automatisch archiveren - BREED - over de grenzen van informatie2024-03-29T12:14:51Zhttp://www.breednetwerk.nl/forum/topics/automatisch-archiveren?feed=yes&xn_auth=noDag Irmgard,
Wat bedoel je pr…tag:www.breednetwerk.nl,2019-08-12:2537796:Comment:1436922019-08-12T14:54:09.733ZMarieke Klomphttp://www.breednetwerk.nl/profile/MariekeKlomp
<p>Dag Irmgard,</p>
<p>Wat bedoel je precies met archiveren? Gaat dit over het automatisch afsluiten van zaken, automatisch vernietigen, automatisch overbrengen?</p>
<p>In 's-Hertogenbosch hebben is de bewaartermijn ingericht per zaaktype, conform selectielijst. Deze gaat lopen zodra de zaak is afgesloten. Dit wordt gedaan door de behandelaar van een zaak. Voor wat betreft de vernietiging hebben we enerzijds de keuze aan de gemeentearchivaris voorgelegd of hij alle vernietigingslijsten…</p>
<p>Dag Irmgard,</p>
<p>Wat bedoel je precies met archiveren? Gaat dit over het automatisch afsluiten van zaken, automatisch vernietigen, automatisch overbrengen?</p>
<p>In 's-Hertogenbosch hebben is de bewaartermijn ingericht per zaaktype, conform selectielijst. Deze gaat lopen zodra de zaak is afgesloten. Dit wordt gedaan door de behandelaar van een zaak. Voor wat betreft de vernietiging hebben we enerzijds de keuze aan de gemeentearchivaris voorgelegd of hij alle vernietigingslijsten integraal wil zien of dat hij om zaken van een bepaald zaaktype wel of niet standaard wil beoordelen (je kunt je afvragen of de gemeentarchivaris alle zaken van het zaaktype contactmoment wil zien en inderdaad: welk risico je loopt) bij de vernietigingsprocedure. Binnen de organisatie krijgen de afdelingshoofden lijsten met te vernietigen zaken. Dat wordt niet op zaaktype, maar op zaaksniveau bekeken.</p> Goedemorgen Irmgard,
Wij heb…tag:www.breednetwerk.nl,2019-07-26:2537796:Comment:1435172019-07-26T10:35:27.846ZJan-Jaap Fleurkehttp://www.breednetwerk.nl/profile/JanJaapFleurke
<p>Goedemorgen Irmgard,</p>
<p></p>
<p>Wij hebben bij Zaalberg de digitale adviseur van VHIC een soortgelijke vraag neergelegt. In ons geval ging het over verkoop dossiers. Ik zou het aan een collega, die nu met vakantie is, moeten vragen of wij ook daadwerkelijk dossiers splitsen in te bewaren en op den duur te vernietigen bescheiden.</p>
<p></p>
<p>Groet Jan-Jaap</p>
<p></p>
<div class="panel-collapse collapse in" id="faq44"><div class="panel-body"><p><em>Beste Zaalberg,<br></br> Volgens…</em></p>
</div>
</div>
<p>Goedemorgen Irmgard,</p>
<p></p>
<p>Wij hebben bij Zaalberg de digitale adviseur van VHIC een soortgelijke vraag neergelegt. In ons geval ging het over verkoop dossiers. Ik zou het aan een collega, die nu met vakantie is, moeten vragen of wij ook daadwerkelijk dossiers splitsen in te bewaren en op den duur te vernietigen bescheiden.</p>
<p></p>
<p>Groet Jan-Jaap</p>
<p></p>
<div id="faq44" class="panel-collapse collapse in"><div class="panel-body"><p><em>Beste Zaalberg,<br/> Volgens selectielijst gaat het bij een dossiers verkoop grond, om een bewaardossier. Deze dossiers zijn blijvend te bewaren. Maar een aantal documenten komen voor vernietiging in aanmerking. In de selectielijst is niet terug te vinden hoe lang je die te vernietigen bescheiden moet bewaren. Kunt u mij hier antwoord op geven?</em></p>
<p><strong>Antwoord</strong><br/> Op basis van de selectielijst 2017 is informatie aangaande overdracht van onroerend goed, schenkingsovereenkomst blijvend te bewaren.</p>
<p>In de toelichting op de selectielijst is opgenomen dat ‘concepten, dat willen zeggen, (al dan niet automatisch opgeslagen) versies van archiefbescheiden die verder geen rol of status hebben in het proces, hoeven niet bewaard te worden.’</p>
<p>In de Handreiking gebruik gemeentelijke selectielijst wordt de mogelijkheid genoemd te bewaren zaakdossiers op te schonen: ‘Met de procesgerichte Selectielijst 2017 krijgen alle archiefbescheiden, die in het kader van de uitvoering van een zaak zijn vastgelegd, een gelijke waardering op basis van het resultaat. Archiefbescheiden die een onderdeel vormen van een breder procestype worden in het kader van deze procesgerichte selectielijst niet apart gewaardeerd. Archiefbescheiden die niet van wezenlijk belang zijn (bijvoorbeeld documenten die onderdeel zijn van de voorbereiding van het opstellen van nieuw beleid) mogen indien gewenst wel worden verwijderd. Een dergelijke ‘opschoning’ is niet verplicht gesteld. De Selectielijst 2017 vermeldt geen opschoningstermijn meer van 10 of 20 jaar. Op welk moment opschoning gebeurt, wordt aan het orgaan overgelaten. Het is daarom verstandig dat het orgaan hiervoor richtlijnen opstelt.’</p>
<p>U zult hiervoor dus zelf richtlijnen op moeten stellen. Wij adviseren hiervoor gebruik te maken van de voorgaande selectielijst en een bewaartermijn van 7 jaar te hanteren voor documenten die overbodig zijn voor de kennis van de zaak en/of rechten en plichten, bijvoorbeeld inzake gevoerde en afgeronde procedures.</p>
<p>VHIC is van plan te komen met algemene richtlijnen voor dit soort vragen. Wij denken aan een aanvulling op de <a href="https://www.vhic.nl/selectielijst-2017-handreiking-en-selecttool-aangepast/" target="_blank" rel="noopener">Selecttool</a>.</p>
</div>
</div> Dat doe je toch evengoed volg…tag:www.breednetwerk.nl,2019-07-25:2537796:Comment:1432822019-07-25T09:27:25.790ZIrmgard Gijsenhttp://www.breednetwerk.nl/profile/IrmgardGijsen
<p>Dat doe je toch evengoed volgens de selectielijst. De zaaktypes zijn in de I-navigator ingericht op basis van de selectielijst van de VNG. Dit houd je dan ook aan. Het gaat er mij om bij welke zaaktypes het archiveren op automatisch kunt zetten, dus zonder controle. Nogmaals de bewaartermijn wordt vastgesteld nav het resultaat en deze is weer gebaseerd op de selectielijst.<br></br> <br></br> <cite>Bert Hendriksen zei:…</cite></p>
<p>Dat doe je toch evengoed volgens de selectielijst. De zaaktypes zijn in de I-navigator ingericht op basis van de selectielijst van de VNG. Dit houd je dan ook aan. Het gaat er mij om bij welke zaaktypes het archiveren op automatisch kunt zetten, dus zonder controle. Nogmaals de bewaartermijn wordt vastgesteld nav het resultaat en deze is weer gebaseerd op de selectielijst.<br/> <br/> <cite>Bert Hendriksen zei:</cite></p>
<blockquote cite="http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/automatisch-archiveren?commentId=2537796%3AComment%3A143506&xg_source=msg_com_forum#2537796Comment143504"><div><div class="xg_user_generated"><p>Is toch raar dat je archieven niet meer hoeft op te schonen volgens de Selectielijst!</p>
</div>
</div>
</blockquote> Bert, geheel mee eens, alle g…tag:www.breednetwerk.nl,2019-07-25:2537796:Comment:1435062019-07-25T07:54:47.143ZYvonne Welingshttp://www.breednetwerk.nl/profile/YvonneWelings
<p>Bert, geheel mee eens, alle gemeenten hebben de VNG in deze gemandateerd.</p>
<p>Bert, geheel mee eens, alle gemeenten hebben de VNG in deze gemandateerd.</p> We hebben deze selectie gemaa…tag:www.breednetwerk.nl,2019-07-25:2537796:Comment:1434112019-07-25T07:45:15.201ZStefan van den Deijsselhttp://www.breednetwerk.nl/profile/StefanvandenDeijssel
<p>We hebben deze selectie gemaakt op basis van o.a. de selectielijst. Zodra de bewaartermijn niet ingaat op het moment van afhandelen van het proces, wordt er niet automatisch een bewaartermijn toegekend.</p>
<p>We hebben deze selectie gemaakt op basis van o.a. de selectielijst. Zodra de bewaartermijn niet ingaat op het moment van afhandelen van het proces, wordt er niet automatisch een bewaartermijn toegekend.</p> Is toch raar dat je archieven…tag:www.breednetwerk.nl,2019-07-25:2537796:Comment:1435042019-07-25T07:45:09.113ZBert Hendriksenhttp://www.breednetwerk.nl/profile/berthendriksen
<p>Is toch raar dat je archieven niet meer hoeft op te schonen volgens de Selectielijst!</p>
<p>Is toch raar dat je archieven niet meer hoeft op te schonen volgens de Selectielijst!</p> Hebben jullie deze zaaktype o…tag:www.breednetwerk.nl,2019-07-25:2537796:Comment:1435032019-07-25T07:28:46.515ZIrmgard Gijsenhttp://www.breednetwerk.nl/profile/IrmgardGijsen
<p>Hebben jullie deze zaaktype ook onderbouwd met bijv een (risico)analyse? Op welke basis hebben jullie deze selectie gemaakt?<br></br> <br></br> <cite>Stefan van den Deijssel zei:</cite></p>
<blockquote cite="http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/automatisch-archiveren?commentId=2537796%3AComment%3A143346&xg_source=msg_com_forum#2537796Comment143494"><div><div class="xg_user_generated"><p>Beste Irmgard,</p>
<p>Wij hebben in onze zaaktypecatalogus al aangegeven bij welk resultaat van welk…</p>
</div>
</div>
</blockquote>
<p>Hebben jullie deze zaaktype ook onderbouwd met bijv een (risico)analyse? Op welke basis hebben jullie deze selectie gemaakt?<br/> <br/> <cite>Stefan van den Deijssel zei:</cite></p>
<blockquote cite="http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/automatisch-archiveren?commentId=2537796%3AComment%3A143346&xg_source=msg_com_forum#2537796Comment143494"><div><div class="xg_user_generated"><p>Beste Irmgard,</p>
<p>Wij hebben in onze zaaktypecatalogus al aangegeven bij welk resultaat van welk zaaktype er geen automatische archivering mag plaats vinden. Het is nog geen definitief exemplaar. Wij zijn ook van plan om binnenkort dit te gaan implementeren in Corsa.</p>
</div>
</div>
</blockquote> Moet ik toch iets melden, dat…tag:www.breednetwerk.nl,2019-07-24:2537796:Comment:1433462019-07-24T10:39:55.904ZYvonne Welingshttp://www.breednetwerk.nl/profile/YvonneWelings
<p>Moet ik toch iets melden, dat laatste gaat zeker veranderen.</p>
<p>Moet ik toch iets melden, dat laatste gaat zeker veranderen.</p> @ Bert Hendriksen: mag ik hie…tag:www.breednetwerk.nl,2019-07-24:2537796:Comment:1434082019-07-24T10:32:49.673ZWouter Verdaashttp://www.breednetwerk.nl/profile/WouterVerdaas
<p>@ Bert Hendriksen: mag ik hieruit opmaken dat jullie er voor gekozen hebben om (zaak)dossiers te blijven opschonen? In de selectielijst 2017 is de opschoningsplicht namelijk vervallen.</p>
<p>@ Bert Hendriksen: mag ik hieruit opmaken dat jullie er voor gekozen hebben om (zaak)dossiers te blijven opschonen? In de selectielijst 2017 is de opschoningsplicht namelijk vervallen.</p> Wij bij de gemeente Zevenaar…tag:www.breednetwerk.nl,2019-07-24:2537796:Comment:1434052019-07-24T06:12:44.341ZBert Hendriksenhttp://www.breednetwerk.nl/profile/berthendriksen
<p>Wij bij de gemeente Zevenaar werken zaakgericht via Join van Decos. Het probleem bij een aantal zaaktypen zoals Administreren, Inkopen en contracteren en de Omgevingsvergunning is dat de bewaar/vernietigingstermijn niet altijd klopt; zo gebruiken we voor de BAG het zaaktype Administreren, terwijl deze moeten worden bewaard, bij Inkopen en contracteren hoeft ook niet alles bewaard te blijven en van de Omgevingsvergunning wordt ook niet alles bewaard, dit blijft dus wel een lastige vraag en…</p>
<p>Wij bij de gemeente Zevenaar werken zaakgericht via Join van Decos. Het probleem bij een aantal zaaktypen zoals Administreren, Inkopen en contracteren en de Omgevingsvergunning is dat de bewaar/vernietigingstermijn niet altijd klopt; zo gebruiken we voor de BAG het zaaktype Administreren, terwijl deze moeten worden bewaard, bij Inkopen en contracteren hoeft ook niet alles bewaard te blijven en van de Omgevingsvergunning wordt ook niet alles bewaard, dit blijft dus wel een lastige vraag en ben benieuwd hoe jullie dit gaan oplossen</p>
<p></p>