Collega's ,

Wie van jullie heeft al ervaring opgedaan  met Vind Informatiemanagement (voormalig Model -DSP)?

 

Allereerst vind je onderstaand een korte uiteenzetting wat het  Model-DSP (tegenwoordig VIND Informatie Management) is en wat je er aan hebt.

 

VIND InformatieManagement omvat onder andere onderstaande:

  • een inventarisatie van ruim 1000 rijk gemetadateerde werkprocessen of zaaktypen, per werkproces voorzien van bijbehorende documenttypen, statustypen, resultaattypen, besluittypen, bewaartermijnen en nog veel meer
  • per werkproces een antwoord op de vraag of er persoonsgegevens worden verwerkt, wat voor soort persoonsgegevens het zijn en welke grondslag er voor de verwerking is. Model-DSP kan hiermee worden ingezet als compleet verwerkingsregister conform AVG. Het verwerkingsregister is uitstekend te beheren met de i-Navigator.
  • collecties van documentsoorten (gebaseerd op NEN 2084), statussoorten, resultaatsoorten en besluitsoorten om de werkprocesmetadata en de aanverwante objecten te beheren
  • een collectie van veelgebruikte kernregistraties in de gemeentelijke context, met relaties naar de werkprocessen die deze registraties muteren en/of raadplegen.
  • een inventarisatie van de ketenpartners waarmee gemeentes samenwerken in procesketens bij de uitvoering van de verschillende gemeentelijke processen. Dus ook ketenpartners/verwerkingspartners in de definitie van de AVG
  • visuele processchema's waarin de procesgang van de verschillende processen grafisch is vormgegeven.
  • Relevante wet- en regelgeving per proces.
  • Achtergrondinformatie per proces; Veel gestelde vragen, Best Practices en relevante publicaties.
  • Ook PIA’s en BIA’s zullen worden verwerkt in VIND InformatieManagement
  • Een online leeromgeving om te leren werken met de tooling, te leren rapporteren opstellen verwerkingenregister etc…

 

Werken met VIND InformatieManagement  levert onder andere op:

  • een zaaksysteem en DMS inrichten aanzienlijk gemakkelijker. Sneller en efficiënter.
  • proces en zaakbeheer sterk versimpeld en vergemakkelijkt.
  • centrale plek om informatiebeleid vast te leggen. Onafhankelijk van systemen.
  • Door centraal beheer en meervoudig gebruik een eenduidig en uniform informatiebeleid in de complete organisatie.
  • Door een kundige pro-actieve redactie is  informatie altijd up to date en conform wetten, regels en normen
  • Snel en gemakkelijk een  verwerkingsregister beschikbaar krijgen, beheren en publiceren.
  • Een complete tool om het verwerkingsregister in op te stellen, (incl lokale aanpassingen), te beheren en te rapporteren.
  • Werken conform normenkaders BIG, ENSIA en Privacy Baseline, haalbaar en overzichtelijk
  • PIA’s em BIA’s uitvoeren wordt aanzienlijk makkelijker
  • Grip op informatie, privacy en informatiebeveiliging

 

Beheer Model-DSP

Het Model-DSP voor gemeenten wordt beheerd door kundige en proactieve redactie. Deze redactie selecteert grondig welke aanpassingen doorgevoerd dienen te worden. Dit doet men oa door monitoring van wet en regelgeving en veranderingen hierin. Maar ook op basis van informatie van gebruikers en informatie uit uitgevoerde opdrachten in de markt. De redactie van het Model-DSP heeft zeer ruime ervaring hiermee. Inmiddels maakt ruim 75% van de Nederlandse gemeenten gebruik van het Model-DSP.

 

 

WhitePapers

Tevens stuur ik jullie een tweetal Whitepapers. Het WP “Het Model-DSP als centraal verwerkingsregister”. Hierin wordt omschreven op welke manier de AVG is verwerkt is in het Model-DSP en welke stappen er genomen moeten worden om het Model-DSP als verwerkingsregister  in te zetten.

Het WP “Het Model-DSP en Informatieveiligheid PIV” Laat zien op welke manier het Privacy en Informatieveiligheid Framework de ontbrekende schakel vormt tussen normenkaders BIG, ENSIA, Privacy Baseline…… en processen. Door de normenkaders te verbinden met de processen wordt het managen van de PDCA cyclus goed gefaciliteerd en is de status van de informatieveiligheid binnen te organisatie goed te bepalen.

 

 

Klantcase Grip op Persoonsgegevens

Tot slot stuur ik je de link naar de klantcase “Grip op persoonsgegevens door inzet i-Navigator. Deze case laat duidelijk zien op welke manier het gebruik van Model-DSP/i-Navigator zorgt voor een duidelijk en beheersbaar overzicht van het gebruik van persoonsgegevens binnen de gemeentelijke organisatie. Daarnaast voorziet de i-Navigator in ruime functionaliteiten om het verwerkingsregister definitief te maken, het te beheren en er over te rapporteren of publiceren.

https://www.vhic.nl/case/klantcase-grip-op-persoonsgegevens-inzet-i...

 

 

Weergaven: 285

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Het gebruik beperkt zich vaak tot het DMS is mijn observatie en dan ben je deels AVG proof, wat natuurlijk al een hele stap is.

Ken je ook gemeenten die het DSP hebben geimplementeerd in bedrijfsapplicaties zoals Squit of Centric applicaties?

Ook ben ik benieuwd naar de werking van koppelingen vanuit het DMS naar die applicaties in relatie tot het DSP.

Mijn ervaring is dat de i-Navigator inderdaad met name gebruikt wordt als zaaktypecatalogus, inzicht in bewaartermijnen, toepassing selectielijst. De VIND-tool is een stuk uitgebreider (en duurder!) en ik vraag me af het dat waard is. 

Als iemand mij kan overtuigen, ik hoor het graag :)

De manier waarop het gebruikt wordt en de manier waarop het gebruikt KAN worden. Daarin zit verschil. 

Ik sluit me aan bij de reactie van Chantal. Ook wij gebruiken de i-navigator vooral voor de werkprocessen en bewaartermijnen.
Ons DMS kent geen koppelingsmogelijkheid met de i-navigator. Dat beperkt het gemak en de voordelen.
 
Chantal Damen zei:

Mijn ervaring is dat de i-Navigator inderdaad met name gebruikt wordt als zaaktypecatalogus, inzicht in bewaartermijnen, toepassing selectielijst. De VIND-tool is een stuk uitgebreider (en duurder!) en ik vraag me af het dat waard is. 

Als iemand mij kan overtuigen, ik hoor het graag :)

De gemeente Schagen gaat VIND Informatie Management breder gebruiken.

Naast de hierboven genoemde  toepassing (ZTC), gaat de applicatie ook gebruikt worden voor:

- het verwerkingsregister AVG;

- het archievenoverzicht;

 - het applicatie-overzicht;

- welke applicaties met welke applicaties communiceren;

- welke informatie over deze koppelingen verzonden wordt inclusief de communicatierichting.

De gemeente wil niet alleen grip krijgen op documentaire informatie, maar ook op data in databases, waar de communicatielijnen liggen en welke data daarover wordt getransporteerd. Ook essentieel bij changemanagement.

Binnen de gemeente houden diverse collega's zich bezig met deze onderwerpen.

Als er interesse is, kan ik jullie in contact brengen met de betreffende collega's.

Antwoorden op discussie

RSS

© 2018   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden