Archivering by design, wat is dat eigenlijk? - BREED - over de grenzen van informatie2024-03-29T02:04:06Zhttp://www.breednetwerk.nl/forum/topics/archivering-by-design-wat-is-dat-eigenlijk?commentId=2537796%3AComment%3A149766&xg_source=activity&feed=yes&xn_auth=no@Jack,
eigenlijk wisten we da…tag:www.breednetwerk.nl,2020-02-13:2537796:Comment:1497662020-02-13T15:02:14.737ZDenny Schoutenhttp://www.breednetwerk.nl/profile/DennySchouten
<p>@Jack,</p>
<p>eigenlijk wisten we dat natuurlijk allang, maar ja: het duurt meestal even voor we als vakgebied inzien dat we sommige dingen echt niet gaan veranderen ;-) </p>
<p></p>
<p><cite>jack karelse zei:</cite></p>
<blockquote cite="http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/archivering-by-design-wat-is-dat-eigenlijk?id=2537796%3ATopic%3A149992&page=2#2537796Comment149934"><div><div class="xg_user_generated"><p>ik zie hier 2x "kennelijk in een behoefte voorziet"</p>
<p>Jammer en…</p>
</div>
</div>
</blockquote>
<p>@Jack,</p>
<p>eigenlijk wisten we dat natuurlijk allang, maar ja: het duurt meestal even voor we als vakgebied inzien dat we sommige dingen echt niet gaan veranderen ;-) </p>
<p></p>
<p><cite>jack karelse zei:</cite></p>
<blockquote cite="http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/archivering-by-design-wat-is-dat-eigenlijk?id=2537796%3ATopic%3A149992&page=2#2537796Comment149934"><div><div class="xg_user_generated"><p>ik zie hier 2x "kennelijk in een behoefte voorziet"</p>
<p>Jammer en eigenlijk heel vreemd dat we daar nu pas achter lijken te komen :-)<br/>#beterlaatdannooit</p>
<p></p>
</div>
</div>
</blockquote> ik zie hier 2x "kennelijk in…tag:www.breednetwerk.nl,2020-02-13:2537796:Comment:1499342020-02-13T14:57:51.418Zjack karelsehttp://www.breednetwerk.nl/profile/jackkarelse
<p>ik zie hier 2x "kennelijk in een behoefte voorziet"</p>
<p>Jammer en eigenlijk heel vreemd dat we daar nu pas achter lijken te komen :-)<br/>#beterlaatdannooit</p>
<p></p>
<p>ik zie hier 2x "kennelijk in een behoefte voorziet"</p>
<p>Jammer en eigenlijk heel vreemd dat we daar nu pas achter lijken te komen :-)<br/>#beterlaatdannooit</p>
<p></p> @Jean-Luc,
zo ken ik het bij…tag:www.breednetwerk.nl,2020-02-13:2537796:Comment:1497632020-02-13T14:49:32.834ZDenny Schoutenhttp://www.breednetwerk.nl/profile/DennySchouten
<p>@Jean-Luc,</p>
<p>zo ken ik het bij meerdere organisaties: er is een archiefschijf voor de meer formele netwerkschijven. Dit moet je uiteraard niet verwarren met persoonlijke schijven die gewist worden als een medewerker uit dienst gaat. Netwerkschijven voldoen blijkbaar aan een behoefte die het DMS of een vakapplicatie niet biedt. Het lijkt me dan ook belangrijk dat een organisatie bepaalt hoe je met de netwerkschijven omgaat. Soms kan je ook complete mappenstructuren overnemen in een…</p>
<p>@Jean-Luc,</p>
<p>zo ken ik het bij meerdere organisaties: er is een archiefschijf voor de meer formele netwerkschijven. Dit moet je uiteraard niet verwarren met persoonlijke schijven die gewist worden als een medewerker uit dienst gaat. Netwerkschijven voldoen blijkbaar aan een behoefte die het DMS of een vakapplicatie niet biedt. Het lijkt me dan ook belangrijk dat een organisatie bepaalt hoe je met de netwerkschijven omgaat. Soms kan je ook complete mappenstructuren overnemen in een DMS/RMA. Wellicht kan dat een optie zijn na afronden van een project of op een jaarlijks moment?</p>
<p></p>
<p>Ooit heb ik eens bij een heel kleine organisatie (4 FTE, verdeeld over 5 medewerkers, maar met een overheidstaak) geadviseerd de netwerkschijf te gebruiken als archief en voor het enige te bewaren proces één keer per jaar een afdruk te maken en dat in een goede archiefkast te bewaren. De overige stukken hadden geen vernietigingstermijnen langer dan 7 jaar. Deze oplossing paste het beste bij die organisatie. Eigenlijk dus ook een soort <em>archiving by design</em>. Dat zie ik overigens vooral als het goed nadenken over de informatie die een organisatie bezit en hoe dat het beste kan worden beheerd/gearchiveerd.</p>
<p><br/> <cite>Jean-Luc Rouvroye zei:</cite></p>
<blockquote cite="http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/archivering-by-design-wat-is-dat-eigenlijk#2537796Comment150006"><div><div class="xg_user_generated"><p>Ja en nee. Feit is dat het op grote schaal gebruikt wordt en dus kennelijk in een behoefte voorziet. De redenatie is nu vaak: ons archief zit in het dms, de netwerkschijven zijn werkkopieën, dus daar doen we geen beheer op. M.i. ten onrechte.</p>
<p>Dus ja, bijvoorbeeld een plek als semi-statisch archief. Zet er je afgeronde projecten neer en voer beheer uit. <br/> <br/> <cite>Yvonne Welings zei:</cite></p>
<blockquote cite="http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/archivering-by-design-wat-is-dat-eigenlijk#2537796Comment149742"><div><div class="xg_user_generated"><p>@Jean-Luc, zie jij op netwerkschijven archiveren als toekomstbestendige oplossing? Wanneer iemand van baan verwisseld, worden de bestanden vaak gewist gelijk de e-mailboxen.</p>
</div>
</div>
</blockquote>
</div>
</div>
</blockquote> Rens, natuurlijk is het goed…tag:www.breednetwerk.nl,2020-02-12:2537796:Comment:1497512020-02-12T07:58:03.499ZJean-Luc Rouvroyehttp://www.breednetwerk.nl/profile/JeanLucRouvroye343
<p>Rens, natuurlijk is het goed om in een vroeg stadium na te denken over archivering, toegang, koppelingen e.d. Ik heb mijn opmerkingen zo geformuleerd, omdat het lijkt alsof iedereen het erover eens is dat digitaal archief achteraf niet meer is te 'ordenen'.</p>
<p>Jouw idee van regionale pools zou best wel eens de oplossingsrichting kunnen zijn. <br></br> <br></br> <cite>Rens zei:…</cite></p>
<p>Rens, natuurlijk is het goed om in een vroeg stadium na te denken over archivering, toegang, koppelingen e.d. Ik heb mijn opmerkingen zo geformuleerd, omdat het lijkt alsof iedereen het erover eens is dat digitaal archief achteraf niet meer is te 'ordenen'.</p>
<p>Jouw idee van regionale pools zou best wel eens de oplossingsrichting kunnen zijn. <br/> <br/> <cite>Rens zei:</cite></p>
<blockquote cite="http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/archivering-by-design-wat-is-dat-eigenlijk#2537796Comment149817"><div><div class="xg_user_generated"><div class="page-container" id="react-root"><div class="page-layout"><div class="container"><div class="row"><div class="col-sm-8 col-lg-9"><div class="card"><div class="card__content"><div class="content"><div class="DraftEditor-root"><div class="DraftEditor-editorContainer"></div>
<div class="DraftEditor-editorContainer">@ Jean-Luc: Jij stelt: 'Het is een hardnekkig misverstand dat digitaal archief na een paar jaar niet meer 'op orde' te brengen is.'</div>
<div class="DraftEditor-editorContainer">Dat is op onderdelen waar, maar daar wil ik tegenoverstellen dat het een hardnekkig misverstand is dat digitaal archief pas na verloop van tijd toegankelijk moet zijn.</div>
<div><div><div class="DraftEditor-editorContainer"></div>
</div>
</div>
</div>
</div>
</div>
</div>
</div>
</div>
</div>
</div>
</div>
</div>
</div>
</blockquote> Ja en nee. Feit is dat het op…tag:www.breednetwerk.nl,2020-02-12:2537796:Comment:1500062020-02-12T07:44:18.960ZJean-Luc Rouvroyehttp://www.breednetwerk.nl/profile/JeanLucRouvroye343
<p>Ja en nee. Feit is dat het op grote schaal gebruikt wordt en dus kennelijk in een behoefte voorziet. De redenatie is nu vaak: ons archief zit in het dms, de netwerkschijven zijn werkkopieën, dus daar doen we geen beheer op. M.i. ten onrechte.</p>
<p>Dus ja, bijvoorbeeld een plek als semi-statisch archief. Zet er je afgeronde projecten neer en voer beheer uit. <br></br> <br></br> <cite>Yvonne Welings zei:…</cite></p>
<p>Ja en nee. Feit is dat het op grote schaal gebruikt wordt en dus kennelijk in een behoefte voorziet. De redenatie is nu vaak: ons archief zit in het dms, de netwerkschijven zijn werkkopieën, dus daar doen we geen beheer op. M.i. ten onrechte.</p>
<p>Dus ja, bijvoorbeeld een plek als semi-statisch archief. Zet er je afgeronde projecten neer en voer beheer uit. <br/> <br/> <cite>Yvonne Welings zei:</cite></p>
<blockquote cite="http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/archivering-by-design-wat-is-dat-eigenlijk#2537796Comment149742"><div><div class="xg_user_generated"><p>@Jean-Luc, zie jij op netwerkschijven archiveren als toekomstbestendige oplossing? Wanneer iemand van baan verwisseld, worden de bestanden vaak gewist gelijk de e-mailboxen.</p>
</div>
</div>
</blockquote> @Yvonne, het gaat er om dat d…tag:www.breednetwerk.nl,2020-02-12:2537796:Comment:1500052020-02-12T07:21:52.289Zjack karelsehttp://www.breednetwerk.nl/profile/jackkarelse
<p>@Yvonne, het gaat er om dat de informatie beheerd wordt. Dat kan ook op netwerkschijven. Dus dan komt wat jij aangeeft niet voor.<br></br> <br></br> <cite>Yvonne Welings zei:</cite></p>
<blockquote cite="http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/archivering-by-design-wat-is-dat-eigenlijk#2537796Comment149742"><div><div class="xg_user_generated"><p>@Jean-Luc, zie jij op netwerkschijven archiveren als toekomstbestendige oplossing? Wanneer iemand van baan verwisseld, worden de bestanden vaak gewist…</p>
</div>
</div>
</blockquote>
<p>@Yvonne, het gaat er om dat de informatie beheerd wordt. Dat kan ook op netwerkschijven. Dus dan komt wat jij aangeeft niet voor.<br/> <br/> <cite>Yvonne Welings zei:</cite></p>
<blockquote cite="http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/archivering-by-design-wat-is-dat-eigenlijk#2537796Comment149742"><div><div class="xg_user_generated"><p>@Jean-Luc, zie jij op netwerkschijven archiveren als toekomstbestendige oplossing? Wanneer iemand van baan verwisseld, worden de bestanden vaak gewist gelijk de e-mailboxen.</p>
</div>
</div>
</blockquote> Inderdaad, archiefdienst zit…tag:www.breednetwerk.nl,2020-02-11:2537796:Comment:1500012020-02-11T15:30:52.856ZYvonne Welingshttp://www.breednetwerk.nl/profile/YvonneWelings
<p>Inderdaad, archiefdienst zit bij advisering relatief best ver van de business. </p>
<p>Inderdaad, archiefdienst zit bij advisering relatief best ver van de business. </p> Klopt hoor Yvonne, zeker bij…tag:www.breednetwerk.nl,2020-02-11:2537796:Comment:1497472020-02-11T13:35:06.271ZRenshttp://www.breednetwerk.nl/profile/Rens
Klopt hoor Yvonne, zeker bij kleine gemeenten is het lastig om je er goed op te organiseren. Ik probeer er bij de VNG al een tijdje op aan te dringen dat er meer ingezet gaat worden op regionale pools waarin schaarse expertise door gemeenten gedeeld wordt. Vergelijkbaar met, om een willekeurig voorbeeld te noemen, een gemeentearchivaris die op de loonlijst staat van de gemeente Tilburg, maar die tevens archivaris is voor een aantal andere gemeenten.<br />
Nu zie je dat veel regionale archiefdiensten…
Klopt hoor Yvonne, zeker bij kleine gemeenten is het lastig om je er goed op te organiseren. Ik probeer er bij de VNG al een tijdje op aan te dringen dat er meer ingezet gaat worden op regionale pools waarin schaarse expertise door gemeenten gedeeld wordt. Vergelijkbaar met, om een willekeurig voorbeeld te noemen, een gemeentearchivaris die op de loonlijst staat van de gemeente Tilburg, maar die tevens archivaris is voor een aantal andere gemeenten.<br />
Nu zie je dat veel regionale archiefdiensten het 'gat' opvullen door adviseursfuncties te creëren die kleine gemeenten bedienen, maar dan zit de rol in mijn ogen te ver bij de business vandaan en te dicht tegen de inspectie en het vaak toch wat te beperkte erfgoed-perspectief van een archiefdienst. Kan werken, maar niet mijn voorkeursscenario...<br />
<br />
Verder zou het fijn zijn als er vanuit toezicht meer naar dit soort zaken wordt gekeken: is kennis over informatiebeheer a) aanwezig en b) voldoende dichtbij andere i-deskundigheden georganiseerd? Zijn er ingerichte processen die ertoe leiden dat er integraal wordt gewerkt en dat informatiebeheer daar een onderdeel van is? Misschien heb ik het mis, maar volgens mij is daar doorgaans weinig aandacht voor vanuit toezichthouders. Dat kan wel top-down een impuls geven, vooral in combinatie met bottom-up-initiatieven.<br />
<br />
En wat je zegt over metadatastandaarden dat is ook heel herkenbaar. Door de verschillende TMLO-versies en tussenversies van de laatste paar jaar zijn we inmiddels redelijk het spoor bijster en dan is het lastig om van de markt te verwachten dat ze daar voortdurend in meebewegen. Rens, geheel mee eens om nu n…tag:www.breednetwerk.nl,2020-02-11:2537796:Comment:1498232020-02-11T12:41:35.823ZYvonne Welingshttp://www.breednetwerk.nl/profile/YvonneWelings
<p>Rens, geheel mee eens om nu na te denken en in te richten. maar jullie zijn best goed geëquipeerd zo te lezen en dan kan je ook wat neer zetten, maar dat is niet bij elke gemeente en gemeenschappelijke regeling zo. </p>
<p>Wat standaarden betreft, <a href="http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/metadata-voor-gemeenten" rel="noopener" target="_blank">In 2012 hebben wij als B5 gemeenten</a> aan de VNG al het verzoek gedaan om een standaard metadataset vast te stellen.</p>
<p>Dit stuk is ook…</p>
<p>Rens, geheel mee eens om nu na te denken en in te richten. maar jullie zijn best goed geëquipeerd zo te lezen en dan kan je ook wat neer zetten, maar dat is niet bij elke gemeente en gemeenschappelijke regeling zo. </p>
<p>Wat standaarden betreft, <a href="http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/metadata-voor-gemeenten" target="_blank" rel="noopener">In 2012 hebben wij als B5 gemeenten</a> aan de VNG al het verzoek gedaan om een standaard metadataset vast te stellen.</p>
<p>Dit stuk is ook geschreven om te prikkelen. Aanbesteding van design blijft m.i. een belangrijk aandachtspunt.</p>
<p>Ik ben overigens blij dat de aandacht nu eindelijk lijkt te komen, maar we zijn ook weer vele jaren verder. Doordat er nog steeds veel op netwerkschijven wordt gewerkt, lijkt de uitdaging voor het zoeken en vinden probleem minder urgent voor de bedrijfsvoering.</p> De definitie van 'archiving b…tag:www.breednetwerk.nl,2020-02-11:2537796:Comment:1498172020-02-11T10:57:10.995ZRenshttp://www.breednetwerk.nl/profile/Rens
<p>De definitie van 'archiving by design' is:</p>
<p></p>
<div class="public-DraftEditor-content" style="white-space: pre-wrap; -ms-word-wrap: break-word;"><div><div><div class="public-DraftStyleDefault-block public-DraftStyleDefault-ltr"><span>'Bij het (her)ontwerpen van processen en daarbij gebruikte informatiesystemen worden ook de maatregelen bepaald én geïmplementeerd waardoor de binnen processen ontvangen en gemaakte informatie duurzaam toegankelijk is en blijft.'…</span></div>
</div>
</div>
</div>
<p>De definitie van 'archiving by design' is:</p>
<p></p>
<div class="public-DraftEditor-content" style="white-space: pre-wrap; -ms-word-wrap: break-word;"><div><div><div class="public-DraftStyleDefault-block public-DraftStyleDefault-ltr"><span>'Bij het (her)ontwerpen van processen en daarbij gebruikte informatiesystemen worden ook de maatregelen bepaald én geïmplementeerd waardoor de binnen processen ontvangen en gemaakte informatie duurzaam toegankelijk is en blijft.'</span></div>
<div class="public-DraftStyleDefault-block public-DraftStyleDefault-ltr"><span>Bron: <a href="https://kia.pleio.nl/groups/view/28319672/kennisplatform-informatiehuishouding-overheden/wiki/view/55812257/werkgroep-archiving-by-design/55812258" target="_blank" rel="nofollow noopener">https://kia.pleio.nl/groups/view/28319672/kennisplatform-informatie...</a></span></div>
</div>
</div>
</div>
<div class="page-container" id="react-root"><div class="page-layout"><div class="container"><div class="row"><div class="col-sm-8 col-lg-9"><div class="card"><div class="card__content"><div class="content"><div class="DraftEditor-root"><div class="DraftEditor-editorContainer"></div>
<div class="DraftEditor-editorContainer">Dus niets anders dan als onderdeel van het ontwerp nadenken over archivering en daar dan keuzes in maken.</div>
<div class="DraftEditor-editorContainer">Vaak worden specifieke of veelgebruikte ontwerpkeuzes verward met het concept. Enkele veelgehoorde misverstanden:</div>
<div class="DraftEditor-editorContainer">- archiveren in de bron: dat is een keuze die je wel of niet kunt maken, maar is niet synoniem aan 'archiving by design'</div>
<div class="DraftEditor-editorContainer">- geautomatiseerd archiveren: de mate van automatisering is een ontwerpkeuze, maar automatisering is op zichzelf geen 'archiving by design'</div>
<div class="DraftEditor-editorContainer">- een systeem herontwerpen: dat is redesign. Prima om te doen, maar is wel een andere methodiek</div>
<div class="DraftEditor-editorContainer"></div>
<div class="DraftEditor-editorContainer"></div>
<div class="DraftEditor-editorContainer">Belangrijk is het signaalwoordje 'ook' in de definitie. Dit impliceert dat het onderdeel is van een groter geheel. In de praktijk betekent dat dat het ontwerpen samendoet met andere experts, bijvoorbeeld beveiligers, privacy-deskundigen, architecten en processpecialisten.</div>
<div class="DraftEditor-editorContainer"></div>
<div class="DraftEditor-editorContainer"></div>
<div class="DraftEditor-editorContainer"></div>
<div class="DraftEditor-editorContainer">@ Jean-Luc: Jij stelt: 'Het is een hardnekkig misverstand dat digitaal archief na een paar jaar niet meer 'op orde' te brengen is.'</div>
<div class="DraftEditor-editorContainer">Dat is op onderdelen waar, maar daar wil ik tegenoverstellen dat het een hardnekkig misverstand is dat digitaal archief pas na verloop van tijd toegankelijk moet zijn.</div>
<div class="DraftEditor-editorContainer">Als ik kijk naar hoe we 'archiving by design' in mijn organisatie invullen dan hebben we een wat bredere taakopvatting dan alleen maar archivering. Wij zijn met een team van 18 adviseurs die zich full-time hiermee bezig houden, maar dan hebben we het over 'informatiebeheer'. Het doel van informatiebeheer is om informatie optimaal (her)bruikbaar te maken. Niet alleen op lange termijn, maar ook nu meteen. Dan gaat het dus niet alleen maar over metadata op basis waarvan gestructureerd en vernietigd kan worden enzo, maar ook over standaarden op het gebied van datamodellen en koppelvlakken waardoor informatie makkelijker uitgewisseld kan worden. Daar zou ik niet pas na een paar jaar over willen beginnen met nadenken.</div>
<div class="DraftEditor-editorContainer">Voor onderwerpen die ook later geregeld kunnen worden, daarvan zeg ik: prima, regel dat dan later. Maar dat is dan een bewuste ontwerpkeuze. En dat is ook 'archiving by design'.</div>
<div><div><div class="DraftEditor-editorContainer"></div>
<div class="DraftEditor-editorContainer">@Jack: helemaal eens met jouw observatie!</div>
</div>
</div>
</div>
</div>
</div>
</div>
</div>
</div>
</div>
</div>
</div>