Getriggerd door een artikel van Cornelis van der Sluis -advocaat bestuursrecht en omgevingsrecht over het gegeven dat ook whatsapp en sms berichten wel degelijk ‘te wobben’ zijn, kwam een analogie bij me op over wat we de informatiemanager anno 2017 eigenlijk vragen.

Probeer je voor te stellen dat je aanwezig bent op een verjaarspartijtje van een man of dertig, de stemmig zit er goed in, iedereen communiceert met iedereen, kortom een geslaagde avond. De opdracht die jij die avond meekrijgt: maak een transcript van wat iedereen heeft gezegd, inclusief alle berichten die gedurende de avond door de aanwezigen ontvangen en verzonden worden op hun smartphones en zorg ervoor dat alles in geordende en toegankelijke staat wordt bewaard. Beperkende factor: in het transcript mogen geen persoonsnamen, geslachtsaanduidingen of andere tot personen herleidbare omschrijvingen gebruikt worden. Succes!!

Dat is zo ongeveer de taakstelling voor de hedendaagse informatiemanager. De alom verguisde en bewierookte AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) voorop zorgt voor prachtige kafkaaiaanse taferelen. Enerzijds wil de overheid hergebruik van open informatie en samenwerking tussen zogeheten ketenpartners stimuleren, maar tegelijkertijd mag elementaire informatie zoals persoonsgegevens niet gedeeld worden met diezelfde ketenpartners of openbaargemaakt worden via internet. Immers dan spreek je over “verwerking” van persoonsgegevens en dat is onder de AVG strikt gebonden aan de wettelijke grondslag waarop die informatie verkregen is en de doelverbinding waarom die informatie in de eerste plaats opgevraagd was. En die wettelijke grondslag en doelverbinding is per ketenpartner anders. Volgt u het nog?

Ook qua beleid van lokale overheden is er vaak geen touw meer aan vast te knopen. De ene gemeente sluit alle elektronische berichtverkeer om het haar burgers moeilijker te maken WOB verzoeken in te dienen, terwijl de volgende gemeente alle social media aanwenden om maar in gesprek te komen met haar burgers. Tegelijkertijd dwing de gerechtelijke uitspraak van de rechtbank Midden-Nederland af dat alle elektronisch verkeer dus in geordende en toegankelijke staat gearchiveerd wordt, maar wel conform de AVG wetgeving. Dat klinkt misschien logisch en wenselijk, maar valt in de praktijk niet uit te voeren.

Zo zorgen we er met al die prachtige intenties en onvoldoende doordachte wetgeving voor dat het steeds moeilijker en duurder wordt om systemen te bouwen die aan alle wettelijke én organisatorische eisen voldoen. Maar ja dat zorgt dan wel weer voor wervende krantenkoppen over de overheid die miljoenen verspilt aan mislukte automatiseringstrajecten.

Weergaven: 353

Hierop reageren

Berichten in deze discussie

Leon, dan toch nog een nabrander: de gemeente Utrecht biedt Whatsapp als kanaal aan om WOB-verzoeken in te dienen. Zie dit blog: https://ibestuur.nl/weblog/zet-de-luiken-open.
Als gemeenten Whatsapp daarvoor gaan gebruiken, wordt het misschien een ander verhaal...

Marieke, en ken je dit juridisch probleem met whatsapp?

http://www.breednetwerk.nl/profiles/blogs/juridisch-probleem-voor-w...

@Marieke. Ik denk dat het minstens verstandig is om dergelijke kanalen officieel te benoemen als communicatiekanalen zoals Rens ook beschreef.

Mijn zorg is ook niet om "HET whatsapp communicatiekanaal" van een organisatie. Mijn zorg is de whatsapp en alle andere message mogelijkheden op bedrijfstelefoons van individuele ambtenaren. De uitspraak van de rechtbank Midden Nederland ging heel expliciet over berichtenverkeer op telefoons die op naam van overheidsinstanties staan. Die berichten dienen in het vervolg als documenten gezien te worden die als object onder de Wob vallen. 

Volgens mij is het zo dat je op voorhand die berichten als documenten conform de wob moet behandelen en moet koppelen aan de zaak waar die berichten over gaan, je weet immers op voorhand nooit op welke zaken een wob verzoek kan binnenkomen. Ik voorzie een probleem in de uitvoering daarvan en zeker in combinatie met de AVG wetgeving. 

Nou heb ik geen onderzoek gedaan in welke mate dergelijk berichtenverkeer daadwerkelijk plaatsvind, maar ik kan me er heel veel bij voorstellen bij bijvoorbeeld bestuurders, wethouders, Wmo consulenten, handhavers onder de omgevingswet enz. enz. 

Dag Leon,
Dan heb ik je verkeerd begrepen. Je hebt gelijk dat er een verschil is tussen de officiële Gemeente Whatsapp en het onderling professionele app-verkeer tussen individuele ambtenaren. Het is inderdaad wenselijk om documenten op voorhand zoveel mogelijk te koppelen aan een zaak, maar de wet voorziet niet voor niets in een behandeltermijn van een WOB-verzoek. Er moet altijd gecheckt worden of alles compleet is en meestal moet er nog in mailboxen, op netwerkschijven en nu dus ook in whatsapp en sms-verkeer gekeken worden. Ik zie in dat opzicht wel overeenkomsten met e-mails in persoonlijke e-mailboxen: die kun je ook niet op voorhand routeren naar de juiste zaak - in tegenstelling tot onderwerpgerelateerde of algemene accounts die vaak via DIV en post lopen.
Ik ben geen specialist in het kader van de AVG. Maar ik ben het met je eens dat privacy een issue is. Ik zeg niet dat het niet kan, maar je zult wel een PIA moeten uitvoeren om de risico's te benoemen. Los nog van het punt dat Yvonne aanhaalt dat de voorwaarden van Whatsapp beperkingen stellen. Aan deze punten wordt in het enthousiasme bewust of onbewust vaak voorbij gegaan.

Wat ik wel belangrijk vind als het gaat om de uitvoering: ja, het is lastig. Ja, het is nieuw, het is onbekend terrein. En ja, we hebben nog veel meer om ons mee bezig te houden. Maar als dit documenten zijn, die er toe doen, dan moeten we er 'iets' mee, al is het maar dat we degenen die de WOB-verzoeken behandelen hierover bellen en vragen hoe zij deze uitspraak zien en wat we voor hen kunnen betekenen. Zodat we als organisatie in ieder geval een bewuste keuze maken hoe we hiermee omgaan.

Dag Marieke,

Precies, spot on!

de discussie heeft zich toegespitst op de whatsappjes en smsjes, maar het ging ook over de beperkingen die de AVG wetgeving oplegt en die direct invloed heeft op hergebruik van informatie en delen van informatie met ketenpartners. Het wordt steeds moeilijker te voldoen aan Nederlandse en Europese wet- en regelgeving en toch gebruik kunnen maken van de voordelen die digitalisering met zich meeneemt. Dat is zo'n beetje de kern van mijn kritiek. Wetten worden vaak op zichzelf ingesteld zonder impactanalyses op de totale samenhang, het daarna aan de uitvoerende ambtenaren overlatend hoe daar mee om te gaan.



Marieke Klomp zei:

Dag Leon,
Dan heb ik je verkeerd begrepen. Je hebt gelijk dat er een verschil is tussen de officiële Gemeente Whatsapp en het onderling professionele app-verkeer tussen individuele ambtenaren. Het is inderdaad wenselijk om documenten op voorhand zoveel mogelijk te koppelen aan een zaak, maar de wet voorziet niet voor niets in een behandeltermijn van een WOB-verzoek. Er moet altijd gecheckt worden of alles compleet is en meestal moet er nog in mailboxen, op netwerkschijven en nu dus ook in whatsapp en sms-verkeer gekeken worden. Ik zie in dat opzicht wel overeenkomsten met e-mails in persoonlijke e-mailboxen: die kun je ook niet op voorhand routeren naar de juiste zaak - in tegenstelling tot onderwerpgerelateerde of algemene accounts die vaak via DIV en post lopen.
Ik ben geen specialist in het kader van de AVG. Maar ik ben het met je eens dat privacy een issue is. Ik zeg niet dat het niet kan, maar je zult wel een PIA moeten uitvoeren om de risico's te benoemen. Los nog van het punt dat Yvonne aanhaalt dat de voorwaarden van Whatsapp beperkingen stellen. Aan deze punten wordt in het enthousiasme bewust of onbewust vaak voorbij gegaan.

Wat ik wel belangrijk vind als het gaat om de uitvoering: ja, het is lastig. Ja, het is nieuw, het is onbekend terrein. En ja, we hebben nog veel meer om ons mee bezig te houden. Maar als dit documenten zijn, die er toe doen, dan moeten we er 'iets' mee, al is het maar dat we degenen die de WOB-verzoeken behandelen hierover bellen en vragen hoe zij deze uitspraak zien en wat we voor hen kunnen betekenen. Zodat we als organisatie in ieder geval een bewuste keuze maken hoe we hiermee omgaan.

Gemeente Gilze en Rijen, nu GR ABG, heeft in een vroeg stadium gekozen voor whatsapp als formeel kanaal.

Zie ook http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/gemeenten-pionieren-met-wha...

uit de aangehaalde uitspraak: 
"Dat verweerder niet zo maar in de telefoon "van" een ambtenaar mag kijken, mag zo zijn, maar bij
telefoons met een abonnement op naam van verweerder moet verweerder dus een methode vinden
om die berichten te achterhalen. Dat is eerder gradueel dan principieel anders dan bij e‑mailberichten."

Verder maak verwijzing naar het artikel van Simon Been in de recente Od. Hij citeert hierin Roger Vleugels. Dat zijn pittige uitspraken waar we ons best iets van aan mogen trekken.

Met Leon ben ik eens dat het allemaal niet eenvoudig is. Dat is geen argument om iets al dan niet te hoeven of kunnen doen. 

Fijne werkweek :-)

Ook burgers, gemeenteraadsleden en journalisten zien vaak door de bomen van het bos niet meer, getuige deze raadsvragen:

Klacht BosscheGroenen: informatievoorziening Gemeente via social media

Gepubliceerd op: 10-12-2017 | Gewijzigd op: 10-12-2017
De Bossche Groenen vindt dat het wel snor zit met de informatievoorziening door de afdeling Communicatie van de Gemeente, zowel qua aantal formatieplaatsen als qua inzet op social media [Twitter en Facebook].

'Maar dat is maar schijn...Het werk wordt journalisten juist bemoeilijkt. Van hen wordt verwacht dat zij het nieuws [ [..] plukken van social media **.Tweets heten de nieuwe persberichten,' zo schrijft De Bossche Groenen per brief [dd.10-12-2017]. 

En als je dan toch meer wilt weten ontvang je van sommige communicatiemedewerkers op vrijdagmorgen een maitje'ik ben vandaag  niet meer aanwezig..'  Dan is het wachten op het moment dat een vervangend voorlichter dit in de gaten heeft..  'Achtergrondinformatie of een gesprek met een wethouder ontbreekt,' schrijft fractieleider Judith Hendrickx.

Eenzelfde situatie betreft de burgers. De Bossche Groenen: 'Er is door de digitalisering een slag gemaakt.  Maar er zijn nog altijd Bosschenaren die er geen gebruik van maken. Publicaties in De Bossche Omroep, daar doet de gemeente niet meer aan. Men dient Overheid.nl te bezoeken. Een diffuse informatiebron,' zegt Hendrickx. 
Zij vraagt waarom het voor journalisten moeilijker is informatie te verkrijgen. Wilt u journalisten eens per week, op een vast tijdstip, bijpraten?  En wat de informatievoorziening aan burgers betreft: wilt u dat verbeteren, dan door alleen van de site overheid.nl  gebruik te maken.'

ook nog eens....
Een overzicht ontbreekt en nut en noodzaak om samen te werken wordt ook niet gezien. Dan is er een lappendeken aan bronnen en kanalen waar geen overzicht en beheer op zit. 
Als er overzicht is, ben je al halverwege. 
Ik vind al langer dat er meer gedaan moet worden aan 'informatiebewust werken' zodat collega's inzicht hebben in wat ze allemaal met informatie doen, hoe dit het beste kan, wat er (on)mogelijk is en wat er al is. In de praktijk is het belangrijk, maar.... Er zijn vele redenen om het niet te doen, zoals het ook vaak is met gezondheid. Je weet best dat je gezonder zou moeten leven, maar...

Om dit van de grond te krijgen gaat ook niet vanzelf. Stapje voor stapje.

Antwoorden op discussie

RSS

© 2017   Gemaakt door Marco Klerks.   Verzorgd door

Banners  |  Een probleem rapporteren?  |  Algemene voorwaarden