Graag zou ik van andere gemeenten horen hoelang zij hun brondocumenten bewaren en of ze verschil maken vanaf 2017 (de nieuwe selectielijst)

In de i-navigator en selecttool wordt gesproken over Beoordeling brondocumenten BRP , Vernietigen na 10 jaar,  proces 7.1.15

In de Handleiding Uitvoeringsprocedure 2.5 (BRP),2016, staan per brondocument weer andere termijnen. (110 of 10 of 5 enz.)

Weergaven: 1054

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Dag Eelco,

houdt er rekening mee dated verietiging binnen 18 mnd ook een verplichting is in het kader van de AVG. Dit moet dus inderdaad goed ingeregeld worden. Sommige DMS'en kunnen dit bijvoorbeeld op basis van documenttype. Dan is het niet heel moeilijk omdat dan twee verschillende typen gemaakt kunnen worden (of meer) voor de verschillende vernietigingstermijnen. Bij zaaksystemen kan dit (soms) ondervangen worden door sub-zaken aan te maken.

Dag Lourens,

Dank je wel voor je reactie. Je aandachtspunten ga ik meenemen in de contacten hier en vinden van een technische en procedurele oplossing.

Beste Eelco,

een kleine opmerking...

In de AVG (UAVG) zijn echter geen concrete termijnen opgenomen en deze verordening (wet) kent geen algemene bewaar- of vernietigingstermijn. 



Lourens zei:

Dag Eelco,

houdt er rekening mee dated verietiging binnen 18 mnd ook een verplichting is in het kader van de AVG. Dit moet dus inderdaad goed ingeregeld worden. Sommige DMS'en kunnen dit bijvoorbeeld op basis van documenttype. Dan is het niet heel moeilijk omdat dan twee verschillende typen gemaakt kunnen worden (of meer) voor de verschillende vernietigingstermijnen. Bij zaaksystemen kan dit (soms) ondervangen worden door sub-zaken aan te maken.

Dat is geen juiste aanname om aan te nedn dat er binnen 18 maanden moet worden vernietigd. In de AVG is inderdaad een verplichting opgenomen om tijdig informatie te vernietigen. In de uitvoeringswet en aanpassingswet AVG is de relatie met de Archiefwet gelegd. Je bent als gemeente bijvoorbeeld verplicht om een v-lijst op te stellen. Alle gemeenten hebben ervoor gekozen om de VNG hiervoor te mandateren.
Bij de VNG juiridische tweedaagse op 6 november verzorg ik workshops over dit onderwerp. Binnen de groep selectie en waardering wordt kennis gedeeld.

De AVG geeft geen concrete bewaartermijnen. Binnen onze organisatie hebben we afgesproken dat we die invullen met de selectielijst die gewoon een wettelijke basis heeft. De AVG is dus geen reden voor paniek of een reden om ineens andere bewaartermijnen aan te houden. De termijnen van 18 maanden den 110 jaar komen gewoon uit de selectielijst.

Uiteindelijk komt het er volgens mij op neer dat we twee (of bij huwelijken drie) stapeltjes moeten maken: wel te reproduceren uit een Nederlands register V 18 mnd, niet te reproduceren uit een Nederlands register: V 110 jaar. Binnen onze organisatie heb ik twee oplossingsrichtingen aanbevolen: of twee zaaktypen (voor geboorte, overlijden, voor huwelijk drie) met een verschillende bewaartermijn of twee resultaattypen (of drie voor huwelijken) met een verschillende bewaartermijn. Je kunt ook met verschillende documenttypen werken, als het zaaksysteem die inrichting heeft.

Zit nu op de cursus bij Bart Schermer, klopt wat jij stel Marieke. 

Over de selectielijst Archiefwet en AVG zie webiste AP

https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/over-privacy/persoonsg...

Hoi Marieke,

Gelet op ons zaaksysteem denk ik dat wij uitkomen aan wat je schrijft over meedere (twee of drie) zaaktypen i.v.m. de verschillende bewaartermijnen. Heeft het feit dat je voor huwelijken drie zaaktypen geadviseerd hebt te maken met het extra resultaattype Geweigerd?

Marieke Klomp zei:

De AVG geeft geen concrete bewaartermijnen. Binnen onze organisatie hebben we afgesproken dat we die invullen met de selectielijst die gewoon een wettelijke basis heeft. De AVG is dus geen reden voor paniek of een reden om ineens andere bewaartermijnen aan te houden. De termijnen van 18 maanden den 110 jaar komen gewoon uit de selectielijst.

Uiteindelijk komt het er volgens mij op neer dat we twee (of bij huwelijken drie) stapeltjes moeten maken: wel te reproduceren uit een Nederlands register V 18 mnd, niet te reproduceren uit een Nederlands register: V 110 jaar. Binnen onze organisatie heb ik twee oplossingsrichtingen aanbevolen: of twee zaaktypen (voor geboorte, overlijden, voor huwelijk drie) met een verschillende bewaartermijn of twee resultaattypen (of drie voor huwelijken) met een verschillende bewaartermijn. Je kunt ook met verschillende documenttypen werken, als het zaaksysteem die inrichting heeft.

Dag Yvonne,

Als ik de Handreiking Vervanging Archiefbescheiden (Archief2020) lees, begrijp ik daaruit dat het vervangen van akten Burgerlijke Stand niet uitgesloten is. Alleen is het dan noodzakelijk om voor technische oplossing te zorgen om eventueel later een aantekening te kunnen maken op de akte. Klopt dat?
Uit praktisch oogpunt kan ik me voorstellen om akten van vervanging uit te zonderen, zoals je schrijft.

Yvonne Welings zei:

Ik denk inderdaad dat digitaal bewaren in een vak applicatie een puntje is voor alle gemeenten (ha, ha). Overigens is het wel zo dat veel gemeenten wat brondocumenten betreft een uitzondering opnemen in het vervangingsbesluit. Wat bij brondocumenten soms ook speelt is, is de authenticiteit van de papieren documenten uit het buitenland. Dat is op paper al moeilijk aan te tonen, laat staan als je er een digitaal exemplaar van maakt.

Sommige gemeenten hebben hun vervangingsbesluit op dit punt herzien.

Hoi Eelco,

Nee, bij huwelijken komen we op drie zaaktypen (of resultaattypen - ligt eraan op welk niveau je dit wil regelen) uit, omdat je twee uitzonderingen hebt op de bewaartermijn van 18 maanden. 

Als eerste de uitzondering voor de bescheiden die niet uit een Nederlands register kunnen worden gereproduceerd V110 jaar. Deze noem je zelf ook.

Als tweede de melding van een voorgenomen huwelijk of partnerschap waarin tevens is verklaard dat het huwelijk of partnerschap geen schijnrelatie betreft. Die verklaring moet 12 jaar bewaard worden (Besluit burgerlijke stand, artikel 28, lid 2).

Bedankt voor je aanvulling. Deze ben ik in de selectielijst (nog) niet tegengekomen, maar het door jou meegestuurde artikel spreekt voor zich.

Het is me bekend dat hier niet eenduidig wordt gedacht, zie ook deze discussie.

In mijn optiek wordt vaak niet overzien wat de gevolgen zijn op lange termijn.

Het juridisch begrip vervanging op grond van de Archiefwet art. 7 loopt achter

op de technische werkelijkheid, zie ook deze toelichting. 

 

Artikel 10A

[Treedt in werking op een nader te bepalen tijdstip]

Dit onderdeel is (nog) niet in werking getreden; zie het overzicht van wijzigingen

Het overzicht van wijzigingen verwijst naar Besluit van 17 december 2014 tot wijziging van het Besluit burgerlijke stand 1994 in verband met de Wet elektronische dienstverlening burgerlijke stand. In de Nota van Toelichting van dit Besluit tot wijziging uit 2014 staat:

Gemeenten krijgen de mogelijkheid om bij de burgerlijke stand over te gaan tot elektronische dienstverlening jegens de burger; zij worden daartoe niet verplicht.1Ook de burger is niet verplicht tot elektronisch verkeer met de ambtenaar van de burgerlijke stand als de gemeente de elektronische weg heeft opengesteld. Het blijft onverminderd mogelijk om de geboorte- en overlijdensaangifte of de kennisgeving van het voornemen tot het aangaan van een huwelijk of geregistreerd partnerschap op de gebruikelijke wijze in persoon te doen, en om afschriften en uittreksels op papier te ontvangen. Dit strookt met het beginsel van nevenschikking dat ook bij andere wetgevingstrajecten tot uitgangspunt is genomen. De ambtenaar van de burgerlijke stand zal voorts de voor het opmaken van de akte verstrekte gegevens elektronisch verwerken en de akte van geboorte, overlijden, huwelijk en geregistreerd partnerschap in elektronische vorm kunnen opmaken en digitaal opslaan. Daartoe dienen gemeenten over adequate systemen van gegevensverwerking als bedoeld in artikel 1:18b BW (nieuw) te beschikken. In een afzonderlijke algemene maatregel van bestuur zullen hiervoor nadere technische randvoorwaarden worden geformuleerd. Na een eerste evaluatie van de wet – uiterlijk medio 2018 – zal worden besloten over de wijze van invoering van de elektronische opmaak en opslag van akten van de burgerlijke stand. In de hiertoe benodigde (lagere) wetgeving wordt nu alvast voorzien.

De elektronische dienstverlening kan tot de totstandkoming van een digitaal register leiden naast – en niet in plaats van – het klassieke losbladige register. In het Besluit is hierin alvast met een nieuw artikel 10a voorzien. Daarbij zijn de bepalingen met betrekking tot het losbladige register en de dubbelen van akten zo veel mogelijk van overeenkomstige toepassing verklaard op de digitale registers. Ook digitale registers zijn immers registers van de burgerlijke stand als bedoeld in artikel 1:17 BW.2 Voor de latere vermeldingen op de akten die in elektronische vorm worden opgemaakt, is een aanvullende bepaling ingevoerd (artikel 16).

 

De uitspraak over de zogenaamde broodjeszaak, jurisprudentie om de juiste beheer omgeving te hebben is nog steeds niet vertaald naar de Archiefwet. Wat m.i. een stap voorwaarts is, dat de VNG met het wetsvoorstel Woo heeft aangedrongen op digitale duurzaamheid.

Hoewel de brondocumenten van de Burgerlijke Stand vaak op lange termijn vernietigbaar zijn en niet voor overbrenging naar een archiefbewaarplaats in aanmerking komen adviseer ik gemeenten die niet te vervangen vanwege het vraagstuk authenticiteit. Een asielzoeker neemt een bewijs mee van geboorte uit het land van herkomst, van het papier is al moeilijk de authenticiteit vast te stellen, laat staan als je het papier scant en het origineel weggooit. De gemeenten waarvoor ik werk zonderen deze categorie zonder twijfel uit van vervanging. Dat komt dan op het vraagstuk risicomanagement.

Waarom zou je de bestanden waarvan je nu zeker weet dat die op papier nog eeuwig leesbaar is vervangen door een digitaal exemplaar waarvan je niet weet dat die over honderd jaar nog leesbaar is? Alle gemeenten in Nederland voldoen niet aan de eisen van digitalisering zoals in het handboek beschreven, want dat zijn eisen uit het Metamorfoze project van de Koninklijke Bibliotheek.

Het gaat ook niet om tientallen meters papier, ik denk dat vervanging

in deze ook nog duurder is. Technologie gaat door, ik ken gemeenten die in de jaren negentig

vervangingsbesluiten hebben genomen voor bouwvergunningen. Die beschikken nu

over microfiches, waar ze niets mee kunnen en betreuren dat.

 

Bij het nemen van steekproeven valt ons op dat de metadatering vaak onder de maat blijft.

 

Een ander verbeterpunt is de verbetering van de kwaliteitscontroles bij lopende vervanging. Uit steekproeven bleek dat die vaak niet goed waren ingericht. Verbeteringen gebeuren ook op risicoanalyses.

 

1.1  Risicoanalyse

 

Kwaliteitsbewaking van zaken is gebaseerd op risicoanalyse. Onderstaande matrix geeft de omvang van controle weer. De nadruk van controleren ligt op zaken die langer bewaard moeten worden.

 

Categorie

Controle

Permanent te bewaren zaken

100%

Zaken met een vernietigingstermijn van > 10 jaar

50%

Zaken met een vernietigingstermijn van 6-10 jaar

20%

Zaken met een vernietigingstermijn van 1-5 jaar

10%

Het laatste woord over vervanging is nog niet gezegd, maar laten we wel hopen dat er nadere eisen

komen voor de beheers omgeving en preservering op grond van risicocategorieën en het begrip

vervanging nader wordt geduid. De ene vervanging is de andere niet.

 

Antwoorden op discussie

RSS

© 2019   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden