Archiveren van aanbestedingen die via Tenderned zijn verlopen

Zoekend op deze site kom ik als zoekresultaat deze topic tegen.

http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/aanbesteden-online-publicer...

Helaas met maar 1 reactie.

Ik loop er tegen aan dat het opnemen van de digitale archiefdocumenten van een omvangrijke aanbesteding in het DMS Corsa een gigantische klus is.

En dit komt zeer geregeld voor. Het aantal documenten kan wel tot 100 oplopen.

Op dit moment worden de stukken door de behandelaar van Tenderned afgehaald en via WeTransfer (gezien bestandsgrootte) naar DIV gestuurd om op te nemen in het DMS.

Op welke wijze gaan jullie om met het opnemen van deze digitale archiefdocumenten in het DMS?

Ik stel deze vraag zo open mogelijk om zoveel mogelijk feedback te ontvangen.

Weergaven: 809

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Hoi Bert,

Zelf heb ik geen ervaring met de gestelde casus, maar wel met het opnemen van grote aantallen documenten in Corsa. Daarvoor gebruik ik meestal de mogelijkheid van MyCorsa om in bulk te importeren. Door te kiezen voor collectieve registratie is een groot aantal bestanden snel op te nemen. Afhankelijk van hoeveel je verder met werkprocessen/zaaktypen hebt gedefinieerd, kost het vervolgens afregistreren van de losse documenten nog steeds aardig wat tijd (je moet er immers nog steeds doorheen lopen), maar een heel stuk minder dan wanneer je elk bestand volledig los gaat registreren. Misschien hebben jullie dit al geprobeerd, anders hoop ik dat je hier misschien wat aan hebt.

Sander

Herkenbaar probleem. Ook in "mijn" gemeente hebben we een import-tool die een hele berg bestanden in het zaaksysteem kan zetten, maar daarna moet je ze - zoals Sander aangeeft - nog één voor één registreren.

 Toen een inkoop-medewerker mijn advies vroeg over hoe hiermee om te gaan, heb ik het volgende, ronduit lelijke, maar praktische advies gegeven. De medewerker had alle bestanden op een netwerkschijf gezet en netjes gesorteerd in een mappenstructuur die redelijk intuïtief was. Ook de bestandsnamen waren op orde. Ik heb hem geadviseerd om de boel in te pakken in een of meerdere ZIP-bestanden en die ZIP-bestanden in het zaaksysteem te zetten. Ik geloof dat het uiteindelijk een zaak is geworden met 5 ZIP-bestanden / documentregistraties.

Ik geloof oprecht dat we samen met onze ICT'ers en de leverancier in staat zijn om een betere oplossing te ontwikkelen, maar daar is (vanuit de business) geen vraag naar.

Avond Bert,

Je praat over digitale documenten van Tendernet. Als ik de post van Marco lees is het praktisch om deze gewoon

in te zippen en als dusdanig toe te voegen aan het dms. Maar wat ik mij afvraag is kun en mag je dat doen met

de documenten van Tendernet?

Het gaat hier om door een organisatie gepubliceerde documenten waaraan inschrijvers hun gegevens aan

ontleden. Is het dan niet zo dat je de documenten zou willen, zij het tijdelijk, willen bewaren om achteraf

aan te kunnen tonen wat je bij een betreffende aanbesteding hebt gepubliceerd?

Zo ja dan vallen deze documenten wellicht onder de archiefwet en moet je ervoor zorgen dat je de

authenticiteit moet kunnen waarborgen en dan mag je ze volgens mij niet zomaar zippen.

Maar het kan natuurlijk ook dat de documenten die je publiceert Tendernet kopieën zijn die je elders in

je organisatie opgeslagen/gearchiveerd hebt. Dan hoef je de bestanden helemaal niet te bewaren.

Gegroet Jan-Jaap

Ik volg Jan-Jaap in deze. Zijn het kopieën dan moet je ze niet eens bewaren indien je de originelen elders archiveert. Een tip hierbij: stukken van aanbieders welke niet gegund zijn na 1/2 jaar moet je vernietigen. Dit alleen indien je een verzamelstaat hebt waar op staat welke inschrijvers tegen welke prijs hadden ingeschreven. Scheelt je veel stukken en onnodige vangstresultaten bij een zoekactie :)

De door de gemeente gepubliceerde stukken op Tenderned worden gebruikt door bedrijven die daarop hun inschrijving hebben gebaseerd. Dit maakt dat deze, naast de documenten van derden die op Tenderned zijn geplaatst, archiefdocumenten zijn die je dient te archiveren.

Bij veelgestelde vragen op Tenderned staat het volgende:

Rust de archiveringsplicht van gegevens bij TenderNed of bij een organisatie die met TenderNed werkt?

TenderNed is slechts het instrument waarmee een aanbestedende dienst een aanbestedingsprocedure kan uitvoeren. Niet TenderNed, maar de organisatie die met TenderNed werkt, is eigenaar van de gegevens. TenderNed heeft als zodanig dus ook geen archiveringsplicht. TenderNed stelt organisaties wel in staat een compleet aanbestedingsdossier eenvoudig te exporteren. De door u ingevoerde gegevens worden daarnaast natuurlijk ook standaard in TenderNed bewaard. Bovendien is een aanbestedende dienst de enige die de afweging kan maken of gegevens op grond van de wet openbaarheid van bestuur (Wob) openbaar gemaakt kunnen of moeten worden.

Toch maar even met Tenderned mailen....... Wacht op antwoord.

Voorlopig gaan we voor de ronduit lelijke maar praktische oplossing die Marco Klerks aangeeft. Zolang er digitaliseringsoplossingen worden bedacht zonder aandacht voor de onderliggende informatielaag, blijft uitwisseling van informatieobjecten een probleem. Een export die vervolgens alleen met veel handenarbeid in het beheersysteem van de gemeente geplaatst kan worden als invulling van de interoperabiliteit!! Mag hopen dat hier nog ontwikkeling in zit.

@Bert, volgens berust de archiveringsplicht bij de organisatie zelf tenzij anders overeengekomen.

Mogelijkheden om achteraf de problemen oplossen zijn hier denk ik voldoende aangedragen. Ik denk dat het nu de uitdaging is om het zaaksysteem / DMS op een dusdanige manier in te richten dat de verantwoordelijke voor het aanbestedingstraject direct vanaf het eerste fase in de aanbesteding de informatie op de juiste wijze in het systeem zet en dit ook gebruikt als bron. Met een beetje uitdenken kom je volgens mij met een paar zaaktypen al een heel eind.

Als je dit op orde hebt gebruik je Tendernet enkel voor publicatie van openbare stukken in de vorm van een kopie en hoef je hier verder weinig meer aan te doen.

Het probleem bij aanbestedingen is dat vanwege de vertrouwelijkheid de documenten niet direct bij het ontstaan in een systeem worden geregistreerd. Alleen als de aanbesteding is afgerond, vindt (soms) registratie plaats.

Misschien zijn er organisaties, die anders werken ?

Vertrouwelijkheid van documenten mag nimmer een reden zijn om het zaaksysteem te omzeilen.

Een beetje professioneel zaaksysteem voorziet hierin en kan je de documenten als vertrouwelijk waarmerken eventueel zodanig dat uitsluitend de opsteller deze kan inzien.

Daarnaast kan applicatiebeheerders ondersteuning verlening door het inrichting van een autorisatie op zaaktype, functieprofiel etc.

@ Yvonne, dat probleem is toch niet anders dan bij elk ander vertrouwelijk document? Kwestie van op de juiste wijze de autorisatie regelen lijkt mij.

Dat lijkt mij ook, maar de praktijk in organisaties is geheel anders. Er zijn natuurlijk ook al veel procedures niet goed gegaan omdat er ongewild informatie naar buiten komt. Gevolg is vaak dat de aanbesteding moet worden ingetrokken met alle vertragingen vandien. Overigens is de status vaak niet vertrouwelijk, maar niet openbaar. Zie bijvoorbeeld de aanbesteding van de nieuwe Bartenbrug van de gemeente 's-Hertogenbosch, die vandaag is gepubliceerd.
http://aanbestedingskalender.nl/aankondigingen/detail/503911-034-20...

Deze aanbesteding heeft zelfs het NOS journaal gehaald.

Bij vervangingstrajecten bij gemeenten wordt de afwijkende procedure, niet registreren bij aanvang van het proces, beschreven in het handboek.

Sinds oktober 2014 kunnen aanbestedende diensten een archiveringsopdracht geven. het completer aanbestedingsdossier wordt dan in een logisch ingerichte mappenstructuur aangeboden. Er zijn twee hoofdmappen.

- Een overzicht van alle aanbestedingsdata (gegevens, die direct in TenderNed zijn ingevoerd door zowel aanbestedende dienst als betrokken ondernemers).

- Een overzicht van alle bijlagen, die door zowel aanbestedende dienst als inschrijvende ondernemers zijn toegevoegd.

In de eGids van TenderNed staat beschreven hoe het archiveren van een compleet aanbestedingsdossier: http://www.tenderned.nl/egids/handleiding/handleiding_aanbestedende...

Ik ben geen archivaris, dus kan niet ingaan op welke eisen gesteld worden aan het lokaal opslaan in de diverse document management systemen.

Antwoorden op discussie

RSS

© 2019   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden