Extra beheerskosten door extra aanmaak bestandsformaten - BREED - over de grenzen van informatie2024-03-29T11:28:33Zhttp://www.breednetwerk.nl/forum/topics/extra-beheerskosten-door-extra-aanmaak-bestandsformaten?feed=yes&xn_auth=noGoed advies! Wat de Wet open…tag:www.breednetwerk.nl,2019-12-02:2537796:Comment:1477902019-12-02T19:32:06.669ZYvonne Welingshttp://www.breednetwerk.nl/profile/YvonneWelings
<p>Goed advies! Wat de Wet open overheid en AVG had ik dat ook al bedacht. Maar de overheid mag best vooraf inzichtelijk maken wat een en ander tot gevolg heeft, daar zijn toch de uitvoeringstoetsen voor. </p>
<p>Goed advies! Wat de Wet open overheid en AVG had ik dat ook al bedacht. Maar de overheid mag best vooraf inzichtelijk maken wat een en ander tot gevolg heeft, daar zijn toch de uitvoeringstoetsen voor. </p> Informatieverwerking is wat d…tag:www.breednetwerk.nl,2019-12-02:2537796:Comment:1478922019-12-02T19:11:50.842ZJules Lauwerierhttp://www.breednetwerk.nl/profile/JulesLauwerier
<p>Informatieverwerking is wat de overheid nu eenmaal doet. Geen wonder dat er in allerlei wetten is opgenomen hoe dit optimaal moet geschieden. Elke wet heeft zijn doel.</p>
<p>De Archiefwet moet borgen dat informatie behouden blijft voor hergebruik in de context van bedrijfsvoering, verantwoording, rechtszekerheid, onderzoek en cultureel erfgoed behouden (vrij naar…</p>
<p>Informatieverwerking is wat de overheid nu eenmaal doet. Geen wonder dat er in allerlei wetten is opgenomen hoe dit optimaal moet geschieden. Elke wet heeft zijn doel.</p>
<p>De Archiefwet moet borgen dat informatie behouden blijft voor hergebruik in de context van bedrijfsvoering, verantwoording, rechtszekerheid, onderzoek en cultureel erfgoed behouden (vrij naar <a rel="nofollow noopener" href="https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/kennisbank/waarom-archiveert-de-overheid-informatie" target="_blank">https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/kennisbank/waarom-archiv...</a>) en dat zo authentiek mogelijk.</p>
<p>De wetten Wob, Woo, Who hebben een andere insteek: informatie ontsluiting en hergebruik buiten de oorspronkelijke context.</p>
<p>Dit verschil leidt ertoe dat de vorm waarin de informatie wordt opgeslagen en aangeboden verschillend is. PDF is een prima formaat voor archivering van informatie omdat het nu eenmaal platform onafhankelijk ondersteund wordt. Dat maakt de kans op ondersteuning in de toekomst groter. Daardoor is kans op onbruikbaar gereduceerd. De kans op manipulatie is ook kleiner o.a. omdat er nu eenmaal geen wijdverspreid gebruik van PDF-editors is.</p>
<p>Voor hergebruik in een digitale context is XML of CSV of platte TXT veel praktischer. Iedereen die wel eens tekst samenstelt weet hoe lastig het kan zijn om te citeren uit een niet optimaal opgeslagen PDF-document. De roep om het oorspronkelijke Word-formaat is dan vaak gehoord.</p>
<p>Als de overheid de maatschappij optimaal wil bedienen zal voor beide doelen het meest geschikte formaat beschikbaar gesteld moeten worden. En ja: dan zegt de Archiefwet dat er 2 versies gearchiveerd moeten worden. Door de AVG ontstaan zelfs nog meer versies omdat er ook een geanonimiseerde publieksversie moet worden gemaakt.</p>
<p>Al deze versies archiveren en beheren kost geld. Ja, dat is dubbel omdat de relevante te behouden informatie niet wezenlijk verschilt tussen de versies. Zolang de Archiefwet uit blijft gaan van het begrip "archiefbescheiden" of de nieuwe versie "document" en het niet over "behouden van (relevante) informatie" heeft, zal dit m.i. zo blijven.</p>
<p>Het is nu aan ons als informatiedeskundigen om bestuurders duidelijk te maken dat archiveren de komende jaren steeds meer geld kost: wat we hebben en blijvend moeten bewaren neemt toe, wat erbij komt is een veelvoud van wat we gewend waren en daar zitten ook nog dit soort bijna-duplicaten tussen en dan ook nog eens naast de analoge ook digitale informatie.</p>
<p>Op naar een nieuw budgetvoorstel voor 2020 en verder dus...</p>
<p></p>
<p></p>