We willen op korte termijn vanuit corsa automatisch gaan archiveren.

Maar van te voren wil ik een risico-analyse maken op basis van zaaktype.

Zijn er hier binnen het forum mensen/organisaties die dit al gedaan hebben?

Weergaven: 531

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Goedemorgen Irmgard,

Wij hebben bij Zaalberg de digitale adviseur van VHIC een soortgelijke vraag neergelegt. In ons geval ging het over verkoop dossiers. Ik zou het aan een collega, die nu met vakantie is, moeten vragen of wij ook daadwerkelijk dossiers splitsen in te bewaren en op den duur te vernietigen bescheiden.

Groet Jan-Jaap

Beste Zaalberg,
Volgens selectielijst gaat het bij een dossiers verkoop grond, om een bewaardossier. Deze dossiers zijn blijvend te bewaren. Maar een aantal documenten komen voor vernietiging in aanmerking. In de selectielijst is niet terug te vinden hoe lang je die te vernietigen bescheiden moet bewaren. Kunt u mij hier antwoord op geven?

Antwoord
Op basis van de selectielijst 2017 is informatie aangaande overdracht van onroerend goed, schenkingsovereenkomst blijvend te bewaren.

In de toelichting op de selectielijst is opgenomen dat ‘concepten, dat willen zeggen, (al dan niet automatisch opgeslagen) versies van archiefbescheiden die verder geen rol of status hebben in het proces, hoeven niet bewaard te worden.’

In de Handreiking gebruik gemeentelijke selectielijst wordt de mogelijkheid genoemd te bewaren zaakdossiers op te schonen: ‘Met de procesgerichte Selectielijst 2017 krijgen alle archiefbescheiden, die in het kader van de uitvoering van een zaak zijn vastgelegd, een gelijke waardering op basis van het resultaat. Archiefbescheiden die een onderdeel vormen van een breder procestype worden in het kader van deze procesgerichte selectielijst niet apart gewaardeerd. Archiefbescheiden die niet van wezenlijk belang zijn (bijvoorbeeld documenten die onderdeel zijn van de voorbereiding van het opstellen van nieuw beleid) mogen indien gewenst wel worden verwijderd. Een dergelijke ‘opschoning’ is niet verplicht gesteld. De Selectielijst 2017 vermeldt geen opschoningstermijn meer van 10 of 20 jaar. Op welk moment opschoning gebeurt, wordt aan het orgaan overgelaten. Het is daarom verstandig dat het orgaan hiervoor richtlijnen opstelt.’

U zult hiervoor dus zelf richtlijnen op moeten stellen. Wij adviseren hiervoor gebruik te maken van de voorgaande selectielijst en een bewaartermijn van 7 jaar te hanteren voor documenten die overbodig zijn voor de kennis van de zaak en/of rechten en plichten, bijvoorbeeld inzake gevoerde en afgeronde procedures.

VHIC is van plan te komen met algemene richtlijnen voor dit soort vragen. Wij denken aan een aanvulling op de Selecttool.

Dag Irmgard,

Wat bedoel je precies met archiveren? Gaat dit over het automatisch afsluiten van zaken, automatisch vernietigen, automatisch overbrengen?

In 's-Hertogenbosch hebben is de bewaartermijn ingericht per zaaktype, conform selectielijst. Deze gaat lopen zodra de zaak is afgesloten. Dit wordt gedaan door de behandelaar van een zaak. Voor wat betreft de vernietiging hebben we enerzijds de keuze aan de gemeentearchivaris voorgelegd of hij alle vernietigingslijsten integraal wil zien of dat hij om zaken van een bepaald zaaktype wel of niet standaard wil beoordelen (je kunt je afvragen of de gemeentarchivaris alle zaken van het zaaktype contactmoment wil zien en inderdaad: welk risico je loopt) bij de vernietigingsprocedure. Binnen de organisatie krijgen de afdelingshoofden lijsten met te vernietigen zaken. Dat wordt niet op zaaktype, maar op zaaksniveau bekeken.

Antwoorden op discussie

RSS

© 2019   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden