Tegenwoordig zie je binnen organisaties steeds meer draagvlak en het nut van een goed ingerichte DMS. DIt was van oudsher altijd een feestje van DIV. Het staat op de agenda!
Gevolg kan zijn dat er afdelingen zijn die er nu 'ook iets van vinden' of van moeten vinden: Functioneel Beheer, Technisch Beheer, grootste gebruiker etc. 

Ik vraag me af waar het eigenaarschap het beste belegd kan worden. Rekening houdende met de veranderde wereld, de ondersteunende taak van DIV en het beheer op de geregistreerde documenten.

Daarnaast ben ik benieuwd welke ervaringen zijn met het eigenaarschap icm het Functioneel Beheer en Technisch Beheer. Wat is waar en hoe belegd? maakt Functioneel Beheer deel uit van DIV?

Weergaven: 183

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Hoi Eddy, het ligt er volgens mij ook nog wel aan wat je precies met eigenaarschap bedoeld? Bij ons is het sinds dit jaar (pas) zo belegd dat applicatiebeheer de eigenaar is van het DMS en dus ook de rekeningen betaald. Dit is voor alle applicaties zo. Voorheen was dit inderdaad wel DIV. Technisch beheer houdt bij ons systeembeheer in, die zijn nergens eigenaar van wat betreft het DMS.

Dan iets meer functioneel: We hebben verschillende functioneel beheerders voor verschillende onderdelen in het DMS. Voor post-gerelateerde onderdelen is inderdaad DIV de eigenaar (zowel zaaksysteem als andere post), maar voor alles wat met Werk & Inkomen te maken heeft (onze sociale zaken), zijn zij zelf de eigenaar. Wij als DIV voeren daar geen controle en beheer op uit. Hetzelfde geldt voor de financiële administratie en het gescande bouwarchief.

Wel geldt voor alle documenten die worden opgeslagen in welk onderdeel van het DMS dan ook, de proceseigenaar is verantwoordelijk voor de juistheid en volledigheid van zijn of haar procesneerslag.

Bedankt voor je input. Jullie hebben dus een duidelijke scheiding van eigenaarschap van de 'objecten' die worden geregistreerd. Zeker gezien de versnippering (digitaliseren is soms een doel geworden) en de registratie van allerlei objectsoorten (mail, webformulieren, twitter etc.) is de vraag wie er dan eigenaar is van deze documenten/objectsoorten.
Je kunt toch geen eigenaar en verantwoordelijk zijn van het beheer en schoning van de archiefobjecten als je aan de voorkant geen inspraak hebt over de inrichting?

Ik ben eigenaar van de auto, moet ook de auto passen en mag betalen, maar de monteur en verkoper bepalen welke banden er onder moeten, lenen de auto ook wel eens uit, zetten er een extra spoilertje er op etcetera.

DIV is toch eindverantwoordelijke voor een goed beheer en tijdige schoning van alle archiefwaardige informatie dus moet DIV aan de voorkant toch ook (mede) bepalen hoe het procesmatig in een DMS moet worden ingericht. Waar leg je dan de knip: eigenaar.

Meer en andere tips en meningen? Graag!

Wat mij betreft ligt hier een managementverantwoordelijkheid met betrekking tot de sturing op de informatievoorziening.

Management is eigenaar van de informatievoorziening, waarbij individuele managers verantwoordelijk zijn voor hun eigen objecten (eigenaar). DIV is adviseur van het management en helpt bij de implementatie.

Hoi Eddy, er is wel een vooropgezette structuur waaraan alle informatieobjecten moeten voldoen zoals procestype en documenttype. Wij zijn als DIV wel betrokken bij de voorkant en voeren helemaal aan de achterkant ook het beheer uit (voor zover nodig in de waardering, selectie en vernietiging), maar wij zijn zeker niet de eigenaar van bepaalde onderdelen van het DMS. De monteur van je auto is wel de eigenaar/verantwoordelijk van zijn eigen handelen om de vergelijking door te trekken. Jij gaat wel bij hém terug als er iets niet in orde blijkt te zijn.

Misschien is het begrip eigenaar en te juridische definitie voor het uitvoerende niveau waarop de vraag zich richt. Feitelijk gezien is de organisatie/zorgdrager/bestuur eigenaar. Het management is hoofdverantwoordelijke, en vervolgens krijg de inzet, gebruik en beheer van het systeem handen en voeten in de vorm van de toekenning van rollen en verantwoordelijkheden vanuit hun eigen expertise. Je kan dan hooguit nog de spreekwoordelijke "probleemeigenaar" zijn voor de uitvoering van je eigen rol/verantwoordelijkheid. Gek dat we daar tegenover niet de term "succeseigenaar" kennen":-)

Antwoorden op discussie

RSS

© 2017   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden