Het gebruik van data neemt zienderogen toe, bijvoorbeeld bij het monitoren van (verkeers)veiligheid. De inwerkingtreding van de AVG lijkt daar nog een extra boost aan gegeven te hebben.  Hoewel data al relatief langer worden gebruikt, lees je vrij weinig over archivering. In de studie van Jan Koers over de overbrenging van records uit een database naar een e-depot (bodem) bleek er een lacune te zijn, de opname in het e-depot is alleen gericht op documenten. De belangstelling voor blockchain is een ander voorbeeld. De vraag naar data analisten is groot.

Gemeenten ontdekken de grote waarde van gegevens. De VNG publiceerde dit voorjaar het rapport: Datagedreven sturing bij gemeenten samen aanpakken. Gemeenten gebruiken steeds meer data voor hun beleid, men spreekt steeds vaker van datagedreven sturing met name voor de verbetering van de dienstverlening. Daarbij wel de kanttekening, dat de betrouwbaarheid van de vergaarde data (ook in de wetenschappelijke wereld) nog altijd een 'dingetje' is.

Mede omdat we deze trend zien, hebben we een aparte groep data en archivering in het leven geroepen. De toename van het gebruik van data vraagt om extra beheersmaatregelen, zeker wanneer je als gemeente die data effectief wil inzetten. Het onderwerp wil echter nog niet echt leven op BREED, maar ik sluit me aan bij de woorden van burgemeester Franc Weerwind: 'Datagedreven sturing bij gemeenten is een zeer belangrijke ontwikkeling waar we als gemeenten zelf en als gemeenten gezamenlijk verder mee aan de slag moeten.'

Vanochtend zag ik een blog voorbij komen van een architectuurplaat voor een datagedreven gemeenten, onderdeel van het informatiebeleid.

Wat ik nog niet zie (ik kan het mis hebben), is dat onze beroepsgroep op deze trend aansluit. In rapporten lees je allerlei aanwijzingen over privacy en informatiebeveiliging, maar over beheer ? Moeten die data altijd bewaard worden, wanneer worden die vernietigd en welk organisatieonderdeel houdt zich hiermee bezig?

Wie wil ervaringen op dit gebied delen?

Weergaven: 1017

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Sorry Rens, ik reageer de hele tijd op Mike en niet op jou. Ik hoop oprecht ook op input en zie dat het beheer van data juist wel aandacht krijgt bij gemeenten. Documenten zullen steeds meer verworden door data, mede ingegeven door de AVG en Wet Open Overheid, die op stapel staat.

Natuurlijk bekijk ik dit vraagstuk enigszins door een gekleurde bril en Rens heeft gelijk als ik DIV nog op de oude manier bestempel. Waar het in eerste instantie om ging is dat er op BREED weinig aandacht voor lijkt te zijn. Dát komt volgens mij omdat er hier met name collega's uit het (voormalige) DIV-werkveld zijn en maar weinig collega's die zich bezighouden met gegevensmanagement. Gelukkig zijn het ook hier in Tilburg wel twee teams van dezelfde afdeling, dus als je alles Informatievoorziening noemt, dan zit het wel bij elkaar en is er ook wel synergie, maar dit staat nog erg in de kinderschoenen en dat echt niet alleen in Tilburg.

Ik ben wel heel benieuwd naar de virtuele teams of overlappingen die jullie in hebben gesteld Rens?

Ik ken een concreet voorbeeld in mijn werkgebied, waar er een afdeling gegevensmanagement wordt ingesteld, inclusief de oude DIV poot.

In de gemeente Uden is de registratie van documenten en dossiers/zaken decentraal belegd. De andere taken van het oude DIV zijn overgegaan in een klein groepje medewerkers gegevensmanagement en kwaliteit, die weer onderdeel zijn van het team Beheer Basisvoorzieningen. Hier valt naast gegevensmanagement, ook systeembeheer, applicatiebeheer, BAG, GEO, GBA (gedeelte kwaliteit) en informatie, automatisering en kwaliteit beleid onder. Hier dus ook een integratie.

@Rens; dank voor het delen van het document. Ik ga dit bestuderen! Ik heb het in ieder geval gedeeld met mijn collega IAK adviseurs.

MGroels zei:

(...) Ik ben wel heel benieuwd naar de virtuele teams of overlappingen die jullie in hebben gesteld Rens?

We hebben onze business ingedeeld in 'domeinen' en proberen die domeinen met integrale dienstverlening te ondersteunen. Elk domein is net weer iets anders georganiseerd, maar meestal komt het op het volgende neer. Er is een informatiemanager die voor de business het primair aanspreekpunt is voor alle tactische en strategische vraagstukken. De informatiemanager heeft een accountteam tot zijn beschikking waarin één vertegenwoordiger zit vanuit alle relevante vakdisciplines zoals architectuur, beveiliging, privacy, informatiebeheer, functioneel beheer en projectmanagement. Deze virtuele teams komen periodiek bij elkaar voor domeinoverleggen en zijn tevens leverancier van expertise voor projecten in zo'n domein. De verschillende specialisten zijn daarnaast onderdeel van hiërarchische teams die meer op vakgebied zijn ingericht.

In de praktijk betekent dit voor mij dat ik dedicated voor een aantal domeinen werk en daar in multidisciplinaire samenstelling meedraai in projecten, zoals het aanschaffen en inrichten van een nieuwe applicatie. Tegelijkertijd zit ik hiërarchisch in een team met vakbroeders waarmee we aan intervisie doen en gezamenlijk vakspecifieke tools en instrumenten ontwikkelen die we in de domeinen kunnen gebruiken. Deze constructie betekent dat de hiërarchisch leidinggevenden op afstand staan en vooral een faciliterende rol hebben, ze bemoeien zich in principe niet met de vakinhoud en zijn maar beperkt op de hoogte van wat er speelt. Dat is voor sommige managers nog best een beetje wennen.

Voor de traditionele informatiebeheertaken zijn er verschillende teams die voor een bepaald cluster werken. Deze medewerkers werken binnen zo'n cluster meestal niet dedicated voor een domein (een cluster bestaat uit meerdere domeinen). De IB-adviseur in het accountteam zorgt waar nodig voor de afstemming met deze IB-teams. Ik maak in een project bijvoorbeeld een vernietigings- of overbrengingsprocedure voor de informatie in een nieuwe taakapplicatie en aan het eind van het project draag ik die procedure over aan de informatiebeheerders. Zij integreren de uitvoering van die procedure dan weer in hun dagelijkse beheerwerkzaamheden zodat ze niet alleen elk jaar een plukje oud papieren archief van een organisatieonderdeel vernietigen, maar ook meteen (ik noem maar wat) hun oude gegevens uit een tijdschrijfapplicatie.

Ik moet hier wel bij zeggen dat onze organisatie ca. 16.000 medewerkers heeft, waarvan dacht ik zo'n 500 à 600 een functie binnen de informatievoorziening hebben. Zo'n omvang vraagt om een andere structuur dan bij een kleine gemeente. Voordeel is dat we in brede zin veel expertise in huis hebben, nadeel is dat de lijntjes vaak wat langer zijn.

Stefan van den Deijssel zei:

(...)Rens; dank voor het delen van het document. Ik ga dit bestuderen! Ik heb het in ieder geval gedeeld met mijn collega IAK adviseurs.

Top, ik ben benieuwd hoe jullie ernaar kijken!

Collega's,

Een mooie oproep en interessante discussie. Mag ik vragen de gewenste architectuur met uitgangspunten en principes ter hand te nemen en het discours te verleggen naar onze collega's die met data en gegevens bezig zijn. Eens met Mike dat deze niet op dit netwerk zitten. Mag ik er dan vanuit gaan dat we dit gesprek ook elders voeren en wellicht in andere fora, waar ze wel zitten 'pushen'. Zou graag die voorbeelden zien.

Om een voorbeeld te geven zijn we bij VNG-Realisatie bezig om nog in december een vernieuwde architectuur op te stellen voor duurzame toegankelijkheid. Voor zowel tekst als data. Daarover later meer.

Ook binnen VNG Realisatie vraag ik aandacht voor de archieffuncties (capture/opslag, duurzaamheid, toegang en selectie en vernietiging). Dat bleek bij ons team Datasturing in oktober nog redelijk 'nieuw'. Daar zit voor ons veel zendingswerk. Die ervaringen: dat is de oproep volgens mij van Yvonne. Die willen we graag hier zien. Yvonnen voegt daar nog meerdere blogs en verwijzingen aan toe. Laten we daarmee aan de slag gaan en voor die 'happy-few' hier het platform zijn om die ervaringen te delen.

Ha Stefan van den Deijsel, ben je na 21-8 nog toegekomen aan het document van Rens uit A'dam?

Wat vind je van de afbakening: dat het niet gaat over gegevens en documenten in dms'en en bronsystemen. Ik heb er een vraag over, gaat het dan ook over kernregistraties? En bronsystemen zoals GBA en haar brondocumenten, daar zou het daar dan niet over gaan en voor gelden? Hoe, zo is het (zijn de archieffuncties) daar dan anders/beter en goed op orde? Of de BAG. Is het logisch om geo-beelden, data en brondocumenten in 3 systemen te hebben: en hoe regel je dan tijdreizen voor toegang en duurzaam beheer en selectie? Een toelichting op die afbakening mist nog in het stuk. @Rens, graag je toelichting.

Bij Definities zie ik graag een verwijzing naar de bron. Is DUTO gebruikt of wellicht NORA of .....niks, en gewoon goed zelf verzonnen en bijelkaar geraapt.

In de onderzoeksvragen zitten al belangrijke en m.i. zinnige aanknopingspunten. De 3-deling spreekt aan. Is  een lijntje met GEMMA architectuur gelegd, bijvoorbeeld gegevensmanagement en zgw gelegd in A'dam? Biedt de selectielijst houvast? zijn er vanuit het team van Rens ervaringen te delen over het gesprek bij database beheerder over selectie en vernietiging (bij ontwerp en/of conversie/migratie of afsluiten van databases)?

Als we het al eens zijn over de backlog en de daarin 'geparkeerde' onderwerpen. Welke lezer of contribuant binnen dit netwerk neemt die dan wel voor haar of zijn rekening. Stefan/Mike: welke heb of zou jij hiervan voor je rekening kunnen nemen obv je gesprekken hierover binnen je organisatie?

En tot slot nog heel wat anders, zijn we toe aan een update van het boekwerkje 2003, https://kia.pleio.nl/file/download/55794267/1%20-%20Bewaren%20van%2... , inclusief kosten-en beslissingsmodellen en functionele specificaties?

Van harte uitgenodigd bij te dragen aan dit item op het Breednetwerk.  

Kijk aan, na al die maanden toch nog een mooie reactie! André, ik ga graag even in op een aantal vragen die je stelt:

- Is het logisch om geo-beelden, data en brondocumenten in 3 systemen te hebben: en hoe regel je dan tijdreizen voor toegang en duurzaam beheer en selectie? Een toelichting op die afbakening mist nog in het stuk. @Rens, graag je toelichting.

Nee, dat is niet logisch. Logisch is om zoveel mogelijk rechtstreeks op de bron aan te sluiten. Alleen is dat in de praktijk om verschillende technische, infrastructurele en beleidsmatige redenen (nog) niet altijd mogelijk of wenselijk. Daarom wordt vaak een afslag van gegevens in een datawarehouse gezet om van daaruit analyses en andere gegevensverwerkingen te kunnen uitvoeren. Onze werkgroep is vanuit die specifieke context ontstaan: wat betekent het gebruik van deze datawarehouses in onze organisatie voor het informatiebeheer? Staat helemaal los van de parallel hieraan lopende discussie over hoe de doelarchitectuur eruit zou moeten zien en het tijdspad dat we eventueel nodig hebben om ons landschap conform in te richten.

Het 'tijdreizen' is in sommige datawarehousetoepassingen niet echt geregeld, behalve het stapelen van datadumps die elk een 'foto' bieden van een bepaald moment. In andere toepassingen worden alle wijzigingen als 'event' aan een database toegevoegd.

- Bij Definities zie ik graag een verwijzing naar de bron.

Heb je denk ik over het hoofd gezien, want de verwijzingen staan telkens onder de definitie. Meestal een link naar de betreffende GEMMA-pagina.

- Biedt de selectielijst houvast?

De selectielijst biedt wel wat houvast, maar onvoldoende naar wij vinden.

We hebben eerst een hele wezenlijke discussie gevoerd over het verschil tussen gegevens en informatie. De definitie van informatie is 'betekenisvolle gegevens'. Dat betekent dat informatie bestaat uit de componenten [1] gegevens; [2] betekenis. Mijn standpunt was dat gegevens in een datawarehouse geen informatie waren, omdat er alleen sprake was van gegevens en niet van een betekenis. Betekenis bestaat immers alleen in de context van de bron en de context van de afnemer/hergebruiker. Die discussie heb ik echter verloren :-). We vinden nu dat gegevens in een datawarehouse de betekenis hebben van 'hulpadministratie': de context is immers een gegevensverzameling dat het doel heeft die aan derden beschikbaar te stellen. En een hulpadministratie moet je conform selectielijst 5 jaar bewaren.

Deze termijn levert problemen op als je afnemers de mogelijkheid wil bieden om te kunnen tijdreizen. We zouden dus liever uit meerdere termijnen kunnen kiezen, afhankelijk van het doel waarvoor een datawarehouse wordt ingericht. Dat heb ik ook als input meegegeven voor de actualisatie van de gemeentelijke selectielijst.

Overigens moet je precies dezelfde data vaak ook weer waarderen vanuit het afnemende proces. Dat kan in de praktijk tot een keuze leiden om gegevens vanuit die waardering langer dan 5 jaar in het datawarehouse te bewaren, maar het kan ook tot de keuze leiden om de gegevens en/of de gecreëerde informatieproducten en/of de daarvoor gehanteerde queries en algoritmes weer in een andere omgeving vast te leggen. Allebei de varianten hebben voor- en nadelen. De implementatiecriteria hiervoor zijn we nog aan het uitwerken.

- zijn er vanuit het team van Rens ervaringen te delen over het gesprek bij database beheerder over selectie en vernietiging (bij ontwerp en/of conversie/migratie of afsluiten van databases)?

Daar hebben we veel ervaring mee, maar niet specifiek vanuit de context van het gebruik van datawarehouses. Meer vanuit het opruimen van oude en het inrichten van nieuwe applicaties. Die thematiek is echter dusdanig breed dat ik er boeken vol over zou kunnen schrijven, dus ik laat het hier even bij :-)

- Als we het al eens zijn over de backlog en de daarin 'geparkeerde' onderwerpen. Welke lezer of contribuant binnen dit netwerk neemt die dan wel voor haar of zijn rekening.

Hecht daar niet te veel waarde aan. Het document dat ik hier deelde was een veredeld verslag van de startbijeenkomst van de werkgroep. Was zo'n geeltjesplaksessie. Alle geeltjes die we op dat moment niet goed konden duiden, hebben we onder het kopje 'backlog' geplaatst met het idee: misschien kunnen we er later nog wat mee.

Inmiddels naderen we de afrondende fase en bezig met formuleren van een aantal principes. De initiële vragen beantwoorden we op basis van die principes.

Het eindrapport delen we t.z.t. natuurlijk graag.

En ik zou het leuk vinden om van andere organisaties te horen hoe zij met deze materie omgaan.

Antwoorden op discussie

RSS

© 2019   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden