Heilloos om alleen digitale losse documenten koppelen aan een proces

De essentie van archiveren bestaat uit een handeling die heel simpel is en uit niets meer of minder bestaat dan het koppelen van een document aan een dossier. Dat dossier is op de achtergrond al gekoppeld aan een proces. Daarmee heeft het een bewaar- en vernietigingstermijn. Verder hoeft daarna alleen nog maar bepaald te worden wanneer het dossier gesloten c.q. onmuteerbaar moet worden gemaakt.

Het ‘los’ in een bak opslaan van documenten zónder een link te leggen met de procescontext (en dus met een dossier) heet ‘documentmanagement’ en heeft niets met archiveren te maken. Het is heilloos om eerst een bak met losse documenten te creëren en later te proberen deze aan een proces te koppelen.

Timo ten Cate in: Laagdrempelig en moeiteloos, 2017 Bron nieuwsbrief Digital

Recordsmanagement is een randvoorwaarde voor bewaar- en vernietigingstermijnen. In de praktijk is dit niet altijd zo ingericht.

 

Voer voor discussie, krijg jij de handen nog op elkaar voor records management?

 

 

 

Weergaven: 206

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Totaal niet eens met deze stelling. Naar mijn idee raakt dit de kern van het probleem waarom júist archivering vaak zo slecht is in gemeenteland. We leven in een continu veranderende informatiemaatschappij en de burger heeft andere behoeftes: de gemeente moet mee, de ambtenaar moet mee. Digitaal werken en digitaal samenwerken moet niet langer gericht zijn op archivering, maar op het ondersteunen en faciliteren van de gebruiker/ambtenaar in het proces zodat die zich helemaal kan richten op de burger/maatschappij. Als de ambtenaar behoefte heeft aan het 'los' in een bak opslaan van documenten, zou de archivaris vervolgens moeten kijken hoe het beheer vervolgens mogelijk te maken (denk aan metadata, organisatie). Denk in mogelijkheden, en haak niet zo snel af door alle 'regeltjes'. De praktijk wijst uit dat het 'dwingen' van gebruikers om documenten altijd ergens aan te koppelen, zorgt voor vermijdingsgedrag en schaduwadministraties. Nog belangrijker: het ontmoedigt ruimte voor innovatie, ontwikkeling en nieuwe ideeën én maakt het werk er niet leuker op. Laten we ons in eerste instantie richten op het doel, om vervolgens naar het middel te kijken.

Leuk dat je reageert, het is ook een prikkelende stelling.

Hoe je ook over de stelling denkt, het raakt de kern van de keuzes die op dit moment worden of zelfs zijn gemaakt en daarom is het belangrijk dat we het er over hebben.

Timo ten Cate is een van de belangrijke denkers bij de start van de zgw. Juist omdat hij met deze bewering komt, prikkelde zijn uitspraak mij.

Wat ik naast de losse documentenbakken ook zie, is dat gemeenten juist bewust kiezen hun rm functionaliteit inrichten om daarmee grip op het beheer van de informatie te krijgen.

De maatschappij vraagt ook tijdige vernietiging van gegevens, vooral uit het oogpunt van privacy.

Wat is jouw visie daarop ?

 

 

Ik denk het ook! Vernietiging is heel belangrijk denk ik, om wille van privacy en het 'recht om vergeten te worden'. Ik geloof alleen niet dat er één manier is waarop je dat kan regelen (door top down alles in zaakgerichte, voor-gedefinieerde processen te stoppen). Iets kan in theorie heel logisch zijn, maar als het in de praktijk niet aanslaat... Andersom is ook niet goed: iets wat in de praktijk goed aanslaat maar qua beheer totaal niet geregeld is. Eigenlijk zie je dat gebeuren bij DMS/Zaaksystemen en taak specifieke applicaties: DMS/Zaaksystemen zijn in theorie goed geregeld maar in praktijk slaan ze niet aan. Taak specifieke applicaties slaan in de praktijk goed aan maar vernietiging of duurzame bewaring is (vaak) weer niet geregeld. Je kan als gemeente blijven vasthouden aan het ideaal dat gebruikers op één bepaalde manier werken, maar als toch de olifantenpaadjes blijven ontstaan moet je denk ik langzamerhand gaan nadenken om paden aan te leggen op de olifantenpaadjes. :-)

Ik denk ook dat we steeds meer moeten werken met risico's, niet alles hoeft een 10 te zijn.  Dat is ook een van de uitgangspunten van de AVG. Maar om al die risico's in beeld te krijgen moet je wel weten waar die overheidsinformatie (ha, ha, let op de term) zich bevindt en hoe die wordt beheerd.

Antwoorden op discussie

RSS

© 2017   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden