Gezinskaarten wel of niet (geheel) openbaar beschikbaar stellen

Archiefwet en Wbp

De Archiefwet trad al ver voor de introductie van de wet Bescherming Persoonsgegevens (Wbp) in werking. Dat betekent dat in de praktijk bij (alle) archiefdiensten in Nederland bestanden kunnen berusten die openbaar zijn gemaakt voordat de Wbp er was. In de verklaring van overbrenging is dan niets afgesproken over mogelijke beperkingen. Een van die bestanden waarvoor we jullie aandacht vragen zijn de gezinskaarten. Gezinskaarten en openbaarheid was een van de vele onderwerpen tijdens de VNG archiefcommissie van 21 september 2017.

Levende personen

Gezinskaarten zijn onderdeel van onze bevolkingsadministratie, die landelijk rond 1850 is gestart. Tot 1920 had je registers en gedurende de periode 1921 tot 1940 gezinskaarten totdat de persoonskaart werd geïntroduceerd.

Die gezinskaarten worden al sinds jaar en dag op studiezalen van archiefdiensten ter beschikking gesteld, vaak in de vorm van microfiches. Maar steeds vaker plaatsen archiefdiensten de bestanden digitaal op de websites. Voor de Wbp maakt het verschil analoog of digitaal niets uit of zoals de Autoriteit Persoonsgegevens het omschrijft:

Omwille van het in kaart brengen van de toepasselijkheid van de Wbp en de Archiefwet 1995

onderscheidt het CBP drie soorten archieven: het fysieke archief, het digitale archief en het onlinearchief

(d.w.z. het via Internet toegankelijk gemaakte).

1. Fysieke archief. Hierop is de Wbp van toepassing voor zover de Archiefwet 1995 geen

specifieke regels bevat.

2. Digitale archief. Hierop is de Wbp van toepassing voor zover de Archiefwet 1995 geen

specifieke regels bevat.

3. Online-archief. Hierop is de Wbp van toepassing. Het CBP onderschrijft uw constatering

dat de Archiefwet 1995 niet gaat over beschikbaarstelling via Internet. Als echter iets op

grond van de Archiefwet niet ter beschikking mag worden gesteld, mag het uiteraard ook

niet online ter beschikking worden gesteld. (Dit volgt uit artikel 6 Wbp dat stelt dat

persoonsgegevens in overeenstemming met de wet en op behoorlijke en zorgvuldige

wijze worden verwerkt.)

Terechte klacht

Bij een gemeente is een klacht ingediend door een levend persoon over de publicatie van de gezinskaarten. Op deze kaarten staat uitgebreide informatie over personen, o.a. godsdienst. Dat laatste wordt ook wel bijzondere persoonsgegevens genoemd. De gezinskaart werd door de gemeente bijgehouden en komt daarom overal in Nederland voor. Vast is komen te staan dat de gezinskaart niet gepubliceerd mag worden. In artikel 2a van de Archiefwet staat een uitzondering, wanneer het verbod op verwerken van persoonsgegevens als bedoeld in artikel 156 Wbp voor archiefinstellingen niet geldt. Dit echter met uitzondering van het ter raadpleging of gebruik beschikbaar stellen van zodanige archiefbescheiden. In dit geval is dus toestemming van de betrokken persoon nodig

Wat nu te doen?

Omdat elke gemeente in Nederland dit probleem heeft en alle archiefdiensten de kaarten al sinds jaar en dag beschikbaar stellen, is het wenselijk dat er één oplossingsrichting wordt gekozen.

Alle archiefdiensten zouden formeel moeten kiezen voor het offline halen van de digitale bestanden en het niet beschikbaar stellen van de microfiches in de studiezalen. Dit gaat een heel arbeidsintensieve klus worden wanneer de geinteresseerden inzage willen. Zij moeten dan aantonen dat de persoon die ze zoeken overleden is. Daar is op dit moment geen formatie voor. Feitelijk zouden we hetzelfde openbaarheidsregime moeten inrichten als voor de persoonskaarten. De dienstverlening van de persoonskaarten is feitelijk uitbesteed aan het Centraal Bureau voor Genealogie.

Vaak zijn de gegegens al digitaal verspreid, archiefdiensten kunnen die gegevens niet 'terughalen'.

Er zijn mogelijk (technische) alternatieven:

  • (Opnieuw) scannen en de bijzondere persoonsgegevens niet tonen.

  • In de metadata, de toegang op de scans, aantonen dat de persoon in kwestie overleden is.

Hoe denk jij over deze casus  en laat het ons weten.

 

<astcrt-2014-33529.pdf

Weergaven: 2201

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Wanneer de Autoriteit Persoonsgegevens dit aangeeft, is er geen sprake van een paniekactie. De Wbp dateert uit 2001.

Binnenlands Bestuur besteedt ook aandacht aan de gezinskaarten, zie deze link. Voor archiefinstellingen die lid zijn van BRAIN kan de boodschap niet als verrassing zijn gekomen, begin december 2017 is in de algemene ledenvergadering door het bestuur van BRAIN al verteld dat de scans offline gehaald moeten worden.

@Yvette, bij jouw oplossingsrichting ga je ervan uit dat de scans van de gezinskaarten allemaal geïndiceerd zijn. Helaas is dat niet het geval. We gaan jouw suggestie voorleggen aan de leverancier.

@Yvonne Welings
Fijn dat jullie het voor gaan leggen aan de leverancier. 

Mijn oplossing werkt inderdaad alleen voor geindiceerd materiaal. Maar ik doe onderzoek in heel Nederland en ik ken maar weinig bevolkingsregisters/gezinskaarten uit die periode die online staan maar niet geindiceerd zijn. Bij bevolkingsregisters die nog niet online staan is dat anders; die zijn overwegend ook nog niet geindiceerd. 

Die zijn er dus wel, Made en Drimmelen bijvoorbeeld. Ook staat niet van iedere gemeente de scans van de gezinskaarten online.

In de wet BRP is een hoofdstuk opgenomen die gaat over de "oude registers". Je zou kunnen stellen dat de gezinskaarten als voorloper van de persoonskaarten daartoe behoren. Art. 4.18 stelt "De termijn, bedoeld in artikel 12, eerste lid, van de Archiefwet 1995 vangt aan bij degene die op de dag van zijn overlijden ingezetene is, op die dag, en bij degene die na vertrek uit Nederland op de dag vallende honderd jaar na de geboorte niet ingezetene is, op die dag." De termijn voor overbrenging en dus ook openbaarheid conform Archiefwet is dus 120 jaar na overlijden. De openbaarheidsbeperking van 75 jaar bij in feite vervroegde overbrenging is niet in lijn met het gestelde in de BRP. Die passage wijkt overigens niet af wat eerder in de wet GBA staat.

Als bovenstaande juist is geïnterpreteerd dan is toestemming van GS mijns inziens niet nodig. Het is geregeld in specifieke wetgeving. Als zorgdrager en archivaris moeten we deze termijnen toch naleven. Zeker als de AP als toezichthouder merkt dat het archiefdomein dit soort zaken niet goed toepast staan we er mooi op. Laat staan dat de gezinskaarten gedigitaliseerd zijn en de impact van actieve beschikbaarstelling (en eigenlijk ook actieve overtreding van de wet BRP) de negatieve effecten kunnen vergroten. Ik vind dus dat de gezinskaarten in ieder geval direct offline moeten. De openbaarheid moet geregeld worden in lijn met de wet BRP. Dat kan ook met de technische oplossingen die eerder in deze discussie is aangedragen.

Correctie op mijn eerdere bericht, het is niet 120 jaar na overlijden maar 120 jaar na geboorte. Het is niet eenvoudig bekend wanneer iemand is overleden. Vanuit praktisch oogpunt kun je het net zo beschouwen als voor de niet ingezetenen. En dan zou ik uitgaan van de einddatum van de registers.

@Yvonne, de BRP spreekt over de “oude registers”. In de BRP wordt geloof ik wel ergens de persoonskaarten genoemd, maar in de geest van de wet kun je dat ook voor de gezinskaarten van toepassing laten zijn. De bedoeling is om de gegevens niet openbaar te maken zolang een persoon nog in leven is. Ik denk ook niet dat de wet aangepast zal worden om dit artikel te volmaken. Meestal moet dat meegenomen worden in een wetswijziging die een groter impact heeft. Ik wordt me wel steeds meer bewust dat in specifieke wetgeving aandacht moet zijn voor archivering en privacy. Dan kan ook archivering by design goed worden toegepast en softwareleveranciers de functionaliteit afstemmen op de eisen uit de wet.

West-Fries Archief werkt samen met andere archiefdiensten om deze op een datum offline te halen.

http://www.westfriesarchief.nl/nieuws/1131-gezinskaarten-binnenkort...

Antwoorden op discussie

RSS

© 2018   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden