Modernisering Archiefwet: Minister Slob beantwoordt kamervragen

Op 17 oktober werden de beantwoording van de Kamervragen gepubliceerd over de modernisering van de Archiefwet. De overbrengingstermijn naar een archiefbewaarplaats/e-depot wordt verkort van twintig naar tien jaar.

Een van de belangrijke punten die naar voren is gebracht is de volgende: Naarmate de informatieberg exponentieel groeit, wordt naar de mening van deze leden het werken aan échte transparantie (context, duiding) steeds belangrijker.

Daarbij is opgemerkt dat de inventarissen die toegang tot de archieven moeten bieden soms gebrekkig zijn! Veel extra werk zal gaan zitten in het screenen van bijzondere persoonsgegevens in de jongere archieven. En daarbij wordt aangedrongen hotspotlijsten op te stellen. Standaardisatie van bestandsformaten wordt wellicht verplicht met de Wet Digitale Overheid. Aandacht is er voor de digitale omgeving, waarin informatie besloten kan liggen in grote databestanden die zonder kennis of instrumenten niet gemakkelijk toegankelijk of te duiden zijn.

Belangrijk punt is dat de Minister erkent dat er meerkosten zullen zijn op het bredere terrein van de openbaarheid bij het vervroegen van de overbrengingstermijn. En bij het Rijk blijkt de achterstand op het gebied van overbrenging nog steeds niet te zijn opgelost. Er moet 25 kilometer archief (je leest het goed)  nog bewerkt worden.

Wat voor aspecten mis jij in de aandachtspunten die zijn genoemd, informatiebeveiliging en slimmere ontsluiting bijvoorbeeld?

beantwoording-vragen-over-de-archiefwet-en-de-motie-segers.pdf

Weergaven: 341

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Hoewel ik bekend ben met de exponentiele datagroei in het algemeen, is mijn verwachting dat de hoeveelheid permanent te bewaren dossiers redelijk gelijk blijft. 

Voor het overige vind ik de genoemde punten zeer juiste aandachtspunten voor het verkorten van de overbrenging. En wat mijzelf betreft en het werken te RA Tilburg aan het e-depot, zie ik de toegang naar de dossiers en records als een hele grote opdracht, waar juist bij de ingest al secure aandacht aan gegeven moet worden. 

Bedankt voor je reactie. Ik denk dat het heel moeilijk is om te voorspellen hoe de informatiehuishouding er over een decennia uit gaat zien. De digitale verwijdering van informatieobjecten (=archiefbescheiden in de AW1995) blijkt in vak applicaties en netwerkschijven lastig uit voeren. Daarnaast is het vaak moeilijk vast te stellen wat het juiste exemplaar is, bestanden worden in verschillende versies opgeslagen. En inderdaad goed bezig, gewoon concreet aanbod op een concrete vraag. En wat ook bijzonder is dat in tegenstelling tot vele andere e-depots de informatie ook nog beschikbaar kan worden gesteld. Daar doen we het ook voor de burger!

Ik ben overigens wel benieuwd wat de common grounds in deze gaat betekenen.

Ik heb even gezocht op de zoekterm "e-depot" op GitHub, waar open en transparant gewerkt wordt aan Common Ground: https://github.com/VNG-Realisatie/gemma-zaken/issues?utf8=%E2%9C%93...  ;-)

 

Wat ik verder opmerkelijk vind is het antwoord bovenaan bladzijde 12. Blijkbaar stammen de oudste digitale stukken al uit 2003. Zij zullen dus in 2023 overgebracht moeten worden. Maar zijn zij al in goede, geordende en toegankelijke staat? Waarschijnlijk niet, want de minister antwoordt: "Voor wat betreft de informatie buiten deze systemen, zoals op persoonlijke netwerkschijven, in mailboxen en samenwerkingsruimten, is nader onderzoek
nodig naar de gewenste manier van digitaal archiveren."

Het is sneller 2023 dan je denkt, maar het klinkt niet alsof hier met een groot urgentiegevoel en daadkracht gehandeld wordt. In 2023 zal er dus waarschijnlijk opnieuw sprake zijn van een 'achterstand', zij het dit keer een digitale. De mensen van Doc-Direkt hoeven voorlopig nog niet te vrezen voor hun baan.

Of juist wel wanneer het niet lukt de goede en geordende staat voor elkaar te krijgen. De kamerleden lijken nu al kritisch te zijn over de achterstand van 25 kilometer papieren archief. Wat dat betreft lijkt Justid het beter voor elkaar te hebben.

Waar komt die 25 kilometer eigenlijk vandaan?
Ik ken een overheidsorganisatie waar een achterstand van 42 kilometer is. Dan heb je het dus over één enkele organisatie.

Als we landelijk een achterstand van slechts 25 kilometer zouden hebben, dan zou ik dat niet als een serieus probleem durven typeren.

Echt waar, 42 kilometer ? 25 kilometer is alleen achterstand van het rijk, over de periode 1976-2005.

Zo zie je, alles is een kwestie van perspectief. ik werk voor 12 gemeenten en slechts bij een gemeente is een kleine achterstand bij overbrenging, maar daar wordt nu aan gewerkt en opgelost, maar dan hebben we het misschien over 100 meter. Je begrijpt dat ik 25 kilometer veel vind.

In mijn werksituatie kiezen steeds meer gemeenten voor vervroegde overbrenging zelfs tot 2015.  Ze willen van het beheer van de papieren archieven af. Betekent voor mij als gemeentearchivaris wel veel meer vraagstukken van openbaarheid en privacy/ veiligheid/ auteurswet.

Leuk om op zo'n manier weer meer wat van elkaars werkwijze te weten te komen.

Antwoorden op discussie

RSS

© 2018   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden