In 2013 is er een item op het Forum geweest (http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/kwaliteit-bewaking-en-verbe...) over mijn onderwerp. Ik zou nu graag willen weten of iemand verdere ontwikkelingen kent, of die er überhaupt zijn. Wij willen in Apeldoorn eigenlijk graag  zaakdossiers controleren op correcte metadata en ook op 'volledigheid', op inhoud dus. Maar ik vind dat nogal een lastige zaak die veel kennis vraagt als je het over de hele linie wilt doen, als dat al zinnig en uitvoerbaar is. Heeft iemand een idee, ervaring hoe een controle (van zaakdossiers die gearchiveerd (kunnen) worden) in praktijk te brengen is?

Weergaven: 1214

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Ik denk dat het opnemen van lijstjes van documenten die in een zaak horen te zitten niet wenselijk is. Dit lijstje is namelijk nooit volledig. Je zal per proces dan een lijstje moeten gaan aanleggen en het beheer van deze lijstjes zal enorm veel werk kosten.

Ik denk dat de kwaliteitscontroles door DIV/Informatiebeheer zich voornamelijk moet richten op het juist gebruik van de zaaktypes, een correcte omschrijving van de zaak, de geregistreerde zaakklant en typefouten. Verder kan DIV/Informatiebeheer wel controleren op de aanwezigheid van cruciale documenten zoals besluiten e.d.. Voor de rest is de behandelaar verantwoordelijk voor de volledigheid.

De afdeling Interne Controle is veel meer geschikt om de volledigheid van zaken te controleren. Ga dus vooral het gesprek aan met deze mensen. Zij kunnen je ook input geven voor de controles van DIV/Informatiebeheer.


Ik ben het wel in grote lijnen met je eens, Stefan. We hebben het nog niet helemaal vastgelegd, maar de controle moet en kan zich vooral richten op de metadata (die het archiefproces mede bepalen) en informatie die het terugvinden (ook over vele jaren) mogelijk moet maken. Inhoudelijk kun je wel vaststellen of er een begin en een eind(document) aan de zaak zit. Eventueel zou je in overleg met de proceseigenaren  'kerndocumenten' van een werkproces kunnen bepalen en die op aanwezigheid kunnen controleren.

Aan de hand van deze controle kun je aan de proceseigenaren/teams ook verbeteringen voorstellen.



Jean-Luc Rouvroye zei:

Bij de provincie Noord-Brabant is per zaaktype aangegeven welke documenten minimaal vereist zijn voordat een zaak kan worden afgesloten. Als je als behandelaar de zaak al eerder wilt afsluiten, dan krijg je een melding. Ik ben het met jullie eens dat het nogal wat vraagt bij de inrichting van de ZTC, maar op zich lijkt het wel goed te werken zo. Al hebben we bij de training ook geleerd hoe je snel een 'spookdocument' kan aanmaken om een zaak alsnog af te sluiten ;)

Dag Jean-Luc,

Wat goed dat jullie het op de manier doen die ik denk toe te kunnen gaan passen voor Zwolle! Ik ben erg benieuwd naar jullie aanpak. Is het mogelijk van documentatie uit te wisselen? Bijvoorbeeld jullie ZTC? En kun je een voorbeeld noemen wanneer je gebruik maakt van een spookdocument?



Stefan van den Deijssel zei:

Ik denk dat het opnemen van lijstjes van documenten die in een zaak horen te zitten niet wenselijk is. Dit lijstje is namelijk nooit volledig. Je zal per proces dan een lijstje moeten gaan aanleggen en het beheer van deze lijstjes zal enorm veel werk kosten.

Ik denk dat de kwaliteitscontroles door DIV/Informatiebeheer zich voornamelijk moet richten op het juist gebruik van de zaaktypes, een correcte omschrijving van de zaak, de geregistreerde zaakklant en typefouten. Verder kan DIV/Informatiebeheer wel controleren op de aanwezigheid van cruciale documenten zoals besluiten e.d.. Voor de rest is de behandelaar verantwoordelijk voor de volledigheid.

De afdeling Interne Controle is veel meer geschikt om de volledigheid van zaken te controleren. Ga dus vooral het gesprek aan met deze mensen. Zij kunnen je ook input geven voor de controles van DIV/Informatiebeheer.

Dag Stefan,

Snap wat je zegt, maar goed, de verantwoording hoort bij de behandelaar te liggen. Vaak zie je toch dat dit in de praktijk niet werkt. Zij kijken vanuit een andere bril naar een dossier.

Wat ik doe als DIV auditor (ik ben onderdeel van het Interne Controle team), ik controleer op juistheid (juist zaaktype, metadata, authenticiteit, autorisaties, bewaar- en vernietigtermijnen), volledigheid (koppelingen), leesbaarheid (scankwaliteit, integriteit) en terugvindbaarheid (zoekopdracht/ metadata). En natuurlijk wat specifieke zaken.

Met het lijstje toevoegen in dossier bedoel ik ook de cruciale documenten. Deze kun je weer in je DSP hangen en per zaaktype aangeven (net als bij Noord Brabant) wat er bij welk zaaktype hoort aan documenten.

Maar goed, zo doet iedere gemeente het weer anders denk ik.

Het kwaliteitshandboek vanuit jouw gemeente, kan en wil je dat delen?

Groet, Michelle. 

Hoi Michelle,

Zou je je e-mailadres aan mij willen geven via een privé-bericht? Dan stuur ik je wat informatie door.



Stefan van den Deijssel zei:

Hoi Michelle,

Zou je je e-mailadres aan mij willen geven via een privé-bericht? Dan stuur ik je wat informatie door.

Dag Stefan, wat fijn! Mijn e-mailadres is m.kampman@zwolle.nl. Niet erg om via de site te versturen hoor ;-) Zie je informatie graag tegemoet. Dank!



Jean-Luc Rouvroye zei:

Hoi Michelle, ik werk voor de provinciearchivaris en ben daardoor dagelijks gebruiker van Corsa NxT. Ik ben dus niet betrokken (geweest) bij de inrichting. Ik denk wel dat ik je in contact kan brengen met de adviseur DIV, die jou misschien verder kan helpen. Succes!

Dag Jean-Luc,

Dat zou top zijn! Ik ben heel erg benieuwd. Als je mijn in contact wilt brengen heel erg graag!

Groet, Michelle Kampman. m.kampman@zwolle.nl/ 06 11 04 04 75

Ruim een jaar geleden heb ik het onderwerp '(Kwaliteits)controle zaakdossiers' aangesneden. We hebben daarover hier een nuttige discussie gehad. Het afgelopen jaar hebben collega Willem Dings en ik aan onze controle- en kwaliteitstool gewerkt. In het nieuwe (februari-maart)nummer van OD publiceren we een artikel over onze tool en de gedachten erachter: http://www.od-online.nl/artikel/od-februari-maart-2018/kwaliteitsmo....

Antwoorden op discussie

RSS

© 2018   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden