Begrip vervreemding verouderd in de Archiefwet door digitalisering?

Begrip vervreemding

Het begrip vervreemding uit de Archiefwet bestaat uit de volgende handeling:  Overdracht van de eigendom door de zorgdrager aan een andere zorgdrager of een natuurlijk of rechtspersoon van archiefbescheiden. Dat mag je als overheid niet zo maar doen, hiervoor heb je toestemming nodig van de Minister van O. C. en W.  Dit is omschreven in de Archiefwet 1995, artikel 8.

Vervreemding opgelegd door een wet

Je hoeft geen toestemming te vragen aan de Minister wanneer in een nieuwe wet zelf al geregeld is dat je archiefbescheiden moet overdragen aan een andere overheid. Als concreet voorbeeld noem ik de wijziging van de BRP in 2014 toen alle gemeenten de brondocumenten met betrekking tot de Registratie Niet-Ingezetenen (RNI) hebben overgedragen aan het Agentschap BRP. Daar hoort ook een verklaring van vervreemding bij.

Vervreemding in het digitale tijdperk

In verleden vond weleens vervreemding plaats zonder dat de Minister toestemming had kunnen  geven. Bij vroegere gemeentelijke herindelingen werden vaak bouwvergunningen over en weer verhuisd. Tot een paar jaar geleden was dit nog een issue. In het digitale tijdperk blijkt dit 'probleem' als sneeuw voor de zon verdwenen te zijn. De archieven worden niet meer fysiek overgedragen, maar er wordt een digitale kopie ter beschikking gesteld.

Vervreemding lijkt wat de toestemmingsprocedure betreft tot het verleden te behoren of ken jij nog actuele voorbeelden waar het wel nodig zou zijn? Wanneer dit zo zijn, kan de vraag ook uit het KPI verslag verdwijnen. Dat was voor mij de directe aanleiding om de vraag te stellen.

 

Weergaven: 960

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Bij mij blijft de vraag hangen of het begrip vervreemding uitsluitend op de drager betrekking heeft. In essentie gaat het om afstand doen de verantwoordelijkheid van de informatie ongeacht de drager/vorm (afstand doen van zorgplicht). Wie wordt eigenaar/zorgdrager van de informatie met alle daarop van toepassing zijnde verantwoordelijkheden voor het duurzaam beheer en ter beschikking stelling. Ook bij beschikbaar stellen van een 1:1 digitale "kopie" versies aan derden om welke praktische redenen dan ook is dit nog geen vervreemding van zorgplicht.   

In het geval van een herindeling gaat het zorgdragerschap over van de eoude gemeente naar de toekomstige gemeente. Juist om dit goed te regelen en de historie van het archief te documenteren, schrijft de wet Arhi voor de overgang een verklaring  van vervreemding voor.

Archieven worden zelden voor de herindelingsdatum afgesloten. Dit is tenslotte niet mogelijk. Ook de vernietigingscyclus van archiefbescheiden van de rechtsvoorgangers gaat na die datum door, maar worden wel verricht door de nieuwe gemeente.

In het handboek "gemeentelijke-herindeling" staan wel aandachtspunten voor DIV. Gelukkig zijn we met deze al goed op weg of hebben ze al bijna afgerond. Een model-verklaring van vervreemding staat er helaas niet in.

Arjan, bij wetgeving weegt ene wetgeving vaak zwaarder dan de andere. Raadpleeg je eigen jurist op dit gebied.

Archieven worden overigens altijd afgesloten bij herindelingen is mijn ervaring.

vervreemding gaat over de archiefbescheiden ongeacht de vorm. Het resultaat is dan ook de overdracht van de juridische verantwoordelijkheid (niet eens per sé de fysieke overdracht). Een kopiebestand gebruiken voor de 'andere' gemeente kan dus gewoon, die documenten hebben dan een andere juridische status. Daar kijk je dan (evt) aan tegen copyright- en auteursrecht wetgeving of de AVG.
 
Marius Jansen zei:

Bij mij blijft de vraag hangen of het begrip vervreemding uitsluitend op de drager betrekking heeft. In essentie gaat het om afstand doen de verantwoordelijkheid van de informatie ongeacht de drager/vorm (afstand doen van zorgplicht). Wie wordt eigenaar/zorgdrager van de informatie met alle daarop van toepassing zijnde verantwoordelijkheden voor het duurzaam beheer en ter beschikking stelling. Ook bij beschikbaar stellen van een 1:1 digitale "kopie" versies aan derden om welke praktische redenen dan ook is dit nog geen vervreemding van zorgplicht.   

Antwoorden op discussie

RSS

© 2018   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden