Graag zou ik van andere gemeenten horen hoelang zij hun brondocumenten bewaren en of ze verschil maken vanaf 2017 (de nieuwe selectielijst)

In de i-navigator en selecttool wordt gesproken over Beoordeling brondocumenten BRP , Vernietigen na 10 jaar,  proces 7.1.15

In de Handleiding Uitvoeringsprocedure 2.5 (BRP),2016, staan per brondocument weer andere termijnen. (110 of 10 of 5 enz.)

Weergaven: 708

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Dag Eelco,

houdt er rekening mee dated verietiging binnen 18 mnd ook een verplichting is in het kader van de AVG. Dit moet dus inderdaad goed ingeregeld worden. Sommige DMS'en kunnen dit bijvoorbeeld op basis van documenttype. Dan is het niet heel moeilijk omdat dan twee verschillende typen gemaakt kunnen worden (of meer) voor de verschillende vernietigingstermijnen. Bij zaaksystemen kan dit (soms) ondervangen worden door sub-zaken aan te maken.

Dag Lourens,

Dank je wel voor je reactie. Je aandachtspunten ga ik meenemen in de contacten hier en vinden van een technische en procedurele oplossing.

Beste Eelco,

een kleine opmerking...

In de AVG (UAVG) zijn echter geen concrete termijnen opgenomen en deze verordening (wet) kent geen algemene bewaar- of vernietigingstermijn. 



Lourens zei:

Dag Eelco,

houdt er rekening mee dated verietiging binnen 18 mnd ook een verplichting is in het kader van de AVG. Dit moet dus inderdaad goed ingeregeld worden. Sommige DMS'en kunnen dit bijvoorbeeld op basis van documenttype. Dan is het niet heel moeilijk omdat dan twee verschillende typen gemaakt kunnen worden (of meer) voor de verschillende vernietigingstermijnen. Bij zaaksystemen kan dit (soms) ondervangen worden door sub-zaken aan te maken.

Dat is geen juiste aanname om aan te nedn dat er binnen 18 maanden moet worden vernietigd. In de AVG is inderdaad een verplichting opgenomen om tijdig informatie te vernietigen. In de uitvoeringswet en aanpassingswet AVG is de relatie met de Archiefwet gelegd. Je bent als gemeente bijvoorbeeld verplicht om een v-lijst op te stellen. Alle gemeenten hebben ervoor gekozen om de VNG hiervoor te mandateren.
Bij de VNG juiridische tweedaagse op 6 november verzorg ik workshops over dit onderwerp. Binnen de groep selectie en waardering wordt kennis gedeeld.

De AVG geeft geen concrete bewaartermijnen. Binnen onze organisatie hebben we afgesproken dat we die invullen met de selectielijst die gewoon een wettelijke basis heeft. De AVG is dus geen reden voor paniek of een reden om ineens andere bewaartermijnen aan te houden. De termijnen van 18 maanden den 110 jaar komen gewoon uit de selectielijst.

Uiteindelijk komt het er volgens mij op neer dat we twee (of bij huwelijken drie) stapeltjes moeten maken: wel te reproduceren uit een Nederlands register V 18 mnd, niet te reproduceren uit een Nederlands register: V 110 jaar. Binnen onze organisatie heb ik twee oplossingsrichtingen aanbevolen: of twee zaaktypen (voor geboorte, overlijden, voor huwelijk drie) met een verschillende bewaartermijn of twee resultaattypen (of drie voor huwelijken) met een verschillende bewaartermijn. Je kunt ook met verschillende documenttypen werken, als het zaaksysteem die inrichting heeft.

Zit nu op de cursus bij Bart Schermer, klopt wat jij stel Marieke. 

Over de selectielijst Archiefwet en AVG zie webiste AP

https://www.autoriteitpersoonsgegevens.nl/nl/over-privacy/persoonsg...

Antwoorden op discussie

RSS

© 2018   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden