Graag zou ik van andere gemeenten horen hoelang zij hun brondocumenten bewaren en of ze verschil maken vanaf 2017 (de nieuwe selectielijst)

In de i-navigator en selecttool wordt gesproken over Beoordeling brondocumenten BRP , Vernietigen na 10 jaar,  proces 7.1.15

In de Handleiding Uitvoeringsprocedure 2.5 (BRP),2016, staan per brondocument weer andere termijnen. (110 of 10 of 5 enz.)

Weergaven: 256

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Middag Jolanda,

Vergeet je 19.1.4 (het verwerken in registeren als benoemd in bijlage 4) niet? Zelf vind ik dat brondocumenten hieronder kunnen vallen. Het probleem is echter wat wordt er precies bedoeld met brondocumenten! Zijn dat de documenten die een vreemdeling meeneemt om zijn of haar identiteit te bewijzen. Of vallen alle aktes van andere gemeenten met daarop de latere vermelding erop die voor mijn organisatie weer als bron dienen?

Ik ben er nog niet uit. Goed weekend, Jan-Jaap

Hallo Jolanda,
deze bewaartermijnen komen rechtstreeks uit de bijlage 6 van het uitvoeringsbesluit BRP. Brondocumenten op zich dien je 110 jaar te bewaren. Pas als er brondocumenten op echtheid (of gewaarmerkt worden) worden gecontroleerd dient dit 10 jaar bewaard te worden. In de praktijk merk ik dat gemeente brondocumenten van vreemdelingen ook 110 jaar bewaren omdat dit geen documenten zijn die uit de BRP herleidbaar zijn. Als je naar de selectielijst kijkt, dien je dus voornamelijk 19.1.4 aan te houden voor brondocumenten. Als het onduidelijk is wat brondocumenten zijn, adviseer ik je dit bij Burgerzaken/Publiekszaken na te vragen. Die weten het vaak heel precies.

Bedankt voor jullie reacties.

Als je naar 7.1.15 kijkt, daarbij wordt verwezen naar de regeling BRP, (art, 4)bijlage 6.
Als het bescheiden betreft die  niet uit een Nederlands register kunnen worden gereproduceerd wordt dit 110 jaar bewaard. Andere kunnen dus korter. Zijn er gemeenten die onderscheid maken in het soort brondocument?

Bij 19.1.4 gaat het naar mijn idee meer om de registers waarin je de gegevens verwerkt. De registers die je dan blijvend moet bewaren staan vermeld in bijlage 4 van de selectielijst. (bijv. burgerlijke stand)

Hallo Jolanda,
Ik had vanmiddag ongeveer dezelfde discussie. Zoals ik het opvat, moet je brondocumenten voor de BRP 110 jaar bewaren. Gegevens rondom dat brondocumenten worden gebruikt, mogen/moeten na 18 maanden vernietigd worden. Het lijkt mij zeer onwaarschijnlijk dat op het moment dat gegevens uit de brondocumenten in de BRP verwerkt zijn, dat dan die gegevens vernietigd mogen worden. In de selectielijst wordt letterlijk verwezen naar bijlage 6 van de regeling. Wat daar bedoeld wordt met 'Niet uit een Nederlands register kan worden gereproduceerd', gaat waarschijnlijk over aktes en verklaringen uit het buitenland. M.a.w. als er in processen waarin bij o.a. 7.1.15 naar wordt verwezen akten en/of verklaringen van niet Nederlandse oorsprong zitten, dienen die 110 jaar (na geboorte) bewaard te worden.

Dag Kees-Jan,

Hoe moet ik categorien 7.1.2 en 7.1.21 zien in verhouding tot elkaar? 

71 7 Aangiften behandelen     De aangifte 7.1.2 Specifiek Verwerkt Eerste inschrijving BRP of geboorteaangifte Wet- en regelgeving: Burgerlijk Wetboek Boek 1, art. 17a; Regeling BRP, bijlage 6 Vernietigen   110 jaar Bescheiden betreffende het opnemen en wijzigen van overlijdensgegevens, voor zover het bescheiden betreft die niet uit een Nederlands register kunnen worden gereproduceerd.     Publieke informatie en registratie                      
  7 Aangiften behandelen     De aangifte NIEUW!7.1.21 Specifiek Verwerkt Bescheiden tbv opmaken akte uit de Burgerlijke Stand Wet- en regelgeving: Besluit Burgerlijke Stand 1994, art. 23 Vernietigen Nihil 1,5 jaar Het betreft wel te reproduceren archiefbescheiden. Akten worden via het register blijvend bewaard.     Publieke informatie en registratie                      

Ik vind het erg ingewikkeld. Begrijp ik goed dat wanneer het uit een Nederlands register te reconstrueren is 18 mnd geldt en anders 110 jaar? Afgezien van het feit natuurlijk dat de akte zelf blijvend bewaard wordt.

Is het mogelijk om dit met voorbeelden van documenten te illustreren?
 
Kees-Jan Vermeulen zei:

Hallo Jolanda,
Ik had vanmiddag ongeveer dezelfde discussie. Zoals ik het opvat, moet je brondocumenten voor de BRP 110 jaar bewaren. Gegevens rondom dat brondocumenten worden gebruikt, mogen/moeten na 18 maanden vernietigd worden. Het lijkt mij zeer onwaarschijnlijk dat op het moment dat gegevens uit de brondocumenten in de BRP verwerkt zijn, dat dan die gegevens vernietigd mogen worden. In de selectielijst wordt letterlijk verwezen naar bijlage 6 van de regeling. Wat daar bedoeld wordt met 'Niet uit een Nederlands register kan worden gereproduceerd', gaat waarschijnlijk over aktes en verklaringen uit het buitenland. M.a.w. als er in processen waarin bij o.a. 7.1.15 naar wordt verwezen akten en/of verklaringen van niet Nederlandse oorsprong zitten, dienen die 110 jaar (na geboorte) bewaard te worden.

Hallo Marieke,

Ik weet niet of jullie ook de I-navigator hebben, maar daar staat beter omschreven dat bij een BRP-inschrijving van een niet-ingezetene (dwz Bescheiden betreffende het opnemen en wijzigen van persoonsgegevens, voor zover het bescheiden betreft die niet uit een Nederlands register kunnen worden gereproduceerd) 7.1.2 van toepassing is.

Tevens zie je staan bij de tab Archivering de resultaattypen. Verwerkt en niet reproduceerbaar V110 jaar en verwerkt en reproduceerbaar V18 maanden. Als je op deze doorklikt wordt je doorverwezen naar 7.1.21

Het komt er naar mijn idee dus op neer dat wat je zegt juist is.
Voor de duidelijkheid: we hebben het dus over bescheiden die gebruikt zijn bij een bepaalde BRP of burgerlijke stand zaak. (=brondocument)

Voorbeeld: aangifte geboorte. De vader, bekend in BRP en burgerlijke stand, toont zijn legitimatie en evt. trouwboekje o.i.d. als hij zijn kind komt aangeven.  Dit is dan een brondocument dat na 1,5 jaar vernietigd kan worden. Zijn gegevens zijn immers weer opnieuw terug te vinden in de BRP/burgerlijke stand.

De geboorteakte wordt idd blijvend bewaard.

Antwoorden op discussie

RSS

© 2018   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden