Alle discussies die zijn gemarkeerd als 'conversie' - BREED - over de grenzen van informatie2024-03-29T12:45:20Zhttp://www.breednetwerk.nl/forum/topic/listForTag?tag=conversie&feed=yes&xn_auth=nomodel-besluit informatiebeheertag:www.breednetwerk.nl,2016-09-06:2537796:Topic:1042532016-09-06T07:22:17.479Zjack karelsehttp://www.breednetwerk.nl/profile/jackkarelse
<p>In het meest recente model Besluit staat "Informatie wordt beheerd in de vorm waarin zij wordt ontvangen of gecreëerd. Een verandering in die vorm wordt aangemerkt als vervanging."<br></br> <br></br> Veel overheden zetten informatie om naar PDF/A, ook diverse digitale informatie (documenten dan toch). De PDF/A wordt dan beheerd en gezien als duurzaam archiefdocument. <br></br> Het model-besluit bestempelt dit als vervanging (terwijl het evt. conversie is). Toch is het een belangrijk punt.<br></br> <br></br> Ik…</p>
<p>In het meest recente model Besluit staat "Informatie wordt beheerd in de vorm waarin zij wordt ontvangen of gecreëerd. Een verandering in die vorm wordt aangemerkt als vervanging."<br/> <br/> Veel overheden zetten informatie om naar PDF/A, ook diverse digitale informatie (documenten dan toch). De PDF/A wordt dan beheerd en gezien als duurzaam archiefdocument. <br/> Het model-besluit bestempelt dit als vervanging (terwijl het evt. conversie is). Toch is het een belangrijk punt.<br/> <br/> Ik ben benieuwd welke overheden de digitale originelen van -om het niet te moeilijk te maken- digitale Office-documenten en e-mails inderdaad beheren dan wel op welke manier de vervanging/conversie naar PDF/A is verantwoord/beschreven.<br/></p> Vraag naar functionaliteit t.b.v. migratie van bestandsformatentag:www.breednetwerk.nl,2016-05-26:2537796:Topic:975292016-05-26T09:12:47.107ZMarco Klerkshttp://www.breednetwerk.nl/profile/MarcoKlerks
<p>In de <a href="http://www.gvcirclesoftware.nl/" target="_blank">Gebruikersvereniging Circle Software</a> werden vragen gesteld over hoe organisaties om kunnen gaan met niet-duurzame bestandsformaten. Deze moeten "uiteraard" (tussen aanhalingstekens, want er zijn <a href="http://www.nationaalarchief.nl/informatiebeheer-archiefvorming/-digitaal-archiefmateriaal/bewaarstrategie%C3%ABn" target="_blank">alternatieven</a>) omgezet worden naar duurzame formaten. Ik heb beloofd dat ik wel even iets…</p>
<p>In de <a href="http://www.gvcirclesoftware.nl/" target="_blank">Gebruikersvereniging Circle Software</a> werden vragen gesteld over hoe organisaties om kunnen gaan met niet-duurzame bestandsformaten. Deze moeten "uiteraard" (tussen aanhalingstekens, want er zijn <a href="http://www.nationaalarchief.nl/informatiebeheer-archiefvorming/-digitaal-archiefmateriaal/bewaarstrategie%C3%ABn" target="_blank">alternatieven</a>) omgezet worden naar duurzame formaten. Ik heb beloofd dat ik wel even iets op papier zal zetten.</p>
<p>Het "iets op papier" is uiteindelijk een vraag naar functionaliteit geworden. De eerste versie heb ik inmiddels gedeeld binnen de GV. We hebben afgesproken dat ik hem (met enkele aanpassingen) ook hier op BREED mag delen.</p>
<p>Ik ben op zoek naar feedback. Deze eerste kladversie kan natuurlijk nog veel beter, dus.... schieten maar!!!!</p>
<p> </p>
<p>P.S. In het document spreek ik over een RMA. Voor de discussie wat het verschil is tussen een RMA en een e-depot heb ik al een aparte <a href="http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/zijn-rma-en-e-depotsysteem-synoniemen" target="_blank">thread</a> opgezet.</p>
<p> </p> Informatiesystemen komen en gaan. Wat te doen met al die data?tag:www.breednetwerk.nl,2015-08-12:2537796:Topic:876832015-08-12T14:48:03.795ZMarco Klerkshttp://www.breednetwerk.nl/profile/MarcoKlerks
<p>Ik ben gevraag om eens na te denken over hoe we om kunnen gaan met het archiveren van data uit vervallen systemen. In de praktijk worden deze vaak overgepompt naar een nieuw systeem (dat op den duur ook weer vervangen moet worden, waardoor je conversie op conversie krijgt) of ze worden gewoon samen met het oude systeem gewist.</p>
<p> </p>
<p>Ik zie diverse scenario's zoals conversie naar een vervangend systeem, het oude systeem laten draaien, alleen de database in de lucht houden (met…</p>
<p>Ik ben gevraag om eens na te denken over hoe we om kunnen gaan met het archiveren van data uit vervallen systemen. In de praktijk worden deze vaak overgepompt naar een nieuw systeem (dat op den duur ook weer vervangen moet worden, waardoor je conversie op conversie krijgt) of ze worden gewoon samen met het oude systeem gewist.</p>
<p> </p>
<p>Ik zie diverse scenario's zoals conversie naar een vervangend systeem, het oude systeem laten draaien, alleen de database in de lucht houden (met eventueel toegang via een BI-tool) of de hele dataset om laten zetten in <a href="http://www.bar.admin.ch/dienstleistungen/00823/01911/index.html?lang=en" target="_blank">een XML-achtige oplossing</a>. Die laatste oplossing is bijvoorbeeld het beste alternatief uit oogpunt van digitaal duurzame bewaring, maar om de informatie dan weer voor een gebruiker (visueel) inzichtelijk en interpreteerbaar te maken vraagt om heel wat werk; je mist de applicatielaag bovenop de database. plus de functionaliteit van de database-software (bijv. Oracle) zelf. Het lijkt mij dus geen geschikte oplossing voor informatie die (nog) regelmatig geraadpleegd dient te worden. Er kleven in ieder geval nadelen aan.</p>
<p></p>
<p>Daarnaast zie ik dat in bestaande praktijken, bijvoorbeeld bij onderzoeksdata, de hele database als één <em>information package</em> wordt opgeslagen. Dat betekent ook dat, als je jaren later op zoek gaat, je alleen de database als geheel kunt opzoeken en vinden. De zoekmethodiek zal je waarschijnlijk niet leiden tot een informatie-element (of record) uit die database. Dat lijkt me ook niet altijd wenselijk. We gaan het zaaksysteem immers ook niet als één <em>information package</em> in het e-Depot plaatsen.</p>
<p></p>
<p>Er zal van situatie tot situatie bekeken moeten worden wat de meest optimale oplossing is. Het is dan wel handig om al van te voren een overzicht te hebben van de mogelijke scenario's en op grond van welke afwegingen een keuze gemaakt kan worden.</p>
<p></p>
<p><strong>Wie heeft hier al eens eerder over nagedacht en heeft bijvoorbeeld al actief beleid over data-archivering bij vervanging van systemen?</strong></p> Model voor verklaring van conversie of migratietag:www.breednetwerk.nl,2010-09-14:2537796:Topic:127332010-09-14T06:36:21.000ZHenk van der Meerhttp://www.breednetwerk.nl/profile/HenkvanderMeer
<p class="MsoNormal"><font color="blue" face="Verdana" size="2"><span style="FONT-FAMILY: Verdana; COLOR: blue; FONT-SIZE: 10pt">Ik de kaderregeling documentaire informatievoorziening van het ministerie van SZW staat het volgende artikel.</span></font></p>
<p class="MsoNormal"> </p>
<p class="MsoNormal"><b><font face="Arial" size="2"><span style="FONT-FAMILY: Arial; FONT-SIZE: 10pt; FONT-WEIGHT: bold">Artikel 17. Conversie en migratie…</span></font></b></p>
<p class="MsoNormal"><font color="blue" size="2" face="Verdana"><span style="FONT-FAMILY: Verdana; COLOR: blue; FONT-SIZE: 10pt">Ik de kaderregeling documentaire informatievoorziening van het ministerie van SZW staat het volgende artikel.</span></font></p>
<p class="MsoNormal"> </p>
<p class="MsoNormal"><b><font size="2" face="Arial"><span style="FONT-FAMILY: Arial; FONT-SIZE: 10pt; FONT-WEIGHT: bold">Artikel 17. Conversie en migratie</span></font></b></p>
<p style="TEXT-INDENT: -16pt; MARGIN-LEFT: 16pt" class="MsoNormal"><b><font size="2" face="Arial"><span style="FONT-FAMILY: Arial; FONT-SIZE: 10pt; FONT-WEIGHT: bold">1. </span></font></b> <font size="2" face="Arial"><span style="FONT-FAMILY: Arial; FONT-SIZE: 10pt">Indien een gerede kans bestaat dat, als gevolg van wijziging van apparatuur, besturingsapparatuur of toepassingsprogrammatuur, de toegankelijkheid en authenticiteit van digitale archiefbescheiden niet langer gegarandeerd kan worden, zullen deze worden geconverteerd of gemigreerd.</span></font></p>
<p style="TEXT-INDENT: -16pt; MARGIN-LEFT: 16pt" class="MsoNormal"><b><font size="2" face="Arial"><span style="FONT-FAMILY: Arial; FONT-SIZE: 10pt; FONT-WEIGHT: bold">2. </span></font></b> <font size="2" face="Arial"><span style="FONT-FAMILY: Arial; FONT-SIZE: 10pt">De directeur van een archiefvormend orgaan maakt in samenspraak met de directeur Bedrijfsvoering een verklaring op die een specificatie bevat van de betreffende digitale archiefbescheiden en waarbij is aangegeven op welke wijze en met welk resultaat getoetst is of na de overzetting aan de toegankelijke staat en authenticiteit van de digitale archiefbescheiden wordt voldaan.</span></font></p>
<p style="TEXT-INDENT: -16pt; MARGIN-LEFT: 16pt" class="MsoNormal"><b><font size="2" face="Arial"><span style="FONT-FAMILY: Arial; FONT-SIZE: 10pt; FONT-WEIGHT: bold">3. </span></font></b> <font size="2" face="Arial"><span style="FONT-FAMILY: Arial; FONT-SIZE: 10pt">De verklaring van conversie of migratie wordt volgens een model opgemaakt en wordt blijvend bewaard door het archiefvormende orgaan en de directie Bedrijfsvoering.</span></font></p>
<p style="TEXT-INDENT: -16pt; MARGIN-LEFT: 16pt" class="MsoNormal"><b><font size="2" face="Arial"><span style="FONT-FAMILY: Arial; FONT-SIZE: 10pt; FONT-WEIGHT: bold">4. </span></font></b> <font size="2" face="Arial"><span style="FONT-FAMILY: Arial; FONT-SIZE: 10pt">De verklaring van conversie of migratie wordt ondertekend door de directeur van het archiefvormend orgaan.</span></font></p>
<p style="TEXT-INDENT: -16pt; MARGIN-LEFT: 16pt" class="MsoNormal"><b><font size="2" face="Arial"><span style="FONT-FAMILY: Arial; FONT-SIZE: 10pt; FONT-WEIGHT: bold">5. </span></font></b> <font size="2" face="Arial"><span style="FONT-FAMILY: Arial; FONT-SIZE: 10pt">Indien bij een overzetting van blijvend te bewaren digitale archiefbescheiden de oorspronkelijke geordende en toegankelijke staat niet kan worden gegarandeerd, is een machtiging van de Minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap vereist.</span></font></p>
<p style="TEXT-INDENT: -16pt; MARGIN-LEFT: 16pt" class="MsoNormal"><b><font size="2" face="Arial"><span style="FONT-FAMILY: Arial; FONT-SIZE: 10pt; FONT-WEIGHT: bold">6. </span></font></b> <font size="2" face="Arial"><span style="FONT-FAMILY: Arial; FONT-SIZE: 10pt">De verklaring van conversie of migratie wordt, na verkregen machtiging van de minister van Onderwijs, Cultuur en Wetenschap, dan ondertekend door de plaatsvervangend secretaris-generaal.</span></font></p>
<p style="TEXT-INDENT: -16pt; MARGIN-LEFT: 16pt" class="MsoNormal"> </p>
<p style="TEXT-INDENT: -16pt; MARGIN-LEFT: 16pt" class="MsoNormal"><font size="2" face="Arial"><span style="FONT-FAMILY: Arial; FONT-SIZE: 10pt">Volgen lid 3 wordt een verklaring van conversie of migratie volgens een model opgemaakt.Heeft iemand misschien een voorbeeld van een dergelijk model.?</span></font></p>