Beleid gebruik OneDrive 365 - BREED - over de grenzen van informatie2024-03-29T13:59:48Zhttp://www.breednetwerk.nl/forum/topics/beleid-gebruik-onedrive-365?xg_source=activity&feed=yes&xn_auth=noDag, nu volop mee bezig als o…tag:www.breednetwerk.nl,2022-10-04:2537796:Comment:2629082022-10-04T07:17:53.790ZLudwig van Dijkhttp://www.breednetwerk.nl/profile/LudwigvanDijk
<p>Dag, nu volop mee bezig als onderdeel van een MS Teams/Sharepoint implementatie. Het probleem blijft dat wij bijzonder weinig grip hebben op de updates van microsoft en de gevolgen voor (in Purview) vastgelegde beheerafspraken. Hierdoor ligt een behoorlijke uitbreiding van beheerorganisatie op de loer, terwijl deze functies de afgelopen periode sterk gereduceerd zijn.</p>
<p>Litigation Hold en sleutelfunctionarissen liggen nu op de werkbank, waarbij wij aansluiten bij het VNG initiatief tot…</p>
<p>Dag, nu volop mee bezig als onderdeel van een MS Teams/Sharepoint implementatie. Het probleem blijft dat wij bijzonder weinig grip hebben op de updates van microsoft en de gevolgen voor (in Purview) vastgelegde beheerafspraken. Hierdoor ligt een behoorlijke uitbreiding van beheerorganisatie op de loer, terwijl deze functies de afgelopen periode sterk gereduceerd zijn.</p>
<p>Litigation Hold en sleutelfunctionarissen liggen nu op de werkbank, waarbij wij aansluiten bij het VNG initiatief tot samenwerking.</p>
<p>Tip: beredeneer en motiveer je initiatieven met als speerpunt Outlook, dit is herkenbaar voor de (n)onkundige op het gebied van informatiebeheer. Vervolgens gaat One Drive en de sharepoint-library gewoon mee op sleeptouw. </p> Meestal weten gebruikers zelf…tag:www.breednetwerk.nl,2022-09-28:2537796:Comment:2626112022-09-28T14:06:18.672ZMaria Willemshttp://www.breednetwerk.nl/profile/MariaWillems
<p>Meestal weten gebruikers zelf best wat de waarde is van de stukken. Regel is dat zakelijke stukken voor gezamenlijk gebruik niet op de OneDrive blijven. 'Dus' wat achterblijft is dan zakelijk voor persoonlijk gebruik en niet-archiefwaardig. Daar mag iedereen zelf bepalen hoe lang het bewaard moet worden.</p>
<p>Ik hoorde vandaag van een andere gemeente die standaard een bewaartermijn instelt van 5 jaar na laatste raadpleging. Eén jaar van tevoren worden dan melding rood opgelicht en kan er…</p>
<p>Meestal weten gebruikers zelf best wat de waarde is van de stukken. Regel is dat zakelijke stukken voor gezamenlijk gebruik niet op de OneDrive blijven. 'Dus' wat achterblijft is dan zakelijk voor persoonlijk gebruik en niet-archiefwaardig. Daar mag iedereen zelf bepalen hoe lang het bewaard moet worden.</p>
<p>Ik hoorde vandaag van een andere gemeente die standaard een bewaartermijn instelt van 5 jaar na laatste raadpleging. Eén jaar van tevoren worden dan melding rood opgelicht en kan er nog gekozen worden voor alsnog openen en daarmee de bewaartermijn met 5 jaar opschuiven. Dat vind ik eigenlijk ook wel een mooie methode. Je wilt in ieder geval middelen hebben om van oude rotzooi af te komen.</p>
<p></p> Dank voor je antwoord! Hoe we…tag:www.breednetwerk.nl,2022-09-28:2537796:Comment:2625212022-09-28T13:35:00.421ZWendy Thomassenhttp://www.breednetwerk.nl/profile/WendyThomassen594
<p>Dank voor je antwoord! Hoe weet de gebruiker wanneer een document 1 of 5 jaar bewaard moet blijven? Wordt de gebruiker ondersteund in deze keuze? En vanwaar de keuze om labels handmatig toe te passen?<br></br> <br></br> <cite>Maria Willems zei:</cite></p>
<blockquote cite="http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/beleid-gebruik-onedrive-365?commentId=2537796%3AComment%3A262501&xg_source=msg_com_forum#2537796Comment262501"><div><div class="xg_user_generated"><p>Wij hebben een…</p>
</div>
</div>
</blockquote>
<p>Dank voor je antwoord! Hoe weet de gebruiker wanneer een document 1 of 5 jaar bewaard moet blijven? Wordt de gebruiker ondersteund in deze keuze? En vanwaar de keuze om labels handmatig toe te passen?<br/> <br/> <cite>Maria Willems zei:</cite></p>
<blockquote cite="http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/beleid-gebruik-onedrive-365?commentId=2537796%3AComment%3A262501&xg_source=msg_com_forum#2537796Comment262501"><div><div class="xg_user_generated"><p>Wij hebben een concept-retentiebeleid met de volgende tekst over OneDrive:</p>
<p><em><span class="NormalTextRun SCXW155537092 BCX9">We geven gebruikers de mogelijkheid om op</span> <span class="FindHit SCXW155537092 BCX9">OneDrive</span> <span class="NormalTextRun SCXW155537092 BCX9">handmatig labels toe te kennen aan</span> <span class="NormalTextRun SCXW155537092 BCX9">documenten met een standaard van 1, 2,</span> <span class="NormalTextRun SCXW155537092 BCX9">of</span> <span class="NormalTextRun SCXW155537092 BCX9">5</span> <span class="NormalTextRun SCXW155537092 BCX9">jaar</span><span class="NormalTextRun SCXW155537092 BCX9">.</span> <span class="NormalTextRun SCXW155537092 BCX9">Hiernaast is s</span><span class="NormalTextRun SCXW155537092 BCX9">tandaard is dat de hele</span> <span class="FindHit SCXW155537092 BCX9">OneDrive</span> <span class="NormalTextRun SCXW155537092 BCX9">van een gebruiker gewist wordt 3 maanden na uit</span><span class="SpellingError SCXW155537092 BCX9">diensttreding.</span></em></p>
<p><span class="SpellingError SCXW155537092 BCX9">Ook persoonlijke mailboxen worden 3 maanden na uitdiensttreding gewist.</span></p>
<p><span class="SpellingError SCXW155537092 BCX9">Van belang zijnde mails of OneDrive-documenten moeten toegevoegd worden aan de dossiers. (Altijd een lastige om te handhaven/te controleren).</span></p>
</div>
</div>
</blockquote> Klopt! Maar One Drive is reed…tag:www.breednetwerk.nl,2022-09-28:2537796:Comment:2624252022-09-28T13:32:29.583ZWendy Thomassenhttp://www.breednetwerk.nl/profile/WendyThomassen594
<p>Klopt! Maar One Drive is reeds opengesteld...<br/> <br/> <cite>Yvonne Welings zei:</cite></p>
<blockquote cite="http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/beleid-gebruik-onedrive-365?commentId=2537796%3AComment%3A262501&xg_source=msg_com_forum#2537796Comment262321"><div><div class="xg_user_generated"><p>Je zou er voor kunnen kiezen om one drive vooralsnog niet open te stellen voordat je de inrichting hebt ingeregeld. </p>
</div>
</div>
</blockquote>
<p>Klopt! Maar One Drive is reeds opengesteld...<br/> <br/> <cite>Yvonne Welings zei:</cite></p>
<blockquote cite="http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/beleid-gebruik-onedrive-365?commentId=2537796%3AComment%3A262501&xg_source=msg_com_forum#2537796Comment262321"><div><div class="xg_user_generated"><p>Je zou er voor kunnen kiezen om one drive vooralsnog niet open te stellen voordat je de inrichting hebt ingeregeld. </p>
</div>
</div>
</blockquote> Wij hebben een concept-retent…tag:www.breednetwerk.nl,2022-09-22:2537796:Comment:2625012022-09-22T08:13:37.582ZMaria Willemshttp://www.breednetwerk.nl/profile/MariaWillems
<p>Wij hebben een concept-retentiebeleid met de volgende tekst over OneDrive:</p>
<p><em><span class="NormalTextRun SCXW155537092 BCX9">We geven gebruikers de mogelijkheid om op</span> <span class="FindHit SCXW155537092 BCX9">OneDrive</span> <span class="NormalTextRun SCXW155537092 BCX9">handmatig labels toe te kennen aan</span> <span class="NormalTextRun SCXW155537092 BCX9">documenten met een standaard van 1, 2,</span> <span class="NormalTextRun SCXW155537092 BCX9">of…</span></em></p>
<p>Wij hebben een concept-retentiebeleid met de volgende tekst over OneDrive:</p>
<p><em><span class="NormalTextRun SCXW155537092 BCX9">We geven gebruikers de mogelijkheid om op</span> <span class="FindHit SCXW155537092 BCX9">OneDrive</span> <span class="NormalTextRun SCXW155537092 BCX9">handmatig labels toe te kennen aan</span> <span class="NormalTextRun SCXW155537092 BCX9">documenten met een standaard van 1, 2,</span> <span class="NormalTextRun SCXW155537092 BCX9">of</span> <span class="NormalTextRun SCXW155537092 BCX9">5</span> <span class="NormalTextRun SCXW155537092 BCX9">jaar</span><span class="NormalTextRun SCXW155537092 BCX9">.</span> <span class="NormalTextRun SCXW155537092 BCX9">Hiernaast is s</span><span class="NormalTextRun SCXW155537092 BCX9">tandaard is dat de hele</span> <span class="FindHit SCXW155537092 BCX9">OneDrive</span> <span class="NormalTextRun SCXW155537092 BCX9">van een gebruiker gewist wordt 3 maanden na uit</span><span class="SpellingError SCXW155537092 BCX9">diensttreding.</span></em></p>
<p><span class="SpellingError SCXW155537092 BCX9">Ook persoonlijke mailboxen worden 3 maanden na uitdiensttreding gewist.</span></p>
<p><span class="SpellingError SCXW155537092 BCX9">Van belang zijnde mails of OneDrive-documenten moeten toegevoegd worden aan de dossiers. (Altijd een lastige om te handhaven/te controleren).</span></p> Je zou er voor kunnen kiezen…tag:www.breednetwerk.nl,2022-09-21:2537796:Comment:2623212022-09-21T15:02:21.834ZYvonne Welingshttp://www.breednetwerk.nl/profile/YvonneWelings
<p>Je zou er voor kunnen kiezen om one drive vooralsnog niet open te stellen voordat je de inrichting hebt ingeregeld. </p>
<p>Je zou er voor kunnen kiezen om one drive vooralsnog niet open te stellen voordat je de inrichting hebt ingeregeld. </p>