces eigenlijk helemaal niet ken - en zeker niet van de wetgeving die daaraan verbonden is. Allerlei vragen kwamen bij me op. Wie praat me bij??

Wanneer moet een instelling post als 'binnengekomen' beschouwen, in situaties waarin de burger:

-post naar een verkeerde vestiging van dezelfde instantie heeft verstuurd?

-post naar een gewoon adres heeft verstuurd ipv. naar een postbus?

Kan een overheidsinstantie burgers verplichten om de postbus te gebruiken en andere post gewoon weigeren?  En: hoe ingewikkeld mag een overheidsinstantie het de burger maken (ik zag laatst een overheidsinstantie die meer dan 10 verschillende postadressen had).

Graag hoor ik jullie mening/ inzichten

Weergaven: 303

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

het streven van de meeste overheden en instellingen zal zijn om het zo gemakkelijk mogelijk te maken.
Zit je niet in deze wereld dan heb je geen besef dat postbus-post veelal voorrang heeft en eerder bezorgd wordt dan 'bezoekadres-post'. 
PostNL zegt er heel kort iets over op de website https://www.postnl.nl/ontvangen/post-ontvangen/postbezorging/
Ze maken ook een voorbehoud.

Normaal gesproken is de datum van binnenkomst de datum waarop 'de brief wordt gestempeld' en geregistreerd als binnengekomen. Bij digitale post is dat anders: daar krijg je keurig een ontvangstbevestiging van, per omgaande.

Er wordt van jou, als verzender, verwacht dat je zo goed mogelijk verzendt. Ben je niet zeker, vraag het dan na. Los van allerlei regeltjes en wetgeving. Jij doet je best. De ontvanger doet zijn/haar best. Laten we daar van uit gaan (in 2018).

Of je doet het zo:

Als een overheidsorganisatie een poststuk ontvangt die niet voor haar bestemd is, dan verplicht de Algemene Wet Bestuursrecht, art. 2:3 haar om het poststuk door te sturen als het voor een andere overheidsorganisatie bestemd is, dan wel om het retour te sturen. Bij bezwaar- en beroepschriften telt de ontvangstdatum van de eerste organisatie (die het bezwaar vervolgens heeft doorgestuurd). Voor andere poststukken is dit minder strak geregeld.

Als een overheidsorganisatie meerdere vestigingen heeft (bijvoorbeeld een gemeente met meerdere stadskantoren), dan maakt het voor de ontvangstdatum niet uit in welke vestiging het poststuk is ontvangen.

Een overheidsorganisatie heeft geen wettelijke grondslag waarop zij een fysieke brief mag weigeren. Zij mag gebruik van de postbus dus niet verplichten, maar mag - zoals Jack al aangeeft - dit wel aanmoedigen. Voor digitale post zijn er overigens wel weigeringsgronden.

Volgens mij kan er geen sprake zijn van een verplichting, tenzij dat in een andere regeling is vastgelegd. Het is wat Marco stelt.

Basis voor het verkeer tussen gemeenten en burgers is het Burgerlijk Wetboek hoofdstuk 2, Verkeer tussen burgers en bestuurso....

Gemeenten kunnen nadere regels stellen, ik geef een aantal voorbeelden:

Lisse: Besluit nadere eisen betreffende het berichtenverkeer langs de elektronische weg tussen burgers en bestuursorganen van de gemeente Lisse.

Oldambt

Waalwijk

De vraag wanneer je een brief als binnengekomen moet zien is wel een relevante, zeker als er termijnen aan de beantwoording verbonden zijn.

Jack stelt terecht dat van de burger verwacht mag worden dat deze hem zo goed mogelijk verzendt. Maar ja, dat laat zich lastig in regels vatten. Als je een brief onder de deur van een afgelegen post van de groenvoorziening doorschuift, dan voldoe je hier vast niet aan. Maar als die post nou het dichtst bij jou in de buurt is en bovendien een brievenbus heeft? Dan zou het zomaar toegestaan kunnen zijn en ik betwijfel of je dan wegkomt met een "maar daar kijken we nooit in, dus daarom hebben we die brief pas na twee maanden geregistreerd".

Wellicht dat hier jurisprudentie over is?

Als er gedoe over is gaat het inderdaad over aannemelijkheid, redelijkheid, billijkheid.
In algemene zin is de redelijkheid en billijkheid een tikkie op de achtergrond geraakt de laatste decennia. 

In het voorbeeld stelt de overheid zich blijkbaar nogal formeel op. Is jammer.

jack karelse zei:

Bij digitale post is dat anders: daar krijg je keurig een ontvangstbevestiging van, per omgaande.

Helaas gaat dit niet (altijd) op.
Een geautomatiseerde ontvangstbevestiging wil alleen maar zeggen, dat het bericht is geopend op een willekeurige computer, mogelijk niet de goede, en het betekend ook niet, dat het gelezen is.
Een handmatige terugkoppeling als: "Uw vraag wordt behandeld door de afdeling <kantoor>" , of "voor informatie kunt U contact opnemen met <naam>", is wel juist, maar wordt vaak niet gedaan.

Verder vragen overheden ook vaak om een BSN, of medische gegevens.
Deze mogen niet in een e-mail staan, zolang het briefgeheim niet op elektronisch post van toepassing is.
Een aangepaste wet hiervoor is wel n de maak.

Bedankt voor alle reacties - ik ben er blij mee!

Antwoorden op discussie

RSS

© 2019   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden