Begrip vervreemding verouderd in de Archiefwet door digitalisering?

Begrip vervreemding

Het begrip vervreemding uit de Archiefwet bestaat uit de volgende handeling:  Overdracht van de eigendom door de zorgdrager aan een andere zorgdrager of een natuurlijk of rechtspersoon van archiefbescheiden. Dat mag je als overheid niet zo maar doen, hiervoor heb je toestemming nodig van de Minister van O. C. en W.  Dit is omschreven in de Archiefwet 1995, artikel 8.

Vervreemding opgelegd door een wet

Je hoeft geen toestemming te vragen aan de Minister wanneer in een nieuwe wet zelf al geregeld is dat je archiefbescheiden moet overdragen aan een andere overheid. Als concreet voorbeeld noem ik de wijziging van de BRP in 2014 toen alle gemeenten de brondocumenten met betrekking tot de Registratie Niet-Ingezetenen (RNI) hebben overgedragen aan het Agentschap BRP. Daar hoort ook een verklaring van vervreemding bij.

Vervreemding in het digitale tijdperk

In verleden vond weleens vervreemding plaats zonder dat de Minister toestemming had kunnen  geven. Bij vroegere gemeentelijke herindelingen werden vaak bouwvergunningen over en weer verhuisd. Tot een paar jaar geleden was dit nog een issue. In het digitale tijdperk blijkt dit 'probleem' als sneeuw voor de zon verdwenen te zijn. De archieven worden niet meer fysiek overgedragen, maar er wordt een digitale kopie ter beschikking gesteld.

Vervreemding lijkt wat de toestemmingsprocedure betreft tot het verleden te behoren of ken jij nog actuele voorbeelden waar het wel nodig zou zijn? Wanneer dit zo zijn, kan de vraag ook uit het KPI verslag verdwijnen. Dat was voor mij de directe aanleiding om de vraag te stellen.

 

Weergaven: 606

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Wellicht kan vervreemding aan de orde zijn als bevoegdheden zijn overgedragen, en als dat later (deels) verandert? Bijvoorbeeld bij bevoegdheden van een gemeente/waterschap die zijn overgedragen aan een gemeenschappelijke regeling die zelf zorgdrager is.

Dat zou inderdaad duidelijkheid kunnen bieden.

Wij hebben als Gemeente Zwolle een Shared Service Centrum, samen met Gemeente Kampen en Provincie Overijssel. Het SSC doet o.a. de personeels- en salarisadministratie, en gebruikt hiervoor YouForce van Raet.

Tot 1 januari van dit jaar was Gemeente Zwolle centrumgemeente van het SSC, vanaf 1 januari is het SSC een BVO geworden. We hebben nu het vraagstuk wat te doen met de personeelsdossiers van de SSC-medewerkers. Vóór 1/1 was Gemeente Zwolle de zorgdrager, ná 1/1 is het SSC zorgdrager. De YouForce-dossiers zijn (in overleg tussen HR en de medezeggenschap) overgedragen aan het SSC. Dat wil zeggen dat de dossiers nog steeds in YouForce zitten, maar nu onder een eigen 'tenant'.

We hebben nu de keuze tussen ter beschikking stellen (het gaat dus niet om kopieën, maar om originelen), of vervreemding. We zijn er nog niet helemaal uit. Ik zie nogal op tegen de vervreemdingsprocedure, maar kijk ook niet uit naar jarenlange verantwoordelijkheid voor dossiers waar we feitelijk niet meer bij kunnen en we de BVO via een dienstverleningsovereenkomst moeten vragen om de vernietiging voor ons uit te voeren.

We zijn er nog niet helemaal uit dus, maar zullen toch binnenkort een knoop moeten doorhakken.

Maria, dit is ook een privacyvraagstuk, waar wij rond 2009/2010 mee te maken hebben gehad met de overgang van de personeelsleden van de brandweer naar de veiligheidsregio. We hebben destijds de richtlijnen van de college bescherming persoonsgegevens gevolg, nu AP.

Dit mag bij een faillissement, fusie of overname. Maar om uw privacy te beschermen moet uw werkgever zich hierbij wel aan de volgende voorwaarden houden:

  • Uw werkgever kondigt de overdracht aan, bijvoorbeeld via intranet of het personeelsblad.
  • Uw werkgever mag niet meer gegevens verstrekken dan noodzakelijk is voor de uitvoering van uw arbeidsovereenkomst of aanstelling als ambtenaar. Uw werkgever moet daarom uw personeelsdossier opschonen en alle oude en niet meer relevante gegevens verwijderen.
  • U krijgt de mogelijkheid om uw personeelsdossier in te zien en eventueel bepaalde gegevens te laten verwijderen.  Het is dus niet toegestaan zonder expliciete toestemming om die dossiers over te hevelen.

Wij hebben destijds gekozen voor een tijdelijke uitleen van de analoge dossiers met toestemming van de werknemer. De dossiers dienen formeel afgesloten te worden.

Dag Yvonne, Het traject volgens de richtlijnen van de AP is hier wel gevolgd olv HR-juristen. Alleen het deel verantwoordelijkheid voor de archieven is niet meegenomen. De digitale dossiers zijn van de ene tenant naar de andere verschoven en zijn  niet afgesloten. De dossiers worden dus nog dagelijks bijgewerkt/bijgevuld. Alsnog afsluiten is geen haalbare kaart.  In de dossiers is wel te zien vanaf welk moment de BVO verantwoordelijk is.

Er zijn geen fysieke dossiers.

Onbegrijpelijk dat in deze tijd informatievoorziening nog steeds vaak een terra incognita is. Tijdens een congres over de AVG vorig jaar in juni vroeg ik aan de directie van de AP wat  de relatie was tussen de AVG en Archiefwet. Het leek alsof ik een heel nieuwe wet introduceerde, goede vraag, hebben we nog niet aan gedacht..

Een pluspunt ervaar ik dat de AVG ons nu wel meer op de kaart zet dan voorheen.

Dat onderschrijf ik zeker. Door de AVG wordt er veel meer onze kant op gekeken en is het veel makkelijker om gehoor te vinden. Hoe moeilijke de AVG in de praktijk misschien ook toe te passen is op sommige punten, dit zie ik zeker als positief.

@yvonne, een mogelijk voorbeeld is het overdragen van de milieudossiers aan de RUD? In een gemeente waar ik heb gewerkt werden deze dossiers geheel overgedragen (fysiek) en in een andere gemeente werden digitale stukken (kopietjes zeg maar) beschikbaar gesteld.

Gerdien, bij milieudossiers was dat toen anders omdat dat in de wet al was geregeld. De vervreemding was toen verplicht, was ook bij de Jeugdwet zo.

Voor PD's zie oude discussie:

De navolgende opties zijn mogelijk:

  • Samenvatting maken van het oude personeelsdossier.
  • De dossiers tijdelijk uitlenen met toestemming van de personeelsleden zelf.
  • Documenten kopiëren (met toestemming) voor de nieuwe organisatie. Het betreft dan documenten betrekking hebbend op benoeming, bevordering en ontslag en alle documenten waarin nog geldende rechten en plichten zijn vastgelegd zoals b.v. studiefaciliteiten, vakantieafspraken, het laatste functioneringsgesprek of beoordelingverslag.

http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/personeelsdossiers-bij-geme...

Antwoorden op discussie

RSS

© 2018   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden