Masterclass informatie- en archiefmanagement: iets voor MT en bestuur?

De Erasmus Universiteit biedt een Masterclass Financieel Management voor Commissarissen en Toezichthouders. Speciaal voor de moderne commissaris en toezichthouder zonder financiële achtergrond. Zou zo'n masterclass op óns vakgebied voor management en bestuurders óók niet waardevol zijn?

Waarom een Masterclass?
Managers en bestuurders van archiefvormende organisaties hebben te maken met informatieoverload en toenemende complexiteit. Zonder archivistische achtergrond is het best lastig om een voorstel, plan, rapportage of vakproduct rond informatiebeheer goed te beoordelen. Bepaalde dingen zijn gewoon niet (goed) zichtbaar. Bijvoorbeeld:

  • Heeft het de noodzakelijke kwaliteit?
  • Klopt wat er staat, of is het niet waar, onzin, gebakken lucht?
  • Sluit het aan bij de organisatie?
  • Is er integraal en vanuit meerdere invalshoeken gekeken?
  • Ontbreekt er iets relevants?
  • Is dit wat (nu) nodig of zinvol is?
  • Dient het de juiste belangen?
  • Is het rechtmatig?


Met enige archivistische basiskennis kunnen management en bestuur hun vaak cruciale, steeds belangrijker wordende taak bij het informatiebeheer professioneler vervullen.

Wat levert een Masterclass op?
Een Masterclass informatie- en archiefmanagement voor de moderne manager en bestuurder kan onder meer het volgende opleveren: 

  • meer, beter en sneller (in)zicht hebben 
  • onjuistheden, ongewenstheden en ontbrekende zaken signaleren
  • gerichte, kwalitatieve vragen en opmerkingen inbrengen  
  • meer synergie in de samenwerking krijgen
  • onnodige of zinloze kosten voorkomen
  • minder snel voor het lapje worden gehouden
  • beter, bewuster en integer en rechtmatig besluiten en (be)sturen
  • beter zorgdragen
  • sterker horizontaal toezicht houden
  • de kwaliteit van het informatiebeheer verbeteren
  • wezenlijker bijdragen aan organisatie en maatschappij


De Hogeschool van Amsterdam heeft wel een cursus Archivistiek voor niet-archivarissen. Maar die is gericht op stafmedewerkers of leidinggevenden bij archiefdiensten, RHC's, musea en bibliotheken. Ik denk meer aan iets specifiek voor managers en bestuurders van archiefvormende organisaties. Hoe kijken anderen hier tegenaan? 

Weergaven: 414

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Wellicht wel Jolanda, maar dat zullen alleen de bestuurders zijn die een bovengemiddelde interesse hebben wanneer dit een onderdeel is van hun portefeuille en de masterclass ergens een meerwaarde kan bieden. Bestuurders gaan er over het algemeen van uit dat hun beleidsmedewerkers de noodzakelijke informatie compact en overzichtelijk kunnen communiceren. De term archief is voor de meeste bestuurders niet aansprekend genoeg om er een masterclass voor te gaan volgen, vermoed ik. Maar een link met data of open data maakt het al wel interessanter.

In aansluiting daarop, we hebben inderdaad een imago probleem, wellicht beter te spreken over documenten en data. Dank overigens Jolanda voor het plaatsen, alleen bottum-up acteren is deels succesvol, hoe krijgen we ook topdown in beweging ?

Wat ook een punt van aandacht blijft is de rol van de gemeenteraad? Hoe versterk je hun positie om het college echt te controleren op uitvoering? dat is een van de aandachtspunten voor het toekomstige toezicht.

@Henry, het lijkt me al héél mooi als binnen zowel MT, als DB/b&w, als AB/raad één persoon wat basiskennis heeft of verwerft. Voor meerwaarde lijkt een goede aansluiting bij de situatie, taken en ‘problemen’ van MT en bestuur me een voorwaarde.

De beleidsmedewerkers als professionals vertrouwen en ruimte bieden vind ik een goede zaak. Als zij vervolgens goed werk leveren zal een MT of bestuur misschien weinig hoeven doen. Al kun je samen ook dán nog 1+1=3 krijgen. Maar wát als de beleidsmedewerker geen goed werk levert? Of niet zo professioneel is als men veronderstelt? Of als hij werk levert omdat het moet, terwijl hij er als professional niet achter kan staan? Zien MT en bestuur dit dan? Dáár gaat het mij om.

De naam kan inderdaad wel wat sexyer ;-), in ieder geval zonder ‘archief’. Misschien ‘data- en informatiemanagement’. Of meer vanuit leiden en besturen, manager en bestuurder 3.0, informatiemaatschappij, digitale wereld.

Goed idee, linken aan (open) data, past mooi bij de Woo! Misschien kan het nóg wel breder: Avg, openbaarheid, datagedreven/informatiegestuurd werken, big data, AI, ethiek, by design, cloud, Common Ground, enzovoort. Alles heeft met elkaar te maken, en een integrale benadering is van belang.

@Yvonne, die versterking van het horizontaal toezicht had ik ook in m’n achterhoofd. In de evaluatie van de Wrgt staat “Zowel uit de casestudy’s als uit de enquête blijkt dat de raad niet de rol van controleur van de uitvoering vervult die door de wetgever werd verondersteld.”   

Voor die versterking is denk ik meer nodig dan enige kennis. Mijns inziens liggen er verbetermogelijkheden bij de toetsingssystematiek en de daaruit voortvloeiende beeldvorming door de raad. De KPI's waren een prachtig en bruikbaar begin. Maar ik vind dat ze in het gebruik iets te veel ruimte bieden. Hoe professioneel, objectief, onafhankelijk, diepgaand en uniform zijn ze ingevuld? En wat zeggen de uitkomsten dan? Ik weet dat er initiatieven zijn voor doorontwikkeling en voor aansluiting bij ENSIA.

Hoe een raad de controle voert en hoe deze versterkt kan worden, hangt o.a. van de raad, het college, MT  en de beleidsmedewerker af. Het zal per gemeente of orgaan verschillen.

Bij een raad en een (over) volle agenda zal een onderdeel als een KPI rapportage minder aandacht krijgen als er geen politiek / bestuurlijke gevoelige zaken spelen. Het college kan eventueel een visie van de raad vragen over de KPI rapportage.

De presentatie over de stand van zaken m.b.t. uitvoering van de Archiefwet zou kernachtiger kunnen, bijvoorbeeld in een duidelijke infographic (en doorverwijzen naar het verslag voor details). Een KPI rapportage eens in de twee jaar helpt misschien ook. Door een jaar er tussen te laten, is de voortgang van rapportage naar rapportage beter te duiden en ontstaat er meer ruimte om te werken aan de aanbevelingen. 

Over  het algemeen vind ik de KPI systematiek nog goed bruikbaar. Je kunt deze opzet verwerken in je interne audits, rapportages, informatiebeheerplan, actieplan etc..

De controle op de invulling van de KPI's en de kwaliteit van de aangeleverde gegevens ligt bij een archiefinspecteur. Deze moet er op aandringen dat deze voldoende zijn om een oordeel te vormen. De gegevens verifiëren.

Jolanda, ik ben het geheel eens dat de KPI's verbeterd moeten worden en dat gaat ook gebeuren. In 2013 hebben we een belangrijke stap gezet met het uniformeren van de KPI's, ik ben nog steeds blij dat ik daar een bijdrage  aan heb mogen leveren. Maar dat was 2013 en het is zo 2020. Voor de toekomst toezicht google eens Actieplan Agenda Toekomst van het Toezicht (ATT). Wij als gemeenten hebben redelijk geüniformeerd, maar de provinciale beleidskaders verschillen sterk.

We (VNG archiefcommissie) zijn op dit moment de Archief KPI's aan het actualiseren, een concept handreiking is gereed evenals een nieuwe versie van het Excel formulier. Of het echt werkt wordt komend half jaar uitgetest door de gemeente Tilburg en RHC Eindhoven. We hadden er graag meer verteld over de inspectiebijeenkomst op 31 oktober, maar het bleek niet meer in hun programma te passen.

In januari gaan we evalueren, terugkoppelen aan de VNG Archiefcommissie en dan vindt overleg plaats met het IBT.

Om over het de inhoud te gaan hebben heeft in dit stadium nog niet zo veel zin, dit gaat te veel ruis geven.

Er is bewust gekozen voor actualisatie omdat we niet weten wat de Woo en de gewijzigde Archiefwet voor gevolgen gaat hebben.

Overigens blijft het van belang om naast het KPI verslag verdiepende thema's aan te pakken zoals vernietiging in applicaties. Wij doen dat in ieder geval wel.

@Henry, de (versterking van de) controle door de raad is inderdaad deels afhankelijk van allerlei organisatiespecifieke factoren. Enige ruimte of vrijheid lijkt me daar ook noodzakelijk en goed. Als horizontaal toezicht maar geen papieren werkelijkheid blijft. Of blijft steken bij gevoelige zaken, kostenaspect e.d.

De KPI's zijn ook deels afhankelijk van wat je er zélf van maakt. Infographics kunnen zéker snel veel info geven! Ik heb zelf wat tabellen en grafieken gemaakt; de grafieken in de KPI-Excel klopten niet helemaal. Mijn organisatie miste alleen een goede vergelijkingsmogelijkheid met andere, soortgelijke organisaties. Ook dit vergelijken kan deel uitmaken van horizontaal toezicht. 
 
@Yvonne, die Agenda Toekomst van het Toezicht ken ik. Er staan mooie dingen in, hè, zoals de uniformering van het IBT! Als DIV'er of archivaris bij een toezichtontvanger kun je je soms al op dingen uit de Agenda instellen. Bijvoorbeeld het risicogerichtheid werken, dat in steeds meer organisaties breed toepassing vindt.

Mooi wat je schrijft over de KPI's; prachtig dat dit gebeurt! Er wordt echt op veel plaatsen op meerdere fronten en op meerdere manieren (samen)gewerkt aan (door)ontwikkeling richting de toekomst. Zo komen we stap voor stap verder!

Dank Jolanda, maar dat komt ook door vakmensen zoals jullie.

Beste Jolanda,

Het zal altijd lastig blijven een sluitend en dekkend toetsinstrument te ontwikkelen. Bovendien zal een dergelijk instrument altijd dynamisch meegroeien met de ontwikkelingen voortschrijdende inzichten. Dit geldt evenzo voor de KPI handreiking en de KPI excelversie.

Daarnaast denk ik dat de resultaten van elke toetsinstrument afhankelijk zijn van hoe professioneel, objectief, onafhankelijk, diepgaand en uniform zijn ze ingevuld. Maar wie (rollen/functies) je dit laat invullen, en in welke mate je dit met de invullers terugkoppelt om de antwoorden te voltooien en in hun context te plaatsten zie ik als onderdeel van de inzet.

 

Zoals Yvonne al aangaf loopt er op het ogenblik een actualisatie van de handreiking en een 1:1 excelversie als pilot. Hierbij zijn de oude sheets met grafieken aanzienlijk gewijzigd en aangevuld. Enkele andere sheets zijn vervallen. We proberen het zoveel mogelijk te vereenvoudigen. Begrijp dat de grafieken in de 'oude' versie waar jij naar verwijst fouten bevat. Zou je kunnen aangeven welke fouten dit zijn? Dan kan ik wellicht de oorzaak achterhalen. Het kan goed zijn dat er iets over het hoofd is gezien.
 
Jolanda de Jong zei:

@Henry, de (versterking van de) controle door de raad is inderdaad deels afhankelijk van allerlei organisatiespecifieke factoren. Enige ruimte of vrijheid lijkt me daar ook noodzakelijk en goed. Als horizontaal toezicht maar geen papieren werkelijkheid blijft. Of blijft steken bij gevoelige zaken, kostenaspect e.d.

De KPI's zijn ook deels afhankelijk van wat je er zélf van maakt. Infographics kunnen zéker snel veel info geven! Ik heb zelf wat tabellen en grafieken gemaakt; de grafieken in de KPI-Excel klopten niet helemaal. Mijn organisatie miste alleen een goede vergelijkingsmogelijkheid met andere, soortgelijke organisaties. Ook dit vergelijken kan deel uitmaken van horizontaal toezicht. 
 
@Yvonne, die Agenda Toekomst van het Toezicht ken ik. Er staan mooie dingen in, hè, zoals de uniformering van het IBT! Als DIV'er of archivaris bij een toezichtontvanger kun je je soms al op dingen uit de Agenda instellen. Bijvoorbeeld het risicogerichtheid werken, dat in steeds meer organisaties breed toepassing vindt.

Mooi wat je schrijft over de KPI's; prachtig dat dit gebeurt! Er wordt echt op veel plaatsen op meerdere fronten en op meerdere manieren (samen)gewerkt aan (door)ontwikkeling richting de toekomst. Zo komen we stap voor stap verder!

@Marius, wat je in je eerste twee alinea's schrijft, zie ik ook zo. Bij gebruik van de KPI's en andere toetsingsinstrumenten spelen naast het instrument meer factoren een rol, die elkaar soms ook kunnen beïnvloeden. Je kan of moet m.i. dus ook aan meerdere factoren iets doen voor eventuele verbetering. Externe auditors of de RHC's zouden bijvoorbeeld de KPI's kunnen invullen. Maar dat is niet in lijn met de Wrgt, die uitgaat van vertrouwen en van meer verantwoordelijkheid bij organisaties zelf. Wellicht helpt hier straks de verplichte archivaris (hopelijk met ontslagbescherming)?

 
Volgens mij zijn vakmanschap en integriteit twee belangrijke onderliggende voorwaarden voor goed KPI-gebruik en goed informatiebeheer. In de snel veranderende wereld is het zaak om dat vakmanschap bij álle betrokkenen op peil te houden, om taakvolwassen te blijven. Dat geldt dus voor de informatieprofessionals, maar óók voor management en bestuur. En zo ben ik weer bij het begin: de masterclass ;-)
 
N.B. Over (het tekort aan) digitale kennis van bestuurders gaat ook dit interview met Valerie Frissen. En een citaat van Marens Engelhard in de OD van september 2019, blz. 12: "Een van de grote uitdagingen in de archiefsector is dat we bestuurders in staat stellen om hun verantwoordelijkheid te nemen en dat zorgdragers bij de verschillende overheidslagen de slagkracht ontwikkelen die nodig is om een goed archiveringsbeleid te ontwikkelen en uit te voeren. We moeten overheden meer in control brengen vanuit hun eigen verantwoordelijkheid. Overheidsorganisaties zouden zichzelf bijvoorbeeld kunnen verbeteren door zich aan de Archiefwet te houden. Dat moet uit henzelf komen: de inspecties hebben niet voldoende capaciteit om het verschil te maken."
 
Fouten in de oude KPI-Excel
Van de fouten in de oude grafieken kon ik nog achterhalen:

  1. Tabblad Invulsheet-NO, grafiek onderaan sheet:
    Van mijn 45 ingevulde ja/deels/nee-vragen in kolom F ontbraken er 2 (1 oranje en 1 donkeroranje, onbekend van welke vraag).

    Daarnaast wilde ik in de grafiek drie scores die in de sheet m.i. ten onrechte 'nee-donkeroranje' waren nee-groen maken:
    2.2.a archivaris benoemd: is geen wettelijke plicht
    5.1.c facultatieve stukkenlijst: is geen wettelijke plicht
    7.4.a e-depot: zolang er geen digitale blijvend en/of lang te bewaren archiefbescheiden zijn, is een e-depot niet verplicht (Misschien is een andere of extra vraag i.v.m. wel/niet aanwezige digitale blijvend en/of lang te bewaren archiefbescheiden een idee?)

  2. Tabblad Grafiek per KPI-groep:
    Ik weet het niet meer precies, maar ik dacht dat in ieder geval bij vraag 1 het percentage niet klopte, en bij vraag 4 één score ontbrak.

    In mijn eigen grafiek heb ik vraag 10 toegevoegd. En ik gebruik in de balkjes 'aantal vragen' i.p.v. percentages. Dat vond ik een iets realistischer beeld en iets meer info geven.
 
Misschien kunnen jullie nog iets met mijn eigen tabel of grafieken voor de nieuwe KPI-Excel, zie blz. 16 en 17 van mijn KPI-rapportage.

En om misverstanden te voorkomen: al heb ik wat kritiek, ik ben erg blij met de KPI's en ik waardeer de inzet van alle betrokkenen enorm!

@Jolanda, wat jammer dat nu juist het Rijk de jaren tachtig zo heeft ingeleverd op de rijksarchiefinspecteurs en gemeenten worden overspoeld met talloze verschillende toezichthouders (BZK, provincie).

@Jolanda,

Dank voor je reactie, kpi feedback en voorbeeldverslag! 

Heb jouw feedback nog even vergeleken met de laatste versie van 2017 die van de VNG site kan worden gedownload. 

1. Het punt van die 45 vragen kan ik niet beoordelen omdat er veel meer te beantwoorden vragen zijn. Misschien kan jij je vraag iets specifieker beschrijven?

2.2.a. Probleem die zich in versie website niet voor. En wordt niet als TVW geklasseerd

5.1.c. Wordt in versie website niet als TVW geklasseerd

7.4.a Wordt in versie website niet als TVW geklasseerd (geen verplichting dus)

2.

Percentage probleem bij vraag 1 doet zich in versie website niet voor (% kloppen)

Bij vraag 4 is dit nu opgelost (zie bijgevoegde versie)

In de lopende pilotversie komen deze problemen ook niet voor en wordt voorzien van meer grafische weergave die  naar voorkeur kunnen worden gebruikt voor het verslag. Daar kunnenjouw voorbeelden zeker aan worden toegevoegd. Goed idee!


Jolanda de Jong zei:

Fouten in de oude KPI-Excel
Van de fouten in de oude grafieken kon ik nog achterhalen:

  1. Tabblad Invulsheet-NO, grafiek onderaan sheet:
    Van mijn 45 ingevulde ja/deels/nee-vragen in kolom F ontbraken er 2 (1 oranje en 1 donkeroranje, onbekend van welke vraag). Kan ik niet verklaren . Omday 

    Daarnaast wilde ik in de grafiek drie scores die in de sheet m.i. ten onrechte 'nee-donkeroranje' waren nee-groen maken:
    2.2.a archivaris benoemd: is geen wettelijke plicht
    5.1.c facultatieve stukkenlijst: is geen wettelijke plicht
    7.4.a e-depot: zolang er geen digitale blijvend en/of lang te bewaren archiefbescheiden zijn, is een e-depot niet verplicht (Misschien is een andere of extra vraag i.v.m. wel/niet aanwezige digitale blijvend en/of lang te bewaren archiefbescheiden een idee?)

  2. Tabblad Grafiek per KPI-groep:
    Ik weet het niet meer precies, maar ik dacht dat in ieder geval bij vraag 1 het percentage niet klopte, en bij vraag 4 één score ontbrak.

    In mijn eigen grafiek heb ik vraag 10 toegevoegd. En ik gebruik in de balkjes 'aantal vragen' i.p.v. percentages. Dat vond ik een iets realistischer beeld en iets meer info geven.
 
Misschien kunnen jullie nog iets met mijn eigen tabel of grafieken voor de nieuwe KPI-Excel, zie blz. 16 en 17 van mijn KPI-rapportage.

En om misverstanden te voorkomen: al heb ik wat kritiek, ik ben erg blij met de KPI's en ik waardeer de inzet van alle betrokkenen enorm!

Antwoorden op discussie

RSS

© 2019   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden