Archivering van vergunningen aangevraagd bij de gemeente door de gemeente

Graag zou ik willen weten hoe er in de diverse gemeenten omgegaan wordt met de archivering van (WABO-)vergunningen die de gemeente aan zichzelf verleent. Hierover was bij DIM Oisterwijk intern enige discussie ontstaan n.a.v. de vraag of het wel nodig was om dezelfde informatie twee keer te registreren. Navraag bij diverse deskundigen en bij andere gemeenten leert dat er uitgegaan dient te worden van twee verschillende processen, en dus ook twee dossiers gevormd moeten worden. Mijn vraag gaat met name over de wijze hoe hiermee in de praktijk wordt omgegaan: worden bijvoorbeeld ook vernietigbare processen dubbel geregistreerd of wordt hier wat pragmatischer mee omgegaan en zijn de twee dossiers elkaar spiegelbeeld of wordt de informatie die in het ene dossier als verschillende documenten wordt geregistreerd in het andere bijvoorbeeld als één PDF geregistreerd omdat het onderdeel is van een groter proces.

Weergaven: 392

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Feitelijk pauzeert de ene zaak bij het aanvragen van de vergunning. De aanvraag is een starter voor een ander zaaktype. De output van die zaak (de geweigerde of verleende vergunning) hoort weer bij de 1e zaak.

Wanneer je met Green Valley  het systeem Tripple C bedoeld is het wel mogelijk om de output van de ene zaak ook te laten plaatsen in een andere zaak. Tripple C gaat inderdaad uit van het feit dat 1 document thuis hoort in 1 zaak. Een document is dus niet tegelijk in meerdere zaken te plaatsen. Wel is deze vanuit de ene zaak naar meerdere zaken te kopiëren.

Yvonne Welings zei:

Toch is mijn inschatting dat in het analoge tijdperk, je ook geen twee dossiers had gevormd en dat principe aansluit op eenmalige opslag, meervoudig gebruik.


Hier gelukkig wel en precies om de redenen die Jack noemt. Bij papier was overigens wel duidelijker dat het om twee verschillende processen ging, die hoorden bij twee verschillende afdelingen met twee verschillende proceseigenaren.

Wij hadden oorspronkelijk ook een aantal vurige bepleiters van 'enkelvoudig opslag, meervoudig gebruik'. Dat hebben we wel enigszins kunnen inperken, waardoor het principe enkel nog opgaat voor documenten binnen hetzelfde proces. Daarbij kun je dan denken aan de digitale vertaling van een bezwaarclausule: in de papieren situatie ging je - neem ik voor het gemak maar even aan - ook niet in elk vergunningendossier de bezwaarclausule toevoegen (of bijvoorbeeld de algemene erfpachtvoorwaarden).

Feitelijk zijn het ook twee afzonderlijke zaaktypen waar de gemeente twee rollen heeft. Afhankelijk van de toegepaste registratie methode kan hetzelfde document een andere richting hebben in de twee zaken twee richtingen hebben (ink-uitg). Wanneer het zaaksysteem niet in staat is om dit aan twee zaken te metadateren moet je tweevoudig opslaan. Denk dat hier de praktisch oplossing voorrang moet hebben op de gewenste theorie.

Wat betreft de toekomstige overdracht lijkt mij dat van toepassing op de zaak verleende bouwvergunning. De zaak aangevraagde bouwergunning kan in principe worden vernietigd na het vervallen belang (sloop). Wanneer het object is gesloopt/niet meer van toepassing is, dan heb je in de rol van aanvrager daar geen bewijsbelang meer bij. Het verleende dossier dekt dan de cultuurhistorische waarde. 

Ten zij ik iets over het hoofd zie. 

 

@Marius, je verschilt van idee over wat praktisch is met Carl :-)

@Jack, Het was nog vroeg:-), maar wanneer ik reacties teruglees sluit mijn beredenering en idee toch behoorlijk aan bij de feitelijke vraag van Carl. Maar misschien kan je dat verschil dan iets concreter duiden?

hallo Marius, Carl vraagt "Mijn vraag gaat met name over de wijze hoe hiermee in de praktijk wordt omgegaan: worden bijvoorbeeld ook vernietigbare processen dubbel geregistreerd of wordt hier wat pragmatischer mee omgegaan .."
Carl lijkt dubbele registratie en opslag niet heel praktisch te vinden en jij wel (als het niet anders kan). Daar doelde ik op.
Verder is er inderdaad overeenstemming over de meest gewenste aanpak.

Antwoorden op discussie

RSS

© 2018   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden