Ik heb altijd gehoord dat het het beste is om het aantal lagen in je DMS zoveel mogelijk te beperken. Het ideaal zou 3 tot 5 lagen zijn.

Maar....... ik heb nog nooit een stukje degelijke archieftheorie gezien, waar deze 'kennis' op gebaseerd is. Wie o wie kan me helpen aan goede artikelen over het optimale aantal lagen in de DMS??

Of aan eervaringsverhalen over DMS-sen met teveel of juist te weinig lagen??

 

Weergaven: 254

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Wat bedoel je met "laag"? Bedoel je het aggregatieniveau?

 

Het TMLO vermeldt vier aggregatieniveau's ("archief", "serie", "dossier" en "archiefstuk"). Je zou kunnen beargumenteren dat daaronder ook nog "versie" als aggregatieniveau nodig is.

Afhankelijk van hoe je het DMS hebt gepositioneerd (als backend onder een zaaksysteem of als frontend voor handmatige invoer), zou je ook nog met subdossiers kunnen werken. Bijvoorbeeld bij omvangrijke projectdossiers kan een subordening de vindbaarheid van informatie vergroten. Bij eenvoudige processen juist weer niet. Het is vooral van belang om bij je gebruikersorganisatie op te halen wat zij prettig vinden, dat kun je per zaaktype of proces bepalen.

Als je het DMS als documentopslagbak onder een zaaksysteem hangt, dan heb je in principe maar één laag nodig en kun je de aggregatieniveau's die Marco noemt vanuit het zaaksysteem als metadata aan het document meegeven.

Antwoorden op discussie

RSS

© 2017   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden