Iemand noemde vandaag het scannen van enveloppen bij bezwaarschriften ouderwets. Wordt bij rechtszaken nog echt naar de poststempel op de envelop gekeken of gaat het hier slechts om een klein, theoretisch risico? Bij het scanproces zorgen de enveloppen namelijk voor het nodige oponthoud: de scanner denkt dat hij twee velletjes papier te pakken heeft en geeft een storingsmelding.

 

Hoe kijken we hier anno 2016 tegenaan? Is het scannen van de enveloppen echt zinvol of is het ouderwets geneuzel van juristen?

 

Weergaven: 918

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Vooralsnog wordt dit niet als geneuzel beschouwd bij bezwaar- en beroepszaken, maar ook bij WOB verzoeken vanwege Wet Dwangrom kan de datering van de enveloppe bepalend zijn.

 

De Eerste Kamercommissie voor Veiligheid en Justitie (V&J) heeft op 22 juni 2016 de nota ontvangen. De plenaire behandeling vindt plaats op 5 juli 2016.

Dit wetsvoorstel wordt gezamenlijk behandeld met de wetsvoorstellen Vereenvoudiging en digitalisering van het procesrecht en Invoeringswet vereenvoudiging en digitalisering procesrecht en de Invoeringsrijkswet vereenvoudiging en digitalisering procesrecht en uitbreiding prejudiciële vragen wordt betrokken bij de plenaire behandeling.

 

Het is zinvol als er onenigheid kan ontstaan over datum in / verzending, als bezwaar of beroep net op het randje wel/niet op tijd binnen is. 
In alle andere gevallen is het gewoon niet nodig.
In het kader van regels en uitzonderingen wordt regelmatig gekozen voor domweg dan maar alle enveloppen scannen. Te velen doen werk liever op de automatische piloot, helaas. 

Aanvulling op Jack: zeker bij extern scannen (scanbedrijf), gecombineerd met grote aantallen, is er ook nog het kostenaspect! Je kan de kosten en risico's van wel en niet scannen van enveloppen tegen elkaar afwegen. Hoe vaak komt bezwaar/beroep op het randje binnen? Hoeveel kost het als je dan bijvoorbeeld standaard de documentdatum als uitgangspunt voor bepaling van ontvankelijkheid neemt? Het kan goedkoper zijn enveloppen niet te scannen.

Dat laatste is m.i. een bestuurlijke overweging bij de overheid.

@Yvonne, je bedoelt denk ik dat men hierover op een hoger niveau dan DIV moet besluiten. Helemaal mee eens.

Bedankt voor je reactie.

Wat ik bedoel is dat de zorg voor het archiefbeheer altijd een bestuurlijke verantwoordelijkheid blijft van het college, die zich voor de uitvoer verantwoordt aan de gemeenteraad. Kosten zijn een belangrijke risicoafweging, maar daarmee zijn de proceseigenaren niet alleen bepalend voor deze keuze.

@Jolanda & @Yvonne Helemaal mee eens. Maar ook bij in huis verwerking gaat dit op, het feit dat er voor intern scanwerk geen facturen worden aangemaakt wil niet zeggen dat er geen kosten zijn. Nog los van het feit dat het doorbladeren van van dossiers met veel enveloppen niet bijdraagt aan gebruikersgemak ;-). 

Het gemak van de gebruikers of degene die scant ?

@Yvonne. :-) goed punt. beide natuurlijk

@Leon, uiteraard zijn er ook bij intern scannen kosten, dat ben ik met je eens. Alleen zijn die niet altijd zo snel en makkelijk als bedrag te noemen én te besparen als bij extern scannen. Vandaar mijn wat voorzichtige formulering met “Zeker bij extern scannen…”

Vinden we nu echt dat de keuze voor het al dan niet scannen van enveloppen door het bestuur gemaakt moet worden? Zij hebben echt niks beters te doen en wij zijn zo onprofessioneel dat we die afweging niet kunnen maken?
Het zit gewoon in de uitvoering en natuurlijk is er daarover overlegd met betrokkenen en wordt er een keuze gemaakt. Dat neem je op in werkinstructie, in de 'zo werken we hier'. Ik zie mezelf er geen bestuursvoorstel voor maken, als ik eerlijk ben. Ze zien me aankomen.

Kosten van scannen of niet scannen mogen meewegen. Wie laat je het doen. Als je het goedkoop wilt laten doen gebeurt het door mensen of machines die niet na hoeven denken bij hun werk. Er zullen mensen zijn die dat het beste vinden, omdat dat het goedkoopst is. 

Een bestuurlijke verantwoordelijkheid is een constante. Dat wil niet zeggen dat dit onderwerp niet ambtelijk kan worden bepaald.

Goedkoop hoeft niet bestuurlijk gezien niet altijd de beste oplossing te zijn.

Antwoorden op discussie

RSS

© 2018   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden