Beste Breed deelnemers,

Ik ben op zoek naar iemand waar ik eens ervaringen mee mag uitwisselen! In mijn werk als recordmanager bij de TU in Eindhoven houd ik me o.a. bezig met kwaliteit van digitale archiefwaardige informatie. In het kader daarvan denk ik na over het gebruik van risicoanalyses/management hierbij. Kan dit de organisatie helpen om duidelijker te krijgen waarom kwaliteit van informatie in orde moet zijn? Wellicht zijn er andere redenen waarom het waardevol is om risicomanagement toe te passen?

Zoals je kunt lezen sta ik zelf nog op nul v.w.b. dit onderwerp. Ik ben benieuwd naar ervaringen en meningen van andere collega's hierover. Maakt mij niet uit vanuit welk organisatietype, ik denk dat we altijd wat van elkaar kunnen opsteken.

Zijn er mensen geïnteresseerd om een keer van gedachten te wisselen over dit onderwerp?

Ik hoor het graag!

Met vriendelijke groet,

Marjolein van der Boom

Weergaven: 607

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Helemaal met je eens, Yvonne. Ik merk dat er met financiële risico's wel rekening wordt gehouden, er zijn dan 'potjes' om die risico's af te dekken. Ik denk dat de gevolgen van die financiële risico's veel kleiner zijn dan de gevolgen van bijvoorbeeld imagoschade. Als overheid moet je toch goed, volledig en helder verantwoording kunnen afleggen. De burgers en ondernemers moeten er vanuit kunnen gaan dat wij integere beslissingen nemen en ook dezelfde beslissing in vergelijkbare gevallen. Zonder een goed geordend, volledig en betrouwbaar archief wordt dat heel moeilijk.

Het is allemaal niet voor de hand liggend om de financiële waarde te bepalen van een archief of sterker nog van niet overgebrachte informatie van een lokale overheid.

Misschien simpel beginnen :-)

bv. Wat is de intrinsieke financiële waarde van een:

- parkeervergunning

- een subsidie beschikking

een "persoonsdossier van de 3D's)

ik heb ook geen idee

misschien een accountant of een concerncontroller betrekken??? want misschien mag je geen formele financiële waarde toekennen aan een bedrijfs-archief cq historisch archief en dan zijn we snel klaar. :-)

Hi Marjolein,

Kan een risicoanalyse helpen om inzichtelijk te krijgen waarom de kwaliteit van informatie in orde moet zijn? Ja, naar mijn mening wel. Met een risicoanalyse kan je inzichtelijk maken wat risico's zijn indien de informatie niet op orde is.

Net zoals Yvonne zou ik de scope beperken tot de bedrijfsvoeringsfase (voor historische archieven denk ik bij risicoanalyse toch eerder aan de opmaak van een calamiteitenplan en prioriteitenlijst vanuit cultureel-historisch oogpunt).  Mogelijke risicocategorieën zijn dan financieel risico, juridisch risico, bestuurlijk-politiek risico, operationeel risico, afbreukrisico en risico voor de burger.

Risicoanalyses kunnen ook gebruikt worden om bij werkprocessen een bewaartermijn te bepalen.  In wezen bepaal je daarmee ook hoelang de kwaliteit van de informatie minimaal goed moet zijn.  Zie hiervoor ook Belangen in Balans : https://www.nationaalarchief.nl/sites/default/files/field-file/bela...  Verder vind je op Kennisplatform Informatie en Archief in de groep Kennisplatform Informatiehuishouding Overheden veel informatie over risicoanalyses. https://kia.pleio.nl/

Wij raden altijd aan om aan te sluiten op bestaande (bedrijfs)risicoanalyses. Nu kan ik mij wel voorstellen dat een Universiteit minder risicogericht opereert dan een bedrijf dat met veel (financiële) risico's te maken heeft. Met alle informatie kom je vast verder.

Succes!

Met vriendelijke groet,
Stella Mechelse

Zoals de hier opkomende discussie al laat zien, genoeg manieren om dit vraagstuk te bekijken en benaderen. 

Dus als het van een daadwerkelijk overleg komt, schuif ik graag aan! 

Als de "financiële risico" factor breed aan de orde komt zou ik ook wel willen aanschuiven.

verder kon het wel eens zo zijn dat "universiteiten" enorme financiële belangen hebben  bij het uit brengen van resultaten van onderzoeken (bv in de medische wereld (apparatuur/medicijnen) speelt dit?? enorm volgens mij.

"Historische Archieven" een start zou kunnen zijn om bij de daadwerkelijke "overbrengen" een symbolisch bedrag van € 1,-- op te voeren. Dit omdat goed permanent beheer een substantiële kostenpost (lasten kant) is welke op één of andere manier uit "begrotingen" (verplicht gelukkig) opgehoest moet worden.

Dank jullie wel voor jullie reacties en tips en inderdaad mooi om te zien dat dit onderwerp niet alleen bij mij speelt.

Het is wel duidelijk dat het vele kanten op kan. Ik ben vooral op zoek naar ideeen ervaringen van anderen hierover. voor mij is dit nog vrij nieuw(zoals ik al in mijn eerste post schreef)

Terri: er zijn drie mensen die positief gereageerd hebben op deze oproep. van hen heb ik al emailadressen, zodat ik ze kan uitnodigen. Indien je wil aansluiten ben je welkom. stuur je me je mailadres dan?

Henk: universiteiten hebben zeker grote financiele belangen! Dat heb je correct. Het moet voor ons ook een van de te benoemen risico's zijn.

Kijk ook eens naar het Rotterdamse risicomodel informatiebeheer.

http://www.stadsarchief.rotterdam.nl/informatie-beheren/informatieb...

We passen dit sinds 2014 toe bij de gemeente Rotterdam. De naam is inmiddels veranderd van risico naar classificatie, in lijn met de collega's van informatiebeveiliging.

Dag Marjolein, ook ik zou me graag aansluiten daar ik aan het kijken ben of de verschillende onderdelenen van handboeken vervanging ook aan risico-analyses kunnen worden gekoppeld.

Volgens mij is er binnen archieven veel meer te kwantificeren in geld dan tot nog toe wordt gedaan. Naast de risico's op boetes (AVG), of het verlies van rechtzaken/schadeclaims bij het ontbreken van handtekeningen/ contracten/bestemmingsplannen kan er vanuit een historisch archief gekeken worden naar goodwill en profilering. Organisaties met een grote(re) historische impact kunnen hier in het publieke domein hun voordeel mee doen. Een bedrijf uit 1880 is nou eenmaal betrouwbaarder (wordt geacht te zijn) dan een uit 2008. Zo ook publieke instellingen. Het is een belofte van continuiteit.

Ik heb de afgelopen jaren geleerd om zaken door te voeren door de medewerkers op risico's te wijzen. Geen bewust gebruik van plannen of schema's over risico's die de organisatie loopt, maar gewoon praktisch.

Het is wel een effectieve manier om veranderingen door te kunnen voeren. Zo was de autorisatie bij een groot deel van de gemeenschappelijke schijf voor iedereen lezen en schrijven. Nu mag iedereen nog veel lezen, maar alleen nog maar schrijven waar het noodzakelijk is. Eerst gemopperd, maar een uitleg waarom met een voorbeeld van een bedrijf dat de krant haalde door problemen werkt dan voldoende. Ik heb hiervoor een mapje met printjes van krantenartikelen van digitale en papieren missers.

Ik wil wel brainstormen als het in te plannen is. Mijn mail is lubben apestaartje zonmw.nl

Antwoorden op discussie

RSS

© 2018   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden