Begrip vervreemding verouderd in de Archiefwet door digitalisering? - BREED - over de grenzen van informatie2024-03-28T09:45:21Zhttp://www.breednetwerk.nl/forum/topics/begrip-vervreemding-verouderd-in-de-archiefwet-door-digitaliserin?commentId=2537796%3AComment%3A132131&x=1&feed=yes&xn_auth=novervreemding gaat over de arc…tag:www.breednetwerk.nl,2018-09-10:2537796:Comment:1321312018-09-10T14:24:56.805ZLourenshttp://www.breednetwerk.nl/profile/Lourens
<p>vervreemding gaat over de archiefbescheiden ongeacht de vorm. Het resultaat is dan ook de overdracht van de juridische verantwoordelijkheid (niet eens per sé de fysieke overdracht). Een kopiebestand gebruiken voor de 'andere' gemeente kan dus gewoon, die documenten hebben dan een andere juridische status. Daar kijk je dan (evt) aan tegen copyright- en auteursrecht wetgeving of de AVG. <br></br> <br></br> <cite>Marius Jansen zei:…</cite></p>
<p>vervreemding gaat over de archiefbescheiden ongeacht de vorm. Het resultaat is dan ook de overdracht van de juridische verantwoordelijkheid (niet eens per sé de fysieke overdracht). Een kopiebestand gebruiken voor de 'andere' gemeente kan dus gewoon, die documenten hebben dan een andere juridische status. Daar kijk je dan (evt) aan tegen copyright- en auteursrecht wetgeving of de AVG. <br/> <br/> <cite>Marius Jansen zei:</cite></p>
<blockquote cite="http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/begrip-vervreemding-verouderd-in-de-archiefwet-door-digitaliserin?id=2537796%3ATopic%3A125665&page=3#2537796Comment132107"><div><div class="xg_user_generated"><p>Bij mij blijft de vraag hangen of het begrip vervreemding uitsluitend op de drager betrekking heeft. In essentie gaat het om afstand doen de verantwoordelijkheid van de informatie ongeacht de drager/vorm (afstand doen van zorgplicht). Wie wordt eigenaar/zorgdrager van de informatie met alle daarop van toepassing zijnde verantwoordelijkheden voor het duurzaam beheer en ter beschikking stelling. Ook bij beschikbaar stellen van een 1:1 digitale "kopie" versies aan derden om welke praktische redenen dan ook is dit nog geen vervreemding van zorgplicht. </p>
</div>
</div>
</blockquote> Archieven worden overigens al…tag:www.breednetwerk.nl,2018-09-07:2537796:Comment:1318432018-09-07T17:51:02.425ZYvonne Welingshttp://www.breednetwerk.nl/profile/YvonneWelings
Archieven worden overigens altijd afgesloten bij herindelingen is mijn ervaring.
Archieven worden overigens altijd afgesloten bij herindelingen is mijn ervaring. Arjan, bij wetgeving weegt en…tag:www.breednetwerk.nl,2018-09-07:2537796:Comment:1321112018-09-07T13:26:15.172ZYvonne Welingshttp://www.breednetwerk.nl/profile/YvonneWelings
<p>Arjan, bij wetgeving weegt ene wetgeving vaak zwaarder dan de andere. Raadpleeg je eigen jurist op dit gebied.</p>
<p>Arjan, bij wetgeving weegt ene wetgeving vaak zwaarder dan de andere. Raadpleeg je eigen jurist op dit gebied.</p> In het geval van een herindel…tag:www.breednetwerk.nl,2018-09-07:2537796:Comment:1319222018-09-07T12:28:57.960ZArjan van der Hoekhttp://www.breednetwerk.nl/profile/ArjanvanderHoek
<p>In het geval van een herindeling gaat het zorgdragerschap over van de eoude gemeente naar de toekomstige gemeente. Juist om dit goed te regelen en de historie van het archief te documenteren, schrijft de wet Arhi voor de overgang een verklaring van vervreemding voor.</p>
<p>Archieven worden zelden voor de herindelingsdatum afgesloten. Dit is tenslotte niet mogelijk. Ook de vernietigingscyclus van archiefbescheiden van de rechtsvoorgangers gaat na die datum door, maar worden wel verricht…</p>
<p>In het geval van een herindeling gaat het zorgdragerschap over van de eoude gemeente naar de toekomstige gemeente. Juist om dit goed te regelen en de historie van het archief te documenteren, schrijft de wet Arhi voor de overgang een verklaring van vervreemding voor.</p>
<p>Archieven worden zelden voor de herindelingsdatum afgesloten. Dit is tenslotte niet mogelijk. Ook de vernietigingscyclus van archiefbescheiden van de rechtsvoorgangers gaat na die datum door, maar worden wel verricht door de nieuwe gemeente.</p>
<p>In het handboek "gemeentelijke-herindeling" staan wel aandachtspunten voor DIV. Gelukkig zijn we met deze al goed op weg of hebben ze al bijna afgerond. Een model-verklaring van vervreemding staat er helaas niet in.</p> Bij mij blijft de vraag hange…tag:www.breednetwerk.nl,2018-09-07:2537796:Comment:1321072018-09-07T10:54:58.497ZMarius Jansenhttp://www.breednetwerk.nl/profile/MariusJansen806
<p>Bij mij blijft de vraag hangen of het begrip vervreemding uitsluitend op de drager betrekking heeft. In essentie gaat het om afstand doen de verantwoordelijkheid van de informatie ongeacht de drager/vorm (afstand doen van zorgplicht). Wie wordt eigenaar/zorgdrager van de informatie met alle daarop van toepassing zijnde verantwoordelijkheden voor het duurzaam beheer en ter beschikking stelling. Ook bij beschikbaar stellen van een 1:1 digitale "kopie" versies aan derden om welke praktische…</p>
<p>Bij mij blijft de vraag hangen of het begrip vervreemding uitsluitend op de drager betrekking heeft. In essentie gaat het om afstand doen de verantwoordelijkheid van de informatie ongeacht de drager/vorm (afstand doen van zorgplicht). Wie wordt eigenaar/zorgdrager van de informatie met alle daarop van toepassing zijnde verantwoordelijkheden voor het duurzaam beheer en ter beschikking stelling. Ook bij beschikbaar stellen van een 1:1 digitale "kopie" versies aan derden om welke praktische redenen dan ook is dit nog geen vervreemding van zorgplicht. </p> Jaren geleden hier ook mee te…tag:www.breednetwerk.nl,2018-09-06:2537796:Comment:1320062018-09-06T14:34:49.840ZHenk Sligmanhttp://www.breednetwerk.nl/profile/henksligman
<p>Jaren geleden hier ook mee te maken gehad.</p>
<p>Als je op tijd bent kun je extra archiefwerkzaamheden mbt de herindeling opvoeren bij de herindelingslasten.</p>
<p>ik meen ook met in achtneming van de ARHI</p>
<p>Jaren geleden hier ook mee te maken gehad.</p>
<p>Als je op tijd bent kun je extra archiefwerkzaamheden mbt de herindeling opvoeren bij de herindelingslasten.</p>
<p>ik meen ook met in achtneming van de ARHI</p> handboek-gemeentelijke-herind…tag:www.breednetwerk.nl,2018-09-06:2537796:Comment:1318272018-09-06T13:00:49.824ZYvonne Welingshttp://www.breednetwerk.nl/profile/YvonneWelings
<p><a href="http://storage.ning.com/topology/rest/1.0/file/get/3129175799?profile=original" target="_self">handboek-gemeentelijke-herindeling.pdf</a></p>
<p>Archieven worden over het algemeen afgesloten bij herindelingen. Voor personeels- en cliëntendossiers gelden speciale regels, vooral in verband met privacy.</p>
<p>Is het niet zo dat de nieuwe gemeente de rechtsopvolger is en dat generiek bij de herindeling is bepaald?</p>
<p>Google eens op de handreiking gemeentelijke herindelingen, ik heb…</p>
<p><a href="http://storage.ning.com/topology/rest/1.0/file/get/3129175799?profile=original" target="_self">handboek-gemeentelijke-herindeling.pdf</a></p>
<p>Archieven worden over het algemeen afgesloten bij herindelingen. Voor personeels- en cliëntendossiers gelden speciale regels, vooral in verband met privacy.</p>
<p>Is het niet zo dat de nieuwe gemeente de rechtsopvolger is en dat generiek bij de herindeling is bepaald?</p>
<p>Google eens op de handreiking gemeentelijke herindelingen, ik heb het handboek geupload.</p>
<p>Naast randvoorwaarden uit de Archiefwet, waaronder het niet mogen opdelen van een archief, stelt ook de Wet arhi expliciete voorwaarden aan de overdracht van het gemeentelijke archief:</p>
<ol>
<li>Bij een samenvoeging gaat het archief over naar de nieuwe gemeente</li>
<li>Bij een grenscorrectie worden de archieven die betrekking hebben op het overgaande gebied aan de nieuwe gemeente tijdelijk ter beschikking gesteld</li>
<li>Bij een opsplitsing gaat het archief (ongedeeld) naar de in de herindelingswet aan te wijzen gemeente oftewel de rechtsopvolger. De rechtsopvolger dient vervolgens te organiseren dat de archieven die relevant zijn voor andere bij de opsplitsing betrokken partners, in te zien zijn. Ook zal de rechtsopvolger moeten bepalen of hij hiervoor gecompenseerd wenst te worden.</li>
</ol>
<p></p> Wij gaan met onze gemeente pe…tag:www.breednetwerk.nl,2018-09-06:2537796:Comment:1321002018-09-06T12:51:06.026ZArjan van der Hoekhttp://www.breednetwerk.nl/profile/ArjanvanderHoek
<p>Wij gaan met onze gemeente per 1 januari 2019 op in een nieuwe gemeente. Volgens wet- en regelgeving zijn voor archiefbeheer een paar voorschriften van kracht. Deze wijzen erop dat een verklaring van vervreemding opgesteld moet worden. Heeft iemand een model voor een verklaring van vervreemding beschikbaar?</p>
<p></p>
<p>In de wetteksten over archief en herindeling staat het volgende:</p>
<p><u>Archiefwet 1995, artikel 4, lid 1</u>: <em>‘een regeling, waarbij overheidsorganen worden…</em></p>
<p>Wij gaan met onze gemeente per 1 januari 2019 op in een nieuwe gemeente. Volgens wet- en regelgeving zijn voor archiefbeheer een paar voorschriften van kracht. Deze wijzen erop dat een verklaring van vervreemding opgesteld moet worden. Heeft iemand een model voor een verklaring van vervreemding beschikbaar?</p>
<p></p>
<p>In de wetteksten over archief en herindeling staat het volgende:</p>
<p><u>Archiefwet 1995, artikel 4, lid 1</u>: <em>‘een regeling, waarbij overheidsorganen worden opgeheven, samengevoegd of gesplitst, dan wel waarbij een of meer taken van een overheidsorgaan worden overgedragen aan een overheidsorgaan, houdt een voorziening in omtrent hun archiefbescheiden.’</em></p>
<p>De voorziening betekent volgens <u>artikel 8 van Archiefbesluit 1995</u>: “<em>De zorgdrager maakt van de vernietiging, vervanging of vervreemding een verklaring op, die ten minste een specificatie van de vernietigde, vervangen of vervreemde archiefbescheiden bevat, alsmede aangeeft op grond waarvan en op welke wijze de vernietiging, vervanging of vervreemding is geschied. Een exemplaar van deze verklaring wordt bewaard door het overheidsorgaan waaronder de archiefbescheiden zouden berusten, indien zij niet waren vernietigd, vervangen of vervreemd.”</em></p>
<p>De regeling waarnaar verwezen in het geval van de herindeling is dan de wet Arhi.</p>
<p>In <u>artikel 70 lid 1</u> staat: <em>Onverminderd het bepaalde in het <u>tweede lid en in artikel 71</u> gaan op de datum van herindeling de archiefbescheiden van een gemeente die wordt opgeheven, over naar de gemeente waaraan het gebied van de op te heffen gemeente wordt toegevoegd, dan wel, wanneer dat gebied aan meer dan één gemeente wordt toegevoegd, naar de in de betrokken herindelingsregeling aan te wijzen gemeente.</em></p>
<p>In <u>artikel 70 lid 2</u> staat: <em>Eveneens onverminderd het bepaalde in <u>artikel 71</u> gaan op de datum van herindeling alle gemeentelijke archiefbescheiden, uitsluitend betrekking hebbend op overgaand gebied, over naar de gemeente waaraan dat gebied wordt toegevoegd, met dien verstande dat de overbrenging als bedoeld in <u>artikel 12 van de Archiefwet 1995</u> (</em><em>Stb.</em> <em>276) ten aanzien van deze bescheiden geschiedt als had geen herindeling plaatsgevonden. Van de overgang wordt een verklaring opgemaakt volgens de krachtens <u>artikel 9 van genoemde wet</u> voor vervreemding van archiefbescheiden gestelde regels.</em></p>
<p> </p> Gerdien, bij milieudossiers w…tag:www.breednetwerk.nl,2018-04-10:2537796:Comment:1267682018-04-10T09:27:21.855ZYvonne Welingshttp://www.breednetwerk.nl/profile/YvonneWelings
<p>Gerdien, bij milieudossiers was dat toen anders omdat dat in de wet al was geregeld. De vervreemding was toen verplicht, was ook bij de Jeugdwet zo.</p>
<p>Voor PD's zie oude discussie:</p>
<p>De navolgende opties zijn mogelijk:</p>
<ul>
<li>Samenvatting maken van het oude personeelsdossier.</li>
<li>De dossiers tijdelijk uitlenen met toestemming van de personeelsleden zelf.</li>
<li>Documenten kopiëren (met toestemming) voor de nieuwe organisatie. Het betreft dan documenten betrekking…</li>
</ul>
<p>Gerdien, bij milieudossiers was dat toen anders omdat dat in de wet al was geregeld. De vervreemding was toen verplicht, was ook bij de Jeugdwet zo.</p>
<p>Voor PD's zie oude discussie:</p>
<p>De navolgende opties zijn mogelijk:</p>
<ul>
<li>Samenvatting maken van het oude personeelsdossier.</li>
<li>De dossiers tijdelijk uitlenen met toestemming van de personeelsleden zelf.</li>
<li>Documenten kopiëren (met toestemming) voor de nieuwe organisatie. Het betreft dan documenten betrekking hebbend op benoeming, bevordering en ontslag en alle documenten waarin nog geldende rechten en plichten zijn vastgelegd zoals b.v. studiefaciliteiten, vakantieafspraken, het laatste functioneringsgesprek of beoordelingverslag.</li>
</ul>
<p><a href="http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/personeelsdossiers-bij-gemeentelijke-fusie" target="_blank">http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/personeelsdossiers-bij-gemeentelijke-fusie</a></p>
<p></p> @yvonne, een mogelijk voorbee…tag:www.breednetwerk.nl,2018-04-10:2537796:Comment:1266802018-04-10T07:52:16.121ZGerdien Drosthttp://www.breednetwerk.nl/profile/GerdiendeHaan
<p>@yvonne, een mogelijk voorbeeld is het overdragen van de milieudossiers aan de RUD? In een gemeente waar ik heb gewerkt werden deze dossiers geheel overgedragen (fysiek) en in een andere gemeente werden digitale stukken (kopietjes zeg maar) beschikbaar gesteld.</p>
<p>@yvonne, een mogelijk voorbeeld is het overdragen van de milieudossiers aan de RUD? In een gemeente waar ik heb gewerkt werden deze dossiers geheel overgedragen (fysiek) en in een andere gemeente werden digitale stukken (kopietjes zeg maar) beschikbaar gesteld.</p>