Sommige organisaties willen voor primaire processen al op basis van de Common Ground visie gaan werken. Als je vanaf 'niets' mag beginnen, hoe ziet de ideale bijbehorende DIV er dan uit? Wie heeft hier enig zicht op?
 
Ik vraag me bijvoorbeeld af:

  1. Slaan we gegevens/informatie (plus bepaalde metadata?) straks één keer, voor de héle levensduur, op één duurzame 'basisplaats' (de databron?) op?
  2. Zijn in die 'basisplaats' de digitale DIV-eisen en -functies geïntegreerd en veelal geautomatiseerd?
  3. Zijn DMS, RMA en e-depot overbodig?
  4. Kan elke geautoriseerde wereldbewoner via NLX en API's bij de gegevens/informatie?

Weergaven: 1428

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Dag Jolanda,

Hierbij mijn visie en inbreng.

1. Ja, dat zou het uitgangspunt moeten zijn.

2. Eveneens: opslag van gegevens is niet alleen eenmalig, maar ook kwalitatief onder controle.

3. Neen; documenten zullen in hun logische samenhang en processen getoond moeten worden. IN welke vorm dat zal wezen en vanuit welke bron, is nou juist de uitdaging. Want documenten in hun huidige vorm zijn nog op de papieren situatie gebaseerd, wanneer je spreekt van samengestelde informatie-eenheden zit dat al dichter tegen de werkelijkheid aan. Het zoeken van kennis (of bewijs van recht) zal verschuiven van documentgebaseerd naar feitelijke kennisrelaties. Deze relaties zijn op hun beurt weer ontstaan door het aflopen van gecontroleerde processen, waarbij het resultaat de basis vormt van de gegevens waar de informatie op gebaseerd is. In de praktijk zal dit leiden tot het terugvinden van een resultaat op een vastgesteld proces, waar een bevinding (of fase) tot nieuwe kennis zal leiden. Selectie, vernietiging en overdracht zijn dan alleen nog maar parameters van beheerprocessen en niet meer fysieke (of virtuele) ruimtes in een beheersysteem, zoals we dat gewend zijn van een DMS/RMA en E-depot.  Ik ben met enkele meedenkers bezig om dit proces inzichtelijk te maken op een eenvoudige wijze, omdat dit omdenken uitdagingen met zich meebrengt.

4. Als dit informatie betreft waar de wereldbewoner (gecontroleerd) toegang tot MAG hebben, klopt dat. Praktijk:  Stel jezelf eens de vraag waarom je in je woonplaats een uittreksel/paspoort/etc. moet aanvragen, terwijl deze producten samengesteld worden uit een landelijk centraal systeem. En dan komt de verdiepingsvraag: waarom heb je nog een uittreksel nodig, als alle gegevens toch al gekoppeld zijn en in je levenspatroon allang gesignaleerd is dat er een mutatie tot wijziging in je identificatie (of aanpassing van je levenssituatie) heeft plaatsgevonden? De toekomst van dienstverlening zal ingrijpend veranderen, net als ons vakgebied. 

Ludwig, dank voor je uitgebreide reactie, fijn! Dit vult m’n beeldvorming nóg verder aan! Het is duidelijk dat er een complexe verandering gaande is, en dat het een proces van ‘zoeken’ is. Ook ons vak zal enorm veranderen, met andere denk- en zienswijzen, processen, methodieken, enzovoort. En de nieuwe Archiefwet zal misschien niet lang meekunnen…

@Jolanda, De Archiefwet zal nog lang meegaan is mijn inschatting, maar deels wordt de werking ervan overgenomen door de Wet open overheid.

2018%20Artikel%20YvonneWelingsArchievenblad%20nr%2010.pdf
Misschien biedt dit leesvoer meer duidelijkheid.

Dankjewel, Yvonne!

Of de nieuwe Archiefwet lang mee kan, zal natuurlijk ook afhangen van wat er in staat, en op welke manier. Ik heb de indruk dat men wel probeert rekening te houden met toekomstige ontwikkelingen, dus wie weet...

Met de Woo doel je denk ik onder meer op artikel 6.1 van de Wijzigingswet Woo: "Het bestuursorgaan treft maatregelen ten behoeve van het duurzaam toegankelijk maken van de digitale documenten, bedoeld in artikel 2.4, eerste lid."

In het artikel in Archievenblad noem je ook onderzoek m.b.t. informatie in ketens. Er zijn wel twee onderzoeken geweest over duurzame toegankelijkheid van archieven bij keteninformatisering. Al hebben die misschien geen relatie met het rapport 'Puberbrein'. Het recentste onderzoek betreft de RIEC's, het eerdere de Omgevingsvergunning.

Verder bedacht ik dat Estland misschien óók bij DIV al vanuit een digitaal paradigma werkt? Dat móet toch haast wel? Er is in ieder geval op 8 maart een workshop ‘De Digitale Overheid: Wat het digitaliseren van Estland ons leerde’. Met o.a. de voormalige CIO Rijk van Estland. Bedoeld voor architecten, dataspecialisten, programma managers en digitaliseringsautoriteiten. Misschien iets voor André, Ludwig en anderen?

De ontwikkelingen vanuit de VNG volgend, schat ik in dat de werking vanuit de Archiefwet eerder wordt versterkt dan verminderd. Waar jij het over hebt, is wel of niet overbrengen naar een archiefbewaarplaats en het vraagstuk wat nu speelt bewaren bij de bron. Wat me opvalt dat is dat een e-depotvoorziening nog steeds niet is opgenomen in de GEMMA architectuur.

Ik heb mijn artikel opgestuurd aan het Ministerie van O.C. en W., hopelijk nemen ze wat suggesties over. Wij als gemeenten moeten vaak toch maar afwachten of onze stem wordt serieus wordt genomen. Het lijkt me gezien alle ontwikkelingen dat de Archiefwet beter kan worden overgedragen aan BZK.

Zie de leuke discussie pas wat laat, maar zal vanuit mijn kennis van Common Ground er wat inschattingen aan toevoegen.

Allereerst klopt Yvonne's opmerking in grote lijnen: "Common ground richt zich nu vooral op data in de basisregistraties en de onderliggende architectuur en vooralsnog niet op documentenbeheer." (het gaat wel om meer dan alleen 'basisregistraties' maar feitelijk om alle typen bronregistraties). Waarmee je meteen een fundamenteel punt raakt over wat en hoe je duurzaam wilt opslaan en ontsluiten. Andre merkt op "open en linked data heeft de toekomst". Ik denk dat dit klopt, maar dat het geen nabije toekomst is. Ik constateer dat archiveren in de praktijk nog vrjiwel altijd (zowel bij inzet van DMS'en als van e-Depots) betrekking heeft op de klassieke insteek waarbij 'informatieobjecten met metadata' met een (vaak aparte) geschikte toepassing worden bewaard. Het denken in linked data was 10 jaar geleden ook al hot, maar ik zie de groei in toepassingen (zeker binnen de overheid) maar langzaam ontwikkelen dus verwacht dat dit voorlopig nog geen mainstream wordt.

Mijn inschatting vanuit wat de Common Ground visie inhoudt:

  1. Slaan we gegevens/informatie (plus bepaalde metadata?) straks één keer, voor de héle levensduur, op één duurzame 'basisplaats' (de databron?) op? => Voorlopig niet. Data 'eenmalig opslaan en opvragen bij de bron' is veelal gericht op het ondersteunen van processen. In de meeste gevallen door het beschikbaar stellen van administratieve en geografische gegevens. Voor 'duurzame opslag en ontsluiting' zijn extra maatregelen (bijv. tbv preservering) nodig waarvoor (verwacht ik) in de praktijk andere toepassingen gebruikt zullen worden.
  2. Zijn in die 'basisplaats' de digitale DIV-eisen en -functies geïntegreerd en veelal geautomatiseerd? => nee. Wat en wanneer je archiveert wordt bepaald binnen processen (die gebruik maken van de brongegevens. In het Common Ground lagenmodel heb je het dan over laag 4 ('procesinrichting'). In laag 1 ('gegevensbronnen') is het een kwestie van opdrachten voor gegevensbewerking binnenkrijgen en uitvoeren.
  3. Zijn DMS, RMA en e-depot overbodig? => Nee, tot nader orde dus niet.
  4. Kan elke geautoriseerde wereldbewoner via NLX en API's bij de gegevens/informatie? => ja; doel is dat iedereen (feitelijk net als nu) gegevens kan opvragen waartoe hij gerechtigd is waarbij gebruik gemaakt wordt van zo gestandaardiseerd mogelijke voorzieningen (nu in CG: NLX en gestandaardiseerde API's).

Ook ik vind het lastig om een goed beeld van Common Ground voor DIV-toepassing te krijgen. Ik zie -net als Yvonne- nog een lange weg te gaan. Met steeds meer werken in ketens zou het kunnen zijn dat de langzaamste organisatie de ontwikkeling beperkt. Het gaat straks ook om vertrouwen krijgen dat de informatie die je altijd als 'jouw' informatie zag, niet meer in je eigen systeem zit, maar bij een ander. Die ander moet dan wel aan jouw bewaartermijnen, toegankelijkheidsnormen en andere (gemeenschappelijke) kwaliteitseisen kunnen en willen voldoen. Voorbeeld: een advies van een veiligheidsregio aan een omgevingsdienst t.b.v. een gemeente als bevoegd gezag. Het begrip zorgdragerschap met bijbehorende verantwoordelijkheden moet wellicht ook op de schop.

Als we dit gezamenlijk kunnen organiseren is dat revolutionair.

@Maria, hoe zie jij de verantwoordelijkheden met betrekking tot de Blauwe Knop?

Burger centraal regie over eigen dossier gefaciliteerd door de overheid en ketenpartners toegang, dat is in ieder geval het beeld wat ik ervan krijg.

@Yvonne, daar moet ik voorzichtig in zijn, want ik ken de Blauwe Knop nog amper. Ik zie vooralsnog (maar wellicht zijn dat alleen nog maar de eerste beperkte stappen), dat er op de site van een organisatie een knop is waar de burger de bij de organisatie bekende gegevens kan downloaden. Dat is nog ver weg van een plek waar een burger regie over de eigen gegevens, bekend bij overheden of organisaties, kan voeren.

Als je dit koppelt aan common ground, en opslag bij de bron, dan heeft iedere organisatie zijn eigen verantwoordelijkheid voor de door haar vastgelegde gegevens, waarna de burger daar uit zou moeten kunnen putten, lezen en delen. Dus vanuit een laag over de organisaties heen.

@Ad, dank voor je verrijkende aanvulling vanuit jouw IT-deskundigheid! Mijn gedachte van totaaldesign, met de integratie van álles in één, lijkt bij jouw inschattingen nog heel ver weg. Áls het al realiteit wordt... En het lijkt dat er rond Common Ground lang een hybride situatie zal komen, met het nieuwe én het oude. En misschien wordt DIV ook minder nieuw dan ik dacht, of pas véél later.
 
@Maria, die bewaartermijnen en andere concrete dingen waar de ander bij het beheer aan moet voldoen, en de herdefiniëring van 'zorgdragerschap' waren ook in mij opgekomen. Nieuwe 'problemen' die een bestaande of nieuwe oplossing vragen. Misschien wordt op beslisniveau de (gevoelde) noodzaak om dingen écht goed te regelen dan ook groter dan nu? Jouw woord 'revolutionair' past goed bij het beeld dat ik heb: dat het héél anders wordt.
 
Ik blijf de ontwikkelingen volgen. Wie weet geven ook de themabijeenkomsten van VNG Realisatie in april nog enig inzicht.

N.a.v.: het door @Maria opgemerkte: "...dan heeft iedere organisatie zijn eigen verantwoordelijkheid voor de door haar vastgelegde gegevens, waarna de burger daar uit zou moeten kunnen putten, lezen en delen." => dit zal denk ik in nog sterkere mate het geval worden dan dat het nu al is. Een sprekend voorbeeld daarvan is een lopend traject voor vernieuwing van het 'overheids berichtenstelsel'. In het huidige stelsel wordt o.a. de Berichtenbox-voor-burgers en de Berichtenbox-voor-bedrijven ingezet.  In het voorgestelde stelsel worden (i.t.t. de huidige situatie!) bestuursorganen  verantwoordelijk voor het bewaren, verstrekken en op termijn vernietigen van (formele) berichten die aan burgers en bedrijven zijn verstuurd.

Wat dus ook (maar dat hoef ik hier niet uit te leggen) nieuwe eisen stelt aan hoe je als bestuursorgaan met berichten omgaat. Sommige grotere bestuursorganen zijn hier al aardig op voorbereid, maar vooral voor kleinere organen zoals gemeenten zal dit een flinke uitdaging zijn omdat dit tot nu toe weinig aandacht heeft gekregen. Zelfs in de referentiearchitectuur (GEMMA) ontbreekt deze functionaliteit nog dus laat het zich raden dat gemeenten er nu niet of heel beperkt en op verschillende manieren invulling aan geven.

De voorgestelde manier om te gaan vernieuwen is trouwens wel volledig in lijn met de Common Ground visie (o.a. 'opslaan en opvragen bij de bron' en 'scheiden van data en proces') dus ik zie het wel als een hele positieve ontwikkeling.

Sven Blom van KBenP schreef op 11 maart 2019 een blog die deze discussie enigszins raakt: Common Ground en aanbesteden

Antwoorden op discussie

RSS

© 2019   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden