Masterclass informatie- en archiefmanagement: iets voor MT en bestuur?

De Erasmus Universiteit biedt een Masterclass Financieel Management voor Commissarissen en Toezichthouders. Speciaal voor de moderne commissaris en toezichthouder zonder financiële achtergrond. Zou zo'n masterclass op óns vakgebied voor management en bestuurders óók niet waardevol zijn?

Waarom een Masterclass?
Managers en bestuurders van archiefvormende organisaties hebben te maken met informatieoverload en toenemende complexiteit. Zonder archivistische achtergrond is het best lastig om een voorstel, plan, rapportage of vakproduct rond informatiebeheer goed te beoordelen. Bepaalde dingen zijn gewoon niet (goed) zichtbaar. Bijvoorbeeld:

  • Heeft het de noodzakelijke kwaliteit?
  • Klopt wat er staat, of is het niet waar, onzin, gebakken lucht?
  • Sluit het aan bij de organisatie?
  • Is er integraal en vanuit meerdere invalshoeken gekeken?
  • Ontbreekt er iets relevants?
  • Is dit wat (nu) nodig of zinvol is?
  • Dient het de juiste belangen?
  • Is het rechtmatig?


Met enige archivistische basiskennis kunnen management en bestuur hun vaak cruciale, steeds belangrijker wordende taak bij het informatiebeheer professioneler vervullen.

Wat levert een Masterclass op?
Een Masterclass informatie- en archiefmanagement voor de moderne manager en bestuurder kan onder meer het volgende opleveren: 

  • meer, beter en sneller (in)zicht hebben 
  • onjuistheden, ongewenstheden en ontbrekende zaken signaleren
  • gerichte, kwalitatieve vragen en opmerkingen inbrengen  
  • meer synergie in de samenwerking krijgen
  • onnodige of zinloze kosten voorkomen
  • minder snel voor het lapje worden gehouden
  • beter, bewuster en integer en rechtmatig besluiten en (be)sturen
  • beter zorgdragen
  • sterker horizontaal toezicht houden
  • de kwaliteit van het informatiebeheer verbeteren
  • wezenlijker bijdragen aan organisatie en maatschappij


De Hogeschool van Amsterdam heeft wel een cursus Archivistiek voor niet-archivarissen. Maar die is gericht op stafmedewerkers of leidinggevenden bij archiefdiensten, RHC's, musea en bibliotheken. Ik denk meer aan iets specifiek voor managers en bestuurders van archiefvormende organisaties. Hoe kijken anderen hier tegenaan? 

Weergaven: 414

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

@Jolanda. Nu met aangepaste KPI versie.archief_kpi_e_formulier_versie_jan_2017.xlsx

@Yvonne, van die bezuiniging wist ik niet. Ik weet niet of het ermee te maken heeft, maar ik heb wél de indruk, dat vooral de analoge archivering (afgezien van achterstanden) bij gemeenten en waterschappen beter is dan bij het Rijk. Bij de meer dan 400 gemeenschappelijke regelingen is het volgens mij vaak weer minder goed geregeld. Terwijl een organisatie de archivering zéker bij digitaal archief al vóór de start moet hebben uitgedacht! Eigenlijk zou het aantonen daarvan een verplichte voorwaarde moeten zijn om als nieuwe organisatie te mogen beginnen. Dan kan je zo nodig vóóraf ingrijpen. 

Verder hoop ik op ontwikkelingen, gebeurtenissen, triggers waardoor steeds meer MT's en besturen intrinsiek gemotiveerd worden en hun verantwoordelijkheid nemen. Dus niet iets doen omdat een inspecteur het wil. Dan kunnen informatieprofessionals, management, bestuur en inspectie hun tijd en energie positiever gebruiken, gelijkwaardiger opereren, sámen ervoor gaan.

@Jolanda, in de jaren tachtig was er aan elk Rijksarchief (nu RHC) een rijksarchiefinspecteur verbonden, ik was er destijds een van. We opereerden in  die tijd gezamenlijk, alle rechtbanken tegelijkertijd met een vooraf vastgestelde vragenlijst. Er waren toen veel meer rijksdiensten dan nu, onderwijsinspecteurs hadden geen eigen kantoor maar werkten vanaf huis.

De eerste digitale bestanden die we ontdekten waren de geboorteregisters bij de opheffing van de Deltadienst, later werden dat MLG's genoemd.

Bij het takenpakket behoorde de overbrenging van de rijksdiensten naar het Rijksarchief. Die taak is grotendeels overgenomen door de CAS. Maar dat had tot gevolg dat elk RHC de helft van de capaciteit aan inspecteurs moest inleveren. Bij de Erfgoedinspectie is ook veel bezuinigd. Eind jaren tachtig ben ik weer wat anders gaan doen.

Overigens ook in gemeenteland mag best kritisch eens gekeken worden naar de capaciteit van inspectie. Wij merken dat ondanks de wet RGT we steeds meer uren moeten besteden zonder dat we daarvoor mensen hebben. Bij de eet RGT in 2012/2013 is m.i. verzuimd de capaciteit vanuit de provincies over te hevelen naar gemeenten. Bij de ene provincie is de capaciteit na de wet RGT voor verticaal toezicht gehalveerd en bij de andere weer niet.

Yvonne, dank voor je uitleg!

Wat betreft (aanwezigheid van) de inspectie en de capaciteit ervan zijn er binnen de genoemde overheidslagen grote verschillen. En niet altijd zo zoals je zou verwachten. Witte vlekken-provincies hebben volgens mij bijvoorbeeld niet altijd meer IBT-capaciteit, soms juist minder.

Jullie merken dat jullie steeds meer uren moeten besteden. Misschien speelt de digitalisering daarbij ook een grote rol. Inspectiewerk bij digitaal archiefbeheer is veel arbeidsintensiever. En dat wordt nog versterkt doordat we in een transitie zitten.  

De complexe inrichting van een informatiehuushouding heeft daarvzeker mee te maken. De wijzingswet AW gaat wsl. voorzien in de verplichting tot het aanstellen van een gemeentearchivaris. Het zou goed zijn de aanstelling te verbinden aan de gemeenteraad.

De verzwaring in Noord-Brabant kent nog een andere oorzaak. In 2016 is provinciale verordening aangepast, zinder overleg met gemeenten. We moeten in plaats van een keer per twee jaar, nu jaarlijks rapporteren. Zo veel ontwikkelingen zijn er in een jaar ook niet en gemeenten kunnen verbeteringen ook niet binnen een jaar realiseren, maar het moet.  Het invullen van waarstaatjegemeente in het KPI loze was eerst voldoende. Het IBT noord-Brabant erkent wsjg niet. WSjg bestaat nu toch niet meer. Een meerderheid van Brabantse colleges van B. En W. hebben in 2016 geprotesteerd bij GS. Het heeft allemaal niet geholpen, de bestuurstafel werd steeds uitgesteld en uiteindelijk niet georganiseerd. Ik zou nog niet zo’n tegenstander zijn van der taakverzwaring als we er iets voor terug zouden zien. Er wordt echter alleen geacteerd of er een verslag is opgesteld, elk IBT opereert anders. We moeten gewoon mensen hebben om die taakverzwaring uit te voeren. Daarbij werken we in onze optiek niet voor het IBT maar voor de gemeenteraad. Verticaal toezicht bij provincies, ook een lagere overheid, is nergens ingericht. 

@Marius, heel erg bedankt voor je reactie, je onderzoekje, en de verbeterde Excel! Ik ben nog een keer diep in de grafiek gedoken en heb de 3 concrete foutoorzaken gevonden:

 
1. Tabblad Invulsheet-NO, grafiek onderaan sheet:
Van mijn 45 ingevulde ja/deels/nee-vragen in kolom F:
- is 1.7.a niet in de grafiek opgenomen (mogelijk bewust, omdat het wel archiefrecht maar geen archiefwetgeving betreft?)
- is bij 4.1.a het oranje 'nee' in de grafiek opgenomen als 'rood zonder TVW'
- is 4.3.a niet in de grafiek opgenomen
 
En m'n opmerking over de scores bij de vragen 2.2.a, 5.1.c en 7.4.a bedoelde ik anders dan jij begreep. Het ging mij niet om wel/geen TVW. Ik bedoelde: als iets geen wettelijke plicht is, moet de score toch altijd groen zijn? En niet 'rood zonder TVW', zoals nu?

@Yvonne, deze achtergronden lezend, begrijp ik de situatie. Het is fijn te lezen over, en te leren van, de gang van zaken en ervaringen elders. Bedankt!

@Jolanda,

Dank voor je toelichting.

Zie onderstaande antwoorden op jouw vragen.
1.7.a. Dat klopt wel in eerder bijgevoegde versie.

4.1.a. Klopt! Maar is inmiddels al gecorrigeerd in pilotversie.

4.3.a. Klopt! Maar is inmiddels al gecorrigeerd in pilotversie.

2.2.a. Archivaris (nog) niet verplicht, maar het ontbreken is wel een verhoogd risico omdat professioneel beheer en toezicht dan ontbreekt. Dat geef je aan met een kritische kleur.

5.1.c. Facultatieve stukkenlijst. Kleurwaardering vooralsnog gehandhaafd omdat het vaststellen van een hotspotmonitor impliceert dat er lokale uitzonderingen zullen worden gemaakt. Kan wellicht nog wijzigen tijdens pilottraject.

7.4.a Beschikken over E-depot. Weliswaar nog niet verplicht, maar vooralsnog kleurwaardering gehandhaafd omdat het niet hebben van een duurzame beheeromgeving voor te bewaren archiefbescheiden een verhoogd duurzaamheidsrisico betekent. Dat kan je dan niet met groen (voldoende) blijven waarderen.  

 Jolanda de Jong zei:

@Marius, heel erg bedankt voor je reactie, je onderzoekje, en de verbeterde Excel! Ik ben nog een keer diep in de grafiek gedoken en heb de 3 concrete foutoorzaken gevonden:

 
1. Tabblad Invulsheet-NO, grafiek onderaan sheet:
Van mijn 45 ingevulde ja/deels/nee-vragen in kolom F:
- is 1.7.a niet in de grafiek opgenomen (mogelijk bewust, omdat het wel archiefrecht maar geen archiefwetgeving betreft?)
- is bij 4.1.a het oranje 'nee' in de grafiek opgenomen als 'rood zonder TVW'
- is 4.3.a niet in de grafiek opgenomen
 
En m'n opmerking over de scores bij de vragen 2.2.a, 5.1.c en 7.4.a bedoelde ik anders dan jij begreep. Het ging mij niet om wel/geen TVW. Ik bedoelde: als iets geen wettelijke plicht is, moet de score toch altijd groen zijn? En niet 'rood zonder TVW', zoals nu?

@Marius, dank voor je uitgebreide reactie op mijn opmerkingen. Ik begrijp nu de gedachtegang achter de drie genoemde kleurkeuzes, fijn.

Antwoorden op discussie

RSS

© 2019   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden