BREED - over de grenzen van informatie
NETWERK VOOR DE INNOVATIEVE INFORMATIEWERKER
Gebruik DSP in Corsa
Bij mijn gemeente gebruiken we de I-Controller om zaaktypes in Corsa te importeren. Op dit moment kunnen we het zaaktype (en tegelijk documentomschrijving) alleen aan het document koppelen. Daardoor is de vernietigingstermijn alleen op documentniveau geregeld en niet op dossierniveau. Echter, in mijn optiek horen alle document in een (zaak)dossier dezelfde vernietigingstermijn te hebben. Wat ik dus zou willen is dat het zaaktype gebruikt wordt voor de classificatie op dossierniveau. Alle documenten in het dossier krijgen dan de bewaartermijn die op dossierniveau al is bepaald, op grond van het gekozen zaaktype. Ik ben (nog) niet zo thuis in de mogelijkheden van Corsa, maar met de andere DMSen waarmee ik heb gewerkt (Decos en Documentum) kan je op dossierniveau de vernietiging regelen. Wie kan mij verder helpen?
Tags: ., Corsa, DSP, i-controler, vernietigingstermijn, zaaktype
Weergaven: 439
Berichten in deze discussie
-
Permalink Antwoord van Yvonne Welings op -
Ik deel je mening dat uit praktisch oogpunt één archieftermijn moet worden aangehouden voor het gehele zaakdosier. De langstlopende termijn is bepalend voor het gehele dossier.
Zie ook deze link naar de eerdere discussie.
Misschien kan de man achter de i-controler Klaas van der Heijden meer toelichting geven.
-
Permalink Antwoord van Rudy Kaptein op -
Hoi Jean-Luc,
Wat je hier beschrijft heeft met name met de Corsa-kant te maken. De Corsa/DSP integratie die jullie waarschijnlijk gebruiken voor de integratie van zaaktype gegevens koppelt gegevens aan de documenten in Corsa/Post niet aan de dossiers binnen Corsa/Arch. Een directe integratie van zaaktypegegevens met Corsa/Arch bestaat overigens ook niet. Iets anders is het overigens wanneer jullie voor het zaakgericht werken ook gebruik maken van Corsa/Case (bijvoorbeeld een generieke case, of Corsa/Zaak). In het geval van de generieke Case kun je de juiste vernietigingstermijn over laten nemen op de zaak vanuit het startdocument en is het niet nodig om elk document een bewaartermijn mee te geven. Wanneer je gebruik maakt van Corsa/Zaak hebben de zaaktypen in Corsa/Zaak zelf al een vernietigingstermijn.
-
Permalink Antwoord van Klaas van der Heijden op -
Jean-Luc,
Wat Rudy aan geeft klopt vanuit Corsa gezien. Wij (Split~Vision) hebben de gemeente al eerder geadviseerd om deze generieke case te gaan gebruiken en de DSP/zaaktypes niet met al te generieke documentsoorten (types) op te bouwen. Dan loop je vast in Corsa omdat Corsa specifieke namen MOET hebben als documentsjabloon en/of documentonderwerp met al hun metadata (het subject).
Wanneer je de generieke case gebruikt kun je geheel automatisch (zaak)dossiers door Corsa aan laten maken waarin ook automatisch alle (kenniskaart/DSP) document worden "opgeslagen". Wij gebruiken daar WEL het zaaktype (en andere metadata) voor in Corsa.
Recent hebben we in een bestaande Corsa organisatie ! binnen twee dagen ! de inrichting op die manier gemaakt. De mensen van DIV wisten niet wat ze zagen. Dat het zo makkelijk is.
P.s. En daar heb je wat ons betreft BCT (en alle andere externen die de afgelopen jaren Corsa
voor jullie hebben ingericht) NIET voor nodig. Vraag maar eens aan Marion P.Mvrgr
Klaas van der Heijden
Split~Vision
-
Permalink Antwoord van Klaas van der Heijden op
-
Ps. wat ik nog toegevoegd had maar niet opgeslagen werd is het feit dat je afhankelijk van het laatste document van de zaak (toekenning, afwijzing, intrekking, anders) de B/V termijn automatisch door Corsa meegeven wordt op ALLE document van de zaak.
Dat betekent dus dat het laatste document van de zaak bepaalt wat de termijn gaat worden.
En voor Ivonne had ik toegevoegd "Daar komt tie :)".
-
Permalink Antwoord van Jean-Luc Rouvroye op
-
Ik loop door de huidige inrichting van Corsa tegen de volgende problemen aan:
1. vernietiging op dossierniveau is niet mogelijk; we kunnen de BAC gebruiken op dossierniveau, maar daar hebben we toch een DSP met zaaktypes voor?
2. we hebben nu dossiers waarin documenten met verschillende zaaktypes (en dus verschillende bewaartermijnen) zitten. Daar gaan we geheid problemen mee krijgen in de toekomst, vandaar mijn wens dit op dossierniveau te bepalen.
3. bij elk nieuw document dat je aan een dossier wilt toevoegen, moet je opnieuw zaaktype en documenttype handmatig kiezen. Ik vind dit erg omslachtig. Een DIVer zal dit niet zo'n probleem vinden, maar de eindgebruiker zadel je hiermee op met overdreven veel werk (en zullen daardoor Corsa terecht niet gebruiksvriendelijk vinden).
Ik loop tegen een bepaalde erfenis van mijn voorgangers aan. Om het even kort te schetsen: we gebruiken nu 3 DMSen naast elkaar.... Corsa MOET het enige DMS gaan worden, al ik voel persoonlijk meer voor Alfresco. En het zaaksysteem is leidend. Dus Corsa Case voor workflow gebruiken is geen optie, omdat je dan handelingen dubbel gaat uitvoeren, die al in de zaaksysteem zijn geregeld. In mijn ogen moeten we Corsa uitsluitend gebruiken als digitaal archief, dus ik hoop dat we dat met het huidige DSP kunnen.
-
Permalink Antwoord van Klaas van der Heijden op
-
Beste Jean Luc
Al jouw genoemde punten zijn inderdaad door jouw vele voorgangers ingericht.
Dat kan anders :)
Gr. Klaas van der heijden
Mijn tel nr is 0654258585
-
-
Inmiddels ben ik al een stuk verder door een hulpvaardige collega van een andere gemeente (Nijmegen). Zij hebben ook de combinatie Corsa en I-Controller en met Corsa Case wordt het zaaktype automatisch aan het dossier gekoppeld. Ik ga me er nu verder in verdiepen en samen met de applicatiebeheerder voor een oplossing zorgen.
Advertenties
Direct naar...
- Twitter
- RSS: alle activiteiten
- E-mail
© 2013 Gemaakt door Marco Klerks.
Verzorgd door
