Het gebruik van data neemt zienderogen toe, bijvoorbeeld bij het monitoren van (verkeers)veiligheid. De inwerkingtreding van de AVG lijkt daar nog een extra boost aan gegeven te hebben.  Hoewel data al relatief langer worden gebruikt, lees je vrij weinig over archivering. In de studie van Jan Koers over de overbrenging van records uit een database naar een e-depot (bodem) bleek er een lacune te zijn, de opname in het e-depot is alleen gericht op documenten. De belangstelling voor blockchain is een ander voorbeeld. De vraag naar data analisten is groot.

Gemeenten ontdekken de grote waarde van gegevens. De VNG publiceerde dit voorjaar het rapport: Datagedreven sturing bij gemeenten samen aanpakken. Gemeenten gebruiken steeds meer data voor hun beleid, men spreekt steeds vaker van datagedreven sturing met name voor de verbetering van de dienstverlening. Daarbij wel de kanttekening, dat de betrouwbaarheid van de vergaarde data (ook in de wetenschappelijke wereld) nog altijd een 'dingetje' is.

Mede omdat we deze trend zien, hebben we een aparte groep data en archivering in het leven geroepen. De toename van het gebruik van data vraagt om extra beheersmaatregelen, zeker wanneer je als gemeente die data effectief wil inzetten. Het onderwerp wil echter nog niet echt leven op BREED, maar ik sluit me aan bij de woorden van burgemeester Franc Weerwind: 'Datagedreven sturing bij gemeenten is een zeer belangrijke ontwikkeling waar we als gemeenten zelf en als gemeenten gezamenlijk verder mee aan de slag moeten.'

Vanochtend zag ik een blog voorbij komen van een architectuurplaat voor een datagedreven gemeenten, onderdeel van het informatiebeleid.

Wat ik nog niet zie (ik kan het mis hebben), is dat onze beroepsgroep op deze trend aansluit. In rapporten lees je allerlei aanwijzingen over privacy en informatiebeveiliging, maar over beheer ? Moeten die data altijd bewaard worden, wanneer worden die vernietigd en welk organisatieonderdeel houdt zich hiermee bezig?

Wie wil ervaringen op dit gebied delen?

Weergaven: 622

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Sorry Rens, ik reageer de hele tijd op Mike en niet op jou. Ik hoop oprecht ook op input en zie dat het beheer van data juist wel aandacht krijgt bij gemeenten. Documenten zullen steeds meer verworden door data, mede ingegeven door de AVG en Wet Open Overheid, die op stapel staat.

Natuurlijk bekijk ik dit vraagstuk enigszins door een gekleurde bril en Rens heeft gelijk als ik DIV nog op de oude manier bestempel. Waar het in eerste instantie om ging is dat er op BREED weinig aandacht voor lijkt te zijn. Dát komt volgens mij omdat er hier met name collega's uit het (voormalige) DIV-werkveld zijn en maar weinig collega's die zich bezighouden met gegevensmanagement. Gelukkig zijn het ook hier in Tilburg wel twee teams van dezelfde afdeling, dus als je alles Informatievoorziening noemt, dan zit het wel bij elkaar en is er ook wel synergie, maar dit staat nog erg in de kinderschoenen en dat echt niet alleen in Tilburg.

Ik ben wel heel benieuwd naar de virtuele teams of overlappingen die jullie in hebben gesteld Rens?

Ik ken een concreet voorbeeld in mijn werkgebied, waar er een afdeling gegevensmanagement wordt ingesteld, inclusief de oude DIV poot.

In de gemeente Uden is de registratie van documenten en dossiers/zaken decentraal belegd. De andere taken van het oude DIV zijn overgegaan in een klein groepje medewerkers gegevensmanagement en kwaliteit, die weer onderdeel zijn van het team Beheer Basisvoorzieningen. Hier valt naast gegevensmanagement, ook systeembeheer, applicatiebeheer, BAG, GEO, GBA (gedeelte kwaliteit) en informatie, automatisering en kwaliteit beleid onder. Hier dus ook een integratie.

@Rens; dank voor het delen van het document. Ik ga dit bestuderen! Ik heb het in ieder geval gedeeld met mijn collega IAK adviseurs.

MGroels zei:

(...) Ik ben wel heel benieuwd naar de virtuele teams of overlappingen die jullie in hebben gesteld Rens?

We hebben onze business ingedeeld in 'domeinen' en proberen die domeinen met integrale dienstverlening te ondersteunen. Elk domein is net weer iets anders georganiseerd, maar meestal komt het op het volgende neer. Er is een informatiemanager die voor de business het primair aanspreekpunt is voor alle tactische en strategische vraagstukken. De informatiemanager heeft een accountteam tot zijn beschikking waarin één vertegenwoordiger zit vanuit alle relevante vakdisciplines zoals architectuur, beveiliging, privacy, informatiebeheer, functioneel beheer en projectmanagement. Deze virtuele teams komen periodiek bij elkaar voor domeinoverleggen en zijn tevens leverancier van expertise voor projecten in zo'n domein. De verschillende specialisten zijn daarnaast onderdeel van hiërarchische teams die meer op vakgebied zijn ingericht.

In de praktijk betekent dit voor mij dat ik dedicated voor een aantal domeinen werk en daar in multidisciplinaire samenstelling meedraai in projecten, zoals het aanschaffen en inrichten van een nieuwe applicatie. Tegelijkertijd zit ik hiërarchisch in een team met vakbroeders waarmee we aan intervisie doen en gezamenlijk vakspecifieke tools en instrumenten ontwikkelen die we in de domeinen kunnen gebruiken. Deze constructie betekent dat de hiërarchisch leidinggevenden op afstand staan en vooral een faciliterende rol hebben, ze bemoeien zich in principe niet met de vakinhoud en zijn maar beperkt op de hoogte van wat er speelt. Dat is voor sommige managers nog best een beetje wennen.

Voor de traditionele informatiebeheertaken zijn er verschillende teams die voor een bepaald cluster werken. Deze medewerkers werken binnen zo'n cluster meestal niet dedicated voor een domein (een cluster bestaat uit meerdere domeinen). De IB-adviseur in het accountteam zorgt waar nodig voor de afstemming met deze IB-teams. Ik maak in een project bijvoorbeeld een vernietigings- of overbrengingsprocedure voor de informatie in een nieuwe taakapplicatie en aan het eind van het project draag ik die procedure over aan de informatiebeheerders. Zij integreren de uitvoering van die procedure dan weer in hun dagelijkse beheerwerkzaamheden zodat ze niet alleen elk jaar een plukje oud papieren archief van een organisatieonderdeel vernietigen, maar ook meteen (ik noem maar wat) hun oude gegevens uit een tijdschrijfapplicatie.

Ik moet hier wel bij zeggen dat onze organisatie ca. 16.000 medewerkers heeft, waarvan dacht ik zo'n 500 à 600 een functie binnen de informatievoorziening hebben. Zo'n omvang vraagt om een andere structuur dan bij een kleine gemeente. Voordeel is dat we in brede zin veel expertise in huis hebben, nadeel is dat de lijntjes vaak wat langer zijn.

Stefan van den Deijssel zei:

(...)Rens; dank voor het delen van het document. Ik ga dit bestuderen! Ik heb het in ieder geval gedeeld met mijn collega IAK adviseurs.

Top, ik ben benieuwd hoe jullie ernaar kijken!

Antwoorden op discussie

RSS

© 2018   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden