Sommige organisaties willen voor primaire processen al op basis van de Common Ground visie gaan werken. Als je vanaf 'niets' mag beginnen, hoe ziet de ideale bijbehorende DIV er dan uit? Wie heeft hier enig zicht op?
 
Ik vraag me bijvoorbeeld af:

  1. Slaan we gegevens/informatie (plus bepaalde metadata?) straks één keer, voor de héle levensduur, op één duurzame 'basisplaats' (de databron?) op?
  2. Zijn in die 'basisplaats' de digitale DIV-eisen en -functies geïntegreerd en veelal geautomatiseerd?
  3. Zijn DMS, RMA en e-depot overbodig?
  4. Kan elke geautoriseerde wereldbewoner via NLX en API's bij de gegevens/informatie?

Weergaven: 422

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Dag Jolanda,

Hierbij mijn visie en inbreng.

1. Ja, dat zou het uitgangspunt moeten zijn.

2. Eveneens: opslag van gegevens is niet alleen eenmalig, maar ook kwalitatief onder controle.

3. Neen; documenten zullen in hun logische samenhang en processen getoond moeten worden. IN welke vorm dat zal wezen en vanuit welke bron, is nou juist de uitdaging. Want documenten in hun huidige vorm zijn nog op de papieren situatie gebaseerd, wanneer je spreekt van samengestelde informatie-eenheden zit dat al dichter tegen de werkelijkheid aan. Het zoeken van kennis (of bewijs van recht) zal verschuiven van documentgebaseerd naar feitelijke kennisrelaties. Deze relaties zijn op hun beurt weer ontstaan door het aflopen van gecontroleerde processen, waarbij het resultaat de basis vormt van de gegevens waar de informatie op gebaseerd is. In de praktijk zal dit leiden tot het terugvinden van een resultaat op een vastgesteld proces, waar een bevinding (of fase) tot nieuwe kennis zal leiden. Selectie, vernietiging en overdracht zijn dan alleen nog maar parameters van beheerprocessen en niet meer fysieke (of virtuele) ruimtes in een beheersysteem, zoals we dat gewend zijn van een DMS/RMA en E-depot.  Ik ben met enkele meedenkers bezig om dit proces inzichtelijk te maken op een eenvoudige wijze, omdat dit omdenken uitdagingen met zich meebrengt.

4. Als dit informatie betreft waar de wereldbewoner (gecontroleerd) toegang tot MAG hebben, klopt dat. Praktijk:  Stel jezelf eens de vraag waarom je in je woonplaats een uittreksel/paspoort/etc. moet aanvragen, terwijl deze producten samengesteld worden uit een landelijk centraal systeem. En dan komt de verdiepingsvraag: waarom heb je nog een uittreksel nodig, als alle gegevens toch al gekoppeld zijn en in je levenspatroon allang gesignaleerd is dat er een mutatie tot wijziging in je identificatie (of aanpassing van je levenssituatie) heeft plaatsgevonden? De toekomst van dienstverlening zal ingrijpend veranderen, net als ons vakgebied. 

Ludwig, dank voor je uitgebreide reactie, fijn! Dit vult m’n beeldvorming nóg verder aan! Het is duidelijk dat er een complexe verandering gaande is, en dat het een proces van ‘zoeken’ is. Ook ons vak zal enorm veranderen, met andere denk- en zienswijzen, processen, methodieken, enzovoort. En de nieuwe Archiefwet zal misschien niet lang meekunnen…

@Jolanda, De Archiefwet zal nog lang meegaan is mijn inschatting, maar deels wordt de werking ervan overgenomen door de Wet open overheid.

2018%20Artikel%20YvonneWelingsArchievenblad%20nr%2010.pdf
Misschien biedt dit leesvoer meer duidelijkheid.

Dankjewel, Yvonne!

Of de nieuwe Archiefwet lang mee kan, zal natuurlijk ook afhangen van wat er in staat, en op welke manier. Ik heb de indruk dat men wel probeert rekening te houden met toekomstige ontwikkelingen, dus wie weet...

Met de Woo doel je denk ik onder meer op artikel 6.1 van de Wijzigingswet Woo: "Het bestuursorgaan treft maatregelen ten behoeve van het duurzaam toegankelijk maken van de digitale documenten, bedoeld in artikel 2.4, eerste lid."

In het artikel in Archievenblad noem je ook onderzoek m.b.t. informatie in ketens. Er zijn wel twee onderzoeken geweest over duurzame toegankelijkheid van archieven bij keteninformatisering. Al hebben die misschien geen relatie met het rapport 'Puberbrein'. Het recentste onderzoek betreft de RIEC's, het eerdere de Omgevingsvergunning.

Verder bedacht ik dat Estland misschien óók bij DIV al vanuit een digitaal paradigma werkt? Dat móet toch haast wel? Er is in ieder geval op 8 maart een workshop ‘De Digitale Overheid: Wat het digitaliseren van Estland ons leerde’. Met o.a. de voormalige CIO Rijk van Estland. Bedoeld voor architecten, dataspecialisten, programma managers en digitaliseringsautoriteiten. Misschien iets voor André, Ludwig en anderen?

De ontwikkelingen vanuit de VNG volgend, schat ik in dat de werking vanuit de Archiefwet eerder wordt versterkt dan verminderd. Waar jij het over hebt, is wel of niet overbrengen naar een archiefbewaarplaats en het vraagstuk wat nu speelt bewaren bij de bron. Wat me opvalt dat is dat een e-depotvoorziening nog steeds niet is opgenomen in de GEMMA architectuur.

Ik heb mijn artikel opgestuurd aan het Ministerie van O.C. en W., hopelijk nemen ze wat suggesties over. Wij als gemeenten moeten vaak toch maar afwachten of onze stem wordt serieus wordt genomen. Het lijkt me gezien alle ontwikkelingen dat de Archiefwet beter kan worden overgedragen aan BZK.

Antwoorden op discussie

RSS

© 2019   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden