Nieuw begrip archiefdienst

In de Wijzigingswet Archiefwet 2021, die we met elkaar mogen voorzien van feedback, wordt een nieuw begrip geïntroduceerd: Archiefdienst. Dit wordt als volgt geduid:

-Archiefdienst: Nationaal Archief of decentrale archiefdienst;

Artikel 5.2 Decentrale archiefdiensten

1. Gedeputeerde staten, het college van burgemeester en wethouders en het dagelijks bestuur van een waterschap voorzien in een decentrale archiefdienst die is belast met de bewaring en beschikbaarstelling van:

a. de blijvend te bewaren documenten van de overheidsorganen van de provincie, de gemeente, onderscheidenlijk het waterschap; en

b. de blijvend te bewaren documenten van overheidsorganen als bedoeld in artikel 2.3, waarvoor gedeputeerde staten, het college van burgemeester en wethouders, onderscheidenlijk het dagelijks bestuur van het waterschap na overbrenging het verantwoordelijke overheidsorgaan is.

2. Elke decentrale archiefdienst heeft een archivaris, die verantwoordelijk is voor het beheer van de documenten die blijvend door de dienst worden bewaard.

Niet alle gemeenten en waterschappen beschikken over een archiefdienst

Naar schatting beschikt 25% van de gemeenten in Nederland niet over een archivaris, bij die gemeenten wordt de rol vervuld door de gemeentesecretaris. De nieuwe wet stelt de aanstelling van een archivaris verplicht. Maar dat er ook nog een organisatie moet worden ingericht, is wel een heel nieuw gegeven. Alle gemeenten hebben wel een archiefbewaarplaats.

Archiefdienst in plaats van archiefbewaarplaats

De term archiefbewaarplaats stamt al uit de Archiefwet 1918. Die archiefbewaarplaats heeft een beheerder en dat is de gemeentearchivaris. In de nieuwe wet wordt nog wel de archivaris aangewezen (rijksarchivarissen lijken te zijn verdwenen).

Een archiefdienst is geen fysieke of digitale plaats meer, maar echt een zelfstandige organisatie of een onderdeel van een groter geheel.

Verandering bestuurlijke verantwoordelijkheid?

Gemeenten zijn zowel zorgdrager als archiefbeheerder, terwijl bij het Rijk dit verschillende departementen zijn. Nu is het zo dat wanneer archiefbescheiden worden overgebracht naar het Nationaal Archief, het zorgdragerschap verandert. Bij gemeenten is dat nu niet zo, het college van B. en W. blijft na overbrenging zorgdrager en bestuurlijk verantwoordelijk.

Het lijkt erop alsof de situatie van het Rijk op lagere overheden van toepassing is verklaard.

Deze wetswijziging heeft veel meer consequenties dan het aanstellen van een archivaris alleen.

Reacties zijn meer dan welkom.

Weergaven: 742

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Mijn inschatting is dat de Rijksoverheid de werkwijze van het Rijk probeert in te voeren bij lagere overheden. Zie mijn reactie op Archiefwet2021 bij zorg en beheer: https://www.internetconsultatie.nl/archiefwet/reactie/10ab4d2f-b0b2...

In de Aw 2021 gaat de wijziging van verantwoordelijk overheidsorgaan na overbrenging bij een GR, waarvan het dagelijks bestuur zelf verantwoordelijk overheidsorgaan is, nog vérder dan de werkwijze van het Rijk! Volgens mij heeft het overbrengende verantwoordelijke overheidsorgaan bijvoorbeeld niets meer te zeggen over opheffing van openbaarheidsbeperkingen bij het door hem overgebrachte archief! Hij hoeft niet te worden gehoord:

Artikel 6.6 Opheffing openbaarheidsbeperking
1. Het verantwoordelijke overheidsorgaan kan besluiten tot opheffing van de op documenten rustende openbaarheidsbeperkingen, indien de beperkingsgronden, bedoeld in artikel 6.2, zich niet langer tegen openbaarmaking verzetten.
2. Indien het gaat om documenten waarvoor Onze Minister ingevolge artikel 2.7, eerste lid, het verantwoordelijke overheidsorgaan is, kan hij enkel tot opheffing besluiten, gehoord het verantwoordelijke overheidsorgaan dat de documenten heeft overgebracht.

De nieuwe wet spreekt over het Nationaal Archief of de Decentrale overheden. Dat kan een GR zijn, maar ook onderdeel van een gemeente zoals een team. Een en ander rammelt nogal inderdaad.

Yvonne, je bedoelt denk ik de 'decentrale archiefdiensten'?

Klopt sorry, de RHC’s raken het rijksdeel kwijt om het simpel te zeggen, veel aangesloten gemeenten maken zich best wat zorgen zoals mogelijk extra kosten en de aansluiting eDepot.

Ja, dat kan ik me wel voorstellen, als ik lees wat er allemaal speelt. Voor sommige RHC's zal de verplichte archivaris misschien wel (welkome?) kansen bieden. Maar ook de kosten daarvan komen links- of rechtsom bij de aangesloten overheidsorganen. Al zal de archivaris soms misschien wél de inhuur van een dure externe partij geheel of gedeeltelijk kunnen besparen?

Archiefbewaarplaats is vaak erg duur, eDepotkosten dalen de laatste jaren. Je kunt ook een archivaris voor meer gemeenten aanwijzen, gebeurt bij FG’s ook.

Een archivaris voor meer gemeenten aanwijzen kan inderdaad ook. Dat geldt denk ik vooral voor gemeenten die zelf een archiefbewaarplaats hebben (en die onder de Aw 2021 mogen houden, dacht ik?). Maar zullen de colleges van B&W daar niet gewoon een al bij de gemeente in dienst zijnde DIV'er of I&A'er als archivaris aanwijzen? Ik heb de indruk dat dat met de Aw 2021 ook mag?

Over dat laatste punt verwacht ik dat nog wat wijziging komt.

Antwoorden op discussie

RSS

© 2020   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden