BREED - over de grenzen van informatie2024-03-29T15:57:28ZGerrit Brilhttp://www.breednetwerk.nl/profile/GerritBrilhttp://storage.ning.com/topology/rest/1.0/file/get/986252552?profile=original&width=48&height=48&crop=1%3A1http://www.breednetwerk.nl/forum/topic/listForContributor?user=0s47b0jhajnij&feed=yes&xn_auth=noWetsvoorstel voor ontheffing om archieven over te brengentag:www.breednetwerk.nl,2024-03-27:2537796:Topic:2727422024-03-27T12:23:39.830ZGerrit Brilhttp://www.breednetwerk.nl/profile/GerritBril
<p>Bron: <a href="https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/nieuws/wetsvoorstel-voor-ontheffing-om-archieven-over-te-brengen">Wetsvoorstel voor ontheffing om archieven over te brengen | Nationaal Archief</a></p>
<br />
<div class="created-on-date">26 maart 2024</div>
<br />
<div><div class="field-field-introtext node-news-item-full__field-introtext"><div class="field-field-introtext-item node-news-item-full__field-introtext-item"><p>Het is nog even wachten op een formele ‘go’ voor het conceptwetsvoorstel…</p>
</div>
</div>
</div>
<p>Bron: <a href="https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/nieuws/wetsvoorstel-voor-ontheffing-om-archieven-over-te-brengen">Wetsvoorstel voor ontheffing om archieven over te brengen | Nationaal Archief</a></p>
<br />
<div class="created-on-date">26 maart 2024</div>
<br />
<div><div class="field-field-introtext node-news-item-full__field-introtext"><div class="field-field-introtext-item node-news-item-full__field-introtext-item"><p>Het is nog even wachten op een formele ‘go’ voor het conceptwetsvoorstel “Ontheffing van overbrengen”. Dit artikelvoorstel, als onderdeel van de nieuwe Archiefwet, biedt de mogelijkheid om rijksoverheden te ontheffen van de verplichting een klein deel van hun archieven over te dragen aan het Nationaal Archief.</p>
</div>
</div>
<div class="field-body node-news-item-full__body"><div class="field-body-item node-news-item-full__body-item"><p>Vooral voor organisaties als het Kadaster, de Kamer van Koophandel, het Handelsregister en het Centraal Bureau voor de Statistiek zal het artikel van toepassing zijn. Zij beheren namelijk grote verzamelingen van gegevens, waarvan de gegevens vaak bij elkaar horen. Als van zulke instellingen een deel van de gegevens naar het Nationaal Archief zou moeten, levert dat problemen op voor de gehele gegevensverzameling.</p>
<h2>Na 10 jaar</h2>
<p>Hoe zit het eigenlijk met gegevens verzamelen, overbrengen en de regels hierover? Te bewaren archief van de rijksoverheid moet volgens de Archiefwet standaard worden overgebracht naar het Nationaal Archief. Nu wordt dit archief na 20 jaar overgedragen. Dat wordt straks na 10 jaar. Het Nationaal Archief zorgt er dan voor dat de archieven altijd en voor iedereen beschikbaar zijn. Sommige archieven zijn alleen beperkt openbaar, bijvoorbeeld om de privacy van personen te bewaren.</p>
<h2>Problemen met bedrijfsproces</h2>
<p>Soms kan een organisatie haar archieven niet naar het Nationaal Archief overbrengen. Bijvoorbeeld omdat een wet dit onmogelijk maakt. Of omdat anders een bedrijfsproces in de knel komt. Een voorbeeld is het kadastraal register. Het Kadaster registreert, beheert en levert gegevens over onder meer woningen, schepen, luchtvaartuigen en percelen. Het Kadaster kan niet aan zijn wettelijke taak voldoen, als een deel van het kadastraal register na 10 jaar naar het Nationaal Archief moet.</p>
<p></p>
<h2>Een oplossing</h2>
<p>Vincent Hoolt, projectleider Ontheffing van overbrengen bij het Nationaal Archief: ‘Al jaren spelen soortgelijke en andere problemen bij meerdere overheden. Een oplossing: de “Ontheffing van overbrengen”, een artikelvoorstel in de Archiefwet.’ Dit houdt in dat een overheidsorgaan - dat in de problemen raakt door wetgeving of bedrijfsprocessen - niet meer verplicht is delen van zijn archief over te brengen naar het Nationaal Archief.</p>
<h2>Enkele eisen</h2>
<p>Hoolt: ‘De Archiefwet stelt hierbij wel enkele eisen. Zo moet het overheidsorgaan open zijn en kunnen aantonen dat het overbrengen een bedrijfsproces tegenhoudt. Ook moet duidelijk zijn of gegevens wel of niet van elkaar zijn te scheiden. Dat bijvoorbeeld een archiefdeel mogelijk wel naar het Nationaal Archief is over te brengen. En: de overheidsinstelling moet die delen van haar archief vooral goed kunnen beheren, langdurig kunnen bewaren en aan iedereen beschikbaar stellen.’</p>
<h2>Ontheffingsaanvraag</h2>
<p>Overheden moeten trouwens zelf een ontheffing aanvragen bij het Nationaal Archief. De dienst toetst of de betrokken overheid in aanmerking komt voor een ontheffing. En of de organisatie de specifieke gegevens goed kan beheren. Ook wordt nagegaan of de overheidsdatabase waar het over gaat inderdaad niet omvalt als je er gegevens uit verwijdert; het deel van de gegevens dat naar het Nationaal Archief zou moeten.</p>
<h2>Een advies</h2>
<p>Uiteindelijk volgt een advies van het Nationaal Archief over wat goed gaat en wat om verbetering vraagt op het gebied van archiveren. Zodra de aanvraag is goedgekeurd, geeft de algemene rijksarchivaris Afelonne Doek de ontheffing namens de minister.</p>
<h2>Proefproject Kadaster</h2>
<p>Het Nationaal Archief deed van 2019 tot 2023 een proefproject “Ontheffing van overbrengen” met het Kadaster. Het doel was: toetsen of de ontheffing in de praktijk werkbaar en haalbaar is. Volgens Hoolt is het dan allereerst belangrijk te inventariseren om wat voor gegevens het gaat op papier en digitaal. En of die goed zijn te beheren en te bewaren. Daarnaast moet je onderzoeken wat de eventuele gevolgen zijn als je plotseling iets verandert in de database. En hoe je eventuele problemen dan kunt oplossen.</p>
<h2>Het gesprek</h2>
<p>In het proefproject met het Kadaster zijn praktische oplossingen besproken voor diverse knelpunten. Op basis van de gesprekken met het Kadaster is er nu meer zekerheid over goed beheer van gegevens door de dienst, als de dienst een ontheffing krijgt.</p>
<h2>Vrees</h2>
<p>Archiefinstellingen vrezen dat door de ontheffing sommige overheidsarchieven niet goed bewaard worden of minder beschikbaar worden voor het publiek. ‘Het Nationaal Archief staat ervoor in dat het wél goed komt met het goed beheren, bewaren en openstellen van archieven. Want wij stellen als dienst strenge eisen aan overheden. Het gaat uiteindelijk om het gesprek dat je met elkaar aangaat’, zegt Hoolt.</p>
<h2>Tweede Kamer</h2>
<p>De Archiefwet, waarin het conceptwetsvoorstel “Ontheffing van overbrengen” is opgenomen, moet nog door de Tweede Kamer worden vastgesteld.</p>
</div>
</div>
</div> Wie betaalt de kosten voor anonimiseren bij archiefdiensten?tag:www.breednetwerk.nl,2024-03-26:2537796:Topic:2726472024-03-26T08:25:43.955ZGerrit Brilhttp://www.breednetwerk.nl/profile/GerritBril
<p><strong>Nieuwe Archiefwet 20xx</strong></p>
<p>De core business van archiefdiensten is beschikbaarstelling, actief via websites of passief op de studiezalen. Het verschil tussen beide openbaarheidsregimes wordt niet goed toegelicht in de Archiefwet20xx. Er is een verschil of je informatie met persoonsgegevens actief publiceert of dat je gelegenheid biedt om die documenten in te komen zien. Wat is er voor bezwaar om de notulen van een volleybalclub met persoonsgegevens te raadplegen op een…</p>
<p><strong>Nieuwe Archiefwet 20xx</strong></p>
<p>De core business van archiefdiensten is beschikbaarstelling, actief via websites of passief op de studiezalen. Het verschil tussen beide openbaarheidsregimes wordt niet goed toegelicht in de Archiefwet20xx. Er is een verschil of je informatie met persoonsgegevens actief publiceert of dat je gelegenheid biedt om die documenten in te komen zien. Wat is er voor bezwaar om de notulen van een volleybalclub met persoonsgegevens te raadplegen op een studiezaal van een archiefdienst of de notulen van een gemeenteraad, die voor 2018 nog vele persoonsgegevens bevat? </p>
<p>Waarom zijn de gegevens van het Kadaster - tegen betaling- - wel openbaar ? </p>
<p><strong>Openbaarheid en AVG</strong></p>
<p>Terecht constateert het ACOI dat <a href="https://www.acoi.nl/sitelibrary/publicaties/position-paper/acoi-rapport-openbaarheid-is-een-werkwoord-def.pdf" target="_blank" rel="noopener">openbaarheid een werkwoord</a> is. Maar vanwege de AVG is de verwachting dat ook archiefdiensten vele namen moeten gaan lakken om documenten openbaar beschikbaar te kunnen stellen. </p>
<p><strong>Gratis of niet?</strong></p>
<p>Aan de raadpleging op de studiezaal of digitaal via de website zijn geen kosten verbonden. Afgezien van de vraag of anonimiseren altijd nodig is, is het ook de vraag wie die extra kosten voor zijn of haar rekening gaat nemen? De gebruiker of de archiefdienst zelf? Tot nu toe wordt hier niet over gesproken, wellicht ook niet over nagedacht. </p>
<p></p>
<p>Heb jij hier ideeën over, laat het weten. </p> Portefeuilleoverleggentag:www.breednetwerk.nl,2024-03-14:2537796:Topic:2727092024-03-14T15:52:15.199ZGerrit Brilhttp://www.breednetwerk.nl/profile/GerritBril
<p>Ik kreeg de vraag over de portefeuille overleggen / wethouder overleggen. Hierin zitten bijlagen bij het portefeuilleoverleg. De agenda en het verslag en de bijlagen. het is de voorafstemming met de wethouder. Waaronder valt dit in de selectielijst? </p>
<p>Is dit dan een intern ambtelijk overleg? of valt het onder ambtelijke besluitvorming? of zelfs bestuurlijke besluitvorming? </p>
<table width="1383">
<tbody><tr><td width="50">19.1.6</td>
<td width="194">Secretariaat voeren en gegevens…</td>
</tr>
</tbody>
</table>
<p>Ik kreeg de vraag over de portefeuille overleggen / wethouder overleggen. Hierin zitten bijlagen bij het portefeuilleoverleg. De agenda en het verslag en de bijlagen. het is de voorafstemming met de wethouder. Waaronder valt dit in de selectielijst? </p>
<p>Is dit dan een intern ambtelijk overleg? of valt het onder ambtelijke besluitvorming? of zelfs bestuurlijke besluitvorming? </p>
<table width="1383">
<tbody><tr><td width="50">19.1.6</td>
<td width="194">Secretariaat voeren en gegevens administreren / verwerken </td>
<td width="267">Agenda, verslag, opnames en besluitenlijst van bestuurlijke besluitvorming</td>
<td width="363">Raad, B&W, besluitvormend bestuurlijk overleg waarvan het orgaan het secretariaat voert. Indien geluids- en/of beeldopnames zijn gemaakt dienen die, naast de verslagen, ook permanent bewaard te worden</td>
<td width="138">Verwerkt</td>
<td width="83">Bewaren</td>
<td width="158"></td>
<td width="130"></td>
</tr>
<tr><td width="50">19.1.7</td>
<td width="194">Secretariaat voeren en gegevens administreren / verwerken </td>
<td width="267">Agenda, verslag en besluiten van onafhankelijke adviescommissie of Georganiseerd overleg</td>
<td width="363"></td>
<td width="138">Verwerkt</td>
<td width="83">Bewaren</td>
<td width="158"></td>
<td width="130"></td>
</tr>
<tr><td width="50">19.1.8</td>
<td width="194">Secretariaat voeren en gegevens administreren / verwerken </td>
<td width="267">Agenda, verslag en besluitenlijst van ambtelijke besluitvorming</td>
<td width="363"></td>
<td width="138">Verwerkt</td>
<td width="83">Vernietigen</td>
<td width="158">Nihil</td>
<td width="130">20 jaar</td>
</tr>
<tr><td width="50">19.1.9</td>
<td width="194">Secretariaat voeren en gegevens administreren / verwerken </td>
<td width="267">Agenda, verslag van intern ambtelijk overleg</td>
<td width="363">Overleg zonder beleidsmatige besluitvorming</td>
<td width="138">Verwerkt</td>
<td width="83">Vernietigen</td>
<td width="158">Nihil</td>
<td width="130">1 jaar</td>
</tr>
<tr><td width="50">19.1.10</td>
<td width="194">Secretariaat voeren en gegevens administreren / verwerken </td>
<td width="267">Agenda, verslag van bestuurlijk overleg met derden</td>
<td width="363"></td>
<td width="138">Verwerkt</td>
<td width="83">Vernietigen</td>
<td width="158">Nihil</td>
<td width="130">10 jaar</td>
</tr>
<tr><td width="50">19.1.11</td>
<td width="194">Secretariaat voeren en gegevens administreren / verwerken </td>
<td width="267">Agenda, verslag van ambtelijk overleg met derden</td>
<td width="363"></td>
<td width="138">Verwerkt</td>
<td width="83">Vernietigen</td>
<td width="158">Nihil</td>
<td width="130">5 jaar</td>
</tr>
<tr><td width="50">19.1.12</td>
<td width="194">Secretariaat voeren en gegevens administreren / verwerken </td>
<td width="267">Agenda, verslag van overleg met derden georganiseerd door derde</td>
<td width="363"></td>
<td width="138">Verwerkt</td>
<td width="83">Vernietigen</td>
<td width="158">Nihil</td>
<td width="130">1 jaar</td>
</tr>
</tbody>
</table> Matchen voor verbeterd openbaar maken van archieven en collecties nu voor alle archiefinstellingen bereikbaartag:www.breednetwerk.nl,2024-03-14:2537796:Topic:2726332024-03-14T14:05:29.107ZGerrit Brilhttp://www.breednetwerk.nl/profile/GerritBril
<table width="100%">
<tbody><tr><td><table width="100%">
<tbody><tr><td width="300"><table>
<tbody><tr><td><p>Inmiddels hebben enkele archiefinstellingen met succes de persoonsindexen uit hun archieven en collecties gematcht met het digitale <a href="https://kvan.us11.list-manage.com/track/click?u=4a76e0b5bdd88bb9f1438f226&id=08f0f05dbc&e=9ca98b551a">Nederlandse Register van Overledenen</a>. Dit betekent dat veel meer archief openbaar kon worden dan tot dan toe, omdat de…</p>
</td>
</tr>
</tbody>
</table>
</td>
</tr>
</tbody>
</table>
</td>
</tr>
</tbody>
</table>
<table width="100%">
<tbody><tr><td><table width="100%">
<tbody><tr><td width="300"><table>
<tbody><tr><td><p>Inmiddels hebben enkele archiefinstellingen met succes de persoonsindexen uit hun archieven en collecties gematcht met het digitale <a href="https://kvan.us11.list-manage.com/track/click?u=4a76e0b5bdd88bb9f1438f226&id=08f0f05dbc&e=9ca98b551a">Nederlandse Register van Overledenen</a>. Dit betekent dat veel meer archief openbaar kon worden dan tot dan toe, omdat de privacybepalingen voor die documenten vervielen. Immers, voor overledenen geldt de privacywetgeving niet. Hoeveel dit voor de openbaarheid oplevert en hoe dit in zijn werk gaat is <a href="https://kvan.us11.list-manage.com/track/click?u=4a76e0b5bdd88bb9f1438f226&id=602fa21f21&e=9ca98b551a">hier</a> te zien.</p>
</td>
</tr>
</tbody>
</table>
</td>
<td width="300"><table>
<tbody><tr><td></td>
</tr>
</tbody>
</table>
</td>
</tr>
</tbody>
</table>
</td>
</tr>
</tbody>
</table>
<p> </p>
<table width="100%">
<tbody><tr><td><table width="100%">
<tbody><tr><td width="600"><table width="100%">
<tbody><tr><td><p>Eerder is in onze nieuwsbrieven bericht over projecten bij het Stadsarchief Amsterdam, het Haags Gemeentearchief en het Nationaal Archief. Bijvoorbeeld het Stadsarchief Amsterdam heeft haar index op persoonsnamen in twee fasen gematcht met de gedigitaliseerde persoonskaarten en gezinskaarten van het bevolkingsregister uit de periode 1939-heden, die door het CBG worden beheerd. Dit gaf een geweldig resultaat: zo’n 80.000 records, die voorheen niet openbaar waren, konden nu door het Stadsarchief openbaar worden gemaakt. Via de matching kon immers worden aangetoond dat de betrokkenen over wie de documenten gingen, waren overleden.</p>
<p></p>
<p>Bron; <a href="https://www.amsterdam.nl/stadsarchief/organisatie/blog-bronnen-bytes/matching-persoonskaarten-openbaarmaking">Matching persoonskaarten openbaarmaking indexgegevens - Stadsarchief Amsterdam</a></p>
</td>
</tr>
</tbody>
</table>
</td>
</tr>
</tbody>
</table>
</td>
</tr>
</tbody>
</table> WOO of Archiefwettag:www.breednetwerk.nl,2024-03-13:2537796:Topic:2724402024-03-13T07:43:35.199ZGerrit Brilhttp://www.breednetwerk.nl/profile/GerritBril
<p>Als een burger een dossier wil inzien dat lang geleden overgebracht had moeten worden naar een archiefbewaarplaats zoal bepaald in de archiefwet, maar dat iis niet gebeurd, wat dan? Valt het dan onder de WOO of de Archiefwet? Ik denk zelf dat laatste: het dossier had over gedragen moeten zijn, dat is niet gebeurd. De archiefwet voorziet niet in regelgeving in het geval er niet aan de wet wordt gehouden. Mij lijkt het dat de burger niet de dupe van kan zijn van de nalatigheid inzake de…</p>
<p>Als een burger een dossier wil inzien dat lang geleden overgebracht had moeten worden naar een archiefbewaarplaats zoal bepaald in de archiefwet, maar dat iis niet gebeurd, wat dan? Valt het dan onder de WOO of de Archiefwet? Ik denk zelf dat laatste: het dossier had over gedragen moeten zijn, dat is niet gebeurd. De archiefwet voorziet niet in regelgeving in het geval er niet aan de wet wordt gehouden. Mij lijkt het dat de burger niet de dupe van kan zijn van de nalatigheid inzake de overbrenging. Maar klopt deze redenatie ook? En zo ja: dient er dan sprake te zijn van volledige openbaarheid van het dossier op omdat er dus geen beperking is gesteld? </p> Archiveren van persoonlijke beleidsopvattingen ten behoeve van intern beraadtag:www.breednetwerk.nl,2024-03-11:2537796:Topic:2726272024-03-11T08:19:34.254ZGerrit Brilhttp://www.breednetwerk.nl/profile/GerritBril
<p><strong>Woo en persoonlijke beleidsopvattingen</strong></p>
<p>Met de komst van de Woo wordt informatie over persoonlijke beleidsopvattingen zo veel mogelijk openbaar gemaakt. (§4.6.1 en §4.6.2). In het kader van de goede en democratische bestuur voering kan het immers belangrijk zijn om informatie over persoonlijke beleidsopvattingen te verstrekken (§4.6.3). Daarom worden persoonlijke beleidsopvattingen openbaar gemaakt waar het gaat om documenten die zijn opgesteld ten behoeve van formele…</p>
<p><strong>Woo en persoonlijke beleidsopvattingen</strong></p>
<p>Met de komst van de Woo wordt informatie over persoonlijke beleidsopvattingen zo veel mogelijk openbaar gemaakt. (§4.6.1 en §4.6.2). In het kader van de goede en democratische bestuur voering kan het immers belangrijk zijn om informatie over persoonlijke beleidsopvattingen te verstrekken (§4.6.3). Daarom worden persoonlijke beleidsopvattingen openbaar gemaakt waar het gaat om documenten die zijn opgesteld ten behoeve van formele bestuurlijke besluitvorming (§4.6.4). Alleen in andere dan de hiervoor genoemde situaties, kan niet tot openbaarmaking van informatie over persoonlijke beleidsopvattingen worden overgegaan. Concepten van stukken worden in beginsel overigens niet openbaar gemaakt, omdat ze nog niet ‘rijp’ zijn. Dit ter bescherming van de persoonlijke beleidsopvattingen bestemd voor het interne beraad. Ook het belang van het goed functioneren van de Staat leidt er toe dat in beginsel conceptteksten niet openbaar worden gemaakt (§4.6.5)</p>
<p>Bron: <a href="https://open.overheid.nl/documenten/ronl-6281f3be45820f25374e4fb01c2cd23f3f224df1/pdf">Rijksbrede instructie voor het behandelen van Woo-verzoeken (overheid.nl)</a></p>
<p></p>
<p>V<strong>erstrekken persoonlijke beleidsopvattingen in de praktijk</strong><br/> De instructie geeft ook heel helder weer in welke zaken artikel 5.2 moet worden toegepast. Om artikel 5.2 Woo toe te kunnen passen bij het behandelen van een Woo-verzoek kan gebruik worden gemaakt van het volgende overzicht. <br/> I. Is er sprake van een persoonlijke beleidsopvatting opgesteld voor intern beraad?70 Zo ja, ga door naar II. Zo nee, deze uitzonderingsgrond is niet van toepassing.<br/> II. Staat de persoonlijke beleidsopvatting in een document dat is opgesteld voor formele bestuurlijke besluitvorming?71 Zo ja, dan wordt die (geanonimiseerd) openbaar gemaakt, behalve als het kunnen voeren van intern beraad onevenredig wordt geschaad. Zo nee, ga door naar III.</p>
<p>III. Staat de persoonlijke beleidsopvatting in een document dat op het moment van beoordelen ouder dan vijf jaar is? Zo ja, het beschermen van het intern beraad is niet meer van toepassing, tenzij kan worden gemotiveerd waarom de bescherming van het intern beraad zwaarder weegt dan het tijdsverloop. Zo nee, ga door naar IV.<br/> IV. Is het belang van een goed en democratisch bestuur op een andere manier gemoeid met het openbaar maken van de persoonlijke beleidsopvatting?73 Zo ja, dan wordt die (geanonimiseerd) openbaar gemaakt. Alleen in andere dan de hiervoor genoemde situaties, kan niet tot het openbaar maken van informatie over persoonlijke beleidsopvattingen worden overgegaan.</p>
<p></p>
<p>I<strong>nstructies bij andere overheden?</strong></p>
<p><strong>Heb je ervaring met het archiveren van persoonlijke beleidsopvattingen , ook met <span style="font-size: 13px;">systemen</span> zoals iBabs en Notubiz, deel ze. </strong></p>
<p></p>
<p><strong>Meer informatie vind je hier:</strong></p>
<p><a href="https://nkoo.nl/woo/artikel-5-2-persoonlijke-beleidsopvattingen/">Artikel 5.2 Persoonlijke beleidsopvattingen - Nederlands Kenniscentrum Open Overheid (nkoo.nl)</a>;</p>
<p><a href="https://pgwoo.nl/home/hoofdstuk-5-uitzonderingen/artikel-5-2-persoonlijke-beleidsopvattingen/">Artikel 5.2 Persoonlijke beleidsopvattingen - PG Woo</a></p>
<p>Instructie va het Rijk: <a href="https://open.overheid.nl/documenten/ronl-6281f3be45820f25374e4fb01c2cd23f3f224df1/pdf">Rijksbrede instructie voor het behandelen van Woo-verzoeken (overheid.nl)</a>, zoeken op persoonlijke beleidsopvattingen</p>
<p>Jurisprudentie: <a href="https://www.raadvanstate.nl/uitspraken/@95072/201303312-1-a3/">Uitspraak 201303312/1/A3 - Raad van State</a>, kan nog verder zoeken al je wil</p>
<p><a href="https://nkoo.nl/annotaties/niet-anoniem-openbaar-maken-persoonlijke-beleidsopvattingen-concepten-en-milieu-informatie/">Niet anoniem openbaar maken persoonlijke beleidsopvattingen. Concepten. En milieu-informatie - Nederlands Kenniscentrum Open Overheid (nkoo.nl)</a></p>
<p> </p>
<p></p> Best practise Leeuwardentag:www.breednetwerk.nl,2024-03-04:2537796:Topic:2724272024-03-04T07:35:41.223ZGerrit Brilhttp://www.breednetwerk.nl/profile/GerritBril
<p><strong>Alleen betrouwbare en volledige informatie waarvan ook aan te tonen is dat zij betrouwbaar en </strong><strong>volledig is, leidt tot een juiste en volledige informatievoorziening en informatieverstrekking, zowel nu als later. Daarom is ook het voortbestaan van de informatie26 op aantoonbare wijze te garanderen, op een manier dat zij zolang de bewaartermijnen niet zijn verstreken betrouwbaar, bruikbaar en vindbaar blijft.</strong></p>
<p></p>
<p>Bijgaand de beleidsnota, die ook door…</p>
<p><strong>Alleen betrouwbare en volledige informatie waarvan ook aan te tonen is dat zij betrouwbaar en </strong><strong>volledig is, leidt tot een juiste en volledige informatievoorziening en informatieverstrekking, zowel nu als later. Daarom is ook het voortbestaan van de informatie26 op aantoonbare wijze te garanderen, op een manier dat zij zolang de bewaartermijnen niet zijn verstreken betrouwbaar, bruikbaar en vindbaar blijft.</strong></p>
<p></p>
<p>Bijgaand de beleidsnota, die ook door het college van B. en W. is vastgesteld:</p>
<p><a href="https://storage.ning.com/topology/rest/1.0/file/get/12393378684?profile=original" target="_blank" rel="noopener">Beleidsnota%20Informatiebeheer%202023.pdf</a></p>
<p></p>
<p></p>
<p>Leeuwarden sluit zich aan in de rij van gemeenten, die nadenken over informatiehuishouding op orde. </p>
<p>Voor eerdere best practies zie: </p>
<p>Utrecht: <a href="https://storage.ning.com/topology/rest/1.0/file/get/12356496055?profile=original">12356496055 (ning.com)</a>, echt een aanrader</p>
<p>Nijmegen: <a href="https://storage.ning.com/topology/rest/1.0/file/get/12332258067?profile=original">Visie op document- en bestandsmanagement (ning.com)</a></p>
<p><a href="http://www.breednetwerk.nl/forum/topics/duurzaamheidsbeleid-bij-de-gemeente-bussum">Duurzaamheidsbeleid bij de gemeente Brunssum - BREED - over de grenzen van informatie (breednetwerk.nl)</a></p>
<p>Voorkeursformaten NA: <a href="https://www.nationaalarchief.nl/archiveren/kennisbank/norm-voorkeursformaten#collapse-137871">Norm Voorkeursformaten | Nationaal Archief</a></p>
<p> </p> Eindelijk doorzettingsmacht voor archiefinspecties?tag:www.breednetwerk.nl,2024-02-20:2537796:Topic:2723942024-02-20T08:43:51.371ZGerrit Brilhttp://www.breednetwerk.nl/profile/GerritBril
<p>Het is al jarenlang een frustratie van vele toezichthouders, geen doorzettingsmacht om maatregelen af te dwingen. In de reacties op het Archiefbesluit lees je dat pleidooi ook vele malen terug. <a href="https://www.internetconsultatie.nl/archiefbesluit20xx/reacties">Overheid.nl | Consultatie Archiefbesluit 20xx (internetconsultatie.nl)</a></p>
<p>Waar soortgelijke inspecties zoals de onderwijsinspectie beschikken over de mogelijkheid sancties op te leggen, staat de Overheids- en…</p>
<p>Het is al jarenlang een frustratie van vele toezichthouders, geen doorzettingsmacht om maatregelen af te dwingen. In de reacties op het Archiefbesluit lees je dat pleidooi ook vele malen terug. <a href="https://www.internetconsultatie.nl/archiefbesluit20xx/reacties">Overheid.nl | Consultatie Archiefbesluit 20xx (internetconsultatie.nl)</a></p>
<p>Waar soortgelijke inspecties zoals de onderwijsinspectie beschikken over de mogelijkheid sancties op te leggen, staat de Overheids- en Erfgoedinspectie vaak met lege handen. De rapporten zijn van kwalitatief hoog niveau, maar wat wordt er concreet mee gedaan? De praktijk wordt goed beschreven bij in <a href="https://www.acoi.nl/actueel/nieuws/groundhog-day-terugblik-informatiehuishouding-bij-de-overheid/">Groundhog Day: een terugblik op de informatiehuishouding bij de overheid (acoi.nl)</a></p>
<p>Toch lijkt er nu een doorbraak te zijn op rijksniveau. Niet vanuit het Ministerie van OCW, maar een motie van lid Palmen zorgde voor de door velen gewenste verandering.</p>
<p><strong>Motie van het lid Palmen over een wezenlijke sanctiebepaling indien overheidsinstanties niet voldoen aan de wettelijke eisen voor archiefbeheer</strong></p>
<p><strong><a href="https://www.tweedekamer.nl/kamerstukken/moties/detail?id=2024Z02652&did=2024D05991&s=03">Vaststelling van de begrotingsstaat van het Ministerie van Algemene Zaken (IIIA), de begrotingsstaat van het Kabinet van de Koning (IIIB) en de begrotingsstaat van de Commissie van Toezicht op de Inlichtingen- en Veiligheidsdiensten (IIIC) voor het jaar 2024 | Tweede Kamer der Staten-Generaal</a></strong></p>
<p><strong>c<em>onstaterende dat er in de huidige Archiefwet en in de voorgestelde</em> <br/> <em>nieuwe Archiefwet geen duidelijke sanctiebepaling is opgenomen in het</em> <br/> <em>geval dat overheidsinstanties niet voldoen aan de wettelijke eisen voor</em> <br/> <em>archiefbeheer;</em> <br/> <em>overwegende dat goed archiefbeheer een cruciaal aspect is van onze</em> <br/> <em>democratie en bijdraagt aan de transparantie van en het vertrouwen in</em> <br/> <em>onze overheid;</em> <br/> <em>verzoekt de regering een voorstel te doen voor een wezenlijke sanctiebepaling, die door de Inspectie Overheidsinformatie en Erfgoed kan worden</em> <br/> <em>bepaald en opgelegd indien na herhaaldelijk aandringen via de huidige</em> <br/> <em>methodes overheidsinstanties niet voldoen aan de wettelijke eisen voor</em> <br/> <em>archiefbeheer.</em></strong></p>
<p></p>
<p><b>Nu de decentrale overheden nog...</b></p>
<p><strong> </strong></p> Studiezaalervaring Nationaal Archief en behandeltermijnentag:www.breednetwerk.nl,2024-02-09:2537796:Topic:2721652024-02-09T15:10:47.233ZGerrit Brilhttp://www.breednetwerk.nl/profile/GerritBril
<p><strong>Gemeentearchivaris</strong></p>
<p>Tilburg viert dit jaar dat het 80 jaar geleden is dat de stad en de dorpen werden bevrijd. In januari ontving ik dagboekaantekeningen uit 1944 van een Tilburgse Engelandvaarder. om wat meer te weten te komen over de achtergrond heb ik wat dossiers aangevraagd bij het Nationaal Archief. Dat heb ik gedaan met mijn werkaccount. ik ontving een uitstekend antwoord. Het is eenvoudig om de inventarisnummers te reserveren. Het is even wennen als bezoeker…</p>
<p><strong>Gemeentearchivaris</strong></p>
<p>Tilburg viert dit jaar dat het 80 jaar geleden is dat de stad en de dorpen werden bevrijd. In januari ontving ik dagboekaantekeningen uit 1944 van een Tilburgse Engelandvaarder. om wat meer te weten te komen over de achtergrond heb ik wat dossiers aangevraagd bij het Nationaal Archief. Dat heb ik gedaan met mijn werkaccount. ik ontving een uitstekend antwoord. Het is eenvoudig om de inventarisnummers te reserveren. Het is even wennen als bezoeker als je andere archiefdiensten bent gewend, legitimeren, controle van de laptop, het is vrij streng, maar daar zullen alle redenen voor zijn om dat te doen. Mogelijkheden worden geboden om zelf te scannen, ik had gene usb- stock, maar die mocht ik lenen. De documenten lagen klaar, er waren er een paar vergeten te verstrekken, maar die werden snel gehaald. Kortom prima ervaring en vele wijzer geworden over de achtergrond van de Engelandvaarder.</p>
<p></p>
<p><strong>Privé persoon</strong></p>
<p>Ik wilde ook informatie voor een privé onderzoek. Hiertoe had ik in november!! 2023 een verzoek ingediend omdat het een niet-openbaar dossier betrof. De openbaarheid is bepaald voor het jaar 2026, ik had de bron heel duidelijk vermeld. In het najaar ontving ik een antwoord dat voor het raadplegen van het Rode Kruis ik aanvullende informatie verstrekken. De mail was gewoon niet goed gelezen, hierop een antwoord gestuurd dat het een andere bron betrof. Niets meer van gehoord. Na weken wachten dacht ik in januari maar opnieuw een verzoek in te dienen. De behandeltermijn bedraagt acht tot twaalf weken, in mijn geval eigenlijk 3,5 maand. </p>
<p>Mijn vermoeden is dat het dossier niet te vinden is, wat ik natuurlijk niet hoop. </p>
<p></p>
<p><strong>Archiefbesluit </strong></p>
<p>Het is om deze reden dat ik in de consultatie van het Archiefbesluit een pleidooi heb gehouden om de behandeltermijn gelijk te trekken met de Wet open overheid, <strong>Na ontvangst van het</strong> <br/><strong>Woo-verzoek heeft het bestuursorgaan vier weken om op het verzoek te beslissen (artikel 4.4 lid 1 Woo).Deze termijn kan eenmaal verdaagd worden met twee weken.</strong> </p>
<p><strong>12 weken behandeltermijn is gewoon te lang. </strong></p>
<p><strong><a href="https://www.internetconsultatie.nl/archiefbesluit20xx/reactie/8941158e-ba2e-4c51-ad32-5dc65d1ca11c">Overheid.nl | Consultatie Archiefbesluit 20xx, reactie (internetconsultatie.nl)</a></strong></p>
<p></p> Aanmaken zaken door medewerkers in organisatietag:www.breednetwerk.nl,2024-02-08:2537796:Topic:2721542024-02-08T10:25:05.356ZGerrit Brilhttp://www.breednetwerk.nl/profile/GerritBril
<p>Er op dit platform veel te vinden over zaakgericht werken. Vooral video's.</p>
<p>Wat ik niet terug kan vinden is iets over de uitvoering van het zaakgericht werken.</p>
<p>Ik ben nl erg benieuwd welke ervaringen andere gemeenten hebben met het kiezen van zaaktypes en maken van zaakomschrijvingen door medewerkers (zijnde niet DIV-medewerkers) in de organisatie.</p>
<p>Wij gebruiken de i-Navigator als zaaktypecatalogus. Door een onjuiste keuze van een zaaktype gaat het snel mis met…</p>
<p>Er op dit platform veel te vinden over zaakgericht werken. Vooral video's.</p>
<p>Wat ik niet terug kan vinden is iets over de uitvoering van het zaakgericht werken.</p>
<p>Ik ben nl erg benieuwd welke ervaringen andere gemeenten hebben met het kiezen van zaaktypes en maken van zaakomschrijvingen door medewerkers (zijnde niet DIV-medewerkers) in de organisatie.</p>
<p>Wij gebruiken de i-Navigator als zaaktypecatalogus. Door een onjuiste keuze van een zaaktype gaat het snel mis met bewaartermijnen. We merken ook dat het maken van een juiste zaakomschrijving iets is waar medewerkers moeite mee hebben.</p>
<p>Hoe is dit bij andere gemeenten georganiseerd en worden alle aangemaakte zaken gecontroleerd?</p>